設(shè)計(jì)方項(xiàng)目管理研究

趙建新

摘? ? 要：成功的設(shè)計(jì)方項(xiàng)目管理要重視項(xiàng)目的啟動(dòng)、實(shí)施、結(jié)束三個(gè)重要階段，且設(shè)計(jì)公司的組織管理體系，是成功項(xiàng)目管理實(shí)現(xiàn)的前提與根本保證。

關(guān)鍵詞：設(shè)計(jì)方;項(xiàng)目管理;溝通管理

1? 項(xiàng)目的啟動(dòng)階段

中國(guó)人講“慎始慎終”，注重一件事的開始。易經(jīng)六十四卦，每一卦分六爻（乾坤二卦除外），分別為初九（六）、九（六）二、九（六）三、九（六）四、九（六）五、上九（六），“初”就是一個(gè)時(shí)間個(gè)概念，“上”是一個(gè)空間概念，可見，傳統(tǒng)文化告訴我們要重視事情的“初始”。

“靡不有初，鮮克有終”，項(xiàng)目初始階段啟動(dòng)會(huì)至關(guān)重要。有如“拜將出征”“御賜尚方寶劍”，應(yīng)充滿儀式感和嚴(yán)肅性。項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)不是說開就開的討論會(huì)，甚至討論會(huì)都不應(yīng)是毫無準(zhǔn)備的會(huì)議。項(xiàng)目組成員安排、深思熟慮的進(jìn)度計(jì)劃、利益相關(guān)方管理規(guī)劃、項(xiàng)目經(jīng)理人選、工作任務(wù)分解和工作責(zé)任矩陣、出席領(lǐng)導(dǎo)的層級(jí)考慮等等，這些都需要在啟動(dòng)會(huì)議之前準(zhǔn)備完善。

不同級(jí)別的項(xiàng)目對(duì)應(yīng)不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)出席啟動(dòng)會(huì)，顯示出對(duì)項(xiàng)目不同的重視程度，帶給項(xiàng)目組成員充分的外部刺激，形成項(xiàng)目推進(jìn)內(nèi)生動(dòng)力。啟動(dòng)會(huì)上對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的任命和充分授權(quán)，只有這樣，項(xiàng)目經(jīng)理才能像指戰(zhàn)員一樣帶領(lǐng)隊(duì)伍去“戰(zhàn)斗”，只有作戰(zhàn)任務(wù)沒有指揮權(quán)利的將軍毫無疑問只能打敗仗。嚴(yán)肅的進(jìn)度計(jì)劃和里程碑節(jié)點(diǎn)，是做好過程管理，實(shí)現(xiàn)以目標(biāo)為導(dǎo)向的項(xiàng)目管理的保證。工作任務(wù)分解（WBS）將復(fù)雜的問題簡(jiǎn)單化，將分解后的工作對(duì)應(yīng)相關(guān)特長(zhǎng)或有意安排的項(xiàng)目組成員，完成工作責(zé)任矩陣。

利益相關(guān)方管理是項(xiàng)目啟動(dòng)階段的重中之重，可以說，項(xiàng)目管理的終極目標(biāo)是讓利益相關(guān)方滿意。項(xiàng)目涉及到外部的、內(nèi)部的利益相關(guān)方，項(xiàng)目業(yè)主、工程總包方、項(xiàng)目監(jiān)理、分包方、供應(yīng)商、設(shè)計(jì)的消防和施工圖審查單位、政府的有關(guān)管理部門等構(gòu)成了項(xiàng)目的外部利益相關(guān)方，項(xiàng)目組成員內(nèi)部、公司領(lǐng)導(dǎo)、其他部門等構(gòu)成項(xiàng)目的內(nèi)部利益相關(guān)方。項(xiàng)目啟動(dòng)階段，項(xiàng)目組要做好利益相關(guān)方管理規(guī)劃，做好利益相關(guān)方識(shí)別、規(guī)劃、管理、監(jiān)控。項(xiàng)目組應(yīng)共同識(shí)別利益相關(guān)方，只有這樣，才能使項(xiàng)目組全體成員明確了解哪些是重點(diǎn)管控的利益相關(guān)方，哪些是只需監(jiān)控的相關(guān)方。

2? 項(xiàng)目實(shí)施階段

規(guī)劃如果不落實(shí)，那就僅僅只是一個(gè)規(guī)劃而已。在項(xiàng)目實(shí)施階段要按照項(xiàng)目啟動(dòng)階段的計(jì)劃實(shí)施，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行實(shí)時(shí)更新和維護(hù)。

2.1? 要實(shí)現(xiàn)以目標(biāo)為導(dǎo)向項(xiàng)目管理

過程管理是項(xiàng)目目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的根本保障?！癘ks項(xiàng)目管理法”是國(guó)外先進(jìn)的項(xiàng)目管理理念，該方法告訴我們，一個(gè)成功的項(xiàng)目目標(biāo)是由一個(gè)個(gè)成功的過程目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的。例如，北京地區(qū)，一個(gè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)大概經(jīng)過規(guī)劃意見書、方案復(fù)函、規(guī)劃許可證、外審圖紙等若干個(gè)外部階段構(gòu)成，以及按照項(xiàng)目推進(jìn)規(guī)律形成的方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、施工配合等階段。要以階段目標(biāo)為導(dǎo)向，不超出本階段的設(shè)計(jì)深度和設(shè)計(jì)范圍，在有限的時(shí)間內(nèi)，解決圖紙有無問題，這就是以目標(biāo)為導(dǎo)向的項(xiàng)目管理方法。

2.2? 過程“留痕”，實(shí)現(xiàn)成功過程管理

2.2.1? 過程溝通管理方法論

成功的結(jié)果是由一個(gè)又一個(gè)成功的過程管理構(gòu)成的。而優(yōu)秀的過程管理要做到過程“留痕”，依據(jù)工作聯(lián)系單、會(huì)議紀(jì)要和電子郵件相結(jié)合的方法進(jìn)行溝通管理。

項(xiàng)目是由建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、總承包單位、供應(yīng)商、分包商、監(jiān)理單位、政府有關(guān)部門等相關(guān)參與單位共同推進(jìn)完成的，這就要求溝通要正式、嚴(yán)肅，溝通過程可追溯，相關(guān)方都要對(duì)溝通的過程負(fù)責(zé)。采用工作聯(lián)系單、會(huì)議紀(jì)要和電子郵件相結(jié)合的溝通管理體系會(huì)達(dá)成這樣的目標(biāo)。

郵件可抄送、可密送，設(shè)計(jì)成果可正向確認(rèn)又可以反向確認(rèn)，靈活多變。采用郵件進(jìn)行溝通管理，要注意對(duì)接收到的郵件的即時(shí)反饋和正式回復(fù)的區(qū)別，對(duì)郵件回復(fù)時(shí)間的約定限制。

2.2.2? 實(shí)現(xiàn)以計(jì)劃為基礎(chǔ)的過程管理

設(shè)計(jì)方往往受到建設(shè)方非常大的進(jìn)度壓力，而建設(shè)方遲遲不提供設(shè)計(jì)前提資料和成果確認(rèn)往往又是設(shè)計(jì)方難以推進(jìn)的原因。所以，當(dāng)設(shè)計(jì)方感覺到壓力大又無從著手的時(shí)候，要分析難以推進(jìn)的原因，如果發(fā)現(xiàn)外部因素是內(nèi)部無法推進(jìn)的主因，就應(yīng)通過正式的聯(lián)系單和郵件方式，以計(jì)劃為基礎(chǔ)進(jìn)行溝通。建設(shè)方提供前提資料和成果確認(rèn)作為前提，以此排進(jìn)度計(jì)劃，是有效分解壓力、分解工作落實(shí)責(zé)任方的方法。

2.2.3? 設(shè)計(jì)方案過程“留痕”，確保不折騰

一個(gè)項(xiàng)目在推進(jìn)過程中，往往會(huì)因?yàn)榻ㄔO(shè)方對(duì)設(shè)計(jì)方案的“奇思妙想”，導(dǎo)致返工。如果項(xiàng)目處于方案設(shè)計(jì)階段，該類調(diào)整往往不會(huì)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度產(chǎn)生過大影響，但如果項(xiàng)目處于初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)出圖節(jié)點(diǎn)附近，就會(huì)導(dǎo)致設(shè)計(jì)壓力過大，有時(shí)甚至對(duì)出圖計(jì)劃造成重大干擾，且該類調(diào)整往往也并不一定合理，往往有可能是已經(jīng)確認(rèn)的問題再拿出來討論。

究其原因，是因?yàn)樵O(shè)計(jì)過程未“留痕”。設(shè)計(jì)過程尤其是方案決策過程要“留痕”，通過保存紙質(zhì)版方案討論稿件的方式，應(yīng)對(duì)建設(shè)方以及其他相關(guān)方提出的方案修改意見。當(dāng)然，在前期方案設(shè)計(jì)過程中，要充分考慮各種可能的技術(shù)經(jīng)濟(jì)方案，與建設(shè)方做充分溝通，選擇合理的技術(shù)方案，才是確保方案過程不折騰的根本方法。

3? 項(xiàng)目的結(jié)尾管理

設(shè)計(jì)方的項(xiàng)目管理要做到“有始有終”。項(xiàng)目的結(jié)尾管理非常重要。設(shè)計(jì)過程是“做事情”，項(xiàng)目的總結(jié)提煉反思是“想事情”?！皩W(xué)而不思則罔，思而不學(xué)則殆”，每一個(gè)項(xiàng)目都是一個(gè)臨時(shí)性的工作，都有特別的收獲。設(shè)計(jì)企業(yè)本身就應(yīng)該是一個(gè)學(xué)習(xí)型、知識(shí)積累型實(shí)體，設(shè)計(jì)結(jié)尾管理就是這樣一個(gè)學(xué)習(xí)的過程，是企業(yè)進(jìn)行知識(shí)累積最好的方式，這個(gè)過程，真正屬于“磨刀不費(fèi)砍柴工”。

作為被委任的項(xiàng)目經(jīng)理，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后，提交項(xiàng)目管理詳細(xì)總結(jié)。項(xiàng)目經(jīng)理總攬全局，了解項(xiàng)目全過程的方方面面，是一個(gè)企業(yè)項(xiàng)目執(zhí)行層面的中堅(jiān)力量，掌握企業(yè)最核心的項(xiàng)目管理技能。項(xiàng)目經(jīng)理的智慧輸出，對(duì)企業(yè)員工知識(shí)的整體提升作用可謂相當(dāng)之大，應(yīng)予以充分重視。在一定情況下，項(xiàng)目經(jīng)理的項(xiàng)目總結(jié)，應(yīng)該作為獎(jiǎng)金發(fā)放的前提，企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理的總結(jié)可匯集成冊(cè)，內(nèi)部出版發(fā)行。也可以組織企業(yè)內(nèi)部交流會(huì)，以便項(xiàng)目經(jīng)理的經(jīng)驗(yàn)更快、更直接惠及普通員工。

4? 設(shè)計(jì)企業(yè)的組織管理

設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理形成再好的管理成功方法論，都會(huì)受到設(shè)計(jì)企業(yè)組織管理影響，組織是實(shí)現(xiàn)成功的項(xiàng)目管理的根本保證。

4.1? 加強(qiáng)價(jià)值觀引導(dǎo)

理念決定行動(dòng)，不同的理念就是不同的價(jià)值觀。企業(yè)中有積極上進(jìn)、敢于負(fù)責(zé)且愿意負(fù)起責(zé)任的員工，就會(huì)有逃避責(zé)任、害怕?lián)?zé)的員工。不同的價(jià)值觀造成的沖突無法調(diào)節(jié)，需要企業(yè)在文化上、在思想引導(dǎo)上、價(jià)值觀引導(dǎo)上多下功夫，做好企業(yè)的招聘管理。

4.2? 授予前線指戰(zhàn)員指揮的權(quán)利

責(zé)權(quán)不匹配是所有設(shè)計(jì)企業(yè)的通病。無論是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人還是專業(yè)負(fù)責(zé)人，都是臨時(shí)技術(shù)職務(wù)，只有技術(shù)權(quán)利。而不論是方案設(shè)計(jì)組組長(zhǎng)、施工圖組組長(zhǎng)往往也無真正的人事權(quán)利和獎(jiǎng)金分配權(quán)利。建議設(shè)計(jì)企業(yè)學(xué)習(xí)華為公司，每一年員工所在部門領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)所屬員工進(jìn)行評(píng)價(jià)，“A”“B”“C”三個(gè)等級(jí)，這個(gè)評(píng)價(jià)代表了一定的人事權(quán)利，而項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目的獎(jiǎng)金分配要有明確的權(quán)利。責(zé)權(quán)相匹配，才能形成有戰(zhàn)斗力的隊(duì)伍。

5? 結(jié)語

設(shè)計(jì)企業(yè)要謀定而動(dòng)，主動(dòng)適應(yīng)市場(chǎng)環(huán)境變化，通過調(diào)研基層情況，根據(jù)實(shí)際情況做好企業(yè)的組織管理和項(xiàng)目管理。而推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制，加強(qiáng)認(rèn)證的項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)，持證上崗，才能讓設(shè)計(jì)企業(yè)與業(yè)主方良性互動(dòng)，讓設(shè)計(jì)人員快樂而有成就感的工作進(jìn)??！

參考文獻(xiàn)：

[1] 汪小金.項(xiàng)目管理方法論[M].北京：人民出版社，2001.

[2] 項(xiàng)目管理協(xié)會(huì).項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南（PMBOK指南：第5版）[M].北京：電子工業(yè)出版社，2013.