智能化在高中檔案管理中的應(yīng)用

毛敏琪

摘 要：結(jié)合實(shí)際，對(duì)智能化在高中檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析。首先闡述了當(dāng)前高中檔案管理工作存在的問題，其次檔案管理智能化優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，探討了智能化檔案管理在高中檔案管理的應(yīng)用。希望通過分析，可以給相關(guān)檔案管理工作人員提供一些參考。

關(guān)鍵詞：智能化;高中檔案;管理;應(yīng)用

引言：

進(jìn)入新世紀(jì)后，信息技術(shù)的發(fā)展為人們的生活帶來(lái)了前所未有的變化。人們借助信息技術(shù)可以開展各項(xiàng)工作，服務(wù)個(gè)人的學(xué)習(xí)和生活。在商務(wù)管理、學(xué)校教學(xué)等不同場(chǎng)所，智能化的管理模式已經(jīng)影響了這個(gè)時(shí)代的基本走向。就高中檔案管理工作而言，日常的檔案管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。由于檔案管理的保密性和復(fù)雜性較高，因此在管理的過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)系列的問題。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)校的檔案管理模式也出現(xiàn)了前所未有的變革。在對(duì)電子辦公信息進(jìn)行處理的過程中，雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了體系化的管理，但在一些具體的內(nèi)容上依舊存在著風(fēng)險(xiǎn)。

一、傳統(tǒng)的高中檔案管理模式存在的不足

（一）檔案管理工作量大，效率較低

就高中檔案管理而言，每年9月都會(huì)有一批新的學(xué)生進(jìn)入高中。由于涉及的管理信息較多，如果僅是依靠傳統(tǒng)的檔案管理模式，那么很難提升整體的管理效率。如果出現(xiàn)了嚴(yán)重的差錯(cuò)，可能會(huì)影響到學(xué)生未來(lái)的發(fā)展。從管理人員的結(jié)構(gòu)來(lái)看，大多數(shù)管理者屬于年齡偏大的教職工。面對(duì)這樣的群體，他們很難實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些疏漏。從傳統(tǒng)的檔案信息查詢系統(tǒng)來(lái)看，很難在第一時(shí)間為學(xué)生提供有效的檔案信息。

（二）安全性能低下

從傳統(tǒng)的檔案管理模式來(lái)看，由于信息依靠的是人工手動(dòng)輸入，不僅會(huì)消耗大量的時(shí)間成本，而且也會(huì)影響到整體的保密性效果。雖然有計(jì)算機(jī)作為技術(shù)支撐，但是大多數(shù)工作人員無(wú)法熟練操作計(jì)算機(jī)，所以會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)檔案歸檔過程中的疏漏問題。由于沒有形成體系化的安全保障機(jī)制，而且遇上專業(yè)素質(zhì)偏低的管理人員，很容易導(dǎo)致信息泄露。一方面會(huì)給學(xué)生帶來(lái)麻煩，另一方面也會(huì)造成學(xué)校和老師的困難。總的來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的檔案管理模式具有較高的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

（三）信息查找困難，程序過于繁瑣

由于高中檔案管理模式一直處于傳統(tǒng)的狀態(tài)，沒有智能化的設(shè)備作為技術(shù)支撐，所以會(huì)使日常的管理流程變得更加繁瑣。一旦有學(xué)生想要查詢個(gè)人信息，很難在第一時(shí)間為學(xué)生提供有效的信息服務(wù)。人工查找的模式會(huì)增加工作人員的日常工作量，不利于緊急情況下的資料查找。

二、檔案管理智能化優(yōu)勢(shì)

（一）檔案智能化管理節(jié)約時(shí)間成本

和傳統(tǒng)的檔案管理模式不同，智能化檔案管理具有較高的效率。只要數(shù)據(jù)一次性錄入，就可以實(shí)現(xiàn)無(wú)數(shù)次循環(huán)利用。不僅可以提升信息共享的效率，也有助于工作人員日常的工作管理。在智能化的管理模式下，可以在較短的時(shí)間內(nèi)將學(xué)生的信息自動(dòng)生成報(bào)表，按照不同人員的需求進(jìn)行打印復(fù)印，這直接提升了工作的整體效率，消除了諸多不穩(wěn)定因素。除此之外，檔案智能化管理可以讓學(xué)生對(duì)自己的檔案進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和優(yōu)化。不僅可以提升整體的操作效率，而且也可以節(jié)省日常的工作時(shí)間。

（二）智能化管理使查詢更加便捷

在智能化管理模式下，可以為查詢者提供更多的查詢服務(wù)和查詢手段。按照不同需求，事先設(shè)定查詢條件進(jìn)行科學(xué)化查詢，選擇合適的信息滿足不同群體的需要。除此之外，檔案管理人員還可以借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行在線查詢，直接打破了時(shí)空的局限，隨時(shí)隨地地為老師和學(xué)生提供更加人性化的服務(wù)。

（三）提升了查詢和借閱的便捷性

就傳統(tǒng)的檔案查詢而言，基本上是以手動(dòng)翻閱的形式來(lái)獲取自身需要的信息。一方面會(huì)損耗大量的時(shí)間精力，另一方面也降低了整體的工作效率。 如果同一份檔案經(jīng)常翻動(dòng)，可能會(huì)給檔案造成不可扭轉(zhuǎn)的損害。但是智能化檔案查詢系統(tǒng)可以解決傳統(tǒng)查詢的劣勢(shì)，在確保操作便捷化的同時(shí)，也能夠提升整體的工作效率。通過智能化平臺(tái)的管理，工作人員可以及時(shí)向借閱人員催促，勸其能夠在指定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案?？偟膩?lái)說(shuō)，智能化檔案管理方便了學(xué)校和學(xué)生之間的日常需求，具有不可超越的優(yōu)勢(shì)。

三、智能化檔案管理在高中檔案管理的應(yīng)用

（一）以全新的服務(wù)手段建立并完善檔案管理模式

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在人們的生活中越來(lái)越重要。在高中檔案管理中，應(yīng)該融入信息化管理理念，使其朝著更加智能化的方向發(fā)展。最近幾年，檔案管理數(shù)字化進(jìn)程不斷地向前推進(jìn)，已經(jīng)徹底改變了傳統(tǒng)的檔案利用模式。越來(lái)越多的學(xué)校開始借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理，改變了以往落后的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)了工作方式和手段的創(chuàng)新。一些學(xué)校已經(jīng)完全的實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化管理的狀態(tài)，通過系統(tǒng)完備的數(shù)字檔案，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的實(shí)體管理模式，使得檔案管理更加信息化和智能化。在這樣的情況下，高中檔案管理內(nèi)部的檔案管理部門需要從服務(wù)手段的改變出發(fā)，選擇全新的服務(wù)方式來(lái)適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展的方向。隨著檔案管理模式不斷地朝著現(xiàn)代化的路徑進(jìn)發(fā)，應(yīng)該在高中檔案管理中融入智能化發(fā)展元素。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施，服務(wù)檔案管理信息化

在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過程中，應(yīng)該關(guān)注基礎(chǔ)設(shè)施內(nèi)容。這不僅是簡(jiǎn)單的校務(wù)現(xiàn)代化改革，還是管理模式創(chuàng)新的根本途徑。具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)采購(gòu)一批先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件，從而更好地服務(wù)于日常的信息檔案管理。由于高中檔案管理內(nèi)部的條件不同，應(yīng)該結(jié)合自身的情況做好檔案管理設(shè)備采購(gòu)，為管理部門提供更加充分的設(shè)備支撐。常見的設(shè)備有電子計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)等。在所有的設(shè)備中，檔案管理系統(tǒng)軟件是至關(guān)重要的。它是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)，也是保證電子檔案安全的關(guān)鍵所在。值得注意的是，信息化檔案管理系統(tǒng)軟件自身功能強(qiáng)大，可以容納不同大小和類型的數(shù)據(jù)。借助強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以在較短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和交互。

（三）強(qiáng)化宣傳力度

在信息化時(shí)代背景下，高中檔案管理內(nèi)部的管理層人員應(yīng)該具有開闊的視野，能夠認(rèn)識(shí)到智能化檔案管理的重要性。在現(xiàn)代社會(huì)中，信息化當(dāng)管理有助于提升校園內(nèi)部的管理效率，方便日常教學(xué)。學(xué)校層面要時(shí)刻提醒老師和學(xué)生能夠重視個(gè)人的檔案，并組建一支具有高級(jí)管理能力的隊(duì)伍服務(wù)于學(xué)校內(nèi)部的檔案管理建設(shè)。在創(chuàng)新理念的激發(fā)下，高中檔案管理部門要在保證管理質(zhì)量和效率的同時(shí)，也要為學(xué)生提供更加人性化的服務(wù)。

（四）檔案信息安全保障體系的建立和完善

在檔案信息的管理過程中，應(yīng)該時(shí)刻保證檔案信息的安全保密性。所以，在改革校務(wù)的過程中，應(yīng)該在保證信息化的同時(shí)，也能夠提升整體的安全性，以強(qiáng)有力的安全保障機(jī)制推動(dòng)智能化的檔案管理模式。首先，做好基礎(chǔ)性的安全備份工作，提升檔案管理人員的安全意識(shí)，避免出現(xiàn)嚴(yán)重的數(shù)據(jù)泄露問題。從內(nèi)部管理來(lái)看，以嚴(yán)格的規(guī)章制度約束檔案管理人員的行為，在保證他們個(gè)人安全的同時(shí)，也能夠保護(hù)師生的信息安全。

（五）推動(dòng)檔案管理朝著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向建設(shè)

在信息化時(shí)代背景下，越來(lái)越多的高中檔案管理采用的是智能化檔案管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的信息管理。為了能夠保證檔案的安全性，應(yīng)該從規(guī)章制度著手，以規(guī)范化的管理制度約束工作人員的行為。除此之外，檔案管理人員要有規(guī)范意識(shí)，能夠在日常的管理中嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。

四、結(jié)語(yǔ)

從當(dāng)前的情況來(lái)看，在高中檔案管理信息化辦公的過程中，雖然取得了一定的進(jìn)步，但還是存在著一些不足。因此要結(jié)合具體的狀況進(jìn)行完善，創(chuàng)建符合師生需要的安全保障體系。除此之外，還要做好日常的宣傳工作，讓每一個(gè)管理人員能夠在智能化的時(shí)代背景下實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理。

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