流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問(wèn)題及優(yōu)化

摘 要：伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)生活質(zhì)量的要求不斷提高，再加上地區(qū)之間的經(jīng)濟(jì)發(fā)展并不均衡，因此各個(gè)地區(qū)之間的人力資源的流動(dòng)十分頻繁。因此當(dāng)?shù)氐牧鲃?dòng)人員的人事檔案管理工作面連著巨大的挑戰(zhàn)，隨著外來(lái)人數(shù)的逐漸增多，流動(dòng)人員人事檔案管理也暴露出越來(lái)越多的問(wèn)題，因此對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案系統(tǒng)的優(yōu)化也就不得不提上日程。本文就流動(dòng)人員人事檔案管理產(chǎn)生的各種問(wèn)題進(jìn)行分析，并且針對(duì)性的提出優(yōu)化方案。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人 人事檔案管理 問(wèn)題 優(yōu)化方案

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）05-00-01

流動(dòng)人員人事檔案管理針對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)，是社會(huì)經(jīng)歷、所學(xué)技能以及獲得的榮譽(yù)等相關(guān)信息的記錄匯總，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，則是用來(lái)衡量其能力能否勝任所需職位的重要依據(jù)，對(duì)于社會(huì)來(lái)說(shuō)，它是保障我國(guó)居民的有效的法律依據(jù)。因此該信息的管理可以稱的上是重中之重，但是隨著外來(lái)務(wù)工人員的逐漸增多，人事檔案管理面臨的問(wèn)題也越來(lái)越多，為了保障流動(dòng)人口以及各個(gè)企業(yè)和部門的利益。同時(shí)也為了為貫徹落實(shí)“互聯(lián)網(wǎng)+人社”2020行動(dòng)計(jì)劃，逐步完善流動(dòng)人員人事檔案建設(shè)，努力適應(yīng)變換萬(wàn)千的市場(chǎng)要求，我省采取了各式各樣的方法對(duì)現(xiàn)有情況做出改進(jìn)，如檔案聯(lián)網(wǎng)交換平臺(tái)、流動(dòng)人員人事檔案管理一體化服務(wù)平臺(tái)等，本文就現(xiàn)在我省所處的形勢(shì)研究期暴露的問(wèn)題以及對(duì)相關(guān)問(wèn)題提出優(yōu)化方案。

一、流動(dòng)人員人事檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

1.人事檔案意識(shí)的缺乏

很多流動(dòng)人員沒(méi)有意識(shí)到人事檔案的重要性，在工作時(shí)，認(rèn)為并不需要進(jìn)行人事檔案的調(diào)動(dòng)，僅僅需要進(jìn)行普通的調(diào)動(dòng)或者公司的調(diào)動(dòng)即可，認(rèn)為人事檔案對(duì)自己并沒(méi)有影響，甚至可有可無(wú)的，甚至有的工作單位由于不想放走有關(guān)的人才，對(duì)其人事檔案進(jìn)行扣留。因此上述的多種原因，很多人人事檔案意識(shí)淡薄，導(dǎo)致了棄檔的現(xiàn)象頻頻發(fā)生，人力資源服務(wù)中心的檔案往往沒(méi)有人進(jìn)行認(rèn)領(lǐng)，為人事檔案的管理增添了許多的阻礙。

2.流動(dòng)人員培養(yǎng)困難

由于流動(dòng)人員的不確定性，工作時(shí)間以及工作的地點(diǎn)都不能完全的確認(rèn)，在某些單位進(jìn)行工作之前，需要進(jìn)行一定的培訓(xùn)以及學(xué)習(xí)，掌握一定的技能知識(shí)，才可以完全的適應(yīng)工作崗位，堅(jiān)守自己的職責(zé)，但是由于流動(dòng)人員的不穩(wěn)定，當(dāng)進(jìn)行其培訓(xùn)時(shí)，不確定因素太多，若在培訓(xùn)時(shí)甚至培訓(xùn)后離職，則會(huì)造成一定的錢財(cái)和時(shí)間上的浪費(fèi)，而且對(duì)于很多單位來(lái)說(shuō)不僅僅是資源上的浪費(fèi)，更是造成了人才的缺口，因此對(duì)于流動(dòng)人員的培養(yǎng)的困難也是流動(dòng)人員人事檔案管理所需要面臨的難題。

3.流動(dòng)人員的用管困難

在我省建立了流動(dòng)人員人事檔案管理一體化服務(wù)平臺(tái)為人力資源服務(wù)中心進(jìn)行服務(wù)，大大地便利了工作人員的統(tǒng)計(jì)，也提高了辦事效率，但是從流動(dòng)人員的人事檔案中查看，內(nèi)容往往局限于獲得的榮譽(yù)以及社會(huì)經(jīng)歷等等，比較重要的內(nèi)容并沒(méi)有得到相應(yīng)的體現(xiàn)，比如之前工作的履歷，或者是政治類的審查資料，根據(jù)相應(yīng)的人事檔案，很多單位并不能根據(jù)人事檔案體提供的內(nèi)容，找到自己想要了解的有關(guān)信息，就出現(xiàn)了人事檔案的內(nèi)容，與實(shí)際需求并不相符的情況，不僅僅不利于人力資源的流動(dòng)，也不利于相關(guān)單位的人才招聘。

二、優(yōu)化措施

1.培養(yǎng)人事檔案意識(shí)

培養(yǎng)人事檔案意識(shí)可以先從大學(xué)生入手，在高校進(jìn)行有關(guān)人事檔案方面的培訓(xùn)，由于大學(xué)生剛剛步入社會(huì)，很多事情并不了解，因此在其即將走出校園的時(shí)候，通過(guò)多種方式向其進(jìn)行宣傳，可以通過(guò)針對(duì)性的事例，加強(qiáng)與企業(yè)之間的聯(lián)系，開(kāi)展相關(guān)的講座，讓他們明白人事檔案的重要性，以及如何填寫(xiě)等問(wèn)題，從而在源頭避免棄檔現(xiàn)象的頻繁發(fā)生。對(duì)于某些企業(yè)或者單位開(kāi)說(shuō)，做出詳細(xì)的規(guī)定，在一定的時(shí)間內(nèi)不允許扣留人事檔案，并且對(duì)于扣留檔案造成流動(dòng)人員的損失時(shí)，要進(jìn)行相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)上的賠償。來(lái)保證流動(dòng)人員的合法權(quán)益，完善人事檔案管理的體系。

2.劃分類型進(jìn)行培訓(xùn)

由于檔案管理服務(wù)平臺(tái)的確立，大大加快了人事檔案全程監(jiān)控、檔案調(diào)動(dòng)的速度，在此信息支持的基礎(chǔ)上，對(duì)流動(dòng)人員進(jìn)行更為細(xì)致的統(tǒng)計(jì)，再進(jìn)行人事檔案的記錄時(shí)，可對(duì)流動(dòng)人員是否參與單位培訓(xùn)，參加了何種培訓(xùn)，在培訓(xùn)之后技能得到了哪種提升，現(xiàn)擁有能力可以勝任哪些方面的工作等進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)，對(duì)于已經(jīng)受到培訓(xùn)的流動(dòng)人員在進(jìn)行相似的新工作時(shí)，可以不參與培訓(xùn)或者簡(jiǎn)單培訓(xùn)，以此減少單位資金的浪費(fèi)，而對(duì)于培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)完全空白的流動(dòng)人員來(lái)說(shuō)，可以在培訓(xùn)時(shí)繳納部分費(fèi)用，后續(xù)工作一定時(shí)間后返還，確保了部分單位人才不流失，減少損失。還可以對(duì)流動(dòng)人員采取相應(yīng)的誠(chéng)信體系，不僅僅對(duì)于流動(dòng)人員的日常生活進(jìn)行相應(yīng)的考量，再結(jié)合工作中的實(shí)際表現(xiàn)綜合評(píng)定，對(duì)于誠(chéng)信體系較好的流動(dòng)人員來(lái)說(shuō)培養(yǎng)政策可以相應(yīng)放寬。針對(duì)企業(yè)和單位，獲得的信息可以更加客觀準(zhǔn)確，可以更好的了解所應(yīng)聘的員工的情況。

3.用管制度再完善

針對(duì)出現(xiàn)的種種問(wèn)題，可以先對(duì)有關(guān)企業(yè)以及單位進(jìn)行所需信息的統(tǒng)計(jì)，再去完善流動(dòng)人員人事檔案中有關(guān)于績(jī)效方面的內(nèi)容，包括之前離職的原因，之前在職的具體表現(xiàn)，以及之前同事以及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其的詳細(xì)評(píng)價(jià)等，這些信息會(huì)讓某些企業(yè)以及單位更好的了解員工是否可以創(chuàng)造更大的價(jià)值。做到人事信息的完善時(shí)，還要與用人單位進(jìn)行密切的溝通，實(shí)時(shí)了解所需要求的變化，同時(shí)協(xié)調(diào)人力資源不斷變化的趨勢(shì)。

三、結(jié)論

在我省采取流動(dòng)人員人事檔案管理一體化服務(wù)平臺(tái)后，全省各級(jí)公共人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)均實(shí)現(xiàn)全流程使用“檔案管理服務(wù)平臺(tái)”辦理流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)入、入庫(kù)、借閱、轉(zhuǎn)出等相關(guān)檔案管理與服務(wù)業(yè)務(wù)，全省已完成檔案信息采集入庫(kù)65萬(wàn)余份，占總量的五分之二，檔案數(shù)字化工作也在推進(jìn)中。在信息發(fā)展更便捷的基礎(chǔ)上，仍然存在著某些不可忽視的問(wèn)題，人事檔案管理隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繼續(xù)發(fā)展，人口的高速流動(dòng)等因素的不斷增多會(huì)變得更加復(fù)雜，這就要求我們不斷完善人事檔案管理，跟緊時(shí)代的腳步，結(jié)合不斷改變的市場(chǎng)規(guī)律，健全管理制度，為我省的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：周春蘭（1969.12—），女，漢族，湖南永州人，湖南株洲工學(xué)院人力資源管理專業(yè)，衡陽(yáng)市雁峰區(qū)人力資源服務(wù)中心主任，研究方向：檔案管理、人才管理。