數(shù)字檔案館環(huán)境下企業(yè)檔案員的SWOT分析

孟蔭

摘要：針對我國企業(yè)檔案員在數(shù)字檔案館環(huán)境下存在的職業(yè)發(fā)展問題，引入管理學中的SWOT分析法進行深入研究。首先介紹SWOT分析法用于該問題研究的可行性，再對優(yōu)勢、劣勢、機會、威脅四個因素逐一分析，然后形成發(fā)展、扭轉(zhuǎn)、多元、防御四種可持續(xù)發(fā)展策略，最后總結SWOT分析矩陣并對企業(yè)檔案員的職業(yè)發(fā)展提出建議，使企業(yè)檔案員摸清職業(yè)現(xiàn)狀以及所處環(huán)境和發(fā)展趨勢，盡早為日后職業(yè)可持續(xù)發(fā)展做準備。

關鍵詞：swot分析，檔案員，數(shù)字檔案館

一、 SWOT分析法在本文的可行性

SWOT分析法始于企業(yè)管理中的企業(yè)戰(zhàn)略研究，后來被廣泛用于各領域的研究分析中。SWOT即為strength優(yōu)勢、weakness劣勢、opportunity機會、threat挑戰(zhàn)。SWOT分析目的在于根據(jù)描述面臨的競爭態(tài)勢，提出與之對應的策略。本文的進行研究分析的對象是企業(yè)檔案員，通過SWOT分析幫助企業(yè)檔案員摸清職業(yè)現(xiàn)狀，了解所處環(huán)境和發(fā)展趨勢，并為日后的職業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供策略。

首先，檔案員是具有主觀能動性的個體，他們能夠控制自己的各項行為，面對分析結論可以自主判斷，從而改變現(xiàn)狀。其次，數(shù)字檔案館環(huán)境下檔案員存在競爭對手，如計算機相關專業(yè)人員是檔案部門在數(shù)字檔案館環(huán)境下所必須的，他們具有很強的競爭優(yōu)勢，經(jīng)過檔案上崗培訓后能夠勝任檔案管理工作。第三，數(shù)字檔案館使檔案工作方式發(fā)生了變化，檔案管理和服務轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰W(wǎng)絡環(huán)境中通過計算機來完成，企業(yè)檔案員需要持續(xù)花費時間和精力學習新知識和新技術，才能適應新環(huán)境下的檔案工作。第四，企業(yè)檔案員面臨越來越多數(shù)量、不同載體、不同語言的歸檔資料，以及更加頻繁且多樣的利用需求。此外，企業(yè)是以營利為目的組織機構，檔案工作不直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，一旦遭遇裁員潮如何避免被淘汰以及如何尋求出路，檔案員應具有危機意識，充分認知自身能力和所處環(huán)境。

運用SWOT分析法，首先要分析出內(nèi)部的優(yōu)勢和劣勢因素、外部的機會和威脅因素，再將各因素組合分析，從而得出應對策略。

二、企業(yè)檔案員的SWOT分析

1.優(yōu)勢分析（strength）

優(yōu)勢是內(nèi)部因素，企業(yè)檔案員的優(yōu)勢主要包括以下幾點。第一，熟知檔案基礎業(yè)務。對檔案的收集、整理、保存、利用這些業(yè)務駕輕就熟，在工作中已摸索出規(guī)律和經(jīng)驗，能夠很好的管理傳統(tǒng)載體檔案。第二，了解檔案庫房環(huán)境。能夠控制好庫房的溫濕度、管理好安防設施，保證檔案實體安全。第三，具備電腦辦公的基本能力。能夠使用檔案管理系統(tǒng)的各項基本功能，工作效率隨之提升。

2.劣勢分析（weakness）

劣勢也是內(nèi)部因素，企業(yè)檔案員的劣勢主要表現(xiàn)在：第一，缺乏信息技術相關專業(yè)知識，難以全面掌握檔案管理系統(tǒng)各部分內(nèi)容的配置、管理、維護、備份、恢復等操作。第二，檢索及分析能力不足。在數(shù)字檔案館環(huán)境下，信息檢索以及數(shù)據(jù)分析能力越發(fā)重要，但目前檔案員僅具備基礎的檢索及分析能力，不足以對檔案數(shù)據(jù)庫進行挖掘研究和總結。第三，外語能力有待提升。歸檔文件中包含的外文資料越來越多，檔案員憑借自身的外語知識、借助翻譯工具能夠完成外文資料的整理，若對此類檔案文件進行編研則仍需提升外語能力。

3.機會分析（opportunity）

機會屬于外部因素，企業(yè)檔案員的機會有：第一，作為競爭對手的計算機專業(yè)人員和企業(yè)所在行業(yè)人員，不熟悉檔案工作的管理程序，對檔案的價值和作用認知不足，需要經(jīng)過較長時間的培訓和實踐才能勝任當前企業(yè)檔案員的工作。第二，在國家大力推進檔案信息化的背景下，企業(yè)檔案員能夠獲得培訓機會，學習前沿數(shù)字檔案知識。第三，數(shù)字檔案館環(huán)境下，檔案部門既熟悉各類檔案業(yè)務又能夠管理數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)并發(fā)掘檔案數(shù)據(jù)價值的復合型人才缺口大，誰先掌握技能誰就在競爭中占得先機。

4.威脅分析（threat）

威脅也屬于外部因素，企業(yè)檔案員面臨的威脅主要有：第一，在企業(yè)中檔案員不直接創(chuàng)造經(jīng)濟價值被視為邊緣崗位，在工作中容易缺少人、財、物的支持。第二，在企業(yè)中檔案員薪資水平通常相對較低，由于長期以來形成類似保管員的職業(yè)形象難以在短期內(nèi)改變，因此若想人們意識到檔案員潛在的價值并提高其待遇還需要經(jīng)歷較長的時間。第三，大多數(shù)機構對電子文件采取“雙套制”管理，在這種情況下同一份文件既要歸檔紙質(zhì)版又要歸檔電子版，與以往僅管理紙質(zhì)檔案相比增加了檔案員的工作量。

三、檔案員職業(yè)可持續(xù)發(fā)展策略

1.SO策略

SO策略即為優(yōu)勢與機會組合策略，是最理想的發(fā)展型策略，著重考慮優(yōu)勢和機會，并使二者發(fā)揮最大效用。檔案員熟悉所在企業(yè)的檔案基礎業(yè)務，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中具備豐富的收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、編研、統(tǒng)計、利用經(jīng)驗，實體檔案是數(shù)字檔案的重要來源，檔案員的工作經(jīng)驗在數(shù)字檔案館環(huán)境下依然能夠運用。檔案庫房是保存檔案實體的地方，檔案是以往社會活動的原始記錄，檔案的掃描件不具備歷史性，因而數(shù)字檔案資源不能完全替代傳統(tǒng)載體檔案資源。檔案員對庫房環(huán)境的了解有助于控制庫房溫濕度，使庫房管理做到“防火、防盜、防光、防有害生物、防潮、防高溫、防塵、防污染”有效保護檔案實體安全。上述兩點是企業(yè)檔案員在多年工作中累積形成的經(jīng)驗，是其他職業(yè)競爭對手在短期內(nèi)無法替代的經(jīng)驗優(yōu)勢。企業(yè)檔案員如今大多數(shù)檔案員能夠使用電腦辦公并掌握檔案管理系統(tǒng)的基本操作，在我國大力推行數(shù)字檔案館建設的大環(huán)境下，從各級檔案局到各企業(yè)都有組織開展檔案信息化培訓，企業(yè)檔案員積極參加相關培訓拓展自身的知識面，在新時期、新環(huán)境下與時俱進，持續(xù)提升業(yè)務能力。當下既熟悉檔案業(yè)務又具備信息化技術的復合型檔案人員缺口大，企業(yè)檔案員應充分認識到自身優(yōu)勢，在新環(huán)境下把握機遇，不懼競爭與挑戰(zhàn)，主動學習檔案信息化相關技術，不斷提高自身專業(yè)素質(zhì)，結合所在單位實際需求對數(shù)字檔案資源進行深加工和編研工作，繼往開來將傳統(tǒng)檔案工作與信息化檔案工作銜接融合，實現(xiàn)自身職業(yè)形象的蛻變升級。

2.WO策略

WO策略即為劣勢與機會組合策略，是一種扭轉(zhuǎn)型策略，著重考慮弱勢和機會因素，壓制弱勢因素的效用使之趨于最小，并充分利用機會因素的影響。檔案員的劣勢主要表現(xiàn)在信息技術、檢索分析以及外語能力不足三個方面，目前的劣勢因素可以通過參加陪訓學習將其弱化。檔案員應正視自身的劣勢，在發(fā)展變化中自我調(diào)適，利用單位和社會提供的培訓機會主動學習提升自身能力。由于既熟悉檔案業(yè)務又精通信息技術并且在檔案部門工作的人員十分欠缺，信息技術相關專業(yè)人員由于薪資待遇等因素在檔案崗位長期工作的穩(wěn)定性較差，而熟悉全部檔案業(yè)務需要經(jīng)過較長期的工作實踐積累經(jīng)驗。因此檔案員經(jīng)過持續(xù)學習補充相關信息技術知識，即使不能成為技術型人員，但可以通過培訓學習成為技能型人員或研究型人員。隨著檔案信息化的建設和發(fā)展，各項檔案業(yè)務都將在網(wǎng)絡環(huán)境中進行，企業(yè)檔案員經(jīng)過學習后，熟練使用檔案管理系統(tǒng)，熟知檔案數(shù)字化加工技術的各個操作環(huán)節(jié)，發(fā)展為技能型人員在數(shù)字檔案館環(huán)境下可以很好的完成各項檔案基礎業(yè)務，成為數(shù)字檔案館運行的基礎力量。如今數(shù)字檔案館也面臨著數(shù)字檔案長期保存、數(shù)字檔案信息安全、電子文件的真實完整等問題，因此也需要檔案員通過持續(xù)學習成為研究型人員，了解國內(nèi)外數(shù)字檔案館發(fā)展現(xiàn)狀、信息技術發(fā)展動態(tài)、國家的政策法規(guī)和戰(zhàn)略等宏觀背景環(huán)境，同時熟諳單位各項檔案業(yè)務并明確檔案工作的實際需求，把新方法、新技術引入到檔案工作中，更新檔案管理制度體系、優(yōu)化檔案管理流程，對數(shù)字檔案館環(huán)境下檔案工作產(chǎn)生的新問題提供解決對策。

3.ST策略

ST策略即為優(yōu)勢與威脅組合策略，是一種多元策略，著重考慮優(yōu)勢因素和威脅因素，使優(yōu)勢因素發(fā)揮最大效用并使威脅因素的影響趨于最小。檔案工作與企業(yè)中其他工作不同的主要表現(xiàn)為：檔案工作的效益不產(chǎn)生在檔案部門，而是分散產(chǎn)生在檔案利用者和利用部門。此外，企業(yè)對檔案部門的投入是明確的、能夠清晰計算，但檔案工作為企業(yè)產(chǎn)出的收益是隱蔽的、是無法清晰計算的。并且，檔案從收集到利用再到取得利用效果，必然需要經(jīng)歷一定的時間，這段時間的長短是滯后的、是難以估計的。因此檔案工作容易被誤認為是無產(chǎn)出的投入，檔案員的工作價值也容易被忽視，薪資水平普遍難以提升?，F(xiàn)階段為保證檔案真實、完整、有效、長期保存，施行電子文件“雙套制”管理造成了重復的雙倍的工作量，電子文件紙質(zhì)副本也造成檔案工作的人、財、物成本增加。即使威脅因素顯而易見，但我們也應意識到，隨著社會的發(fā)展科技水平日新月異，電子文件面臨的種種問題終將得以解決最終實現(xiàn)“單套制”。社會發(fā)展水平提升，社會的檔案意識隨之提升，重視檔案價值、認可檔案工作價值會逐步成為一種社會觀念。企業(yè)檔案員應不懼挑戰(zhàn)，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，提高業(yè)務水平并開展檔案宣傳工作。數(shù)字檔案館為簡化檔案工作手續(xù)、便捷檔案查用服務、取得檔案工作成果，提供了諸多機遇，檔案員通過努力提高業(yè)務水平，使越來越多的人直接從中受益，可以提高社會的檔案意識。檔案宣傳工作宣傳檔案、檔案工作以及檔案員，開展檔案宣傳工作是檔案員自我動員、教育、激勵的過程，同時也是擴大檔案工作影響、強化社會檔案意識的途徑。

4.WT策略

WT策略即為劣勢與威脅組合策略，是一種防御策略，著重考慮劣勢因素和威脅因素，使二者的效用和影響趨于最小。企業(yè)檔案員面對的劣勢與威脅，是在數(shù)字檔案館環(huán)境這種新環(huán)境下工作能力與工作需求不匹配的表現(xiàn)。信息技術知識匱乏導致對計算機操作、網(wǎng)絡管理、文字處理、數(shù)據(jù)存儲等方面存在的問題束手無策。檢索分析能力和外語能力不足導致無法對囊括多重語言的數(shù)字檔案資源進行分析和編研，不能將數(shù)字檔案館的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。被忽視的邊緣崗位、相對不高的薪資待遇、雙套增多的工作量等外部因素，也導致了檔案員缺乏主動學習新知識提高業(yè)務能力的積極性。這種消極的策略下，檔案員依然要堅持檔案工作的基本原則、維持基礎業(yè)務，遵守檔案法、遵循檔案職業(yè)道德。在日常工作中忠于職守、遵紀守法、公正服務。保護檔案的完整與安全，保持文件之間的歷史聯(lián)系，做好檔案工作活動的記錄。養(yǎng)成良好的職業(yè)保密習慣，不損毀、丟失、涂改、偽造、倒賣、贈送檔案，不擅自將檔案抄錄、公布、攜帶出境，庫存檔案面臨危險及時采取保護措施。并按照規(guī)章制度為所有合法的檔案利用者提供公正的服務。

四、結語

綜上所述，筆者歸納本文SWOT分析的四項內(nèi)外部因素并總結四種發(fā)展策略，得出企業(yè)檔案員的SWOT分析模型如下表所示。

3、外語能力有待提升。 WO策略

順應發(fā)展自我調(diào)適，主動提升自身能力，接受專業(yè)培訓和繼續(xù)教育。 WT策略

遵循職業(yè)道德，維持基礎業(yè)務，保證檔案實體安全。

如今，傳統(tǒng)的檔案管理模式早已不能滿足如今的工作需求，更安全、更高效、更便捷、更智能、更人性化的管理是未來式帶對檔案工作的期望。數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館在大數(shù)據(jù)時代升級轉(zhuǎn)型的結果，隨著智慧城市這一概念的提出，智慧檔案館被視為數(shù)字檔案館發(fā)展的更高階段。智慧檔案館不僅對各種載體、各種形式的檔案進行管理，還對各類信息進行感知、挖掘、分析，研究形成智慧信息用于提供服務、協(xié)助管理與決策。智慧檔案館的核心力量在于智慧館員的能力，現(xiàn)階段的數(shù)字檔案館并非在取代檔案員的職能，而是將檔案員轉(zhuǎn)變?yōu)橹腔垧^員的過渡階段。無論是數(shù)字檔案館還是更高階段的智慧檔案館，都對檔案員提出了更高的要求。機遇與挑戰(zhàn)并存，發(fā)揮優(yōu)勢并彌補劣勢，理性認知自我，積極應對時代發(fā)展的要求。

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（作者單位：中國船舶重工集團公司第七一三研究所）