管理層教師的時間規(guī)劃策略

【摘 要】面對人人公平且有限的時間，管理層教師既要做到開源節(jié)流，又要系統(tǒng)規(guī)劃。要以構(gòu)建價值判斷、模塊化管理、復(fù)盤式反思、時間加法與留白等策略對時間進(jìn)行規(guī)劃管理，從而成為時間的主人，與時間交朋友，讓時間利息不斷增值。

【關(guān)鍵詞】管理層教師;時間規(guī)劃;模塊化管理

【中圖分類號】G451? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? 【文章編號】1005-6009（2020）06-0016-04

【作者簡介】徐妍，南京市長江路小學(xué)（南京，210018）德育處主任，一級教師。

本文中的“時間”是指管理層教師除去教學(xué)和個人事務(wù)時間以外的管理工作的時間。作為承上啟下、左右互聯(lián)的管理層教師，如何合理有效地規(guī)劃時間呢？需要我們系統(tǒng)地、集中地、有目的地主動規(guī)劃和使用時間，從而進(jìn)行高效地、富有創(chuàng)造性地管理工作。

一、價值判斷

管理層教師常常會說“計劃趕不上變化”“臨時性的任務(wù)又來了”，突發(fā)狀況多，堆積如山的工作、突如其來的檢查、代表團(tuán)的接待、常規(guī)的管理工作……面對紛繁復(fù)雜的事務(wù)，決不能亂了陣腳。在時間總量一定的前提下，不妨請“價值排序”來支招。

1.巧用象限法則，分類分層落實(shí)。

管理層教師在制定工作計劃時，首先可對各項工作任務(wù)按照輕重緩急進(jìn)行歸類，確定事情的優(yōu)先級，進(jìn)而確定每項任務(wù)完成時間和優(yōu)先順序，將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。

我們可以把要做的事情按照緊急、不緊急、重要、不重要分為四個象限。

第一象限為“重要且緊急需要立即去做”。諸如應(yīng)付突發(fā)的家校矛盾、突擊檢查等。我們主要的壓力是第一象限，其實(shí)這一象限80%的事務(wù)來自第二象限沒處理好的事情，很多重要事情因為一拖再拖或準(zhǔn)備不足而變得迫在眉睫，也就是傳統(tǒng)思維中的“忙”。第二象限為“重要不緊急的定出時間有計劃地做”。主要與管理品質(zhì)有關(guān)，包括制定目標(biāo)與計劃、開發(fā)新課程、課題及項目研討等。這個領(lǐng)域的事情不會對我們構(gòu)成催促力，但必須重點(diǎn)去做。管理者應(yīng)該第一時間將任務(wù)進(jìn)行分解，然后一個個解決、制定時間表，在規(guī)定時間完成。如果這個象限工作能有條不紊地規(guī)劃和推進(jìn)，可以讓第一象限的急事變少，不再瞎“忙”，也是最能體現(xiàn)管理層教師的個人領(lǐng)導(dǎo)力和管理能力的部分。第三象限為“不重要且不緊急的就打發(fā)時間時做、交給別人去做”。諸如與工作不相關(guān)的電話等都屬于此象限。這一象限往往是忙碌而盲目的源頭，可以適當(dāng)放權(quán)或委婉拒絕。第四象限為“緊急不重要的可以考慮清楚再去做”。諸如突來不速之客、意外的電話、臨時會議等都屬于這一象限。這類事情因為迫切往往會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺。這就需要管理層教師在工作中分清主次，抓住“重要的少數(shù)”，堅持要事第一，要事優(yōu)先，從而提高時間管理的效率，成為一個從容不迫的人。

2.聚焦價值判斷，實(shí)現(xiàn)多維共贏。

不同崗位、不同階段和不同的價值取向，都可能對重要和緊急的理解產(chǎn)生不同的認(rèn)知。緊急的判斷標(biāo)準(zhǔn)相對容易統(tǒng)一，以完成時間的要求來確定。但是否重要、有多重要？則可能存在極大的差異。這就需要管理層教師樹立正確的價值觀、引導(dǎo)形成公認(rèn)的目標(biāo)愿景。

（1）團(tuán)隊中的個人價值實(shí)現(xiàn)。

一個人的價值觀決定了他如何做出選擇和行動、如何分配自己的時間，也就是說，弄清楚“什么對我是最重要的”是每個管理層教師需要厘清的首要問題。只有梳理清楚個人專業(yè)發(fā)展、管理工作質(zhì)量、個人價值的實(shí)現(xiàn)，與團(tuán)隊和學(xué)校發(fā)展之間孰因孰果、孰為目的，將個人成就與團(tuán)隊發(fā)展緊密相連、共生共長，才能始終保持積極、樂觀的狀態(tài)，在“集體優(yōu)先、協(xié)作優(yōu)先”中確立正確的價值排序，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊發(fā)展中自我的成長和進(jìn)階。

（2）使命職責(zé)引領(lǐng)愿景達(dá)成。

管理層教師就好比《西游記》中的唐僧，即便是在孫悟空賭氣回了花果山、豬八戒不由自主地跑回高老莊、沙僧也猶猶豫豫的情況下，毅然前往西天取經(jīng)，不達(dá)目的誓不罷休。因為唐僧很清楚自己的使命——去西天取經(jīng)而普度眾生。這使命不只是唐僧百折不回的堅定，也需逐漸成為師徒四人的共同目標(biāo)。因此，管理層教師都需要努力將個人使命與職責(zé)轉(zhuǎn)變?yōu)閳F(tuán)隊成員的共同愿景，在工作規(guī)劃、部署與執(zhí)行中，形成一致的價值排序，從而降低內(nèi)耗，提升時間管理的效能。

二、模塊化管理

學(xué)校教育的特點(diǎn)，決定了一天的生活作息時間相對固定與瑣碎。特別是管理層教師的工作繁雜易受干擾，時間分配更易碎片化。這就需要管理層教師進(jìn)行模塊化的時間規(guī)劃。

1.系統(tǒng)規(guī)劃。

系統(tǒng)的目標(biāo)規(guī)劃是管理層教師為自己的管理工作發(fā)展設(shè)計的一個藍(lán)圖，可以參考SWOT分析法來制定系統(tǒng)的目標(biāo)規(guī)劃。制定規(guī)劃的時候首先要把每項任務(wù)“吃透”，把每種可能性都考慮到，再有條理地逐條安排。

（1）站在時間的角度，對階段性工作安排有清晰的規(guī)劃。

學(xué)校的總體安排要優(yōu)先考慮工作時間，大到學(xué)校的五年規(guī)劃、學(xué)年的工作計劃、學(xué)期的工作計劃、各個管理部門的總體計劃，小到教師的教學(xué)進(jìn)度計劃、班主任的班級計劃，都要在全盤把握的基礎(chǔ)上按時按序進(jìn)行科學(xué)具體地安排。

（2）站在項目的角度，對工作的進(jìn)展有長程規(guī)劃。

管理者眼里看到的不能只是“一件事”，而應(yīng)該是“一類事”“一盤棋”。對某一個項目的開發(fā)應(yīng)當(dāng)具備長程視角，如教學(xué)校長就如何提高學(xué)業(yè)質(zhì)量水平要有持續(xù)性的規(guī)劃，形成系列的階段目標(biāo)及任務(wù)，再細(xì)化到達(dá)成的每一個節(jié)點(diǎn)，并注重評價與反饋，用一個又一個小的進(jìn)步來確保目標(biāo)的達(dá)成且不偏離方向。

2.具體計劃。

把管理時間劃分為幾個模塊，再分配這些模塊需要的時間，合理運(yùn)用時間管理的簡單工具，將一些工作靈活地進(jìn)行分割與整合，充分利用每一段瑣碎的時間。

（1）番茄工作法。

番茄工作法是一種相對微觀且簡單易行的時間管理方法。使用番茄工作法，選擇一個待完成的任務(wù)，將番茄時間設(shè)為25分鐘，專注工作，中途不允許做任何與該任務(wù)無關(guān)的事，直到番茄時鐘響起，然后在紙上畫一個“×”短暫休息一下（5分鐘就行），每4個番茄時段多休息一會兒。每日始，規(guī)劃當(dāng)天要完成的幾項任務(wù)，逐項寫在列表里，合理設(shè)置自己一個工作日內(nèi)的番茄時間段，將每天待辦事項劃分為多個“番茄鐘”加以實(shí)現(xiàn)，盡量將重要的工作放在頭腦高效的時段，收獲的不僅僅是效率，還會有意想不到的成就感，同時可以結(jié)合思維導(dǎo)圖一起使用。把零碎時間整合成塊狀時間，讓精力更集中，保證思路的流暢性。

（2）GTD時間管理系統(tǒng)。

具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。系統(tǒng)流程可以總結(jié)為：清空大腦——今日待辦——今日完成——做本周總結(jié)。采用這套時間管理方法時，管理層教師首先要將現(xiàn)在身邊所有“未盡事宜”都寫出來，例如：本周需要開教職工大會、接待家長來訪、向上級匯報某項工作進(jìn)展、參加某個課題的推進(jìn)會;還有來自家庭的事情，如家里的電器需要修理、陪孩子上興趣班等。寫得越全越好，越多越好，直到自己想不出來為止。當(dāng)把能想到的事情全都寫出來以后，往往會發(fā)現(xiàn)：自己的心理會輕松許多，大腦也似乎被騰出了更多的空間。這些所有“未盡事宜”都將作為流程圖中“信息”，接下來，就可據(jù)此分析“哪些事情是需要立即著手去做的，而且是在很短時間內(nèi)可以完成的？”——那就立刻做。GTD時間管理的根本就在于讓人在任何時間都做出最好的選擇：當(dāng)下我需要做什么。

（3）運(yùn)用時間管理App。

運(yùn)用時間管理App軟件，如“時間規(guī)劃局”“便簽記事本”“滴答清單”“小目標(biāo)打卡”“我的時間線”等來進(jìn)行記錄和分享。每一款A(yù)pp記載功能不同，有的是記錄耗時較長的工作;有的是事件記錄，統(tǒng)計每周各項活動占比;有的可以根據(jù)需要隨時增加或刪除任務(wù)，標(biāo)記是否完成。根據(jù)不同需要選擇App，可以方便我們對任務(wù)進(jìn)行分類、拆分、細(xì)化，條理清晰，模塊化完成。

3.重視“碎片”。

（1）見縫插針巧利用。

重視碎片化時間的利用，將一些耗時不長、可以機(jī)動處理的工作，放在零碎時間完成。例如，可利用零碎時間巡視校園、檢查常規(guī)等。通過一段時間的規(guī)劃記錄，發(fā)現(xiàn)自己的零碎時間，可“零碎時間做零碎事”，亦能積少成多，稍做調(diào)整后將碎片時間變成整塊時間。

（2）形成方法減“碎片”。

掌握一些好的工作方法有利于減少重復(fù)性工作的產(chǎn)生，無形中減少了碎片化的工作。比如在對部門工作存檔時，按照年級、學(xué)期、資料類型等進(jìn)行分類歸檔。在日常工作中，養(yǎng)成即時將諸如獲獎證明、成果資料、活動照片等過程性資料歸檔的習(xí)慣，這樣在提交材料、工作總結(jié)時就不會無從下手，迎接各級各類檢查時也無須重復(fù)勞動，實(shí)現(xiàn)了省時高效。

三、復(fù)盤式反思

每天結(jié)束工作時，要留出一段時間對一天的工作進(jìn)行反思，檢查自己的時間是否用在了刀刃上？是否有高耗低效的行為？哪些事該做，哪些事不該做？反思是管理層教師提高時間管理能力的重要手段之一。

1.反思“最壞可能”。

回顧一天工作中出現(xiàn)的問題或讓人擔(dān)憂的“苗頭”，記錄下可能出現(xiàn)的所有后果，將最為擔(dān)心的那種后果標(biāo)注出來，重點(diǎn)思考：想象最壞（擔(dān)憂）的結(jié)果已經(jīng)發(fā)生，如何接受或應(yīng)對？思考如何避免“不能接受的結(jié)果”的產(chǎn)生。

2.尋找“最優(yōu)化方案”。

在工作時間分析和反思的基礎(chǔ)上，找到有進(jìn)步的地方并堅持，在存在不足的地方尋找措施。個人工作及所帶來的團(tuán)隊工作，都可如此進(jìn)行。比如，在學(xué)校舉辦完大隊主題會后，德育主任可當(dāng)即召開團(tuán)隊會議，每個人反饋在本次主題活動中的優(yōu)點(diǎn)與不足，尋找“如果……可能會……”的改進(jìn)方案。即時性的復(fù)盤反思，既有助于積累經(jīng)驗，又能不斷完善方案，從而更好地開展類似工作。

四、時間加法與留白

1.重視溝通時間的投入。

溝通是保持良好人際關(guān)系、促進(jìn)彼此理解、形成共識的基本手段。但管理層教師往往容易因事發(fā)緊急、事務(wù)煩瑣，為了事情“快”點(diǎn)做完而只是任務(wù)性地布置工作，卻忽略了“耗時較長”的溝通。其實(shí)“溝通”的“耗時”看似長，卻是能使工作完成時間變“短”、效能提高的關(guān)鍵要素。

從任務(wù)完成的階段入手，有效的溝通體現(xiàn)在任務(wù)完成的前、中、后三個階段。任務(wù)開始前，明確為了什么事溝通，指出工作的要求和步驟，確保達(dá)成共識;任務(wù)進(jìn)行中，協(xié)調(diào)、溝通，促使每位成員發(fā)揮好作用，確保工作推進(jìn)的順暢度及達(dá)成度;任務(wù)完成后，回顧、反饋與反思，實(shí)現(xiàn)提升共識、促進(jìn)共同成長的目標(biāo)。

從溝通的維度來看，管理層教師的溝通可從情感維度、技術(shù)維度、技巧維度三方面予以關(guān)注。情感上，要凸顯管理的人文性，既關(guān)注效率又關(guān)注人的感情和需要;技術(shù)上，溝通中要對工作的開展給予具體的指導(dǎo);技巧上，要照顧到彼此的關(guān)切點(diǎn)，即雙方的關(guān)注要點(diǎn)與需要。

2.確保留白時間的擁有。

（1）留出彈性時間處理“意外”。

“計劃不如變化”是當(dāng)下學(xué)校工作的常態(tài)，為此，自我的時間規(guī)劃不宜太“滿”，需要留出機(jī)動時間以備不時之需。同時，張弛有度的工作節(jié)奏也是確保工作效能可持續(xù)的基礎(chǔ)。日日、時時高強(qiáng)度的狀態(tài)，最終會導(dǎo)致過猶不及的結(jié)局。因此，時間留白，有利于保持不耗盡、不失衡的良性循環(huán)。

（2）留出自主時間確?！皬娜荨?。

學(xué)會避開打擾，學(xué)會委婉地拒絕打擾，為自己設(shè)置勿擾時間，確保能專心地完成一件事。比如，在相對整塊的時間段里找一個相對獨(dú)立的場所辦公，設(shè)置“思考模式進(jìn)行中，有事請留言”的提示語等，以溫和而禮貌的方式屏蔽“隨時干擾”，給自己留出自主，留出從容。

尋找“如何最大限度地利用自己的時間”，實(shí)則就是人的自我管理。時間的分配和管理，實(shí)則就是人的自我價值定位及達(dá)成能力的體現(xiàn)。因為管理層教師的工作負(fù)荷與壓力，使得管理層教師應(yīng)對時間管理這一挑戰(zhàn)時，獲得了自我發(fā)展更多的際遇，當(dāng)我們都清楚地知道“時間都去哪兒了”，都能主動地安排“時間都去那兒”時，我們的成長也就不言而喻了。