關(guān)于辦公室文秘綜合管理工作的幾點(diǎn)思考

張偉偉

摘要：辦公室文秘主要負(fù)責(zé)的是文職工作，需要具備擬定相關(guān)公文、靈活使用office辦公軟件并具有較好的寫(xiě)作能力幫助企業(yè)解決雜碎的事情，不僅可以推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，也可以增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)性。本文將通過(guò)介紹文秘的工作內(nèi)容，并做好各方面的管理工作，從而提高文秘的管理水平。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘;綜合管理工作;思考

由于企業(yè)管理的過(guò)程較為復(fù)雜，各部門(mén)在協(xié)調(diào)工作中也無(wú)法提高他們的協(xié)調(diào)能力，如信息的傳達(dá)等，這些事情需要安排專(zhuān)員負(fù)責(zé)，從而提高企業(yè)的協(xié)調(diào)性。由于相關(guān)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人在處理這些繁瑣的事情中無(wú)法抽出更多的時(shí)間解決這些小事，需要設(shè)立文秘職務(wù)幫助企業(yè)解決繁瑣的小事，從而提高企業(yè)的效率。倘若文秘的管理水平有限，就很容易將企業(yè)的工作搞得一團(tuán)糟，嚴(yán)重的會(huì)影響企業(yè)的項(xiàng)目談判等工作，使企業(yè)遭受到更大的風(fēng)險(xiǎn)。因此，提高辦公室文秘所具備的技能水平，并根據(jù)企業(yè)的要求來(lái)解決這些工作問(wèn)題，從而提高企業(yè)工作質(zhì)量。

1 辦公室文秘的綜合管理工作

1.1 明確工作原則

首先，辦公室文秘需要具備一定的職業(yè)道德，在實(shí)際的工作中也不能出現(xiàn)玩忽職守的情況出現(xiàn)，需要保持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待自己的工作。另外，文秘在處理任務(wù)的工作中也不能對(duì)某些工作或某些人產(chǎn)生偏見(jiàn)，倘若他們?cè)诠ぷ髦袔狭擞猩坨R，很容易影響工作效率和質(zhì)量，最終會(huì)影響企業(yè)的成績(jī)。最后，只有提高他們的職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)水平，并通過(guò)不斷地對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)，使他們可以學(xué)習(xí)到先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，從而提高他們管理工作的質(zhì)量。

1.2 明確工作內(nèi)容

文秘的工作內(nèi)容是跟隨企業(yè)而變化的，需要隨著企業(yè)的不斷發(fā)展并提高文秘的工作水平來(lái)適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展節(jié)奏，同時(shí)也能夠及時(shí)的應(yīng)對(duì)各種各樣的問(wèn)題。因此，文秘需要主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)從而促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，并在工作中注意工作的細(xì)節(jié)，避免因馬虎而造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失的情況出現(xiàn)，也要具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對(duì)工作的細(xì)節(jié)要準(zhǔn)確把握，從而提高工作質(zhì)量。由于文秘的工作較為繁瑣，一項(xiàng)工作的完成可能需要多個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)配合，需要文秘認(rèn)真的對(duì)待本職工作。另外，在舉辦活動(dòng)時(shí)也需要文秘提前規(guī)劃活動(dòng)的內(nèi)容，從而為活動(dòng)有條不紊的開(kāi)展提供保障。在活動(dòng)開(kāi)展的過(guò)程中所遇到的問(wèn)題也要及時(shí)的整理和反饋，同時(shí)也需要具備一定的預(yù)防能力，從而保障活動(dòng)的順利開(kāi)展。例如，倘若企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要外出開(kāi)會(huì)，首先需要文秘將開(kāi)會(huì)的流程進(jìn)行總結(jié)并上報(bào)給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，也需要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)擬定一份公文，并規(guī)劃前往開(kāi)會(huì)地點(diǎn)的路線，以防止因天氣變化、交通堵塞等情況影響開(kāi)會(huì)進(jìn)度。因此，文秘需要具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力，在面對(duì)突發(fā)的事情時(shí)要做到冷靜分析，并按照事情的重要程度進(jìn)行排列，將重要性較高的事件排列在前面，從而提高工作效率。

2 提高辦公室文秘綜合管理工作質(zhì)量的具體策略

2.1 加強(qiáng)辦公室文秘的培訓(xùn)教育

隨著信息技術(shù)的不斷普及，文秘在工作過(guò)程中需要借助相關(guān)信息技術(shù)來(lái)完成，例如office辦公軟件等，掌握這些辦公軟件的使用技能不僅可以有效提高文秘工作的效率，也可以避免一些人為錯(cuò)誤的出現(xiàn)。因此，一個(gè)合格的文秘需要具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力，不僅需要掌握一定的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，也需要熟練的掌握各項(xiàng)文件的書(shū)寫(xiě)格式，并將公司的規(guī)章制度銘記于心，從而提高自身的工作素養(yǎng)。由于部分文秘缺乏遠(yuǎn)見(jiàn)的目光，他們?cè)谌粘９ぷ髦袃H僅是完成本質(zhì)的工作，而并不注重學(xué)習(xí)先進(jìn)的綜合管理工作的經(jīng)驗(yàn)，也就無(wú)法有效提高他們的工作效率。因此，相關(guān)負(fù)責(zé)人要具備一定的遠(yuǎn)見(jiàn)，需要通過(guò)培訓(xùn)從而培養(yǎng)文秘的責(zé)任心與工作積極性，只有當(dāng)他們真正的對(duì)本職工作充滿(mǎn)了興趣以后，才能夠產(chǎn)生團(tuán)隊(duì)的奉獻(xiàn)精神，為提高文秘的工作素養(yǎng)有很大幫助。因此，企業(yè)要重視文秘的培訓(xùn)工作，可以定期的請(qǐng)一些優(yōu)秀培訓(xùn)老師來(lái)對(duì)文秘進(jìn)行培訓(xùn)，并通過(guò)指點(diǎn)文秘工作中存在的問(wèn)題，從而提高文秘的工作質(zhì)量。最后，要通過(guò)考核的機(jī)制對(duì)文秘的工作態(tài)度和工作質(zhì)量進(jìn)行考核，使文秘可以通過(guò)考核加強(qiáng)自身的憂(yōu)患意識(shí)，幫助他們彌補(bǔ)自身的不足。

2.2 完善企業(yè)獎(jiǎng)懲制度

完善企業(yè)的獎(jiǎng)懲制度是非常重要的，在文秘進(jìn)行連續(xù)工作以后很容易產(chǎn)生疲憊感，對(duì)培養(yǎng)他們的奮斗精神有很大阻礙。因此。通過(guò)設(shè)立獎(jiǎng)懲制度不僅可以提高文秘的競(jìng)爭(zhēng)精神，也可以提高他們的工作效率。在獎(jiǎng)懲制度中，相關(guān)負(fù)責(zé)不能出現(xiàn)舞弊的現(xiàn)象，只有指定公平合理的獎(jiǎng)懲制度才可以讓企業(yè)成員信服和遵守。每當(dāng)一個(gè)考核周期結(jié)束以后，利用獎(jiǎng)懲制度可以對(duì)成績(jī)落后的文秘進(jìn)行懲罰，使他們可以汲取落后的教訓(xùn)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的文秘可以進(jìn)行適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，以提高他們的工作動(dòng)力，從而利用獎(jiǎng)懲制度來(lái)推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

2.3 提高辦公室文秘的辦事效率

提高辦公室文秘的辦事效率使他們?cè)谔幚砉ぷ魅蝿?wù)中可以更加的得心應(yīng)手，也可以有效推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。在實(shí)際的工作中，由于許多工作需要各部門(mén)之間的配合才能完成，需要辦公室文秘需要具備高效的辦事效率才能有效地串聯(lián)起每個(gè)部門(mén)之間的工作，倘若文秘在進(jìn)行工作時(shí)由于他們的辦事效率較低，很容易影響某項(xiàng)工作的進(jìn)度。另外，部分文秘在工作中也會(huì)存在敷衍了事的態(tài)度，這種態(tài)度只會(huì)導(dǎo)致工作質(zhì)量降低。例如，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)前需要文秘?cái)M定一份發(fā)言稿，倘若文秘的專(zhuān)業(yè)水平較低，就難以提高發(fā)言稿質(zhì)量，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法在發(fā)言中準(zhǔn)確表達(dá)自己的意思，最終會(huì)影響開(kāi)會(huì)的質(zhì)量。因此，文秘需要不斷的學(xué)習(xí)來(lái)增強(qiáng)辦事能力，也需要提高自身的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平和信息技術(shù)的運(yùn)用能力，從而提高自己的辦事效率。

2.4 制定全面的工作計(jì)劃

由于文秘的工作內(nèi)容是繁瑣的，許多工作也具有較強(qiáng)的獨(dú)立性，使文秘在處理這些工作中需要制定全面的工作計(jì)劃，并根據(jù)這些工作的緊急性進(jìn)行劃分，從而提高工作的效率。制定全面的工作計(jì)劃也可以將文秘的工作時(shí)間進(jìn)行合理劃分，不僅可以有效的利用工作時(shí)間，也可以提高工作質(zhì)量。另外，文秘要分析每種工作內(nèi)容的價(jià)值，在處理工作時(shí)需要優(yōu)先處理最重要的工作，同時(shí)也不能夾雜著私人情感，需要通過(guò)自身努力幫助企業(yè)發(fā)展。

3結(jié)語(yǔ)

提高辦公室文秘的綜合管理工作效率，需要企業(yè)負(fù)責(zé)人注重提高文秘的素質(zhì)水平，不僅需要定期的對(duì)文秘進(jìn)行培訓(xùn)，也需要完善企業(yè)內(nèi)部制度，從而推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

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