淺析國家科技重大專項檔案管理

顧繼紅

摘 要以蛟龍?zhí)栞d人潛水器的研制項目為例，從科技重大專項檔案管理原則、管理職責(zé)、全過程跟蹤管理及檔案利用等方面進行闡述，為以后更好地做好科技重大專項檔案材料的收集、整理、歸檔和利用等檔案管理工作，保證科技重大專項順利驗收提供借鑒。

關(guān)鍵詞科技重大專項 蛟龍?zhí)栞d人潛水器 檔案管理

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，國家實力的不斷增強，中央政府、地方政府、各類企業(yè)對科研項目的研發(fā)經(jīng)費投入不斷增加，我國現(xiàn)已成為全球第二大研發(fā)大國。各類研發(fā)項目在立項、審批、設(shè)計、實施、試運行以及驗收等各階段產(chǎn)生的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等各種載體的文件材料，是經(jīng)過鑒定整理的具有保存和參考利用價值的科研活動真實記錄，是各類研發(fā)項目的重要組成部分，是重要的科技資源和知識資產(chǎn)，是國家的寶貴財富，也是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)和軟實力的集中體現(xiàn)，所以無論是記載研制（究）過程的檔案，還是展示科研成果最終形成的檔案，其重要程度是不分彼此、同等重要的。毫無疑問，真實、規(guī)范、準(zhǔn)確、完整地管理好各類項目研發(fā)過程中產(chǎn)生的大量科研項目檔案，是項目承研承制單位檔案部門的職責(zé)和使命。

本文以蛟龍?zhí)栞d人潛水器的研制項目為例，從專項檔案管理原則、管理職責(zé)、全過程跟蹤管理及檔案利用等方面進行闡述，為以后更好地做好科技重大專項檔案材料的收集、整理、歸檔和利用等檔案管理工作，保證科技重大專項順利驗收提供借鑒。

一、項目簡介

蛟龍?zhí)栞d人潛水器研制項目是我國十五863計劃重大專項，立項時為新中國成立以來工作深度最大的載人潛水器研制重大科技項目。項目規(guī)劃論證從1992年開始，經(jīng)過十年反復(fù)申報論證后，科技部于2002年6月下達(dá)了“關(guān)于十五863計劃重大專項7000米載人潛水器（即蛟龍?zhí)栞d人潛水器）啟動的批復(fù)”，標(biāo)志著項目的正式啟動。在2009—2011年，科技部相繼下達(dá)了蛟龍?zhí)?000米海試、關(guān)鍵技術(shù)改進及3000米海試、技術(shù)改進及5000—7000米級海試項目。2012年6月，蛟龍?zhí)杽?chuàng)造7062米我國載人深潛紀(jì)錄，通過現(xiàn)場總體專家組的海試驗收。2013年4月，項目通過863計劃海洋技術(shù)領(lǐng)域辦公室組織的驗收，至此，蛟龍?zhí)栞d人潛水器研制項目正式圓滿收官。蛟龍?zhí)栞d人潛水器的研制成功來之不易，從立項到項目通過結(jié)題驗收，歷經(jīng)二十余年的跨度。蛟龍?zhí)栞d人潛水器的研制成功實現(xiàn)了我國深海載人裝備技術(shù)由跟跑、并跑向領(lǐng)跑的重大跨越，是我國深海技術(shù)發(fā)展的里程碑。它的研制成功極大地推動了我國深海勇士號載人潛水器、萬米載人潛水器和無人潛水器等“深海關(guān)鍵技術(shù)與裝備”重點專項的立項，顯著促進了我國載人潛水器譜系化的建設(shè)。

二、檔案管理原則

由于蛟龍?zhí)枌ｍ検且粋€復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包含潛水器本體、母船及水面支持系統(tǒng)、潛航員培訓(xùn)、應(yīng)用體系等四個方面，所以無法只單靠一家單位就完成全部的研發(fā)任務(wù)，承研承制單位眾多。為了切實提高專項檔案歸檔質(zhì)量，做好技術(shù)儲備，確保有效利用，蛟龍?zhí)枌ｍ棸凑战y(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、崗位責(zé)任制、“四同步”的原則進行檔案管理[1]44。

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，就是根據(jù)專項研究及項目管理的需要，由專項組織實施管理單位把檔案管理工作納入專項整體工作之中，負(fù)責(zé)對專項檔案管理工作進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)監(jiān)督。

分級管理，就是在專項組織實施管理單位及專項行政指揮師系統(tǒng)和設(shè)計師系統(tǒng)的統(tǒng)一指導(dǎo)下，由專項技術(shù)負(fù)責(zé)單位牽頭組織設(shè)立總師組辦公室，總師組辦公室負(fù)責(zé)組織各承研承制單位開展項目檔案工作，保證總體和各級配套研制單位重視并規(guī)范專項檔案管理工作。

崗位責(zé)任制管理原則，就是在成立項目行政指揮線與技術(shù)指揮線的同時，項目、課題和子課題承擔(dān)單位建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確專項檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制，切實加強領(lǐng)導(dǎo)的重視和管理力度。

“四同步”管理原則，就是必須把檔案工作納入專項工作計劃中，進行頂層設(shè)計、體系化策劃，項目管理與檔案管理同步實施，即“下達(dá)項目計劃任務(wù)”與“提出項目文件材料歸檔”同步、“檢查項目計劃進度”與“檢查項目文件材料積累”同步、“驗收項目成果”與“驗收項目文件材料歸檔”同步、“項目總結(jié)”與“歸檔項目文件材料交接”同步，以確保檔案系統(tǒng)完整、真實規(guī)范、保管安全、利用方便，充分發(fā)揮基礎(chǔ)保障作用。

三、強化檔案管理職責(zé)

只有強化專項檔案管理網(wǎng)絡(luò)中各級檔案管理人員的責(zé)任，讓管理人員、項目人員、檔案人員各司其職，才能切實做好專項檔案管理工作，保證專項科研檔案材料的系統(tǒng)、安全和便于提供利用[2]26。

1.專項組織實施管理單位對專項檔案管理工作進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)監(jiān)督，按照相關(guān)規(guī)章制度，負(fù)責(zé)組織實施專項檔案收集整理、監(jiān)督檢查及總體驗收工作。

2.總體單位和各級承研承制單位接受專項組織實施管理單位及行政指揮系統(tǒng)的檢查監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，符合總師組辦公室對檔案工作實行的管理要求，負(fù)責(zé)本單位承研承制任務(wù)相關(guān)檔案的歸檔與管理。明確各級承研承制單位項目負(fù)責(zé)人是專項檔案形成歸檔工作的第一責(zé)任人，對歸檔文件材料的真實性、完整性、規(guī)范性和有效性負(fù)責(zé)[1]44。

3.總體單位設(shè)置專項檔案管理人員，專項檔案管理人員從源頭介入項目研制（究）過程，依托具體科研任務(wù)，全面掌握研制（究）全過程文件材料形成、積累、整理、移交等情況，特別是在設(shè)計轉(zhuǎn)階段評審、加工建造、總裝聯(lián)調(diào)、子課題驗收、海試、結(jié)題等重大進度節(jié)點時，主動開展工作，及時為科研人員提供現(xiàn)場指導(dǎo)與服務(wù)，加強對檔案形成、積累、收集、鑒定、歸檔全過程控制[3]101。

四、全過程跟蹤管理

1.立項批復(fù)。根據(jù)“四同步”檔案管理工作原則，在蛟龍?zhí)枌ｍ椀玫搅㈨椗鷱?fù)之初，為實現(xiàn)專項檔案工作有序開展，總師組辦公室建立了較完善的檔案管理規(guī)章制度和工作流程體系，尤其是建立了一套詳細(xì)的檔案歸檔制度，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求各個子課題承擔(dān)單位，具體包含歸檔責(zé)任、歸檔范圍、保管期限、整理規(guī)范、分類方法、歸檔時間等檔案歸檔要求，以確保檔案的規(guī)范化管理[2]26。

2.專項實施過程。在蛟龍?zhí)枌ｍ棇嵤┻^程中，為了有效控制檔案收集整理的質(zhì)量，專項檔案員積極參與到項目工作中，了解和掌握專項各課題進展情況，跟蹤檢查各課題實施過程中文件材料形成、收集情況，注重檢查文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、真實性和有效性，做到“事前知曉”和“事中監(jiān)控”[4]131。尤其到了設(shè)計轉(zhuǎn)階段評審、加工建造、總裝聯(lián)調(diào)等重大節(jié)點時，及時按要求收集整理好這一節(jié)點的技術(shù)文件資料。專項通過重大節(jié)點評審后，專項檔案員督促承研承制單位按照評審意見完成相關(guān)圖樣和技術(shù)文件的修改完善和補充整理。為確保歸檔質(zhì)量，專項檔案員采取重大節(jié)點分階段歸檔方式，一個重大節(jié)點結(jié)束后便及時向單位的檔案館辦理歸檔手續(xù)，讓檔案館專職人員盡早發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的問題，如復(fù)印件需加蓋公章，評審前后的文件材料一起歸檔，光盤、硬盤等非紙質(zhì)載體歸檔等問題，通過及時通知、指導(dǎo)課題負(fù)責(zé)人修改、補充與完善，使研制過程形成的圖樣、文件資料始終受控，保證檔案材料的連貫與有機聯(lián)系。

3.蛟龍?zhí)枌ｍ椊Y(jié)題驗收、成果鑒定。結(jié)題驗收前，專項檔案員基本完成了專項全過程文件資料的收集、整理和歸檔工作，重點收集了驗收申請、驗收報告和驗收意見等材料，并及時與檔案館專職人員開展整個專項檔案的內(nèi)部檢查和驗收工作，查缺補漏，為專項的結(jié)題驗收做好準(zhǔn)備。

科技成果鑒定是為了正確評判科技成果的質(zhì)量和水平，促進科技成果的完善和科技水平的提高，加速科技成果推廣應(yīng)用。為此，蛟龍?zhí)枌ｍ椊Y(jié)題驗收后，在申請成果鑒定前，專項檔案員協(xié)助檔案館專職人員完成了整個檔案的分類、整理、組卷、案卷排列，并重點查看專項結(jié)題驗收意見提出的相關(guān)檔案整改落實情況[4]131。在最終完成立卷整理階段，專項檔案員發(fā)揮了熟悉項目情況的獨特優(yōu)勢，確保專項檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效。

五、檔案利用

蛟龍?zhí)栞d人潛水器總體技術(shù)水平和關(guān)鍵指標(biāo)達(dá)到國際領(lǐng)先水平，技術(shù)創(chuàng)新特別突出，對我國深海裝備行業(yè)科技進步推動作用特別明顯。蛟龍?zhí)枌崿F(xiàn)了中華民族“可下五洋捉鱉”的宏偉夢想，取得了特別顯著的社會效益。蛟龍?zhí)柕难兄埔矠樯詈Ｓ率刻栞d人潛水器、全海深載人潛水器的立項與研發(fā)奠定了堅實的技術(shù)基礎(chǔ)。因此，蛟龍?zhí)枌ｍ棛n案具有重要的作用與社會價值。

在蛟龍?zhí)枌ｍ棛n案的利用過程中，既要保證專項檔案在借閱過程中的知識產(chǎn)權(quán)保密與安全，也要為后續(xù)的載人潛水器譜系化研發(fā)提供好利用服務(wù)，體現(xiàn)出專項檔案的價值。為系統(tǒng)、全面地提供檔案信息，專項總體單位檔案館專職人員開展了相關(guān)編研工作，編寫了《蛟龍?zhí)栄兄婆c試驗研究匯總與分析》，為后續(xù)載人潛水器的研發(fā)提供了查考與實際借鑒。此外，通過學(xué)習(xí)、查閱蛟龍?zhí)柕脑O(shè)計文件，提高了深海勇士號載人潛水器、全海深載人潛水器實施方案論證的快速性和有效性;通過借鑒與參考技術(shù)文件，為深海勇士號載人潛水器、全海深載人潛水器的總體設(shè)計拓展了思路，在具體設(shè)計中也吸收了部分設(shè)計思想。又如，通過查閱蛟龍?zhí)柡Ｔ囍谐霈F(xiàn)的各類故障排查糾正記錄，進一步優(yōu)化了深海勇士號載人潛水器、全海深載人潛水器的設(shè)計方案。對于加入載人深潛研發(fā)團隊的新人而言，則通過學(xué)習(xí)和了解前人的研發(fā)成果，啟發(fā)了自己的設(shè)計思路，使自己的工作少走彎路。

六、小結(jié)

蛟龍?zhí)枌ｍ椧延?013年4月通過結(jié)題驗收。在蛟龍?zhí)枌ｍ棛n案整個形成過程中，我們注意到蛟龍?zhí)枌ｍ椧?guī)劃論證、申報立項歷經(jīng)十年，檔案人員在這一階段介入得不夠，積累的檔案相對薄弱，也注意到對于涉及專利、成果等具有知識產(chǎn)權(quán)保護要求的科技檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法規(guī)和知識產(chǎn)權(quán)保護要求進行管理和提供利用。

目前，國家各層面批復(fù)的重大專項、重點專項項目都具有跨領(lǐng)域、跨地域、涉及面廣、參研單位多、歷時久等特點，若沒有很好的前端策劃控制，完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、有效的過程檔案積累和管理，僅僅以驗收或鑒定這一重要節(jié)點形成的文件材料作為“成果”，對研發(fā)人員、企業(yè)、國家而言都意味著重大損失。所以建立完善高效的規(guī)章制度和工作流程體系，是實現(xiàn)重大專項、重點專項檔案工作有序開展的保障。在國家管理層面，國家科技部已于2017年11月印發(fā)了《國家科技重大專項（民口）檔案管理規(guī)定》，對專項檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)及職責(zé)有了明確的要求，增加了由專業(yè)機構(gòu)具體落實專項檔案管理工作的規(guī)定，更進一步加強了重大專項檔案的管理。

同時，重大專項、重點專項檔案形成、積累、管理和利用，既離不開檔案工作人員，也必須依靠項目技術(shù)人員，檔案工作人員不僅要做好檔案管理規(guī)章制度的宣傳，增強項目技術(shù)人員檔案意識，加強檔案基本知識的培訓(xùn)力度，自身更要立足使命，切實履職，發(fā)揮出應(yīng)有的作用。