企業(yè)辦公室文秘工作效率的提高策略研究

亢步春

內(nèi)容摘要 基于對企業(yè)辦公室文秘工作效率提升策略的探討研究，首先要明確提高企業(yè)辦公室文秘工作效率的重要意義與文秘日常工作中的主要問題，然后與其中內(nèi)容相結(jié)合，對提高企業(yè)辦公室文秘工作效率的有效措施進行分析，希望能夠在實現(xiàn)文秘工作高效化的基礎上，為企業(yè)的健康發(fā)展提供更多幫助。

關鍵詞 企業(yè)運行 辦公室文秘 效率提升

1 引言

隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，我國企業(yè)體制機制的改革也在不斷深化，新時期下的企業(yè)運行，對辦公室人員綜合素質(zhì)的要求也在不斷提升，但由于電力企業(yè)辦公室文秘人員的特殊性較強，除需要具備相應的專業(yè)知識之外，還需掌握電力行業(yè)相關知識，這也是導致其日常工作復雜性強的主要原因。站在宏觀角度上來看，電力企業(yè)辦公室的工作雖然枯燥且煩瑣，但卻是企業(yè)運行過程中不可忽視的重中之重，此時只有促進企業(yè)辦公室文秘工作效率的真正提升，才能夠為企業(yè)在激烈市場競爭下的良好發(fā)展提供更高保證。

2 辦公室文秘對于企業(yè)發(fā)展的重要意義

在企業(yè)日常運行中，辦公室文秘最主要的工作職責就是為領導服務，文秘人員不僅需負責領導工作事項的合理規(guī)劃與安排，事件鋪墊與信息收集也是其工作內(nèi)容的主要構(gòu)成，譬如文秘人員除需做好相應的文件工作外，在領導需要外出時，也需事先安排好領導行程與出行工具等。文秘前期準備工作的效率與質(zhì)量，也會對領導辦公決策產(chǎn)生直接影響，其需要對領導的思想意圖準確把握，才能通過對辦公時間與內(nèi)容的科學規(guī)劃，充分發(fā)揮自身對于領導而言的重要作用。

3 企業(yè)辦公室文秘工作中的主要問題

3.1 綜合水平相對較低

部分辦公室文秘人員在職責不清、責任心不強的情況下，認為日常事務處理即為自身的全部工作內(nèi)容，如此不僅難以把控領導的工作重點，內(nèi)容關鍵點掌控的準確性也無法得到保證，問題處理水平與緊急情況應對能力極差。此時再受到上下級交流思想偏差的影響，文秘人員能夠為領導提供的幫助微乎其微，從而導致在文秘人員工作效率低下的同時，領導層的工作效率也隨之降低。

3.2 日常工作壓力較大

由于電力企業(yè)的特殊性較強，再加上辦公室文秘人員數(shù)量較少，現(xiàn)有人員由于工作壓力過大，而導致工作效率下降的問題十分普遍，特別是對于中小型企業(yè)而言，在經(jīng)濟條件與發(fā)展方向等多種因素的制約下，造成人員數(shù)量、素質(zhì)與電力企業(yè)辦公室職能需求嚴重不符的現(xiàn)象。還有很多企業(yè)為滿足實際發(fā)展需求，強迫辦公室文秘人員加班，卻不想給予應有的待遇或補償，長此以往不僅會降低文秘人員的工作效率與質(zhì)量，還會嚴重磨滅其工作積極性，造成離職率的大幅增長。

3.3 沒有明確的工作目標

若辦公室文秘人員沒有明確的工作目標，工作規(guī)劃的整體性與有序性自然也無法得到保證，在片面掌握領導意向的情況下，極易在工作中出現(xiàn)錯誤判斷。導致辦公室文秘人員工作目標不明確的主要原因，通常為以下兩點：第一，并未對工作標準進行統(tǒng)籌分析，從而致使在實際工作中把控失衡;第二，辦公室文秘主動性思維能力與創(chuàng)造性較低，領導意向任務無法在積極自主的情況下完成，進一步降低工作效率。

3.4 工作模式與理念未及時更新

部分文秘人員在日常工作中，依然遵循著傳統(tǒng)陳舊的工作模式與理念，在刻板化思維的消極影響下，不僅無法保證工作內(nèi)容把控的合理性，還會導致日常工作愈發(fā)機械化，不利于工作效率的提升。另外，由于電力企業(yè)辦公室文秘工作性質(zhì)較特殊，因此，很多文秘對自身所處崗位的認知，都存在一定程度的偏差，此時若企業(yè)對文秘人員培訓力度也比較弱，文秘人員服務意識差、工作散漫的狀態(tài)也難以避免，進而影響到工作質(zhì)量[1]。

4 提高企業(yè)辦公室文秘工作效率的有效策略

4.1 促進文秘人員綜合素質(zhì)的提升

辦公室文秘人員作為領導的參謀與助手，不僅需高效處理辦公室日常事務，也要為辦公活動的展開做好基礎工作。與此同時，企業(yè)辦公室文秘還應有參政設謀、督促檢查以及協(xié)調(diào)等職責，在企業(yè)內(nèi)各部門與上下級的溝通、業(yè)務交辦以及事務協(xié)調(diào)工作中，都應起到不可代替的重要作用。此時為提高文秘人員的綜合素質(zhì)，進一步推動其工作效率提升，企業(yè)可以從兩方面采取措施：一方面，企業(yè)可通過招聘的方式引進人才;另一方面，企業(yè)也可結(jié)合實際情況，定期展開對辦公室文秘人員的有效培訓，同時注重企業(yè)文化宣傳，增強其工作效率與積極性。

4.2 合理控制文秘人員的數(shù)量

對于電力企業(yè)的日常運行而言，辦公室文秘人員的日常工作本就十分枯燥且煩瑣，若人員數(shù)量始終無法提升，其在壓力越來越大、精力越來越少的同時，工作效率與準確性也必然會降低，同時，企業(yè)也需注重文秘人員數(shù)量不能太多，否則不僅會造成資源浪費，現(xiàn)有人才的能力也難以充分發(fā)揮。經(jīng)實踐證明，只有確保人員配置模式構(gòu)筑的科學性，將人才合理分配到合適的崗位上，才能真正意義上做到人盡其才、人盡其用，確保人力資源利用率的最大化?；诖耍髽I(yè)人力資源部門或相關領導，就需根據(jù)企業(yè)實際需求進行綜合分析與科學評估，在結(jié)合文秘人員實際能力的基礎上展開調(diào)配與安排，進而有效提升辦公室文秘的工作效率。

4.3 培養(yǎng)文秘人員的創(chuàng)新意識

企業(yè)若想在新時期獲得更好的發(fā)展，創(chuàng)新意識是絕對不能忽略的重要因素，而辦公室工作作為企業(yè)管理中承上啟下關鍵所在，作為企業(yè)管理能夠順利展開的前提基礎，文秘人員創(chuàng)新意識的培養(yǎng)必須要得到重視。同時，因為辦公室文秘不僅需與基層人員創(chuàng)建并保持良好溝通，也要向領導學習、為領導服務，因此，在面對各種新狀況、新問題的時候，文秘人員只有具備創(chuàng)新思想與足夠的創(chuàng)新能力，才能不斷探索工作的新方法、新思路。

除此之外，企業(yè)也要注重運行理念的有效更新，落后、陳舊的工作模式與方法就要及時淘汰，結(jié)合先進理論與實踐經(jīng)驗制定辦公室工作計劃與管理細則，并確保其科學性與合理性，為文秘人員日常工作效率的提升奠定基礎[2]。

4.4 全面掌握辦公室規(guī)章制度

辦公室文秘人員除需處理內(nèi)部事務之外，也要負責與外界的溝通，因此，文秘工作開展的優(yōu)質(zhì)與否，將直接決定辦公室在外的整體形象與精神面貌。除此之外，辦公室規(guī)章制度也需合理完善，將企業(yè)工作內(nèi)容與發(fā)展實際要求作為根據(jù)，一方面確保對崗位職責、工作標準以及工作流程等各個方面的充分考慮，另一方面也要為辦公室文秘入職報名、面試、實習、考核直至入職培訓，提供健全的制度支持。與此同時，制度在辦公室工作中必須要嚴格落實，辦公室包括領導在內(nèi)的全體人員，都需按照規(guī)章制度辦事。企業(yè)不進需從制度出發(fā)進行文秘崗位招聘、管理與培訓工作，也要配合辦公室文秘提高細節(jié)性工作的效率。

4.5 創(chuàng)建健全的激勵與考核機制

提高辦公室文秘工作效率的關鍵途徑之一，就是增強其工作熱情與積極性，而合理有效的激勵與考核機制，獎罰分明的制度與措施，正是提高其工作熱情與競爭意識的重要手段。尤其是現(xiàn)如今我國多數(shù)企業(yè)已然步入改革的深水區(qū)，此時全體人員在工作中的積極性與主動性，就是企業(yè)在激烈市場競爭下穩(wěn)步前進的巨大動力。同時，企業(yè)必須重視績效考核的強化，在科學完善內(nèi)部激勵機制與獎懲機制的基礎上，促進辦公室文秘人員向更高的目標前進，最終達成自身綜合實力與辦公室工作效率全面提升的目的[3]。

5 結(jié)語

綜上所述，辦公室文秘工作效率與質(zhì)量的提升，是企業(yè)從始至終都重點關注的問題，其不僅是企業(yè)日常運行水平提升的關鍵基礎，也是企業(yè)健康發(fā)展重要前提。但與此同時，企業(yè)也應明確意識到，辦公室文秘人員工作效率的增強，并非是一蹴而就的事情，只有將其當作一件長期發(fā)展的事業(yè)，才能在提高工作效率的基礎上，為企業(yè)未來發(fā)展奠定更加牢固的基礎。

（作者系河南能源化工集團有限公司 助理工程師）

【參考文獻】

[1]黃潤欽.電力建設企業(yè)辦公室文秘工作水平的提升途徑探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（10）：104.

[2]周潔.國有電力企業(yè)基層辦公室文秘工作現(xiàn)狀及改善策略[J].中外企業(yè)家，2018（14）：64.

[3]周鋒華.提升電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的途徑[J].辦公室業(yè)務，2014（20）：45.