完善單位流動人員人事檔案管理工作之分析關(guān)鍵要素探究

連璠

摘 要：現(xiàn)如今，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)與人事制度的不斷發(fā)展、變化，人員流動越來越嚴(yán)重，由此促使人事檔案管理工作在面臨一定發(fā)展機(jī)遇的同時所面臨的挑戰(zhàn)十分巨大，導(dǎo)致單位流動人員問題極其復(fù)雜且充滿系統(tǒng)性。基于此，為進(jìn)一步完善人事檔案管理工作，就需要單位進(jìn)行深入的探索與開拓，為更好的開展這一工作可以提出更加新穎的措施，從而才能夠不斷完善與調(diào)整人事檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：單位流動人員;人事檔案管理工作;分析關(guān)鍵;要素探究

近年來，隨著國家經(jīng)濟(jì)體制、人事制度改革的深入進(jìn)行，人才流動特征主要表現(xiàn)為“雙向選擇”，由此將多年以來的不同所有制身份、干部身份、人才合理流動機(jī)制打破，導(dǎo)致原本的就業(yè)形態(tài)與勞動關(guān)系從單純、清晰變得更為復(fù)雜、模糊。再加上，流動人員人事檔案數(shù)量的增加和頻繁的變化，由此增加了管理難度，不利于利用效率的提高，但是鑒于流動人員檔案在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中所具有的作用，十分有必要對其進(jìn)行科學(xué)的管理。

1單位流動人員人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1內(nèi)容缺失、真實性不足

人事檔案在填寫過程中由于檔案表的內(nèi)容設(shè)置比較固定，即許多模塊都是固定的，如姓名、性別、年齡、畢業(yè)院校、工作經(jīng)歷等，在設(shè)計檔案表格時對于填表人信息的項目設(shè)置缺乏深入的挖掘與考慮，由此極易誘發(fā)各種問題，如檔案材料內(nèi)容形式陳舊且單一、信息量不夠等，同時，在填寫過程中一些人為了在眾多應(yīng)聘者中脫穎而出，刻意的隱瞞或者虛報自己的一些信息，如學(xué)歷、工作經(jīng)驗等，而這些問題的客觀存在會直接影響檔案信息的填寫真實性[1]。

1.2落后的檔案管理方式

當(dāng)前，許多單位受自身規(guī)模的影響，不存在專門的檔案管理部門，人事檔案管理工作的開展也未安排專職人員，在存放檔案時只是將收集到的隨意在一邊對方，且不能結(jié)合各項標(biāo)準(zhǔn)（如級別、職位等）來對檔案進(jìn)行分類，在放置時不能嚴(yán)格劃分區(qū)域，由此很難規(guī)范的開展人事檔案管理工作。同時，許多單位的人事檔案管理十分雜亂無序，不能設(shè)置專業(yè)人員與專門的部門進(jìn)行管理，管理要么是清閑部門兼職，要么只安排一兩個人員，但是因個人精力是有限的，因此很難細(xì)致的做好如此大量的檔案管理工作。還有的單位，為致力于人力、物力、財力的節(jié)省，直接向勞動人事相關(guān)部門來委托管理這項工作。上述問題的存在都很難保證人事檔案內(nèi)容的真實性，不具備完整的資料和混亂的歸檔等，而問題的長期堆積，很難得到有效解決，從而會進(jìn)一步加重問題的嚴(yán)重性，最終會對單位正常的人力資源管理工作造成嚴(yán)重影響。

1.3檔案管理環(huán)境不夠優(yōu)化

縱觀當(dāng)前檔案存儲工作情況，人事檔案的存放以紙張為主，一旦遭遇連續(xù)陰雨天氣，則紙質(zhì)檔案極易出現(xiàn)各種問題，如受潮、發(fā)霉、蟲蛀等，由此很難保證檔案內(nèi)容的完整性;一旦遭遇突發(fā)自然災(zāi)害，因存在較多的紙質(zhì)檔案，在搬運方面會面臨很大難度，極有可能因搶救不及時而造成紙質(zhì)檔案的嚴(yán)重破損或丟失。除此之外，檔案存儲環(huán)境所具有的安全防護(hù)系統(tǒng)較低，還會極易引發(fā)其他的不必要損失，如人為偷竊檔案等[2]。

2完善關(guān)鍵要素分析

2.1實現(xiàn)人事檔案的信息化管理

現(xiàn)如今，我們已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，而在單位中檔案的存在主要是以一種重要的信息方式，為實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，十分有必要對其進(jìn)行深入的分析與研究。鑒于在人事檔案管理中，流動性人員工作的開展主要借助的是計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)通信，因此實現(xiàn)人事檔案流動人員的網(wǎng)絡(luò)化管理，是需要重點解決的問題。為更好的完善流動人員人事檔案管理，就需要從三個方面著手。第一，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案庫管理，即采用科學(xué)的方式來致力于傳統(tǒng)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，利用檔案管理信息化實現(xiàn)對專用數(shù)據(jù)庫的建立。第二，實現(xiàn)檔案資料的電子化，即在現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備與技術(shù)的幫助下向微機(jī)中整理輸入檔案，然后為更好的展現(xiàn)數(shù)據(jù)資料可以利用多種形式，如圖片與聲像資料等，如此能夠確保檔案數(shù)字化與信息化的實現(xiàn);同時，在各個環(huán)節(jié)都能夠保證自動化操作的實現(xiàn)，如檔案查閱、借閱與歸檔等。第三，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，即在各種網(wǎng)絡(luò)平臺的幫助下建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，如互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等，促使相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)區(qū)域與網(wǎng)站的形成，最終能夠更好的交換與流通人事檔案，保證在異地就能夠?qū)崿F(xiàn)查詢并科學(xué)的管理人才流動[3]。

2.2人事檔案管理各個環(huán)節(jié)的不斷規(guī)范

關(guān)于流動人員的人事檔案最終呈現(xiàn)方式主要是借助檔案材料，其能夠提供充足的信息來更好的開展各項工作，如人事等。同時需要充分保證檔案材料的真實性、可靠性、完整性，清楚的進(jìn)行文字表述，擁有可靠、穩(wěn)定的對象，且手續(xù)完備。唯有此，才能更加順利的開展人事檔案管理工作。

2.2.1

第一，規(guī)范收集人事檔案，形成一個系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)，在制定收集方法時需結(jié)合材料形成的規(guī)律與特點。第二，在流動人員或用人單位中實施檔案管理合同關(guān)系，幫助雙方對自身責(zé)權(quán)利進(jìn)行明確，確保相關(guān)信息的及時收檔，為有效避免檔案分批轉(zhuǎn)出或扣留的行為，就需要充分保證流出、接收檔案的完整性。第三，及時革新傳統(tǒng)消極的收集保存方法，利用新型檔案收集保存機(jī)制實現(xiàn)人檔分離，如此可更好的管理人才。

2.2.2嚴(yán)格檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)

隨著市場經(jīng)濟(jì)與人事制度的演變與發(fā)展，導(dǎo)致人員流動情況日益嚴(yán)重，由此很難及時有效的開展檔案轉(zhuǎn)遞工作，因此在單位人事檔案管理工作當(dāng)中，流動人員的核心工作就在于安全、順利的轉(zhuǎn)遞各種人事檔案[4]。

2.2.3不斷優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成

人事檔案的結(jié)構(gòu)構(gòu)成通常涉及個人年齡、社會關(guān)系、專長、知識水平等多方面的內(nèi)容，為保證能力檔案的不斷創(chuàng)建且充分說明個人情況，如文化水平與專業(yè)能力等 ，就需要不斷的創(chuàng)建能力檔案。同時，重視業(yè)績檔案的創(chuàng)建，在具體工作中確保能夠充分展現(xiàn)流動人員的具體表現(xiàn)與工作情況，如此能夠提供一定參考依據(jù)來方便流動人員的晉升與調(diào)動，且重視誠信檔案的創(chuàng)建，強(qiáng)化管理流動人員的誠信管理，在誠信道德方面詳細(xì)、認(rèn)真的記錄各項資料，唯有此才能完整的呈現(xiàn)流動人員的實際情況，更好的建立轉(zhuǎn)移與發(fā)展人事檔案。

2.3人事檔案管理方式的不斷拓展

現(xiàn)如今，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國單位流動人員的管理方式日漸靠攏人事代理方向 ，由此增加了人才的產(chǎn)業(yè)化，且促使人事管理逐漸向一種制度發(fā)展，換言之單位人發(fā)生了一定轉(zhuǎn)變，使其更具社會性，且還能夠單獨分割人員使用與人事關(guān)系。同時，隨著社會形勢的進(jìn)一步發(fā)展與進(jìn)步，極大的調(diào)整了人事代理制度，且形成了人才租賃的形式，在這種情況下人才市場逐漸成為員工雇主，能夠強(qiáng)化管理員工人事，而用人單位、人才市場之間建立了一定合作關(guān)系，由此轉(zhuǎn)移了勞動關(guān)系，促使資源配置力度得到顯著提高[5]。

結(jié)束語

綜上所述，本文詳細(xì)且認(rèn)真的介紹了單位流動人員人事檔案管理工作現(xiàn)狀，明確指出其中所存在的問題，在此基礎(chǔ)上經(jīng)過深入的分析，為更好的管理單位流動人員、更好的開展人事檔案管理工作而提出幾點建設(shè)性意見。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉艷.新時期如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（04）：163+168.

[2]劉艷.強(qiáng)化檔案審核工作對提升干部人事檔案管理水平的有效作用[J].黑龍江檔案，2020（01）：43.

[3]鄭揚.完善單位流動人員人事檔案管理工作探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2017（19）：90-91.

[4]張瑞香.完善企業(yè)流動人員人事檔案管理工作的措施[J].蘭臺世界，2016（S1）：125-126.

[5]張靜秋.淺述完善企業(yè)流動人員人事檔案管理工作的措施[J].黑龍江檔案，2014（02）：168.