檔案信息資源的整合與利用策略分析

張菲

摘 要 檔案信息資源整合能完善檔案管理工作，有利于地區(qū)信息配置的優(yōu)化。與傳統(tǒng)檔案信息資源管理方式相比，信息資源整合與利用能克服傳統(tǒng)管理帶來的弊端，能實(shí)現(xiàn)檔案社會功能。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息資源的整合與利用成為檔案管理的重難點(diǎn)。本文從檔案信息資源整合中的問題進(jìn)行分析，提出檔案信息資源整合與利用的策略，提高檔案管理工作效率。

關(guān)鍵詞 檔案信息;資源整合;策略

檔案信息資源的整合為社會提供利用檔案信息儲存物質(zhì)保證與條件，從而滿足人們對檔案信息的需求。檔案管理工作受到服務(wù)對象的限制，檔案資源利用存在局限性，容易出現(xiàn)檔案資源分散的情況。現(xiàn)階段社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代人對檔案信息提出更多的要求，若依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，無法使檔案資源充分利用。為此，需要針對檔案信息資源整合與利用過程中的問題進(jìn)行分析，才能有針對性的解決傳統(tǒng)檔案管理方式帶來的限制，優(yōu)化檔案資源配置。

1檔案信息資源整合中的問題

1.1 檔案信息資源本身的矛盾性

檔案信息資源整合與利用的目的是為滿足用戶的需求，因此在資源整合的過程中，需要盡可能減少干擾因素，對平臺中的信息資源進(jìn)行管理。但由于檔案信息儲存結(jié)構(gòu)單一，無法滿足用戶的多種需求。再加上檔案保密性特點(diǎn)帶來的管理矛盾，在保證信息充分展示的同時(shí)，又要避免發(fā)生信息泄露為現(xiàn)階段檔案信息整合與利用帶來巨大的挑戰(zhàn)[1]。

1.2 檔案信息資源共享體系問題

檔案共享體系的構(gòu)建，應(yīng)用先進(jìn)的硬軟件技術(shù)，而技術(shù)的應(yīng)用需要大量的資金投入。同時(shí)出現(xiàn)的系統(tǒng)構(gòu)建厚的收回投入問題也成為限制共享體系建設(shè)的問題。正是由于共享系統(tǒng)建設(shè)不完善，從而無法充分發(fā)揮系統(tǒng)帶來的社會效益。

1.3 檔案信息資料利用效率低

檔案信息資料的存在時(shí)間較長，但由于社會群眾對檔案的認(rèn)識不全面，導(dǎo)致檔案信息資料無法充分利用?，F(xiàn)階段社會各界無法正確認(rèn)識檔案信息資料的應(yīng)用價(jià)值，為滿足現(xiàn)代社會人們對檔案信息資源的需求，需要引導(dǎo)社會群眾正確的認(rèn)識檔案信息資料，才能有效發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，提高利用率。

2檔案信息資源整合與利用的對策

2.1 加強(qiáng)各部門之間的合作

檔案信息資源整合的本質(zhì)是社會信息系統(tǒng)構(gòu)建的一部分，為實(shí)現(xiàn)檔案信息統(tǒng)一管理，需要將檔案信息化整合工作添加到整個(gè)社會信息化建設(shè)中，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的社會功能。在落實(shí)信息資源整合工作時(shí)，通過加強(qiáng)各部門之間的合作共建，加強(qiáng)檔案管理部門與其他政府管理部門的合作，確定信息化系統(tǒng)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能保證檔案信息資源整合的順利進(jìn)行。檔案在建設(shè)時(shí)也要加強(qiáng)與其他公共服機(jī)構(gòu)的合作，比如圖書館、人才服務(wù)中心等，進(jìn)行信息交流，確保信息流通，從而提高信息資料的使用效率。

2.2 提高對檔案信息資源管理的認(rèn)知水平

現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，促使人口流動(dòng)速度加快，社會人才在不同企業(yè)之間的流動(dòng)速度更快。社會各界人士缺少對檔案管理工作的認(rèn)識，從而限制信息資料的整合與利用工作。為改變這一現(xiàn)狀，需要提高社會人們對檔案管理工作的認(rèn)知水平，應(yīng)用全新理念，改變工作人員的態(tài)度，進(jìn)而強(qiáng)化檔案信息管理工作，確保管理人員能夠增強(qiáng)檔案信息資料的利用率[2]。

2.3 提高檔案信息資料利用率的辦法

信息技術(shù)的發(fā)展促使信息技術(shù)的應(yīng)用范圍更加廣泛，各類公共服務(wù)體系都提供線上服務(wù)，而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也為其他資源的利用提供更多途徑。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的有效整合，進(jìn)而提高信息資料的利用率。

第一點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息資料的開放性。在傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響下，大多數(shù)社會群眾認(rèn)為檔案信息資料屬于機(jī)密檔案，無權(quán)查看。但實(shí)際上，大多數(shù)檔案信息資料具有保密性，但不存在保密的必要。檔案信息化的建設(shè)完成，應(yīng)加強(qiáng)檔案信息資料的開放性，才能使更多的社會群眾接觸信息資料，才能使檔案信息資料被充分應(yīng)用。

第二點(diǎn)，檔案信息資料利用辦法。檔案信息資料利用率的提升在于社會主體能夠使用檔案信息資料，在利用的過程中，也要保證資料不外泄。因此，檔案信息資料利用是一個(gè)漫長的過程，管理部門應(yīng)根據(jù)社會實(shí)際需要制定相對放松的管理制度，鼓勵(lì)社會主體，通過合法的途徑去了解并應(yīng)用檔案信息資料。管理部門也應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)查，了解社會各界需要哪些檔案信息資料，并與行業(yè)中的專業(yè)人士進(jìn)行交流與討論，最終制定有效的檔案信息應(yīng)用策略，以此來實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的社會功能。

第三點(diǎn)，檔案信息資料的深入挖掘。通過深入了解檔案信息資料，才能夠有效地應(yīng)用，首先要意識到檔案信息資料的應(yīng)用價(jià)值，檔案信息中存在大量的未知信息，在深入挖掘的過程中，要利用合理的方法，才能有效提高檔案信息的質(zhì)量。其次，通過對檔案信息進(jìn)行分類，使社會主體能夠有針對性的利用檔案信息，避免信息應(yīng)用錯(cuò)誤。

2.4 提高檔案信息資源整合技術(shù)水平

檔案信息資源整合包含檔案實(shí)體的整合與數(shù)字檔案信息的整合。隨著檔案信息數(shù)量的增加，傳統(tǒng)檔案管理中的硬件設(shè)施不全，無法高效完成整合任務(wù)。為此需要利用數(shù)字技術(shù)推動(dòng)檔案信息資源整合數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享。在建立檔案管理數(shù)據(jù)庫時(shí)，需要結(jié)合實(shí)際的檔案信息資料，加強(qiáng)與各部門之間的合作，推動(dòng)實(shí)體資源與數(shù)據(jù)資源的整合工作[3]。

3結(jié)束語

綜上所述，在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，電子儲存設(shè)備的發(fā)展在一定程度上優(yōu)化檔案信息資料的儲存方式，也為檔案信息資料管理提供更簡便的方法。為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效整合與實(shí)際應(yīng)用，對資源整合過程中遇到的檔案信息資料利用率低的情況，采取有效的解決對策。與此同時(shí)，也應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)，確保檔案管理人員能夠利用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行資源整合，提高資源整合工作效率，為現(xiàn)代社會群眾提供更多的檔案信息資料。

參考文獻(xiàn)

[1] 黃中積.檔案信息資源的整合與利用策略分析[J].傳媒論壇，2020， 3（8）：123-124.

[2] 劉艷.醫(yī)院檔案信息資源的整合與利用策略探究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（35）：62-63.

[3] 段雪茹. 大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息資源整合分析及提升策略[D].沈陽：遼寧大學(xué)，2017.