關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討

陳倩

內(nèi)容摘要 近年來，隨著我國醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展和人民生活水平的不斷提高，醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)在人民健康保健的服務(wù)中發(fā)揮著越來越重要的作用。而醫(yī)院的檔案管理工作水平，直接關(guān)系到醫(yī)療護理服務(wù)質(zhì)量的高低，影響著病人的生命安全。因此，醫(yī)院必須制定合理的制度，進一步創(chuàng)新檔案管理工作，將檔案管理工作進一步規(guī)范化。文章將對醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀進行分析，針對其中存在的問題提出相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 檔案管理工作 創(chuàng)新

1 引言

近年來，隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國醫(yī)療水平正在不斷提升，而評價醫(yī)院醫(yī)療水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)就是醫(yī)院檔案管理工作的完善程度。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)醫(yī)院的需求，在這種情況下，如何建立科學(xué)完善的檔案管理體制就成為醫(yī)院必須面對的問題。因此，只有及時調(diào)整檔案管理模式，加強系統(tǒng)性和規(guī)范性，才能為醫(yī)院帶來實際問題的解決和現(xiàn)實效益，從而保障病人的生命健康權(quán)。

2 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

目前，醫(yī)院檔案管理工作中存在著一些問題，影響著檔案管理的質(zhì)量，不利于醫(yī)院的發(fā)展。

2.1 管理制度不健全

目前，大部分醫(yī)院的檔案管理制度依然不夠完善，檔案類型沒有明確的規(guī)定，對于一些醫(yī)療設(shè)備的使用記錄不完全，這種管理體系存在著很大的漏洞。尤其是近幾年來，隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的規(guī)模逐漸擴大，醫(yī)療設(shè)備的種類增加，這種傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r，帶來了很大的安全隱患，降低了醫(yī)院的工作效率?，F(xiàn)階段，很多醫(yī)院對于檔案管理工作沒有具體規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，在制度方面的重視程度嚴(yán)重不足，而且缺乏足夠的監(jiān)督管理力度，使已有的制度也難以嚴(yán)格執(zhí)行。除此之外，問責(zé)不嚴(yán)格也是導(dǎo)致管理制度無法實行的主要原因之一[1]。在大部分醫(yī)院，對于問責(zé)方面缺乏嚴(yán)格的管理制度，使查究力度明顯過弱，也使問責(zé)制度難以得到落實。

2.2 思想認識不到位

目前來說，個別醫(yī)院還沒有認識到加強檔案管理工作的重要性，對檔案的管理缺乏重視，使很多管理人員思想認識不到位，重視醫(yī)療設(shè)備的建設(shè)、醫(yī)學(xué)技術(shù)的研究和醫(yī)院利益的獲得而忽略了對醫(yī)院檔案的管理。在這種情況下，管理人員往往責(zé)任意識不足，不能很好地意識到檔案管理工作直接關(guān)乎病人的隱私和醫(yī)院的聲譽，不能認真負責(zé)地做好檔案管理工作，就造成了檔案管理不到位的現(xiàn)象。另外，在進行檔案管理的工作過程中，一些工作人員缺乏對工作的認真了解，更不能結(jié)合實際需要進行工作創(chuàng)新，不能有效地提高工作效率，也不能及時發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理實踐過程中出現(xiàn)的問題，不利于醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)新[2]。

2.3 人員素質(zhì)偏低

許多醫(yī)院沒有給予醫(yī)院檔案管理工作人員足夠的重視，個別工作人員自身管理素質(zhì)不足，工作效率不高。就目前的情況來說，很多醫(yī)院受到多種因素影響，缺乏工作效率高的專業(yè)化人才，負責(zé)醫(yī)院檔案管理工作方面的人員平均素質(zhì)不高。而且大部分員工不能熟練地操作計算機，無法利用現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)對醫(yī)療設(shè)備進行管理，也大大降低了醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備維護效率。另外，一些醫(yī)院對檔案管理工作環(huán)節(jié)缺乏足夠的重視，沒有給檔案管理工作配備充足的人力資源。在員工不足、工作量大的情況下，勢必?zé)o法進行規(guī)范化、精細化的管理，容易出現(xiàn)各種疏漏。很多醫(yī)院缺乏明確的考核制度，這導(dǎo)致負責(zé)檔案管理的人員馬虎了事，不利于提高檔案管理效率。

2.4 資源投入不足

隨著醫(yī)療行業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院也相應(yīng)地加大了各個方面的投資力度。然而，由于對檔案管理工作的重視程度不足，資源分配不均，導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理的工作效率低下，不能滿足發(fā)展需求[3]。特別是在發(fā)展較為落后的小城市和縣城，很多醫(yī)院的檔案室設(shè)備簡單、條件簡陋，缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持，需要大量的人力資源完成檔案管理工作，難免會出現(xiàn)一些疏漏，也會降低檔案管理工作的效率。

3 醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新思路

通過以上的分析可以看出，醫(yī)院檔案管理工作中還存在著一些問題，只有創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作思路，才能適應(yīng)新形勢的變化，有效地解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。

3.1 建立健全管理制度

建立健全醫(yī)院檔案管理工作制度，是加強醫(yī)院檔案管理工作的首要任務(wù)，及時對醫(yī)院檔案管理工作體制進行改革，建立一套具有保障意義的規(guī)章制度，對于醫(yī)院管理系統(tǒng)的健康運行和快速發(fā)展有著極其重要的意義。在制度中，應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)對檔案管理方式做出具體的規(guī)定，提高對檔案管理人員工作質(zhì)量的要求，還應(yīng)當(dāng)對醫(yī)院的檔案管理部門加大監(jiān)管力度，定期對檔案管理部門的工作進行檢查和審核[4]。另外，由于醫(yī)療行業(yè)的特殊性，醫(yī)院檔案管理工作制度應(yīng)當(dāng)和臨床醫(yī)學(xué)工程的建設(shè)同步，針對醫(yī)學(xué)水平發(fā)展?fàn)顩r和專業(yè)差異進行合理的分配，及時修改檔案管理工作的細節(jié)。

3.2 提高檔案管理人員素質(zhì)

現(xiàn)階段，要想提高醫(yī)院檔案管理水平，必須采取措施提高檔案管理人員素質(zhì)，通過提高檔案管理人員的工作能力來加強對醫(yī)院檔案的管理。一方面，要認識到檔案管理人員在醫(yī)院檔案管理中發(fā)揮的重要作用，加強思想道德教育，樹立起檔案管理人員的責(zé)任心和事業(yè)心，在工作過程中嚴(yán)格遵守相關(guān)制度要求;另一方面，應(yīng)當(dāng)定期對管理人員進行多種形式的崗位培訓(xùn)，建立切實可行的考核制度，注重提高檔案管理人員的專業(yè)知識和工作能力，創(chuàng)新管理理念，轉(zhuǎn)變管理方式，從而更好地適應(yīng)醫(yī)院檔案管理的需要，做好對醫(yī)院檔案的管理。

3.3 利用信息化的管理手段

在進行醫(yī)院檔案管理的過程中，積極主動地采用現(xiàn)代化的檔案管理信息系統(tǒng)，利用計算機來進行醫(yī)院檔案狀況分析，能夠大大節(jié)約時間，降低人力成本，有利于及早發(fā)現(xiàn)問題并進行處理。通過計算機儲存檔案，能夠節(jié)省大量的儲存空間，也可以幫助使用者快速查到所需檔案和相關(guān)資料，有效地提高檔案管理的工作效率，幫助各項工作迅速開展。合理利用現(xiàn)代信息系統(tǒng)，能夠極大地提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，既能夠降低管理成本，又可以提升外部形象，從而實現(xiàn)檔案管理管理工作的最佳狀態(tài)，將效益最大化。在未來，醫(yī)院必須實現(xiàn)檔案管理信息化，將辦公自動化、數(shù)字化及信息化融入檔案的起草、檢索、修改、打印等每一個環(huán)節(jié)，讓檔案管理工作能夠與時俱進[5]。

3.4 對檔案進行分類

醫(yī)院檔案管理工作需要管理的檔案種類比較復(fù)雜，如記錄醫(yī)院重大事件的文件，一些有著重大歷史意義的視頻、圖片等都需要進行科學(xué)的管理。檔案管理的工作人員需要有序歸檔文件、聲像與影視制品。醫(yī)院可通過日常、定期及年終三個階段進行檔案資料的采集。醫(yī)院在年終時，可以對各個科室資料文件統(tǒng)一清理和整合，確保檔案的完整性。按內(nèi)容可將檔案大體分為財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、文書檔案及基建檔案等;按照保存時間可分為定期的和永久的;按照檔案屬性可將檔案分為業(yè)務(wù)類型、綜合類型及政工類型等。檔案種類繁雜，檔案管理工作人員要先熟悉各種分類，如此才能保證醫(yī)院充分利用檔案資料，這體現(xiàn)出檔案分類管理的重要性[6]。

4 結(jié)語

綜合以上分析可知，檔案管理工作在醫(yī)院的發(fā)展中起著不可替代的重要作用，對于提高醫(yī)院醫(yī)療工作水平、保障病人的生命健康具有重要意義。目前，在醫(yī)院檔案管理工作中還存在著一些問題，不能很好地適應(yīng)當(dāng)下的需求，制約著檔案管理工作的進一步發(fā)展。在這種情況下，只有轉(zhuǎn)變檔案管理工作思路，結(jié)合實際情況進行制度創(chuàng)新，采取現(xiàn)代化的技術(shù)對醫(yī)院檔案管理工作進行改革，才能切實提高醫(yī)院檔案管理工作水平，不斷促進醫(yī)院的發(fā)展。

（作者系廣東省茂名農(nóng)墾醫(yī)院 工作人員）

【參考文獻】

[1]董桂蘭.關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討[J].北京檔案，2019（4）：47-48.

[2]劉瑩.關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2017，8（25）：15-17.

[3]楊朝波.關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（19）：130.

[4]韓英蘭.關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討[J].中國社區(qū)醫(yī)師，2017，33（30）：168-169.

[5]張竹君，曾笑寒.關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討[J].長江叢刊，2017（19）：140.

[6]黃思齊.醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新探討[J].卷宗，2017，7（1）：34.