物流運輸企業(yè)會計檔案的管理研究

文/王大全

1 前言

會計工作并不是一項只著眼于現實的工作，會計檔案管理人員在工作中如果遇到了問題，必須從歷史信息中找到問題的成因，這樣才能從根本上解決問題。會計檔案能夠為會計檔案管理人員提供歷史信息，以便于會計檔案管理人員進行分析。物流運輸企業(yè)應當思考如何做好會計檔案管理工作，并針對以往缺陷進行優(yōu)化，開展必要的相關研究，此舉具有一定現實意義。

2 物流運輸企業(yè)中會計檔案的作用

2.1 可加強企業(yè)內部管理力度

在物流運輸企業(yè)角度上，高質量的會計檔案能夠對企業(yè)以往經濟運作中產生的經濟效益、社會效益等進行記錄，生成原始的信息數據體，這樣會計檔案管理人員就能夠根據數據體了解以往工作情況，再從微觀層面上對現實問題進行管理，使得企業(yè)內部管理力度得到加強?？傮w而言，所謂會計檔案就是記錄企業(yè)經濟業(yè)務活動軌跡的報表，其中信息會依照一定規(guī)則構成一個體系，如會計憑證、會計賬簿等都是構成報表內信息體系的核心要素。會計檔案與企業(yè)經濟活動密切相關，會計檔案管理人員通過檔案內信息能夠了解到企業(yè)在發(fā)展歷程各階段中的經濟運作情況，如開設了什么業(yè)務項目、業(yè)務項目的成本支出與收益情況等，隨后采用會計核算方法對所有業(yè)務項目的經濟運動情況進行統(tǒng)籌與綜合分析，對微觀存在的問題進行掌握，最后做出能治理現存問題或推動企業(yè)當前經濟發(fā)展的決策。

2.2 便于開展經濟管理工作

對于物流運輸企業(yè)而言，經濟管理工作的重要性不言而喻，該項工作的主要內容包括經濟分析、預測與決策，其中涉及現代會計的兩大職能，即監(jiān)督職能與管理職能。首先，在監(jiān)督職能上，當會計檔案管理人員想要知道企業(yè)當前存在哪些經濟層面上的問題或者想知道企業(yè)當前經濟狀態(tài)下的未來走勢，可以依靠會計檔案中的歷史信息進行分析與預測。例如，會計檔案管理人員根據會計檔案歷史信息發(fā)現以往企業(yè)業(yè)務擴張速度比較快，現今已經達到了較高水平，每周期的成本支出占企業(yè)當前周期經濟收益的50%，因此會計檔案管理人員預測判斷確認如果企業(yè)繼續(xù)依照以往速度擴張業(yè)務項目，成本支出會超出經濟收益，說明企業(yè)當前需要減緩甚至暫停業(yè)務項目擴張，將成本放在內部管理強化中；其次，在管理職能中如果會計檔案管理人員發(fā)現企業(yè)內發(fā)生了一些違規(guī)現象，可以通過會計檔案歷史信息了解到此類現象中的經濟運動情況，根據這一情況鎖定違規(guī)現象的源頭，隨后進行管理。

2.3 提供可靠參考

幾乎所有企業(yè)在長期的歷史發(fā)展中都會出現經濟管理不善的情況，這一點在物流運輸企業(yè)中也不例外。這些情況的產生并不可怕，可怕的是人們不吸取教訓，導致此類情況反復發(fā)作，這就會給企業(yè)造成較大的經濟損失。但面對這種情況，如果物流運輸企業(yè)內有良好的會計檔案，就可以將以往出現過的情況記錄在內，使會計檔案管理人員根據檔案了解到企業(yè)可能會發(fā)生什么樣的情況、相關問題會造成什么影響、有什么特征、當時是如何規(guī)避的等參考信息，這樣會計檔案管理人員在后續(xù)經濟管理工作中能夠避免此類情況發(fā)生，即使發(fā)生也能及時做出應對，為會計檔案提供可靠參考[1]。

3 物流運輸企業(yè)會計檔案管理中的現狀問題

3.1 管理模式已不滿足工作需求

既然會計檔案需要對物流運輸企業(yè)的歷史信息進行記錄，就說明會計檔案的數量會不斷增多，因此隨著時間的推移，會計檔案內記錄的信息最終會形成一個不斷增長的龐大信息體且其中每條信息都不能隨意丟棄，會計檔案管理人員在檔案管理中要對所有信息進行維護。因為現代物流運輸企業(yè)的會計檔案管理工作模式依賴人工，所以無論是工作效率還是工作穩(wěn)定性都會受人工影響，其中最主要的影響表現就體現在工作效率上。即人工模式下會計檔案管理人員即使全天候不間斷的工作最多也就能處理數萬條信息，而在企業(yè)長期發(fā)展下會計檔案內的信息又何止數萬，人工不能全天候不間斷工作，這就體現出人工在工作效率上的不足，無法有效對所有信息進行處理，同時物流運輸企業(yè)會計檔案不斷更新，使在工作效率低的情況下，未被處理的信息越積越多，這必將造成很多負面影響，也說明了人工管理模式依舊不滿足現實工作需求，必須得到改善[2]。

3.2 檔案形式落后

目前，許多物流運輸企業(yè)的會計檔案形式都比較傳統(tǒng)，即紙質形式，這種形式在現代視角上存在很多缺陷：其一，紙質形式的檔案存在易損壞、易丟失，甚至是易被竊、易被篡改等缺陷，使得該形式下的檔案無法被長期保存，給會計檔案管理工作造成巨大的阻礙；其二，紙質形式的檔案不易于流通，即會計檔案管理中時常需要傳遞檔案信息，但紙質形式檔案數量較多，如果要全部傳遞就會消耗大量的時間，過程比較繁瑣，因此該形式檔案不易于流通，同時紙質形式檔案在流通過程中容易出現損壞、丟失的現象，這也說明其存在不易于流通的缺陷；其三，紙質形式的檔案信息錯綜復雜，不便于整體分析，即每張檔案用紙的信息容量有限，面對歷史累積下龐大的檔案信息，檔案內紙張數量也會不斷增長，這時如果會計檔案管理人員需要尋找一些久遠的歷史信息，就要耗費大量時間進行找尋，甚至某些工作中涉及大量歷史信息，這時會計檔案管理人員要將這些信息關聯在一起絕非易事，也說明了紙質形式檔案在這方面存在缺陷。由此可知，紙質形式的會計檔案使檔案管理工作遭遇了較大阻力與困難，該形式檔案比較落后，需要得到改進與優(yōu)化。

3.3 檔案管理人員專業(yè)水平不足

現代很多物流運輸企業(yè)會將檔案管理工作交付于會計人員，同時兼顧會計與會計檔案管理兩項工作，此舉能夠保障兩項工作的協(xié)同性，是一種行之有效的崗位職能劃分方式。但在該方式下，相關企業(yè)普遍都忽略了會計人員作為會計檔案管理工作人員時的專業(yè)水平問題，即大部分會計人員的專業(yè)水平傾向于會計核算、會計賬目編制等，而在會計檔案管理方面則顯得比較薄弱，因此就出現了檔案管理人員專業(yè)水平不足的問題。這一問題很可能會導致檔案內信息不完整、不準確，會計工作被誤導，因此物流運輸企業(yè)必須著重對這一點進行優(yōu)化，這是加強此類企業(yè)會計檔案管理質量的必由之路。

4 物流運輸企業(yè)會計檔案管理優(yōu)化策略

4.1 管理模式改革

既然人工管理模式已經不滿足當前會計檔案管理工作需求，物流運輸企業(yè)就有必要對該模式進行改革，這里本文提出的改革方向是大數據技術。大數據技術是一種泛用性技術，基本上在任何領域中都可使用，同時該項技術還具有強大的信息處理性能及智能邏輯，因此將該項技術應用于會計檔案管理工作中能夠取代人工對數據信息進行處理，最終所得信息被高度簡化，這時后續(xù)工作已處于人工能力范圍內，實現會計檔案管理模式改革。具體應用方法是，首先，物流運輸企業(yè)會計人員可以將檔案信息全部輸入到大數據系統(tǒng)當中，借助技術信息分析功能獲取每條信息的特征，使系統(tǒng)能夠根據特征對信息進行定義與識別；其次，在智能邏輯上大數據技術系統(tǒng)會根據各信息的定義將它們連接在一起，形成一個代表管理事項的信息架構，這時會計人員就能直接根據該架構了解到事項的可能發(fā)展路線，即發(fā)展走向的概率，隨后做出準確判斷。

4.2 檔案形式全面革新

同理，面對紙質形式檔案上的缺陷，物流運輸企業(yè)應當對該形式進行革新，建議企業(yè)采用電子檔案形式實現革新目的。所謂電子檔案形式，就是將所有紙質形式的檔案全部轉換成電子信息格式，保存在計算機網絡環(huán)境中，這種形式的檔案就不會被損壞，同時只要做好備份，檔案信息也不會出現丟失、被竊、篡改的現象，可見紙質檔案形式中的種種缺陷在電子形式下被全部解決。另外，電子檔案形式與上述提到的大數據技術應用有良好的銜接關系，可以將電子信息格式轉化視作大數據技術應用預備工作。

4.3 開展檔案管理專業(yè)培訓工作

會計人員在專業(yè)學習階段很難接觸到檔案管理方面的專業(yè)知識，因此會計人員在該方面的專業(yè)能力必然會處于較低水平，這時在物流運輸企業(yè)個體層面上，有必要開展檔案管理專業(yè)培訓工作，對會計人員該方面展業(yè)能力進行加強，保障檔案管理工作質量。在培訓過程中，首先，要讓會計人員在觀念上接受檔案管理，這樣才能使會計人員重視培訓內容；其次，在培訓內容中應當傳遞檔案管理工作的要點、相關技術的使用方式等，這一部分的內容要盡可能精簡，拋出一些不必要的理論內容，提高會計人員該方面的能力，保障會計檔案管理工作質量。

5 結語

綜上，本文對物流運輸企業(yè)會計檔案管理工作進行了分析，闡述了該項工作的作用、現狀與存在的問題，針對問題提出了優(yōu)化策略。通過分析可知，會計檔案管理工作對于物流運輸企業(yè)而言非常重要，良好的工作開展能夠對企業(yè)經濟運作、效益等做出保障，但現實情況中物流運輸企業(yè)內的該項工作開展情況表現不佳，其中存在很多問題。采用文中提出的策略能對現狀問題進行全面治理，起到優(yōu)化會計檔案管理工作的作用。