探討ERP環(huán)境下的企業(yè)存貨內(nèi)控審計及應(yīng)用

楊若曦 河南職業(yè)技術(shù)學院

引言：ERP環(huán)境下企業(yè)存貨內(nèi)控審計可分為線上與線下兩個部分，由于后者工作中大部分延用的依舊是以往審計方法，因此，企業(yè)應(yīng)在ERP系統(tǒng)應(yīng)用較多的線上內(nèi)控審計工作中進行創(chuàng)新與完善，以便更好地應(yīng)用ERP系統(tǒng)提升企業(yè)存貨工作效率與水平。

一、ERP環(huán)境下企業(yè)存貨內(nèi)控審計的概述

ERP(enterprise resource planning)可翻譯為企業(yè)資源計劃，以系統(tǒng)化為其開發(fā)目的，主要具有供應(yīng)鏈管理、財務(wù)管理、銷售與市場管理等功能，對企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)、客戶管理系統(tǒng)、在線交易系統(tǒng)等進行有效、合理的整合，從而達到優(yōu)化企業(yè)存貨管理。內(nèi)控審計則為精準評價企業(yè)內(nèi)部控制工作的過程，通常由控制環(huán)境與活動、風險評估、信息溝通等方面組成內(nèi)控審計內(nèi)容，具有真實性、時效性、確切性等特點。

然而在ERP系統(tǒng)的運用中，一方面國外與國內(nèi)的ERP源系統(tǒng)供應(yīng)商對于我國實際需求或科學實施方案等無法確切貼合實際使用情況；另一方面，相關(guān)工作人員一旦過度依賴ERP系統(tǒng)或發(fā)生舞弊、錯漏問題時，審計信息極易受到損壞。

二、ERP環(huán)境下企業(yè)存貨內(nèi)控審計的應(yīng)用

（一）線下存貨內(nèi)控審計

在線下存貨業(yè)務(wù)方面ERP系統(tǒng)可應(yīng)用環(huán)節(jié)較為有限，因此，針對項目與合同審批、核準負責人簽字環(huán)等線下內(nèi)控審計環(huán)節(jié)應(yīng)重點進行調(diào)查審計，如采購招標立項的負責人審批，招標環(huán)節(jié)透明度，中標后供應(yīng)商選擇合理性，采購合同的負責人審批，驗收質(zhì)檢負責人審批，原料領(lǐng)退環(huán)節(jié)盤點與報廢的負責人審批，財務(wù)管理盤點結(jié)果審核，企業(yè)存貨成本、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的審查等，都需要較為傳統(tǒng)的審計方法來進行內(nèi)控審計工作，應(yīng)避免在此環(huán)節(jié)應(yīng)用ERP系統(tǒng)反而造成資源浪費的情況[1]。

（二）線上存貨內(nèi)控審計

1.數(shù)據(jù)錄入環(huán)節(jié)。首先應(yīng)進行ERP崗位與存貨相關(guān)崗位的合理性審計，對企業(yè)整體業(yè)務(wù)進行盤點、梳理并掌握其實質(zhì)責任與權(quán)限后，對于其相關(guān)崗位進行有效的相容與分離，并進行ERP密碼之別管理，打好ERP系統(tǒng)安全操作基礎(chǔ)。需要注意的是，在崗位分離環(huán)節(jié)中應(yīng)針對合同審核與簽訂、存貨的申請與采購或保管與驗收、存貨資金支付與盤點、存貨的保管與使用等不同工作環(huán)節(jié)進行合理分離。其次在信息錄入授權(quán)審計時，應(yīng)對未經(jīng)審批錄入ERP系統(tǒng)的信息進行重點篩查，確認信息錄入的延遲時效，相關(guān)操作人員是否存有違規(guī)、疏漏是為，同時對已授權(quán)信息的授權(quán)進行真實性與準確度審批。如入庫清單是否與ERP系統(tǒng)存儲的數(shù)據(jù)一致，支付清單、物料領(lǐng)取清單、物料報廢清單、庫存盤點清單也同樣要互相驗證一致性。最后應(yīng)審計存貨信息的編號與時間，保證編號的唯一性與錄入時間的一致性，不論是ERP系統(tǒng)生成還會說手動編號，都用進行唯一項目編號。一來方便數(shù)據(jù)查詢與比對工作，保證數(shù)據(jù)的真實可靠性；二來避免因編號錯誤導致的重復支付、未支付等情況，避免不必要的資金流失。

2.數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)。在數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)內(nèi)控審計工作中，第一，應(yīng)針對采購計劃的合理性進行重點審計，如采購項目內(nèi)容是否符合企業(yè)生產(chǎn)目標與庫存情況，篩查項目中采購環(huán)節(jié)的物品種類、價格、數(shù)量是否合理、正確等，并利用ERP系統(tǒng)的采購計劃編制功能進行對比審查，保證內(nèi)控審計正確性的同時可對ERP采購計劃進行查錯，減少相關(guān)風險[2]。

第二，在存貨管理工作環(huán)節(jié)，應(yīng)對ERP系統(tǒng)的采購、出入庫數(shù)、財務(wù)支付、盤點結(jié)果等數(shù)據(jù)進行準確性審計與差異性分析，并將每一次的存貨內(nèi)控審計結(jié)果進行比對，確認庫存變動與財務(wù)資金之間的一致性。梳理ERP業(yè)務(wù)處理流程中的授權(quán)情況，比對線下授權(quán)審計環(huán)節(jié)進行漏洞篩查，辨別清楚是否存在未經(jīng)授權(quán)人工進行ERP數(shù)據(jù)修改、越級操作等情況。

3.數(shù)據(jù)輸出環(huán)節(jié)。數(shù)據(jù)輸出的內(nèi)控審計環(huán)節(jié)，一是針對ERP系統(tǒng)存貨信息查詢權(quán)限的設(shè)置情況，確保用戶查詢的數(shù)據(jù)是否有合理授權(quán)與次級權(quán)限，保證其操作范圍內(nèi)能進行錄入、查詢等權(quán)限，有效保護ERP系統(tǒng)中關(guān)鍵數(shù)據(jù)的安全性。二是對輸出信息的完整進行審計，確保存貨數(shù)據(jù)輸出時未出現(xiàn)篡改、刪除的現(xiàn)象，避免ERP系統(tǒng)中用戶所見信息出現(xiàn)錯誤的情況，保證存貨數(shù)據(jù)的規(guī)范與準確度。三是應(yīng)實時關(guān)注ERP系統(tǒng)中的授權(quán)與登錄信息，確認是否出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)的業(yè)務(wù)，進行定期、不定期、突擊等不同形式的ERP系統(tǒng)權(quán)限，最大限度的保證信息、貨物、資金的數(shù)據(jù)是否一致，重點防護由于ERP系統(tǒng)漏洞引起的漏洞。

例如某企業(yè)，在最初使用ERP系統(tǒng)時，由于急于求成導致相關(guān)人員技術(shù)水平培訓力度不足，卻對ERP系統(tǒng)過于信賴，對相關(guān)的內(nèi)控審計工作反而不重視，導致內(nèi)控審計工作范圍無法對ERP系統(tǒng)相關(guān)范圍進行覆蓋。同時，ERP系統(tǒng)使用人員對系統(tǒng)也漸漸產(chǎn)生過度依賴心理，對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行簡化錄入、推遲錄入時間、修改錄入數(shù)據(jù)等，不僅給內(nèi)部控制審計工作帶來嚴重阻礙，甚至一定程度上損害了該企業(yè)的經(jīng)濟利益。后該企業(yè)ERP系統(tǒng)突遭網(wǎng)絡(luò)病毒侵害，導致系統(tǒng)崩盤、日常工作無法進行，該企業(yè)管理層才意識到ERP系統(tǒng)需有效結(jié)合內(nèi)部控制審計的重要性。

結(jié)束語：綜上所述，ERP系統(tǒng)對于企業(yè)的長遠發(fā)展具有重要推動作用，但也應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)、解決、規(guī)避其帶來的負面影響，加強對存貨內(nèi)控審計工作的監(jiān)察力度，有效降低企業(yè)存貨內(nèi)控審計風險，保證企業(yè)經(jīng)濟效益，推動企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。