淺談電子文件檔案管理的問題與對策

胡艷霞

一、電子文件檔案管理面臨的主要問題

（一）保管難度越來越大

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件檔案保管工作面臨著新的挑戰(zhàn)，難度也在逐漸加大。首先，隨著多媒體技術(shù)的發(fā)展，單一的文字格式已經(jīng)變?yōu)榱艘曨l、圖像、聲音等信息的混合體，使得電子文件檔案的存儲結(jié)構(gòu)、技術(shù)環(huán)境、管理方式更加復(fù)雜。其次，當(dāng)前許多電子文件檔案的格式并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，word文檔、pdf文檔、caj文檔和各類文件閱讀器在使用過程中較為混亂，沒有充分按照檔案部門的應(yīng)用程序、使用習(xí)慣等因素進行綜合考量，給檔案管理工作帶來了一些不必要的麻煩。最后，由于各單位的檔案管理信息化發(fā)展水平不一，在硬軟件的建設(shè)應(yīng)用方面參差不齊，難以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也導(dǎo)致了一些系統(tǒng)的不相容，無法將整個檔案系統(tǒng)進行有效的連接，最終致使一些信息的完整性遭到破壞。

（二）原始性、可靠性易破壞

紙張是傳統(tǒng)的文件檔案的載體，也是文件的原始檔案。我們可以根據(jù)文件紙張的材質(zhì)、大小和書寫的字體、字跡、折痕等方面對其進行判斷，最終得出文件是否真實的信息。而電子文件是虛擬的數(shù)據(jù)化文檔，其呈現(xiàn)的方式與效果并沒有一個實質(zhì)的物體來進行考量。這就容易導(dǎo)致操作的失誤以及一些人惡意進行刪除、復(fù)制和篡改，最終我們無法分辨其真實性與準(zhǔn)確性。隨著信息量的不斷加大，電子文件檔案將會愈加龐大，再加上一些硬軟件系統(tǒng)出現(xiàn)的問題，更加難以保障電子文件檔案的可靠性。

（三）信息安全問題嚴(yán)重

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，各種網(wǎng)絡(luò)間的融合成為必然趨勢。當(dāng)前，我國正加快推動電信網(wǎng)、廣播電視網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)與寬帶通信網(wǎng)、數(shù)字電視網(wǎng)、下一代互聯(lián)網(wǎng)三網(wǎng)的不斷融合，并取得了一定的成效。這雖然促進了各種網(wǎng)絡(luò)資源的交流與傳播，方便了人們的學(xué)習(xí)與生活，但網(wǎng)絡(luò)安全問題也隨之浮出水面。如果檔案部門不加強信息安全管理，就很可能遭受黑客攻擊，惡意篡改、竊取甚至更改傳輸?shù)碾娮游募n案內(nèi)容。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備受到病毒、木馬的感染，病毒便會在內(nèi)網(wǎng)中擴散，損害到電子文件檔案，破壞其原始信息的完整性與準(zhǔn)確性。而這些信息一旦落入到不法分子手中，將會給國家和社會造成嚴(yán)重的危害。

二、加強電子文件檔案管理的措施

（一）加強電子文件檔案的技術(shù)管理

對電子文件檔案進行技術(shù)管理，就是要保障電子文件檔案的規(guī)范性、可靠性和高效率，使電子文件更加的安全、完整與真實。因此，必須按照規(guī)定的技術(shù)模式來對電子文件進行科學(xué)有效的管理。要盡可能采用國際通用的標(biāo)準(zhǔn)，對電子文件信息的組織、儲存、傳遞進行統(tǒng)一的規(guī)范，減少因信息系統(tǒng)平臺不同而造成的資源浪費，提高工作的效率。要嚴(yán)格規(guī)范電子文件檔案的整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等程序，對管理維護人員進行身份驗證和消息認(rèn)證，防止電子文件檔案被人惡意破壞。在進入電子文件檔案系統(tǒng)時，可對用戶進行身份識別或指紋識別，識別通過后才能對信息進行處理。要重視對電子文件檔案元數(shù)據(jù)的收集儲存，保存原始檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)等信息，最終將作為校驗電子文件檔案原始性、真實性、完整性和安全性的基礎(chǔ)依據(jù)。要設(shè)計強大完善的電子文件檔案管理系統(tǒng)，有效集成多種類型的電子文件檔案，使系統(tǒng)更加開放，保障電子文件的接收、保管、鑒定、驗證使用等各項功能，進一步推動電子文件檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（二）加強電子文件檔案的安全管理

檔案的安全管理是檔案管理工作的基礎(chǔ)，對于電子文件檔案來說更是如此。由于電子文件檔案存儲在一個虛擬空間，容易遭受到徹底性的破壞。所以更應(yīng)該加強對其安全管理?？梢詮膬煞矫孢M行。一方面為了保障電子文件檔案的安全性，我們可以通過訪問控制技術(shù)，在內(nèi)外網(wǎng)間設(shè)置障礙，用入侵檢測系統(tǒng)、防火墻、IP保密機等網(wǎng)絡(luò)檢測系統(tǒng)與設(shè)備來控制訪問的流量，設(shè)定網(wǎng)絡(luò)安全檢測規(guī)則，防止非法訪問的出現(xiàn)，從而保證電子文件檔案不受侵犯。另一方面，國家與政府要加強立法，明確電子文件的種類、要求等方面，規(guī)范電子文件檔案的法律依據(jù)。管理人員要增強法律意識，明確電子文件檔案所具有的法律效力。嚴(yán)格遵守檔案法的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行電子文件檔案管理的相關(guān)辦法和準(zhǔn)則，確保電子文件檔案的真實、有效和安全。

（三）加強檔案管理工作隊伍建設(shè)

檔案管理人員的素質(zhì)是檔案管理工作的質(zhì)量的保障，只有知識水平、技術(shù)能力優(yōu)秀的人員才能適應(yīng)檔案數(shù)字化的發(fā)展，所以必須加強檔案管理人員的培訓(xùn)。檔案部門要抽出專門的時間對管理人員進行技術(shù)培訓(xùn)，提升他們對計算機軟硬件的理解，使他們能夠熟練掌握電子文件的儲存和傳輸技術(shù)，特別是要讓他們充實電子文件安全性能方面的知識，進一步提升他們的安全意識。要培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與道德素養(yǎng)，使他們意識到自身工作的重要性，明確自身的使命與責(zé)任，爭取建設(shè)一支忠誠事業(yè)、業(yè)務(wù)精良、結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊伍。當(dāng)前，隨著電子文件檔案的日益普及，檔案管理工作也迎來了新的挑戰(zhàn)，同時這也是一個機遇，將促進檔案管理工作進一步發(fā)展。另外，我們也要更加客觀地看待電子文件檔案的發(fā)展，要明白其發(fā)展水平還處于不斷完善、不斷規(guī)范的階段。只有不斷地學(xué)習(xí)與實踐，才能實現(xiàn)電子文件檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，才能使電子文件檔案管理提升到一個新的高度。