檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

朱明輝

摘 要：近些年來，各單位企業(yè)自身的發(fā)展規(guī)模在不斷的擴大，其自身的檔案工作也應(yīng)該隨之改善，檔案管理工作模式的科學(xué)改進，能夠促進整個檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升，尤其是在當(dāng)前的信息化時代之中，檔案的信息化建設(shè)有利于檔案工作的發(fā)展，同時還能夠?qū)n案工作本身所具有的作用充分發(fā)揮到相關(guān)企事業(yè)單位之中，促使企事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。因此，相關(guān)企事業(yè)單位需要加強對檔案管理以及信息化建設(shè)工作的重視。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);檔案管理;思考

引言：檔案管理是相關(guān)企事業(yè)單位的基本工作環(huán)節(jié)，同時也是企事業(yè)單位發(fā)展過程中的重要工作環(huán)節(jié)，若是檔案管理工作不到位，就會有極大可能造成企事業(yè)單位信息或者是個人檔案信息的泄露，從而對企事業(yè)單位或者個人造成嚴(yán)重的不良影響，并阻礙企事業(yè)單位的發(fā)展。基于此，相關(guān)企事業(yè)單位要對檔案管理工作予以重視，并且還要結(jié)合檔案管理的實際情況，以及當(dāng)前時代的發(fā)展趨勢，進行檔案的信息化建設(shè)，以此提高檔案工作的有效性。

一、檔案信息化管理的主要特點

第一，檔案信息化管理具有數(shù)字化的特點。信息化的檔案管理工作模式與傳統(tǒng)人工式的管理模式相比，其自身最主要的特點就是能夠?qū)⒓堎|(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的數(shù)據(jù)信息，這樣不僅有利于相關(guān)工作人員的查閱，而且更方便工作人員的檔案管理[1]。這種數(shù)字化的檔案管理形式，主要是在數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上開展的，而數(shù)據(jù)庫則是相關(guān)單位借助信息技術(shù)建立起來的，它能夠?qū)Ω鞣N檔案信息進行有效的整理以及科學(xué)的分類，使得檔案信息的存儲更加規(guī)范，避免了檔案管理過程中的混亂情況，提高了檔案管理的工作效率;

第二，檔案信息化管理具有網(wǎng)絡(luò)化的特點。檔案信息化管理這一工作模式的應(yīng)用，離不開互聯(lián)網(wǎng)，而網(wǎng)絡(luò)化也成為其自身較為突出的特點。對于信息化的檔案管理而言，其自身的有效開展主要依托于互聯(lián)網(wǎng)，而檔案信息資料的傳輸以及查閱也都是借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)的，這樣不僅能夠提高檔案管理的高效性，還能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案信息的共享，降低傳統(tǒng)檔案查閱工作的繁瑣性以及復(fù)雜性，促使檔案管理本身所具有的價值得以充分的發(fā)揮出來;

第三，檔案信息化管理具有智能化的特點。在信息化的檔案管理工作中，智能化是其自身的附加特點，由于這一工作模式本身就具有數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化的特征，就使得整個信息化的檔案管理也逐漸衍生出智能化的搜索及篩選功能，與傳統(tǒng)檔案管理工作中人工查找與檢索的方式相比，智能化會讓檔案查找與搜索工作變得更加便利，比如，相關(guān)企事業(yè)單位的工作人員若想查找某份檔案資料，只要在管理數(shù)據(jù)庫中輸入關(guān)鍵詞，就能夠快速找出與相應(yīng)的檔案資料或者與其相關(guān)的檔案資料，這也為檔案管理人員省下不少時間與精力，使其能夠更好的兼顧其他檔案管理工作環(huán)節(jié);

第四，檔案信息化管理具有簡易化的特點。在以往傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理工作人員的更換速度比較快，人工式的檔案查找方式會浪費大量的時間，而且也不利于檔案管理工作的有效開展，而信息化建設(shè)則能夠解決這一問題，同時也會讓檔案查閱工作變得更加方便快捷，并促使檔案查找過程變得更加簡單[2]。

二、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的有效策略

（一）加大對信息化建設(shè)的投入力度

相關(guān)單位企業(yè)若想開展有效的檔案管理工作，就要緊隨社會時代的發(fā)展趨勢，進行檔案管理的信息化建設(shè)，而在進行信息化建設(shè)的過程中，相關(guān)企事業(yè)單位則要抓住信息化的關(guān)鍵點，并加大相應(yīng)的投入力度，以此提高信息化建設(shè)的效率與質(zhì)量。基于此，相關(guān)企事業(yè)單位需要投入大量的資金，采購各種檔案信息化管理工作所需的設(shè)備，如計算機、掃描儀等相關(guān)信息設(shè)備，使得檔案管理的信息化建設(shè)需求得以滿足，為檔案信息化管理工作的有效開展提供有效的載體，這樣也能夠加快信息化的建設(shè)進程。另外，相關(guān)企事業(yè)單位還需要聘請專業(yè)的技術(shù)人員，利用信息技術(shù)建立相應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫以及檔案管理網(wǎng)站，借此為信息化的檔案管理提供充足的軟件載體，使其能夠真正實現(xiàn)信息化的檔案管理，同時也要將網(wǎng)站所具有的優(yōu)勢充分的發(fā)揮出來，借助信息技術(shù)建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站，將一些能夠公開的檔案資料傳輸?shù)骄W(wǎng)站上，促使檔案網(wǎng)站能夠更好的服務(wù)于單位企業(yè)的內(nèi)部工作者。

（二）加強對電子檔案資料的管理

雖然說信息化的檔案管理模式更加便利，但是由于網(wǎng)絡(luò)本身的開放性比較高，就導(dǎo)致電子檔案資料的安全性有所降低，因此，相關(guān)單位企業(yè)在進行檔案管理信息化的建設(shè)過程中，還需要加強對電子檔案資料的管理力度，提高檔案管理的安全性以及規(guī)范性，這樣才能夠保證信息化檔案管理工作的效率與質(zhì)量，提高檔案管理工作的高效性[3]?；诖?，相關(guān)單位企業(yè)需要設(shè)立專門的技術(shù)部門，明確其管理電子數(shù)據(jù)信息以及維護檔案管理系統(tǒng)的工作內(nèi)容及職責(zé)，使其能夠?qū)﹄娮訖n案文件進行規(guī)范化的管理，避免出現(xiàn)重復(fù)、亂碼的情況。另外，還要對電子檔案文件的上傳格式、更改保存等工作環(huán)節(jié)進行有效的規(guī)范，確保檔案資料在系統(tǒng)中的有序性，同時還要對檔案文件的傳輸目錄予以規(guī)范，這樣也更便于檔案資料的查找。此外，相關(guān)企事業(yè)單位還要加強對檔案管理系統(tǒng)及網(wǎng)站的維護，同時還要利用防火墻及殺毒軟件等技術(shù)，提高檔案系統(tǒng)及網(wǎng)站的安全性，以免出現(xiàn)信息泄露的情況，影響到企事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）完善信息化檔案管理手段

相關(guān)企事業(yè)單位在進行檔案管理工作時，不能只關(guān)注信息化建設(shè)過程中的設(shè)備投入情況，還要注重信息化檔案管理制度以及管理手段等方面的改進，使其能夠與信息化的檔案管理工作模式相匹配，這樣才能夠?qū)⑿畔⒒瘷n案管理的實效性充分的發(fā)揮出來，促使信息化檔案管理工作得以高效開展?；诖耍嚓P(guān)企事業(yè)單位需要建立完善的信息化檔案管理制度，在建設(shè)制度的過程中，相關(guān)人員需要考慮到信息化檔案管理的具體工作內(nèi)容及環(huán)節(jié)，對檔案管理人員的工作內(nèi)容進行細致的劃分，并且還要規(guī)定管理人員的工作行為，針對檔案管理的實際情況，制定出責(zé)任管理制度、獎懲制度以及考核制度等，以此提高信息化檔案管理工作的有序性。另外，相關(guān)企事業(yè)單位還要對傳統(tǒng)的管理方式予以改進，制定出現(xiàn)代化的檔案管理流程，并將信息技術(shù)有效應(yīng)用其中，實現(xiàn)檔案管理流程的信息化，以此提高檔案管理的信息化水平，進而促使信息化檔案管理工作能夠有效開展。

三、總結(jié)

通過上述分析，在信息化的時代下，相關(guān)企事業(yè)單位不僅要重視自身經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的改革，還要對檔案管理模式的改進予以重視。信息化建設(shè)工作在檔案管理工作中有效實行，既能夠提高檔案管理工作的效率，也能夠提高檔案管理的安全性，因此，相關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)該加強檔案信息化建設(shè)的力度，實現(xiàn)有效的檔案管理。

參考文獻：

[1]趙靜. 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[A]. 《智能城市》雜志社、美中期刊學(xué)術(shù)交流協(xié)會.2016智能城市與信息化建設(shè)國際學(xué)術(shù)交流研討會論文集IV[C].《智能城市》雜志社、美中期刊學(xué)術(shù)交流協(xié)會：，2016：1.

[2]周曉燕，李彥. 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2016（07）：49.

[3]李海霞. 談新形勢下檔案信息化工作的幾點感想[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2018（21）：56+74.