做好重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的策略分析

孫艷春

【摘? 要】檔案管理工作是工程建設(shè)項(xiàng)目開展過程中的一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容，不僅能夠確保工程建設(shè)項(xiàng)目有資料可尋，同時(shí)也為后續(xù)的工程驗(yàn)收奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，其檔案管理工作的效率直接影響著工程建設(shè)項(xiàng)目的整體運(yùn)行。因此，論文探討了提高重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作效率的策略應(yīng)用，以期提高工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作水平。

【Abstract】Archives management work is a key content in the development process of construction projecs， which cannot only ensure that the information of construction projects can be found， but also lay a solid foundation for the subsequent project acceptance. The efficiency of archives management work directly affects the overall operation of construction projecs. Therefore， this paper discusses the application of strategy to improve the efficiency of archives management work of key construction projects， so as to improve the level of archives management work of construction projects.

【關(guān)鍵詞】重點(diǎn)工程建設(shè);項(xiàng)目管理;策略

【Keywords】key project construction; project management; strategy

【中圖分類號(hào)】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）03-0037-02

1 引言

檔案管理工作是工程建設(shè)項(xiàng)目開展的重要工作之一。檔案管理工作涵蓋了工程建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)階段工作開展情況，檔案工作的及時(shí)介入，了解項(xiàng)目的節(jié)點(diǎn)，通過檔案資料的收集、分類、整理、歸檔與管理，能夠及時(shí)查找工程建設(shè)項(xiàng)目開展過程中的重要步驟和資料。在工程建設(shè)項(xiàng)目開展過程中，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，不斷提高檔案工作效率，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效性，為項(xiàng)目的完成及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用檔案文件，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目順利開展有著重要的作用。因此，在當(dāng)前，對(duì)做好工程項(xiàng)目檔案管理工作提出相關(guān)建議，以供參考。

2 重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作存在的問題

隨著我國(guó)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量逐漸增多，通過開展檔案管理工作能夠確保工程項(xiàng)目的順利完工。因此，檔案管理工作對(duì)于重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目開展有著十分重要的作用。但目前，重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中仍存在著一定問題。

首先，項(xiàng)目周期長(zhǎng)，檔案收集難度大。在工程建設(shè)項(xiàng)目開展過程中，施工單位并沒有重視檔案管理工作的重要性，同時(shí)也并未設(shè)立相關(guān)的檔案管理部門，這就導(dǎo)致在檔案管理的工作中出現(xiàn)了歸檔不及時(shí)、記錄不真實(shí)等嚴(yán)重問題，這些問題導(dǎo)致工程建設(shè)項(xiàng)目在開展過程中無資料可尋，嚴(yán)重影響了工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度。此外，有些施工單位僅注重片面的經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)于項(xiàng)目所需的資料并未進(jìn)行存檔，也并未對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)階段的具體資料進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致一些有價(jià)值的文件無法應(yīng)用在重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目中。

其次，項(xiàng)目檔案設(shè)計(jì)專業(yè)多，涵蓋內(nèi)容廣。檔案管理工作部門的相關(guān)人員并未具備專業(yè)技術(shù)，對(duì)檔案管理工作不重視，極大地影響了檔案工作的專業(yè)性，導(dǎo)致檔案管理工作開展具有不穩(wěn)定性。此外，施工單位不重視檔案管理人員的技能水平，導(dǎo)致管理人員業(yè)務(wù)能力較差，對(duì)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目存在著一定影響[1]。

最后，項(xiàng)目建設(shè)審批部門多，參與建設(shè)、形成檔案的相關(guān)部門、單位多，施工單位在檔案管理工作開展的過程中，其資金和人員投入不充足，檔案管理工作進(jìn)行極為放松，大部分管理工作人員的工作意識(shí)以及工作主動(dòng)性相對(duì)較差，導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范。此外，由于多數(shù)檔案管理人員為兼職人員，并非正式職員，非專業(yè)人士存在著較大的流動(dòng)性，在檔案交接過程中可能出現(xiàn)工作交接或銜接不連貫的情況，容易對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)生影響。

3 做好重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的策略

3.1 明確組織與領(lǐng)導(dǎo)體系

在重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作開展過程中，明確組織與領(lǐng)導(dǎo)體系十分關(guān)鍵。通過明確建立組織與領(lǐng)導(dǎo)體系，不僅能夠建立工程項(xiàng)目各個(gè)階段多樣化的工作體系，同時(shí)能夠在組織與領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下實(shí)現(xiàn)對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的宣傳與推廣。建立健全明確組織領(lǐng)導(dǎo)體系，實(shí)現(xiàn)有計(jì)劃、有組織地開展檔案管理工作，不斷提高檔案管理自身專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作知識(shí)的學(xué)習(xí)，遵從組織與領(lǐng)導(dǎo)提出工作建設(shè)要求與重點(diǎn)，確保重點(diǎn)工程縣建設(shè)項(xiàng)目開展的意義與必要性。明確組織領(lǐng)導(dǎo)體系，也能更好地加強(qiáng)落實(shí)相關(guān)具體政策，積極推進(jìn)各個(gè)階段檔案管理人員的協(xié)調(diào)與配合，加強(qiáng)管理人員對(duì)于工作的重視程度，避免出現(xiàn)馬虎的行為而極大影響了重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目的開展，確保工程建設(shè)項(xiàng)目開展組織化、領(lǐng)導(dǎo)話、多元化和標(biāo)準(zhǔn)化。在組織與領(lǐng)導(dǎo)的配合下，抓住重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，將不同階段的檔案管理工作落實(shí)到個(gè)人，實(shí)現(xiàn)不同階段的檔案管理工作分工，確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)階段具備完整的檔案資料，確保檔案管理工作的系統(tǒng)化[2]。

3.2 保證重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的完整度

各個(gè)階段的檔案管理工作能夠?yàn)楹罄m(xù)重點(diǎn)工程的竣工、驗(yàn)收及使用維修等提供具體的資料檔案基礎(chǔ)，節(jié)省了后續(xù)工作開展時(shí)間，確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目的完整性。因此，相關(guān)部門若想確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理工作的完整度，首先需要檔案管理部門對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目各個(gè)階段予以檔案的記錄、歸檔、整理與完善。其次，管理工作人員需明確自身的分工與義務(wù)，確保檔案在歸檔過程中不錯(cuò)漏、不遺漏，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，確保檔案管理工作系統(tǒng)化與標(biāo)準(zhǔn)化。重點(diǎn)工程項(xiàng)目的檔案管理必須在工程完工后進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔整理，并移送相關(guān)的檔案管理部門，以確保檔案管理的完整性。隨著我國(guó)重點(diǎn)工程項(xiàng)目數(shù)量的不斷增多，檔案管理的開展，縮短了對(duì)于工程內(nèi)容了解的時(shí)間，能夠及時(shí)、重點(diǎn)把握工程項(xiàng)目開展的具體情況。此時(shí)，施工單位應(yīng)主動(dòng)與各方進(jìn)行溝通與交流，確保信息的及時(shí)性與共享性，確保檔案管理工作能夠滿足重點(diǎn)工程項(xiàng)目的需求。最后，在簽訂檔案管理?xiàng)l例時(shí)，需要在條例中明確各方的責(zé)任與義務(wù)以及檔案管理工作的規(guī)則及標(biāo)準(zhǔn)，如明確歸檔的內(nèi)容、時(shí)間等。檔案管理工作需要定期由專人進(jìn)行檢查、核查及監(jiān)督，對(duì)檔案管理工作存在的錯(cuò)漏予以糾正。檔案管理部門需要定期開展檔案管理工作相關(guān)會(huì)議，明確檔案管理工作進(jìn)度及完成情況，確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)順利進(jìn)行。

3.3 重視對(duì)檔案管理工作的指導(dǎo)和提升

加強(qiáng)檔案管理人員的技能與工作能力是當(dāng)前檔案管理工作開展的重點(diǎn)，在組織領(lǐng)導(dǎo)下，各方應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員的相關(guān)技能進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員的技能與自身素養(yǎng)。通過大力地提升檔案管理人員的工作效率，確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目順利完工，同時(shí)確保各方快速了解當(dāng)前項(xiàng)目的進(jìn)展情況。此外，檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)當(dāng)前檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和提升，加強(qiáng)與單位檔案管理人員以及施工負(fù)責(zé)人員的交流與溝通，結(jié)合當(dāng)前重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目開展情況對(duì)檔案管理工作予以適當(dāng)調(diào)整。此外，實(shí)地結(jié)合工程建設(shè)項(xiàng)目對(duì)當(dāng)前的檔案內(nèi)容進(jìn)行完善，確保檔案內(nèi)容與重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目能夠有效結(jié)合[3]。

3.4 建立健全重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系

在這個(gè)信息化的時(shí)代，要不斷推進(jìn)檔案的電子化進(jìn)程，使得檔案管理工作跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，并走在時(shí)代的前端。因此，檔案管理部門可以在檔案管理工作中融入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各方及時(shí)掌握重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度。通過在平臺(tái)上傳相應(yīng)的檔案內(nèi)容，能夠及時(shí)與重點(diǎn)工程項(xiàng)目的專業(yè)人員進(jìn)行對(duì)接，便于各方對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，為重點(diǎn)工程項(xiàng)目的后續(xù)的驗(yàn)收、使用和維修奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。此外，加快實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資源共享的步伐，根據(jù)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的需要建立健全重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)，將重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類、整理并歸檔，通過檔案管理系統(tǒng)的建立逐漸實(shí)現(xiàn)信息資源共享這一目標(biāo)，從而使重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息一體化和安全化，從而極大限度地提高重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作水平。

4 結(jié)語

我國(guó)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量不斷增多，其有效檔案管理工作不僅能夠提高項(xiàng)目開展整體效率，同時(shí)也能夠?yàn)楹罄m(xù)的驗(yàn)收以及使用等工作予以便利。因此，在檔案管理工作開展的過程中，需要不斷提高歸檔、收集、存檔的效率，同時(shí)需要確保檔案管理人員有專業(yè)技術(shù)與工作能力，這樣才能確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目順利完工。

【參考文獻(xiàn)】

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【3】王雪.如何做好新形勢(shì)下重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作[J].陜西檔案，2017（4）：51-52.