信息管理在工程招標(biāo)代理工作中的應(yīng)用

肖鳳文

摘? ? 要：工程招標(biāo)代理在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中作為一種公開性的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)體系，已經(jīng)成為我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中重要部分之一，對(duì)促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著重要意義。要想實(shí)現(xiàn)工程招標(biāo)代理，應(yīng)從信息管理角度入手，做好信息收集、整合、分析、使用工作，給工程招標(biāo)代理工作開展提供數(shù)據(jù)參考。本篇文章首先對(duì)工程招標(biāo)代理現(xiàn)狀進(jìn)行闡述，從信息管理分類、工程信息管理兩個(gè)方面，對(duì)工程招標(biāo)代理中的信息管理要求進(jìn)行分析，根據(jù)分析結(jié)果，對(duì)信息管理在工程招標(biāo)代理工作中的應(yīng)用進(jìn)行深入探討，具體內(nèi)容如下。

關(guān)鍵詞：信息管理;工程招標(biāo)代理;應(yīng)用

1? 前言

招標(biāo)作為工程項(xiàng)目施工建設(shè)中重要內(nèi)容之一，為了保證招標(biāo)活動(dòng)順利進(jìn)行，需要及時(shí)收集招標(biāo)信息，并對(duì)各項(xiàng)信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，給企業(yè)決策制定提供數(shù)據(jù)參考，保證決策的合理性和規(guī)范性。通過招標(biāo)代理，能夠?qū)崿F(xiàn)招標(biāo)信息的科學(xué)管理，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)各項(xiàng)信息有一定了解，其中包含招投標(biāo)企業(yè)資歷信息、招投標(biāo)管理機(jī)構(gòu)信息、招標(biāo)企業(yè)信息等。只有對(duì)各項(xiàng)信息進(jìn)行采集，才能對(duì)招標(biāo)企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況有深入了解，及時(shí)關(guān)注招標(biāo)管理動(dòng)向，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)動(dòng)態(tài)管理。

2? 工程招標(biāo)代理現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟(jì)水平提高，城鎮(zhèn)化發(fā)展進(jìn)程加快，工程招標(biāo)代理企業(yè)也實(shí)現(xiàn)了穩(wěn)定發(fā)展。和之前比較，我國(guó)工程招標(biāo)代理企業(yè)數(shù)量增加，工程招標(biāo)代理體系逐漸完善，我國(guó)工程招標(biāo)代理開始朝著國(guó)際化方向發(fā)展。但是在實(shí)際中，工程招標(biāo)代理依然會(huì)面臨諸多問題，嚴(yán)重制約工程招標(biāo)代理行業(yè)更好發(fā)展。一方面，受到各種類型工程招標(biāo)代理體系的影響，在工程招標(biāo)代理過程中，部分工作流程較為繁瑣，消耗時(shí)間長(zhǎng)。在這種情況下，部分小規(guī)模工程項(xiàng)目，無(wú)法實(shí)現(xiàn)工程招標(biāo)代理普及和應(yīng)用[1]。另一方面，工程招標(biāo)代理行業(yè)進(jìn)入標(biāo)準(zhǔn)低，所以，各個(gè)工程招標(biāo)企業(yè)在技術(shù)水平、專業(yè)能力和資金規(guī)模上有所差距。此外，從業(yè)人員綜合水平參差不齊，不能給招標(biāo)代理活動(dòng)順利開展提供支持，需要相關(guān)部門高度重視。

3? 工程招標(biāo)代理中的信息管理要求

3.1? 信息管理分類

在工程招標(biāo)代理信息建設(shè)中，涉及的信息類型有兩種，一個(gè)是內(nèi)部信息，另一個(gè)是外部信息。其中，內(nèi)部信息主要受到項(xiàng)目自身因素影響，如工程實(shí)際情況、工程檢測(cè)報(bào)告、工程設(shè)計(jì)方案等。在代理以后，將會(huì)產(chǎn)生招標(biāo)公告、招標(biāo)審計(jì)文件等內(nèi)容，這些信息都能真實(shí)展現(xiàn)出工程招標(biāo)狀況。并且，內(nèi)部信息作為工程招標(biāo)代理企業(yè)開展招標(biāo)代理活動(dòng)的依據(jù)，能夠衡量出招標(biāo)代理工程質(zhì)量。在工程竣工中，通過收集各項(xiàng)信息，做好信息分類管理工作，能夠明確工程職責(zé)，檢查招標(biāo)代理文件是否真實(shí)。而外部信息也就是指國(guó)家頒布的各項(xiàng)法律機(jī)制、市場(chǎng)信息等。

3.2? 工程信息管理

信息管理也就是指，對(duì)信息組織優(yōu)化，讓決策人員可以結(jié)合收集的信息進(jìn)行精準(zhǔn)判斷，順利完成決策制定、工程管理等活動(dòng)。在工程招標(biāo)代理企業(yè)中，通過做好工程信息管理工作，能夠滿足咨詢服務(wù)要求。要想實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息管理，應(yīng)從各個(gè)環(huán)節(jié)入手，做好信息控制工作，對(duì)信息產(chǎn)生來源有一定了解，通過采取各種現(xiàn)代化管理方法，實(shí)現(xiàn)信息管理系統(tǒng)建設(shè)。工程招標(biāo)代理企業(yè)可以結(jié)合市場(chǎng)中已經(jīng)形成的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，建立與之相同的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、投標(biāo)方數(shù)據(jù)庫(kù)和專家審核數(shù)據(jù)庫(kù)等，對(duì)招標(biāo)管理信息進(jìn)行整合，不管是外部信息，還是內(nèi)部信息，都要進(jìn)行信息采集和分離，完善后續(xù)數(shù)據(jù)保存和使用工作[2]。

4? 信息管理在工程招標(biāo)代理工作中的應(yīng)用

4.1? 信息管理要求

在工程招標(biāo)代理過程中，涉及的重要工作內(nèi)容在于信息管理，信息管理質(zhì)量往往決定工程招標(biāo)代理工作效果。當(dāng)前，在工程招標(biāo)代理信息管理過程中，將其劃分為三個(gè)階段。首先，招標(biāo)策劃階段。根據(jù)標(biāo)的物各項(xiàng)內(nèi)容，如經(jīng)濟(jì)特點(diǎn)、施工進(jìn)度、管理要求等，對(duì)市場(chǎng)發(fā)展?fàn)顩r綜合分析，明確招標(biāo)項(xiàng)目綜合方向，在該方案中，包含大量核心要素，如施工范疇、現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境、施工技術(shù)、管理目標(biāo)等，這些都能給招標(biāo)項(xiàng)目順利進(jìn)行提供指導(dǎo)。其次，操作執(zhí)行階段。根據(jù)現(xiàn)有的法律要求和標(biāo)準(zhǔn)，把招標(biāo)項(xiàng)目整體規(guī)劃當(dāng)做核心，組織開展招標(biāo)活動(dòng)，涉及的工作內(nèi)容包括招標(biāo)文件編制、招標(biāo)公告發(fā)布、招標(biāo)文件發(fā)布、組織評(píng)標(biāo)等。最后，評(píng)價(jià)管理階段。在完成招標(biāo)工作以后，應(yīng)對(duì)招標(biāo)環(huán)節(jié)中存在的問題進(jìn)行綜合分析，或者總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在原有招標(biāo)管理要求的情況下進(jìn)行總結(jié)和完善，提升招標(biāo)代理工作水平。工程招標(biāo)代理企業(yè)在信息管理過程中，應(yīng)做好信息采集工作，建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)數(shù)據(jù)科學(xué)使用。工程招標(biāo)代理工作應(yīng)對(duì)各項(xiàng)信息綜合管理，需要和基本要求相迎合，也就是定期進(jìn)行工程招標(biāo)代理數(shù)據(jù)檢查，對(duì)招標(biāo)信息進(jìn)行篩選，按照數(shù)據(jù)分類要求進(jìn)行，如委托人、招標(biāo)人等[3]。通過加強(qiáng)工程招標(biāo)代理信息管理，給后續(xù)信息查找和使用提供便利，節(jié)約成本。

4.2? 招標(biāo)資料管理

對(duì)于工程招標(biāo)代理企業(yè)，應(yīng)做好檔案信息存檔工作。針對(duì)工程招標(biāo)代理過程中產(chǎn)生的問題，需要具體分析，根據(jù)招標(biāo)要求，選擇對(duì)應(yīng)檔案歸檔方法，其中包含部分歸檔和所有歸檔。在歸檔過程中，如果存在需要?dú)w檔，但是沒有提交的信息，應(yīng)及時(shí)催交。信息管理作為工程招標(biāo)代理重要內(nèi)容之一，其功能在于項(xiàng)目招標(biāo)規(guī)劃、信息發(fā)布、文件編輯、招標(biāo)答疑等。在信息管理過程中，通過采取全過程信息管理對(duì)策，實(shí)時(shí)查詢相關(guān)信息，根據(jù)信息類型進(jìn)行篩選，讓企業(yè)各個(gè)人員都能根據(jù)自己權(quán)限，實(shí)現(xiàn)信息采集和追蹤，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也能對(duì)工程招標(biāo)代理進(jìn)度情況有所了解。

4.3? 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)

當(dāng)前，我國(guó)大部分工程招標(biāo)代理企業(yè)在開展工程招標(biāo)代理工作時(shí)，都要結(jié)合工程項(xiàng)目具體情況，建立招標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)，但是在使用招標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，不能保證招標(biāo)信息使用的及時(shí)性，信息存在滯后性。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)逐漸加劇，工程招標(biāo)代理企業(yè)為了增強(qiáng)自身競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，應(yīng)做好數(shù)據(jù)分析和調(diào)查工作，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，建設(shè)迎合自身發(fā)展要求的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息采集和整合。并且，在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過程中，需要及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息分類，提高信息管理效果。通過建立業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息保存、傳遞和處理，給工程招標(biāo)代理工作開展提供數(shù)據(jù)支持，有效提升工程招標(biāo)代理工作水平。

4.4? 業(yè)務(wù)輔助系統(tǒng)

工程招標(biāo)代理信息管理中，涉及的信息管理系統(tǒng)有兩個(gè)，一個(gè)是主要系統(tǒng)，另一個(gè)是輔助系統(tǒng)。其中，輔助系統(tǒng)在其中發(fā)揮重要作用。在輔助系統(tǒng)中，由于其已經(jīng)具備招標(biāo)范文，能夠自動(dòng)形成招標(biāo)文件，得到了工程招標(biāo)代理企業(yè)的廣泛使用。與此同時(shí)，輔助系統(tǒng)還具有數(shù)據(jù)查詢、招標(biāo)評(píng)標(biāo)報(bào)表形成等功能[4]。業(yè)務(wù)輔助系統(tǒng)能夠?qū)φ袠?biāo)文件信息進(jìn)行審核，給招標(biāo)活動(dòng)開展提供良好環(huán)境，保證招標(biāo)信息的真實(shí)性和精準(zhǔn)性。業(yè)務(wù)輔助系統(tǒng)在工程招標(biāo)代理中具有顯著使用價(jià)值，相信在不久將來，其將會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)橹饕到y(tǒng)。

5? 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著工程招標(biāo)代理行業(yè)快速發(fā)展，在我國(guó)建筑行業(yè)規(guī)范化水平逐漸提高的環(huán)境下，給工程招標(biāo)代理企業(yè)發(fā)展提出了考驗(yàn)。為了增強(qiáng)工程招標(biāo)代理企業(yè)綜合實(shí)力，應(yīng)做好信息管理工作，及時(shí)找出工程招標(biāo)代理中出現(xiàn)的問題，并提出處理對(duì)策，引導(dǎo)工程招標(biāo)代理工作順利進(jìn)行，促進(jìn)工程行業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

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