談檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新性

王海芳

摘 要：檔案管理是單位各項(xiàng)管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其在記錄歷史發(fā)展進(jìn)程方面具有不可替代的作用，是一個(gè)單位長(zhǎng)足發(fā)展的前提條件。要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，正視檔案管理工作面臨的新考驗(yàn)，從建章立法入手，做到檔案管理規(guī)范化，與新時(shí)代的科技發(fā)展結(jié)合，有效利用檔案資源，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;重要性;面臨考驗(yàn);創(chuàng)新

檔案管理工作具有專業(yè)性和機(jī)密性，檔案中包含了單位發(fā)展的大量信息，通過(guò)對(duì)這些信息的有效整理，能夠幫助單位對(duì)有價(jià)值信息進(jìn)行快速了解和查找，為單位提供必要的參考資料，有利于單位的全面發(fā)展。檔案管理工作的水平高低，從一個(gè)側(cè)面反映了一個(gè)單位的綜合管理水平。由此可見(jiàn)，在單位當(dāng)中必須要重視檔案管理的相關(guān)工作，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

一、檔案管理工作的重要性

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，有越來(lái)越多的數(shù)據(jù)信息需要進(jìn)行檔案記錄。在各行各業(yè)當(dāng)中，檔案管理工作水平的高低都會(huì)影響單位的發(fā)展，由此可見(jiàn)，必須要提高檔案管理的工作水平，才能發(fā)揮出檔案的真正價(jià)值，更好地服務(wù)于單位發(fā)展。檔案管理工作能夠起到一定的社會(huì)價(jià)值，主要表現(xiàn)在檔案當(dāng)中會(huì)對(duì)職工的個(gè)人信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，能夠在招聘環(huán)節(jié)中提供有力的參考，便于單位招聘。不僅如此，也可以為員工的工資待遇提供有力依據(jù)，有許多單位不僅會(huì)依據(jù)職工的工作業(yè)績(jī)，還會(huì)根據(jù)職工的工作年限和工齡對(duì)其進(jìn)行職位安排。從事檔案管理的相關(guān)工作人員，必須要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值和意義，才能努力提高自身技能，提高檔案管理工作的實(shí)效性。

二、檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識(shí)薄弱

眾所周知，檔案資料的信息量是非常大的，并且，檔案信息會(huì)涉及單位的各個(gè)工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，檔案信息的管理會(huì)影響單位的發(fā)展。但在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，有許多相關(guān)工作人員并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到其工作的重要作用，認(rèn)為管理檔案只是簡(jiǎn)單的把資料信息進(jìn)行整理和保管，認(rèn)為工作簡(jiǎn)單，不需要付出精力。并且，從事檔案管理的工作人員普遍的年齡比較大，很難接受新的管理理念和方法，這也會(huì)阻礙檔案管理水平的提高。

（二）檔案管理不規(guī)范

隨著單位的不斷發(fā)展，需要管理的檔案信息會(huì)越來(lái)越多，如果檔案管理的方法不夠規(guī)范，那么會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的滯后，甚至?xí)㈠e(cuò)誤堆積起來(lái)，增加了管理的復(fù)雜性。

（三）檔案管理工作信息化程度不高

在如今的信息時(shí)代下，信息技術(shù)被廣泛的運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，信息技術(shù)的運(yùn)用能夠給人們的生活和工作帶來(lái)許多便利。在檔案管理中也是如此，電子檔案的出現(xiàn)和運(yùn)用能夠?yàn)榇斯ぷ鲙?lái)許多便捷。但當(dāng)前，檔案管理的信息化程度并不高，沒(méi)有很好的將信息技術(shù)融入到管理工作當(dāng)中，難以滿足時(shí)代的發(fā)展需求。

（四）檔案管理設(shè)備落后

由于許多單位并沒(méi)有給予檔案管理工作足夠的重視，導(dǎo)致單位對(duì)此的投資力度不夠，對(duì)設(shè)備的引進(jìn)不夠上心，因此，存在著設(shè)備落后，效率難以提高的問(wèn)題。

（五）檔案管理人員綜合素質(zhì)過(guò)低

從事檔案管理工作的人員存在著綜合素質(zhì)低下的問(wèn)題。綜合素質(zhì)低主要表現(xiàn)在專業(yè)素質(zhì)低和職業(yè)道德素質(zhì)低這兩方面。其中，專業(yè)素質(zhì)低會(huì)影響管理技術(shù)的提升，主要體現(xiàn)在專業(yè)知識(shí)能力不夠;職業(yè)道德素質(zhì)低會(huì)影響檔案工作的安全性，容易出現(xiàn)失職的問(wèn)題。

三、加強(qiáng)檔案創(chuàng)新管理的策略

（一）高度重視檔案管理保密工作

檔案工作的性質(zhì)決定了它的管理具有動(dòng)態(tài)性，那么對(duì)檔案保密的管理過(guò)程中，就需要遵守《保密法》的相關(guān)要求與規(guī)定，能夠以此為檔案管理的法律依據(jù)，把制度要求全面地落實(shí)到各個(gè)環(huán)節(jié)中。第一，需要對(duì)檔案解密工作高度重視，能夠?qū)饷艿臅r(shí)間加強(qiáng)控制與管理，能夠遵循相關(guān)的法律法規(guī)，對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行解密，也為解密工作的順利發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。第二，要求相關(guān)管理部門能夠發(fā)揮出自身的工作職責(zé)，能夠?qū)Ω黜?xiàng)工作內(nèi)容加強(qiáng)管理，定期對(duì)保密檔案進(jìn)行清查，確保檔案保密管理工作能夠在規(guī)定的范圍內(nèi)。第三，根據(jù)檔案保密情況，制定涉密目錄，能夠?qū)ο嚓P(guān)的涉密文件詳細(xì)地記錄與管理，使檔案保密管理工作的管理水平不斷提升。

（二）完善檔案管理制度

首先，需要針對(duì)實(shí)際情況綜合分析，制定出配套的管理制度，在實(shí)踐的過(guò)程中，要對(duì)管理制度的內(nèi)容與要求不斷地完善，這對(duì)檔案管理工作的發(fā)展提供了有利的條件，由專人負(fù)責(zé)管理。其次，對(duì)制定的管理制度內(nèi)容，要言簡(jiǎn)意賅，提供執(zhí)行工作的質(zhì)量與效率，還能夠?qū)n案保密工作的管理產(chǎn)生一定的約束性。最后，對(duì)檔案管理工作的具體內(nèi)容與職責(zé)進(jìn)行明確地劃分，設(shè)置檔案使用的權(quán)限，相關(guān)的管理責(zé)任人員能夠在自身的崗位工作中，認(rèn)真負(fù)責(zé)、恪盡職守，遵循管理原則，具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)。如果檔案內(nèi)容出現(xiàn)了外泄，要嚴(yán)格地追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，根據(jù)管理制度的相關(guān)要求，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)格的處罰，杜絕檔案信息內(nèi)容的外泄問(wèn)題。

（三）對(duì)檔案管理工作的一體化管理

由于檔案管理工作涉及的內(nèi)容比較多，那么在對(duì)檔案管理的過(guò)程中，可以把相關(guān)的工作內(nèi)容明確地劃分化，逐漸地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作實(shí)施一體化管理的目的。因此，需要檔案管理部門及人員，能夠按照劃分的工作內(nèi)容與職責(zé)，在日常的工作中，要與其他部門積極地交流與協(xié)作，確保對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)及時(shí)地搜集與整理，確保檔案信息內(nèi)容的完整性，促進(jìn)檔案管理工作一體化管理的發(fā)展。加強(qiáng)對(duì)檔案管理一體化的建設(shè)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺(tái)，在日常的工作中能夠加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)與管理，避免存在著安全隱患，為檔案管理工作一體化發(fā)展?fàn)I造良好的環(huán)境。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案室的安全建設(shè)

第一，需要對(duì)門、窗設(shè)置防盜網(wǎng)，只有具備管理權(quán)限的人員才能進(jìn)入檔案管理室。第二，針對(duì)區(qū)分絕密文件與非密文件進(jìn)行分類管理，避免文件的混亂，按照檔案類別，設(shè)置可以移動(dòng)的檔案架，對(duì)檔案進(jìn)行合理儲(chǔ)存與管理。第三，為了能夠確保檔案文件不遭破壞，需要加強(qiáng)對(duì)磁盤、光盤的管理，設(shè)置獨(dú)立的檔案防磁柜，并做好防潮處理。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理，不斷創(chuàng)新管理方式方法，需要貫穿于檔案收集整理保管利用的全過(guò)程。建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，確保各項(xiàng)工作的規(guī)范性管理，創(chuàng)新科學(xué)的管理策略，促進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。

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