基于專業(yè)群建設(shè)下教學(xué)秘書職能優(yōu)化的探討與研究

東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣東 東莞 523808

一、高職專業(yè)群的基本內(nèi)涵

隨著我國經(jīng)濟(jì)由高速增長階段轉(zhuǎn)向高質(zhì)量發(fā)展階段,產(chǎn)業(yè)集群效應(yīng)越來越明顯,對高素質(zhì)技術(shù)技能人才的需求越來越緊迫。作為與產(chǎn)業(yè)發(fā)展聯(lián)系最為緊密的高職教育,必須適應(yīng)這種產(chǎn)業(yè)發(fā)展新趨勢對技術(shù)技能人才需求的新變化。經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整和產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級不斷加快,專業(yè)群能更好地適應(yīng)市場需求的變化,高職院校應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會和產(chǎn)業(yè)發(fā)展對技術(shù)技能人才需求的變化,從專業(yè)群與產(chǎn)業(yè)協(xié)同的視角打造高水平專業(yè)群,提高人才培養(yǎng)的適應(yīng)性和針對性。

高職專業(yè)群建設(shè)是推進(jìn)職業(yè)教育改革的重大舉措,是職業(yè)教育適應(yīng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展新趨勢的客觀要求。高職專業(yè)群具有幾個基本屬性。一是教育性。產(chǎn)業(yè)發(fā)展帶來復(fù)合型技能人才需求,單個專業(yè)培養(yǎng)無法滿足培養(yǎng)要求,這是專業(yè)群產(chǎn)生的根本原因。二是職業(yè)性。職業(yè)教育是從職業(yè)出發(fā)的教育,職業(yè)關(guān)系同樣是專業(yè)群專業(yè)組合的依據(jù),專業(yè)群不是人為組合而成的,它來自于客觀的職業(yè)崗位群對人才培養(yǎng)目標(biāo)規(guī)格的需求。三是協(xié)同性。專業(yè)群不是取代了專業(yè),而是提供了新的專業(yè)建設(shè)路徑,讓原本離散的單體專業(yè)發(fā)揮協(xié)同育人作用。四是系統(tǒng)性。專業(yè)群是一個系統(tǒng),不僅要向系統(tǒng)外輸送高素質(zhì)人才滿足用人需求,同時也要及時從系統(tǒng)外汲取能量信息,使群內(nèi)各專業(yè)結(jié)構(gòu)關(guān)系、培養(yǎng)模式、課程體系、實踐條件、師資隊伍等要素不斷完善。隨著傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型和新興產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展,新興職業(yè)崗位需求大量產(chǎn)生,信息化社會也對眾多職業(yè)提出更高要求,促使高職專業(yè)群必須隨之不斷調(diào)整和創(chuàng)新,提升服務(wù)產(chǎn)業(yè)能力,提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。

二、專業(yè)群建設(shè)背景下,教學(xué)秘書教學(xué)管理中遇到的問題

專業(yè)群建設(shè)是教學(xué)組織和管理模式的雙重改革,將對教育理念、培養(yǎng)模式、教學(xué)安排、組織管理帶來深層次變革。從教學(xué)組織維度看,要關(guān)注專業(yè)布局優(yōu)化、課程體系建設(shè)、教學(xué)資源調(diào)配等;從管理模式維度看,要關(guān)注教學(xué)團(tuán)隊組建、對外合作服務(wù)、組織建設(shè)機(jī)制等。那么,面對專業(yè)群建設(shè)這樣的大環(huán)境下,高校的教學(xué)管理也面臨著巨大的考驗,而作為高校教學(xué)管理中占重要位置的教學(xué)秘書又將面臨哪些困惑和問題?

(一)工作強(qiáng)度大、重復(fù)程度高、職業(yè)疲憊感強(qiáng)。教學(xué)秘書瑣事多而且大部分工作是循環(huán)往復(fù)的,不僅是教秘的工作,其實大部分崗位很難避免遇到重復(fù)性質(zhì)的工作。高強(qiáng)度的工作壓力和重復(fù)性會是教學(xué)秘書產(chǎn)生職業(yè)疲憊,疲憊感越強(qiáng),越會影響工作效率。隨著專業(yè)群建設(shè)的推進(jìn),工作強(qiáng)度只會增大,這將導(dǎo)致教學(xué)秘書的職業(yè)疲憊感增強(qiáng)從而降低工作效率。

(二)主觀能動性低、工作成果性不強(qiáng)。教學(xué)秘書的工作都是圍繞教學(xué)運行的時間節(jié)點有規(guī)律開展,時效性很強(qiáng),專業(yè)群建設(shè)要求各專業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展,資源共享,有效配置。在這種情況下,教學(xué)秘書的工作量將會進(jìn)一步增加,忙中出錯的機(jī)率也隨之加大,這種被動工作導(dǎo)致教學(xué)秘書的主觀能動性受到很大的制約。

(三)缺少相關(guān)培訓(xùn),對專業(yè)群建設(shè)目標(biāo)及內(nèi)容缺乏深入了解。由于教學(xué)秘書工作性質(zhì),很難有機(jī)會參加脫產(chǎn)系統(tǒng)的與專業(yè)群建設(shè)相關(guān)的培訓(xùn),這就造成教學(xué)秘書對專業(yè)群建設(shè)體系缺乏深入了解。其后果就是在教學(xué)運行過程中,如數(shù)據(jù)采集、提供數(shù)據(jù)方面出現(xiàn)偏差,與專業(yè)負(fù)責(zé)人溝通時造成不必要的溝通障礙等。

三、在專業(yè)群建設(shè)背景下,教學(xué)秘書該如何調(diào)整優(yōu)化工作職能

教學(xué)秘書是院系的教務(wù)管理工作的安排者、執(zhí)行者,他的工作滲透了教學(xué)活動的各個環(huán)節(jié),如教學(xué)計劃管理、教學(xué)運行、教學(xué)資料管理等,其地位獨特,作用不可忽視。那么在專業(yè)群建設(shè)帶來工作壓力大增的情況下,教學(xué)秘書該如何優(yōu)化職能工作呢?

(一)調(diào)整自身的工作態(tài)度。

專業(yè)群建設(shè)所帶來的,只有更多繁雜、瑣碎的工作,更大的工作壓力,教秘如果安于現(xiàn)狀、不動腦筋,肯定不能勝任該崗位,這就導(dǎo)致某些教秘為逃避工作申請轉(zhuǎn)崗的現(xiàn)象出現(xiàn)?！皯B(tài)度決定一切”雖是老化常談,但是心浮氣躁,牢騷滿腹,職業(yè)倦怠,究其原因還是態(tài)度問題。態(tài)度是一種精神,更是一種心態(tài)。那么,如何調(diào)整工作態(tài)度?

1.對本職工作要有主控感。主控感就是將自己的精神力量完全投注在某項活動上的感覺,伴有高度的興奮感與充實感。教秘的大多數(shù)工作技術(shù)含量都不大,正因如此,教秘總感覺自己大材小用,感到無聊,不甘于每天面對學(xué)生、老師處理雞皮瑣事,抱怨學(xué)不到東西,日復(fù)一日就會產(chǎn)生職業(yè)倦怠。教秘要對本職工作產(chǎn)生主控感,就該下意識的控制自己融入到工作中,一定階段后就會沉浸其中,并以此獲得快樂。

2.管理好自己的注意力。注意力范圍太小,只能集中在事情的局部,但是如果你的注意力范圍太大,會引發(fā)焦慮容易因細(xì)節(jié)焦急。所以我們要學(xué)會外包注意力,給大腦減負(fù)。就是通過外部工具,把一部分需要消耗注意力的事情,轉(zhuǎn)移到大腦之外。這里有一個最有效的工具:清單,把需要注意的事制成清單,逐個完成。另外還要學(xué)會策略性走神。專注一段時間后,專門留一段時間用來走神。有計劃地休息越徹底越好,最好讓大腦完全放空。在椅子上伸個懶腰是不夠的,要走出教室/辦公室到另一個環(huán)境中去。

做好上面兩方面,我們對待工作的態(tài)度才會積極起來。我們不能讓消極的心態(tài)妨礙了工作,降低了工作效率,更不能因為心態(tài)不好而讓工作出錯。教學(xué)秘書處在教學(xué)管理的一線,是各項教學(xué)工作的紐帶和橋梁,效率下降勢必影響教學(xué)質(zhì)量,工作出錯則很容易造成教學(xué)事故。所以,我們要時刻保持良好心態(tài)。

(二)優(yōu)化工作過程。既然同樣的事情我們必須完成且結(jié)果一樣,那么我們可以從過程來思考如何“優(yōu)化”重復(fù)性的工作。

首先,我們每天花幾分鐘時間來規(guī)定自己最重要的幾件事,以此來幫助我們提高整體實力。在專心做好一件事后再去做另一件事,把自己做的事情安排的井然有序,我們要記住多線程工作。

其次,將工作電子化。將相應(yīng)的信息轉(zhuǎn)移到電腦上,形成相應(yīng)的電子信息庫,方便查找。在專業(yè)群建設(shè)過程中,不論是期中檢查還是驗收,難免要比照建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),查找相關(guān)資料。如果所有信息都已生成電子文件,那么查找將節(jié)省很多時間,而且可以和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較,查漏補缺。

再次,我們要提煉出工作流程中的各個環(huán)節(jié),然后集中處理重復(fù)性內(nèi)容。通過在某個時間段來集中處理同樣事情的方式來避免自己的工作流程被打斷。例如教學(xué)任務(wù)和排課,以免打斷自己的工作節(jié)奏。

最后,合理利用碎片化的閑置時間,學(xué)會時間管理,利用碎片化的閑置時間來思考、學(xué)習(xí)。當(dāng)我們提高自己的工作效率后,意味著我們有更多的時間去思考、提升自己。

(三)提高主觀能動性。一般而言,秘書的工作任務(wù)是具有從屬性質(zhì)的,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指派,上傳下達(dá),很少會去獨立思考和解決問題。但是這種被動絕對不是一味的服從、順從,不主動思考,特別是教學(xué)秘書,更應(yīng)該在被動的工作中發(fā)揮其主觀能動性。

教學(xué)秘書是直面學(xué)生和老師,對教學(xué)運行、教務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用、教學(xué)任務(wù)的實施等方面,甚至比主管教學(xué)的院系領(lǐng)導(dǎo)更為直觀、了解。因此在專業(yè)群建設(shè)中,教學(xué)秘書的作用不僅僅是幫領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)任務(wù),在如何使專業(yè)群內(nèi)系統(tǒng)、協(xié)調(diào),資源整合、共享等問題上,應(yīng)該出謀劃策,提出建設(shè)性意見。

同時,教學(xué)秘書應(yīng)該多思考,工作要帶有前瞻性。提前預(yù)測專業(yè)群建設(shè)將帶來教學(xué)運行的改變,提前做好準(zhǔn)備,及時與院系領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人交流溝通,調(diào)整工作方式以適應(yīng)因?qū)I(yè)群建設(shè)帶來的變化,確保教學(xué)正常有序的運行。

(四)加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。想要提高人才培養(yǎng)質(zhì)量,建設(shè)高水平的專業(yè)群,就要打造一支業(yè)務(wù)過硬、工作高效的教學(xué)管理隊伍,而要打造這樣一支隊伍,就必須要加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)能力。教學(xué)秘書身處教學(xué)管理一線,其業(yè)務(wù)能力大小直接影響教學(xué)運行,因此教學(xué)秘書要時刻保持學(xué)習(xí)的狀態(tài),只有不斷學(xué)習(xí),才能跟上時代的步伐。

在專業(yè)群建設(shè)背景下,教學(xué)秘書要提升業(yè)務(wù)能力主要包括兩方面,一是要通過不斷的學(xué)習(xí)培訓(xùn)來掌握前沿的信息技術(shù)并且運用到工作中來。在專業(yè)群建設(shè)中,群內(nèi)各專業(yè)要實現(xiàn)系統(tǒng)化、協(xié)同化,那么信息的收集、處理、儲存和應(yīng)用都顯得格外重要。將各種教學(xué)資源數(shù)字化,匯總進(jìn)入數(shù)據(jù)庫,不僅能對建設(shè)期內(nèi)的各項指標(biāo)進(jìn)行比對,還能更好的優(yōu)化資源配置。二是通過相關(guān)的培訓(xùn),深入了解建設(shè)的目的與內(nèi)涵,不斷完善工作流程,使之適應(yīng)專業(yè)群建設(shè)的需要。教學(xué)秘書只有深入了解專業(yè)群建設(shè)相關(guān)的培養(yǎng)目標(biāo)、課程體系、畢業(yè)要求等指標(biāo)及達(dá)成度,才能準(zhǔn)確為專業(yè)群建設(shè)提供所需的信息資料,才能更好的發(fā)揮其主觀能動作用。

四、總結(jié)

身處專業(yè)群建設(shè)的大潮流中,教學(xué)秘書要順應(yīng)時代發(fā)展,主動學(xué)習(xí)于提高自身業(yè)務(wù)能力,主動溝通于了解師生的需求,主動思考于優(yōu)化工作職能,時刻保持良好的狀態(tài)迎接新挑戰(zhàn)。