淺談縣級檔案館檔案征集工作的優(yōu)化對策

邵永革

摘 要：檔案資料是檔案館存在的基礎(chǔ)，檔案征集工作作為檔案接收工作的有效補(bǔ)充形式，為檔案館豐富館藏和改善館藏結(jié)構(gòu)起到了重要的作用。近年來，一些地區(qū)的檔案征集工作取得了明顯的效果，檔案館藏?cái)?shù)量不斷增加，館藏結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化。但是，受地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展不均衡等原因影響，檔案征集工作在不同地區(qū)之間卻存在較大差距，檔案征集工作存在很多困境。本文旨在探究如何對檔案征集工作進(jìn)行優(yōu)化，從而更好的開展好檔案征集工作。

關(guān)鍵詞：檔案館 征集工作 優(yōu)化對策

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2020）05-00-02

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，單位和個(gè)人對檔案事業(yè)的重視程度都不斷提高，檔案事業(yè)也取得了突破性的發(fā)展。在2014年5月份中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，隨后中共山東省委辦公廳、山東省人民政府辦公廳也印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見》，旨在推動全省檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。

在《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見》中，明確提出“建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系”，在2016年4月公布的《山東省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》中，總體目標(biāo)第二條就是構(gòu)建多領(lǐng)域全覆蓋的全省檔案資源體系，由此可見，國家和地方檔案館對檔案資源體系建設(shè)的重視，而推動檔案資源體系建設(shè)的最直接手段就是檔案征集。

一、做好縣級檔案館檔案征集工作的重要性

對于各級國家綜合檔案館來說最重要的是檔案資源，檔案是檔案館賴以存在的基礎(chǔ)。眾所周知，檔案館藏的主要來源就是接收和征集，作為檔案接收工作的補(bǔ)充形式，檔案征集工作對國家綜合檔案館來說至關(guān)重要。

1.開展好檔案征集工作可以有效防止社會散存檔案資源的丟失和損壞。除了各個(gè)機(jī)關(guān)企事業(yè)單位形成的檔案之外，最多的就是散存在社會上的各種零散檔案資源，大多數(shù)存在于個(gè)人手中，這種散存的檔案，受個(gè)人檔案意識薄弱，認(rèn)識不到檔案的重要性等原因，存在著極大的安全隱患。比如在檔案征集工作中，經(jīng)常遇到有說隨著拆遷或者搬家等原因，導(dǎo)致個(gè)人收藏的很多東西都遺失或者殘缺了。有的檔案雖然說可能經(jīng)濟(jì)價(jià)值不大，但是對于記錄社會發(fā)展來說卻有著很重要的意義。

2.開展好檔案征集工作可以更好的保護(hù)好歷史文化遺產(chǎn)等重要資源。每一座城市都有自己的文化底蘊(yùn)，尤其是一些老城市，以菏澤市為例就有很多的古曹州的很多歷史文化，這不僅代表著城市的發(fā)展歷史，更是城市的文化底蘊(yùn)，是城市的記憶。檔案詳細(xì)的記錄著城市的發(fā)展步伐，城市的發(fā)展過程中形成的檔案就是城市文化的深厚積累，也是城市文化遺產(chǎn)的載體。對于一個(gè)城市來說，城市發(fā)展的檔案是一種極其寶貴的財(cái)富。比如近年來，隨著城市化進(jìn)程的加快和棚戶區(qū)改造，導(dǎo)致越來越多的民間街巷散存的檔案面臨被損壞的風(fēng)險(xiǎn)。由此可見，開展好這部分檔案的征集工作，將會更加有利于歷史文化遺產(chǎn)的保護(hù)。

3.開展好檔案征集工作可以豐富館藏、滿足地方特色檔案建設(shè)需要。檔案館藏的多樣性是檔案館的一大特色，而豐富館藏類型的主要渠道就是征集。眾所周知，每個(gè)國家綜合檔案館都會設(shè)置特色檔案，特色檔案能夠生動鮮活的向我們展示一個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展等各個(gè)方面的成績，能直觀的反映出一個(gè)地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會風(fēng)俗等特色，能有力的展示本地區(qū)的特色和優(yōu)勢，還能起到宣傳本地的作用，從而對本地區(qū)的現(xiàn)實(shí)生活的將來的發(fā)展產(chǎn)生重要的作用。在特色檔案的建設(shè)之中，征集工作則更加能滿足地方特色檔案的建設(shè)需要，加大對該地域形成的社會風(fēng)俗、生產(chǎn)生活方式、文化遺產(chǎn)、地方特產(chǎn)、歷史人物等內(nèi)容的征集和開發(fā)，從而促進(jìn)本地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展。

4.開展好檔案征集工作是滿足檔案服務(wù)社會、服務(wù)大眾需求的有效途徑。檔案的價(jià)值在于利用，檔案利用服務(wù)是檔案滿足社會和廣大公民檔案利用需求的一項(xiàng)重要活動。在“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”這一宗旨中，我們就能夠看出檔案工作的重要作用。但是如何為社會、為社會大眾提供更加全面、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)一直是蘭臺人的努力方面，但是有一點(diǎn)卻是毫無疑問的那就是加大征集力度，全力做好檔案征集工作。我們可以想一下，假如我們征集的內(nèi)容少，館藏檔案資源有限，那么在檔案利用時(shí)我們就沒法查檔檔案，那也就沒法滿足查檔的需要。因此，只有我們加大檔案征集工作力度，不斷豐富我們的館藏，才能更好的做到為社會服務(wù)、為人民服務(wù)。

二、縣級檔案館檔案征集工作中存在的問題

近年來，各級檔案館都把征集工作作為一項(xiàng)重要的工作任務(wù)，也開展了大量的征集工作，使檔案館藏不斷豐富，館藏情況得到了較大的改善，但是與檔案館藏的需要和結(jié)構(gòu)改善目標(biāo)相比較，仍然存在不小的差距。而且實(shí)際檔案征集工作中也因?yàn)楦鞣N各樣的問題，導(dǎo)致在征集工作中仍然存在著一些不足之處，主要有以下幾點(diǎn)。

1.部分檔案工作人員對征集工作認(rèn)識不夠。大多數(shù)的檔案部門幾乎每年都會下發(fā)檔案征集的通知，要求相關(guān)單位做好檔案的移交和進(jìn)館工作，但是由于單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對檔案征集工作理解不深、認(rèn)識不夠，出現(xiàn)不支持、敷衍了事的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案征集工作難以開展下去。而且，在實(shí)際的工作中，有的單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員重視檔案的保管與開發(fā)利用，在檔案庫房的軟硬件配置方面、檔案的開發(fā)利用方面投入精力和資金想多較大，而對于豐富館藏重視不夠，片面的強(qiáng)調(diào)做好檔案的接收進(jìn)館工作，而忽略了檔案征集工作。

2.檔案征集機(jī)構(gòu)和征集體制、機(jī)制不健全。受編制人數(shù)限制，縣級檔案館大多數(shù)沒有專門的檔案征集機(jī)構(gòu)。大多數(shù)的縣級檔案館把征集工作與其他業(yè)務(wù)工作安排在一起，有的與保管利用工作合并，有的與編輯研究工作合并。雖然有安排這項(xiàng)工作，但是因?yàn)槠渌麡I(yè)務(wù)工作大多有具體的任務(wù)目標(biāo)，而檔案征集工作缺乏明確的法律規(guī)定，對于檔案征集工作沒有明確的目標(biāo)任務(wù)，從而導(dǎo)致檔案征集工作沒法正常開展。

3.社會大眾的檔案意識不強(qiáng)。大多數(shù)的檔案征集對象缺乏對檔案的了解，檔案意識不強(qiáng)，對檔案征集工作認(rèn)識不足，缺乏了解，這就導(dǎo)致對檔案征集工作不夠支持。甚至，有的單位的領(lǐng)導(dǎo)都對檔案征集工作不予支持和配合，在征集相關(guān)活動檔案時(shí)以各種理由搪塞、推諉，給檔案征集工作帶來許多的困難和麻煩。例如，在國家和省級領(lǐng)導(dǎo)來縣級調(diào)研考察時(shí)，大多由報(bào)社、電視臺等媒體負(fù)責(zé)拍照、錄像等工作，但是檔案部門沒法參與其中，事后征集相關(guān)影像資料也是困難重重，大多數(shù)是不了了之。

4.檔案征集的資金不夠充足。當(dāng)前人們的經(jīng)濟(jì)意識不斷增強(qiáng)，文化水平也普遍提高，這就使得人們對散落在自己手中的檔案資源格外重視，在征集過程中大多會遇到需要花錢購買的情況，但是作為縣級檔案館本身經(jīng)費(fèi)就少，用于檔案征集工作的資金則更少，這就給檔案征集工作帶來較大的困難。此外，征集工作中為了獲得第一手資料，難免會參與一些較大的活動，但是迫于資金不足，也就難以購買專業(yè)的聲像采集設(shè)備，直接影響了重大活動的跟蹤拍攝和資料采集。

5.缺少專業(yè)的檔案征集工作隊(duì)伍。由于征集工作在縣級檔案館中開展的不夠好，導(dǎo)致征集人員配備數(shù)量嚴(yán)重不足，大多數(shù)都是其他科室人員兼職從事，沒有一支高素質(zhì)的檔案征集隊(duì)伍。此外，縣級檔案館在對征集人員的培訓(xùn)方面投入也相對較少，導(dǎo)致在征集過程中主動意識差，采用的征集程序也比較老套，征集水平相對較低。

三、縣級檔案館檔案征集工作的優(yōu)化對策

檔案接收工作作為檔案館的日常業(yè)務(wù)工作，有《檔案法》明確規(guī)定，以法律的形式強(qiáng)制人們執(zhí)行，因此檔案接收工作來歷開展的都是很順利。但是檔案征集工作與檔案接收工作的被動等待進(jìn)館不同，需要主動出擊，積極主動做好檔案征集工作。服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，解決社會大眾查檔需求，提供豐富、便捷的檔案信息服務(wù)是每個(gè)檔案館的義務(wù)責(zé)任，縣級檔案館都要積極優(yōu)化對策，切實(shí)有效解決檔案征集工作中的難題。

1.加大宣傳力度，提高社會大眾的檔案意識?？h級檔案館要積極利用媒體、6·9國際檔案日集中宣傳等方式加大對檔案征集工作的宣傳，提高社會大眾對檔案征集工作重要性的認(rèn)識，使得社會大眾能主動、自愿的將手中散存檔案捐贈或者寄存于檔案館，對于寄存到縣級檔案館的檔案向檔案所有人提供明確的證據(jù)，并為他們隨時(shí)利用提供服務(wù)，對于捐贈的要出具捐贈證明，讓他們感受到捐贈帶來的榮譽(yù)。這種做法不僅能使檔案在得到有效保護(hù)的同時(shí)，還能使其得以發(fā)揮其價(jià)值和作用。

2.建立完善的檔案征集機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)與外界合作。縣級檔案館要盡可能地設(shè)立檔案征集科室，專門負(fù)責(zé)檔案征集的日常工作，并保證征集工作的正常開展。此外，檔案征集科室要努力建立起自己的征集渠道和征集網(wǎng)絡(luò)，多與電視臺、報(bào)社等部門合作，尤其是對于大型的活動，充分利用他們的資源，充分收集好活動檔案。

3.完善檔案征集機(jī)制，為檔案征集工作提供有效保障?？h級檔案館要把征集工作納入日常工作之中，規(guī)范制定檔案征集工作制度，嚴(yán)格制定考核細(xì)則，為檔案征集工作提供制度保障。在工作中，要定期對征集工作進(jìn)行考核測評，將成績納入年度考核和評先樹優(yōu)工作中，從而充分帶動工作人員的積極性，以此促進(jìn)檔案征集工作的順利開展。

4.加大資金投入，探索設(shè)立專項(xiàng)征集資金。當(dāng)前征集工作中除了做思想工作外，就是要靠資金支撐，然而縣級檔案館作為公益類事業(yè)單位，除了正常辦公經(jīng)費(fèi)之外并無其他收入，這就導(dǎo)致檔案征集資金極度匱乏。要想做好檔案征集工作，政府部門就要加大對檔案館的支持力度，地方財(cái)政要加大檔案征集資金的投入，為檔案館的征集工作設(shè)立專項(xiàng)征集資金，保證征集工作的正常開展。

總之，檔案征集工作是縣級檔案館的一項(xiàng)重要工作，作為檔案館，我們要積極探索檔案征集工作的應(yīng)對之策，努力做好檔案征集工作，不斷優(yōu)化檔案館館藏檔案結(jié)構(gòu)，豐富檔案館藏，切實(shí)履行好檔案館的職責(zé)。