PDCA 循環(huán)在自動氣象站裝備保障中的應(yīng)用

汪清梅，蔣文軒，謝韶青，徐重曄

（嘉善縣氣象局，浙江嘉善 314100）

0 引言

2017 年起，國內(nèi)氣象事業(yè)正在進(jìn)行一場以提高發(fā)展質(zhì)量和效益為中心的深刻變革。在這一追求質(zhì)量與效率的新征程中，加強氣象觀測質(zhì)量管理體系建設(shè)，關(guān)乎全面提升氣象觀測的管理水平、技術(shù)水平、服務(wù)水平和工作效率[1]?；鶎优_站的自動氣象站裝備保障管理作為氣象觀測質(zhì)量管理體系的重要組成部分，也需要在微觀質(zhì)量提升方面發(fā)揮不可或缺的作用。目前，氣象探測裝備朝著自動化、智能化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，氣象部門氣象探測裝備的種類和數(shù)量大幅增加，這對自動氣象站裝備保障水平提出更高要求[2-4]。如何快速、準(zhǔn)確、及時的保障自動站穩(wěn)定運行，形成自上而下、行之有效的精細(xì)化的管理模式，是氣象裝備保障管理和操作人員共同關(guān)注的問題。運用ISO 9001 質(zhì)量管理體系中的PDCA 循環(huán)模式[5-6]，對自動氣象站裝備保障全過程進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范、全面管理，以此為基層氣象臺站氣象裝備保障管理提供有益參考。

1 資料與方法

1.1 使用資料

浙江省氣象局氣象觀測質(zhì)量管理體系文件包含《氣象觀測質(zhì)量管理手冊》、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、內(nèi)審檢查表[7]。該體系文件是業(yè)務(wù)過程、支撐過程、管理過程的具體體現(xiàn)。目前大部分氣象臺站進(jìn)行設(shè)備采購和自動站裝備保障時，采用外部供方提供產(chǎn)品和服務(wù)方式。外部供方在文中特指為浙江省內(nèi)氣象觀測業(yè)務(wù)提供設(shè)備物資供應(yīng)和服務(wù)的外包方。

1.2 PDCA 循環(huán)

PDCA 循環(huán)是全面質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的科學(xué)程序，是質(zhì)量管理中非常重要的理論之一，在諸多領(lǐng)域均得到廣泛應(yīng)用[8-11]。PDCA 循環(huán)主體即計劃（Plan）、實施（Do）、檢查（Check）、處置（Act）四個過程[9]。四個過程不是運行一次就結(jié)束，而是周而復(fù)始進(jìn)行，一次循環(huán)結(jié)束，解決一些問題，未解決的問題則進(jìn)入下一循環(huán)，循環(huán)和循環(huán)之間呈階梯式上升（圖1）。

圖1 PDCA 持續(xù)循環(huán)流程

2 計劃組織管理

根據(jù)浙江省氣象局《氣象觀測質(zhì)量管理手冊》，質(zhì)量管理方針和目標(biāo)將圍繞自動站裝備管理的全過程，確定管理架構(gòu)和管理范圍，建立管理組織架構(gòu)，明確職責(zé)權(quán)限（圖2）。自動氣象站裝備保障管理的具體過程有設(shè)備采購、倉儲管理、裝備保障、儀器檢定和社會化保障（外部供方物和服務(wù)提供）等環(huán)節(jié)。制定設(shè)備需求、計劃、采購、倉儲、報廢等管理制度（圖2）。

圖2 自動氣象站裝備保障流程

針對不同環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn)和操作流程。如編制設(shè)備需求計劃、儀器檢定計劃、裝備保障計劃和實施方案等。在此基礎(chǔ)上簽訂自動站設(shè)備采購、自動站防雷檢定、外部供方保障合同（協(xié)議）等。保障合同（協(xié)議）包括合同標(biāo)的、服務(wù)要求、考核評分要求、違約責(zé)任等條款。涉及招投標(biāo)的，按相關(guān)招標(biāo)文件進(jìn)行備案和招標(biāo)。

3 實施過程

管理人員和具體操作人員是組織之本，要求外部服務(wù)供方有一定的工作經(jīng)驗，人員需具備相關(guān)專業(yè)技能，在同行業(yè)中技術(shù)領(lǐng)先，要求他們充分參與，施展才干。基層臺站聯(lián)合市級管理部門共同對外部供方的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督管理，按自動氣象站裝備保障質(zhì)量控制流程開展工作（圖3）。

需對自動氣象站裝備保障的實施過程進(jìn)行質(zhì)量控制。質(zhì)量控制的主要內(nèi)容包括設(shè)備采購進(jìn)度的質(zhì)量控制，采購過程中執(zhí)行風(fēng)險防控流程控制，維護(hù)保障的質(zhì)量控制，故障隱患排查的質(zhì)量控制，使用規(guī)范的質(zhì)量控制，活動材料歸檔的質(zhì)量控制等（表1）。在實施過程中重點對儀器設(shè)備的安全、可靠、穩(wěn)定運行重點關(guān)注，對易出現(xiàn)故障的儀器、易發(fā)生質(zhì)量事故的環(huán)節(jié)重點關(guān)注。

4 檢查過程

實施階段結(jié)束后，進(jìn)入檢查階段，對設(shè)備采購、倉儲管理、裝備運行、儀器檢定和外部供方的實施全過程進(jìn)行檢查和質(zhì)量控制（表2）。

4.1 設(shè)備采購檢查

每半年對氣象設(shè)備的采購過程、設(shè)備驗收情況開展定期檢查，按計算公式或方法測算是否達(dá)到目標(biāo)值。檢查制定需求計劃的合理性，按照過程績效的監(jiān)視與考核打分。對不合理的設(shè)備需求導(dǎo)致采購資金浪費的進(jìn)行過程風(fēng)險和機遇的控制時，需相應(yīng)對申報需求、設(shè)備庫存進(jìn)行檢查。

4.2 倉儲管理檢查

查看自動站設(shè)備倉儲記錄填寫是否符合要求。采購清單與實物是否相符，相關(guān)的入庫驗收記錄及出庫領(lǐng)用記錄是否齊全。檢查現(xiàn)有設(shè)備和備件是否有檢定或校準(zhǔn)，是否在有效期內(nèi)。設(shè)備實物狀態(tài)與業(yè)務(wù)軟件或平臺對應(yīng)記錄是否一致。庫房環(huán)境整潔，設(shè)備擺放有序，要符合防水、防火、防盜安全存放條件。

4.3 裝備運行檢查

抽樣或隨機抽查外部供方儀器巡檢和自動站維修維護(hù)記錄，是否滿足規(guī)范和運維合同要求。檢查和詢問維護(hù)人員的巡檢時間和巡檢操作流程是否按規(guī)范和合同要求進(jìn)行。檢查自動站防雷檢測報告書，檢測結(jié)果是否符合規(guī)范要求。檢查業(yè)務(wù)人員應(yīng)急工作流程熟練程度。

表1 自動站裝備保障實施及控制過程一覽表

4.4 儀器檢定查驗

查驗臺站校準(zhǔn)儀器是否有過期或無證使用情況。校準(zhǔn)證書填寫是否符合要求，信息是否完整，相關(guān)人員是否簽字。根據(jù)觀測儀器清單或編號抽查相應(yīng)的儀器檢定/校準(zhǔn)證書，并驗證其是否齊備并有效；檢查儀器檢定/校準(zhǔn)/核查記錄是否符合規(guī)范或規(guī)章制度要求。

4.5 外部供方服務(wù)檢查

當(dāng)自動氣象站發(fā)生故障時，由臺站通知外部服務(wù)供方，由外部供方（社會化保障）組織維修活動，并確定需派遣出的裝備維修人員。裝備維修人員應(yīng)快速準(zhǔn)備維修用備件、測試維修儀器儀表；當(dāng)本級氣象部門無維修用備件時，及時向市級裝備保障部門提出維修用備件申請。查看維護(hù)維修記錄。包括內(nèi)容的完整度、設(shè)備更換記錄。維護(hù)維修結(jié)束后，是否及時在手機客戶端、網(wǎng)頁平臺或其他保障系統(tǒng)上傳維護(hù)期間設(shè)備照片、文字描述并結(jié)束故障單。

5 處理過程

通過檢查，經(jīng)多方意見征詢，形成自動站裝備保障書面檢查報告。根據(jù)管理業(yè)績和改進(jìn)需求，檢查報告分為亮點推廣、建議性改進(jìn)清單和不符合項。對在檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，尤其是對不符合項要作出說明，提出針對性改進(jìn)建議。對不適應(yīng)現(xiàn)有業(yè)務(wù)的規(guī)章制度、操作規(guī)范、業(yè)務(wù)流程或作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行改進(jìn)，若改進(jìn)措施有效時，固化并形成正式文件，否則對相關(guān)文件進(jìn)行修訂。同時，也要通過組織多種形式的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，為臺站管理和業(yè)務(wù)人員提供有關(guān)持續(xù)性改進(jìn)的培訓(xùn)，不斷提高臺站人員質(zhì)量管理素質(zhì)和能力。

6 結(jié)束語

圖3 自動氣象站裝備保障質(zhì)量控制流程

經(jīng)過一次PDCA 循環(huán)，可以解決一些在自動站裝備保障中影響業(yè)務(wù)質(zhì)量的問題，對尚未解決或新發(fā)現(xiàn)的問題，則需要在下一個PDCA 循環(huán)解決。每一循環(huán)都有新的目標(biāo)和內(nèi)容，隨著循環(huán)不斷進(jìn)行，通過四個環(huán)節(jié)循環(huán)模式的容錯、改進(jìn)和創(chuàng)新管理，可有效提高自動氣象站裝備保障管理的規(guī)范化和可持續(xù)性管理水平，達(dá)到氣象觀測質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理的目的。