一目了然Excel數(shù)據(jù)比較更簡單

阿木

兩部門比較——旋風(fēng)圖表

旋風(fēng)圖表是一種左右對稱的二維條形圖，在Excel（本文以2019版為例）中我們可以直接利用條件格式生成，這樣用于數(shù)據(jù)對比就非常直觀。下面以制作銷售一部、銷售二部的銷售數(shù)據(jù)對比旋風(fēng)圖表為例。

啟動Excel后按提示在單元格中輸入銷售部門的數(shù)據(jù)，因為這里需要左右對稱顯示，所以數(shù)據(jù)需要左右分別輸入，中間單元格輸入月份作為隔離。選中包含數(shù)據(jù)的單元格，點擊“開始→格式”，將包含數(shù)據(jù)的單元格的行高設(shè)置為“50”，列寬設(shè)置為“40”。接著將左、右側(cè)單元格的文本設(shè)置為“左對齊”和“右對齊”（圖1）。

選中D3：D5單元格，點擊“開始→條件格式→新建格式規(guī)則”，在打開的窗口中選擇“基于各自值設(shè)置所有單元格的格式”，格式樣式選擇“數(shù)據(jù)條”，最小值和最大值的類型選擇“數(shù)字”，最小值設(shè)置為“1”，最大值設(shè)置為“600”（實際數(shù)字請根據(jù)文檔的數(shù)據(jù)進行設(shè)置），條形圖的填充選擇“實心填充”，條形圖的方向選擇“從右到左”（圖2）。

選中F3：F5單元格，操作同上，只是這里條形圖的顏色選擇紅色，條形圖的方向選擇“從左到右”。其他設(shè)置同上圖。點擊“確定”返回后就可以看到一個自動生成的旋風(fēng)圖了（圖3）。

為了讓圖表更加美觀，還可以進一步美化。點擊“視圖”，去除“網(wǎng)格線”前的勾選。選中D1：F5單元格，右擊選擇“設(shè)置單元格的格式→邊框→無邊框”，還可以對單元格的填充顏色等進行設(shè)置。這樣進行部門銷售數(shù)據(jù)的比較是不是更直觀了（圖4）？

多部門比較——組合圖表

如果需要比較的部門或參數(shù)較多，上述旋風(fēng)圖就不方便了，此時可以使用組合圖表的方式來進行表述。比如下面制作的各個生產(chǎn)部門本月完成計劃的對比圖，這里需要比較每個部門完成計劃和是否達(dá)到合格線的情況。在Excel中輸入實際數(shù)據(jù)后選擇“插入→圖表→柱形圖”，可以看到生成的圖表由于合格線數(shù)值很小，幾乎無法看到，而且計劃產(chǎn)量和實際產(chǎn)量的對比也不明顯（圖5）。

現(xiàn)在先將計劃產(chǎn)量和實際產(chǎn)量的對比柱形圖融合在一起方便對比，在圖表中右擊柱形圖選擇“設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式”，將系列重疊設(shè)置為“100%”，將實際產(chǎn)量柱形圖疊加在計劃產(chǎn)量上，同時將計劃產(chǎn)量柱形圖填充顏色設(shè)置為紅色。通過疊加的柱形圖就可以很清晰地看到哪個部門沒有完成計劃產(chǎn)量（圖6）。

繼續(xù)右擊柱形圖，選擇“設(shè)置系列圖表的類型”，在打開的窗口中，將合格線的圖表類型設(shè)置為“折線圖”，同時勾選其后的“次坐標(biāo)軸”復(fù)選框，將合格線類型轉(zhuǎn)換為繪制在次坐標(biāo)軸上的“折線圖”（圖7）。

返回Excel主窗口，同上右擊左側(cè)主坐標(biāo)軸進入設(shè)置坐標(biāo)軸格式，在右側(cè)窗格將“邊界”下的最小值設(shè)置為“0”，最大值設(shè)置為“300”，單位的“大”設(shè)置為“40”，“小”設(shè)置為“8”。這里的具體數(shù)值請根據(jù)實際數(shù)據(jù)設(shè)置，設(shè)置的目的是要讓生產(chǎn)計劃的值“200”能夠顯示在左側(cè)坐標(biāo)軸上。同上繼續(xù)選中右側(cè)次坐標(biāo)軸進入設(shè)置坐標(biāo)軸格式，“邊界”下最小值設(shè)置為“0”，最大值設(shè)置為“1.5”，單位的“大”設(shè)置為“0.3”，“小”設(shè)置為“0.06”，設(shè)置的目的是要讓合格線的值“9 0%”能夠顯示在右側(cè)坐標(biāo)軸上，同時100%數(shù)值正好對應(yīng)主坐標(biāo)軸上的數(shù)值“200”（圖8）。

選中圖表上的折線圖，同上進入設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式，將其顏色填充為黑色，短劃線類型設(shè)置為“虛線”，結(jié)尾箭頭類型設(shè)置為“箭頭”。同時添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽、文本標(biāo)簽，進行淡化計劃產(chǎn)量柱形圖顏色等美化操作。如此一來，通過這個組合圖表就可以一目了然地看到哪些部門沒有完成計劃產(chǎn)量，哪些部門沒有達(dá)到合格線等信息了（圖9）。