5s管理法在辦公室收發(fā)文件與檔案管理中的應(yīng)用

程禹明 長(zhǎng)春新區(qū)管理委員會(huì)

引言：目前很多單位辦公室收發(fā)文件與檔案管理工作僅僅局限于檔案的搜集、保管及存儲(chǔ)等方面，對(duì)檔案的編制、分類、整理沒(méi)有給予足夠的重視，導(dǎo)致在辦公室收發(fā)文件與檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接不夠緊密，時(shí)常出現(xiàn)資料堆積、材料缺失、工作效率低、程序不規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問(wèn)題。同時(shí)，辦公室收發(fā)文件機(jī)制不健全、檔案管理工作制度不健全，很難推進(jìn)檔案管理工作體系現(xiàn)代化建設(shè)。而5S管理方法的應(yīng)用更加重視辦公室收發(fā)文件與檔案管理的精細(xì)化控制，并從不同的維度出發(fā)關(guān)注辦公室收發(fā)文件的細(xì)節(jié)管控與良好工作環(huán)境的塑造，能逐步推進(jìn)檔案管理工作人員形成良好的工作素養(yǎng)。

一、5S管理方法在辦公室收發(fā)文件與檔案管理中的重要意義

在當(dāng)代辦公室收發(fā)文件及檔案管理過(guò)程中運(yùn)用5s檔案管理方法，不僅能有效提高檔案管理效率，還能有效提高檔案工作者的素養(yǎng)。尤其在當(dāng)前是科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的前提下，檔案管理人員也有必要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求不斷地提升自身的技能素養(yǎng)，尤其是要重視辦公室收發(fā)文件過(guò)程中需要應(yīng)用的專業(yè)技能及基本素養(yǎng)，也必須不斷更新自身檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，只有不斷強(qiáng)化自身的認(rèn)知結(jié)構(gòu)，不斷提升自己的技能水平，才能跟上時(shí)代發(fā)展的需求，有效做好辦公室文件收發(fā)和檔案管理相關(guān)工作[1]。在辦公室文件收發(fā)以及檔案管理過(guò)程中，也要積極推進(jìn)檔案管理人員不斷更新收發(fā)文件及檔案管理方面的知識(shí)，尤其注重5S方面有關(guān)檔案管理人員技能素養(yǎng)提升，并有效運(yùn)用5S管理方法逐步強(qiáng)化檔案管理流程建設(shè)，細(xì)化檔案管理的類別、流程、標(biāo)準(zhǔn)，并努力做好檔案資料的搜集記錄及檔案數(shù)據(jù)整理方面的工作，使檔案管理工作能夠得到全方位地加強(qiáng)。同時(shí)也要加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，要有效運(yùn)用5s管理方面的方法理論，逐步提升檔案管理的工作效率，盡可能避免多余和重復(fù)的工作，使文件收發(fā)和檔案管理的每個(gè)步驟都能按照既定的標(biāo)準(zhǔn)和流程執(zhí)行。除此之外，在辦公室文件收發(fā)以及檔案管理過(guò)程中，應(yīng)用5s管理方法還能逐步提升檔案管理的安全性。在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速進(jìn)步的社會(huì)背景下，檔案管理過(guò)程中，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)信息盜取、個(gè)人信息泄露以及信息數(shù)據(jù)外傳的現(xiàn)象，并要逐步應(yīng)用5s檔案管理方法增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，要防止檔案資料泄露現(xiàn)象的發(fā)生，確保檔案信息的完整性[2]。在辦公室收發(fā)文件及檔案管理過(guò)程中，應(yīng)用5s管理方法還可以塑造良好的工作環(huán)境，在5S管理體系下，檔案工作環(huán)境能夠得到有效改善，良好的檔案工作環(huán)境不僅可以提高員工的積極性，在良好的工作氛圍中也可以培養(yǎng)員工的團(tuán)隊(duì)精神和集體意識(shí)，全面提升檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平。

二、5s管理方法在辦公室收發(fā)文件及檔案管理中的具體應(yīng)用

（一）加強(qiáng)辦公室文件及檔案材料的整理和搜集

在5s檔案管理體系下，辦公室收發(fā)文件與檔案管理工作主要包括兩個(gè)方面，首先是檔案辦公區(qū)的整理，也就是在辦公區(qū)域內(nèi)，檔案管理工作者要及時(shí)檢查所有辦公抽屜與柜子并尋找辦公物品清理，及時(shí)清理與辦公無(wú)關(guān)的物品。其次是對(duì)檔案室的管理。目前很多單位檔案保管室的空間有限，對(duì)于檔案管理意識(shí)的不完善，也導(dǎo)致很多單位沒(méi)有采用自動(dòng)化、先進(jìn)性的檔案管理架，很多辦公室都是將檔案放在鐵皮柜子中，這就導(dǎo)致檔案室的空間有限，各類檔案資料歸類不全，所以對(duì)于檔案室的管理要及時(shí)做好檔案鑒定與銷毀工作。在整理方面，但工作人員要及時(shí)對(duì)有價(jià)值和無(wú)價(jià)值的檔案信息資源進(jìn)行分類，辦公文件的收發(fā)存儲(chǔ)也要遵循價(jià)值性原則，要針對(duì)有價(jià)值和無(wú)價(jià)值地辦公文件以區(qū)分對(duì)待，對(duì)于無(wú)價(jià)值地辦公文件要及時(shí)的銷毀或是處理，對(duì)于有價(jià)值地辦公文件要實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期存儲(chǔ)。在處理辦公室內(nèi)部物品擺放問(wèn)題的時(shí)候，由于檔案管理需要應(yīng)用較多的工具，為了提高檔案管理效率，就需要辦公室的大管理人員及時(shí)準(zhǔn)備好檔案管理的有關(guān)工具，用制作工具表將其張貼在顯眼的位置上，方便工作人員及時(shí)獲取，工具使用完后也要及時(shí)的物歸原處，只有如此才能全面提升檔案管理工作效率。為了提高檔案信息的使用效率，需要檔案工作人員根據(jù)大利用率的差異，將各類答案合理分區(qū)存放，要將那些使用率較高的檔案放置在容易存取的位置，與此同時(shí)，還要將檔案的存放位置制作成表格或者使用自動(dòng)化管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，方便檔案工作人員及時(shí)準(zhǔn)確查詢。

（二）重視檔案信息資料的歸類儲(chǔ)存

辦公室中的重要文件以及大的資源需要長(zhǎng)期存儲(chǔ)，只有當(dāng)管理人員在做好檔案存儲(chǔ)和歸類的前提下才能實(shí)現(xiàn)檔案資源的長(zhǎng)期存儲(chǔ)，這也就要求檔案工作要具有程序化、制度化和流程化的特點(diǎn)。只有切實(shí)做好檔案的歸類整理工作，才能保障各類檔案工作的有序開(kāi)展。檔案管理工作人員要在共同協(xié)商和相互協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上做好崗位職責(zé)分配，設(shè)計(jì)好不同的檔案管理流程，針對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，以全面提升檔案管理效率。

三、結(jié)語(yǔ)

在辦公室檔案管理工作過(guò)程中，需要在深入了解5S管理方法的內(nèi)涵的基礎(chǔ)上再開(kāi)展工作，按照5S管理方法的內(nèi)容和要求做好文件與檔案的搜集、歸類、整理、存儲(chǔ)、應(yīng)用等工作，保障辦公室文件收發(fā)與檔案管理工作正常開(kāi)展。