新時期人事檔案管理信息化建設(shè)探討

劉璟尉

摘 要：近年來，受誠信社會建設(shè)進程持續(xù)深化及信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的影響，促使人事檔案管理工作得到越來越多從業(yè)人員的關(guān)注及重視。除靈活運用管理手段外，增強人事檔案信息化建設(shè)力度，革新管理模式，不只能形成全面詳細的人事檔案，更能滿足信息化管理檔案的要求，確保檔案信息實時共享，實現(xiàn)科學合理利用人才的目標。本文以新時期人事檔案管理信息化建設(shè)為切入點，分析其現(xiàn)存問題，進一步提出具體的建設(shè)要點，希望以此提高新時期信息化建設(shè)工作的效率及質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：新時期;人事檔案管理;信息化建設(shè)

人事檔案管理不僅全面真實記錄個人從事本職工作的各個細節(jié)，而且還被視為人才考核及人才選拔的參考依據(jù)，做好人事檔案管理工作能大幅度提升人事管理水平。由此可見，新形勢下認識檔案管理信息化建設(shè)工作是不可阻擋的主流發(fā)展趨勢。同時人事檔案管理信息化建設(shè)能大幅度提高檔案信息化的管理水平，便于實時查詢、存儲及變更檔案信息，滿足各個機構(gòu)及時傳遞及更新檔案信息的要求，消除影響信息安全的風險因素，真正意義上做到檔案信息實時共享。鑒于此，本文針對“新時期人事檔案管理信息化建設(shè)”進行分析研究具有重要的價值意義。

一、新時期人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性分析

人事檔案信息化管理指檔案管理活動中靈活運用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段數(shù)字化管理檔案信息資源的過程，能大幅度提高檔案資源的利用率。受信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的影響，企業(yè)人事制度改革持續(xù)深化且人才流動頻率漸漸加快，促使日常工作中涌現(xiàn)出大量的人事檔案資料。從人事檔案管理工作角度來看，短時間內(nèi)轉(zhuǎn)變其管理理念、持續(xù)創(chuàng)新及合理整合現(xiàn)有的資源、改變以往單一的紙質(zhì)檔案管理方法均無法脫離利用信息化管理手段的支持，方可滿足深入挖掘及開發(fā)利用人事檔案信息資源的要求，確保其檔案資源利用趨向便捷高效，進一步提高人事檔案管理的工作效率。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)存問題分析

1.缺乏管理制度

即便近幾年來我國人事檔案管理信息化建設(shè)進程持續(xù)深化，但是其信息化建設(shè)仍存在著較多問題。我國人事檔案管理工作中普遍存在沿用傳統(tǒng)管理機制的問題，無法立足現(xiàn)代化科學技術(shù)予以創(chuàng)新，難以滿足當前社會對于人事檔案管理工作的具體要求，阻礙新形勢下認識檔案管理信息化的建設(shè)進程。大多數(shù)企事業(yè)單位及機關(guān)高校的人事檔案管理制度不夠健全，直接或間接影響總體管理效率，出現(xiàn)諸多漏洞，直至引發(fā)泄露人事檔案關(guān)鍵信息的問題，對當事人及涉及單位、企業(yè)及機關(guān)高校產(chǎn)生極其深遠的影響。

2.人才資源匱乏

受人事檔案管理信息化建設(shè)進程持續(xù)深化的影響，信息化程度明顯得到大幅度提升，說明人事檔案管理信息化建設(shè)是不可阻擋的主流發(fā)展趨勢。人事檔案信息化建設(shè)往往無法脫離打造全面掌握信息理論知識專業(yè)化管理人才的支持，不只需要明確了解傳統(tǒng)人事檔案的管理流程，更要求管理人員熟練現(xiàn)代化信息技術(shù)的日常操作。雖然我國企業(yè)機關(guān)高校相繼引進熟知信息化技術(shù)的專業(yè)人才，但是無法大幅度提升人事檔案管理人才的總體素質(zhì)水平，尤其是缺乏復(fù)合型人才，造成信息化建設(shè)工作遭受嚴重阻礙。

3.信息安全不足

從客觀角度來看，互聯(lián)網(wǎng)深受自身技術(shù)特點的影響，為用戶快捷方便復(fù)制檔案及傳播檔案提供強有力的支持，新時期下人事檔案管理信息化建設(shè)的安全性相對較差，而結(jié)合主觀角度發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理信息安全尚未得到關(guān)注及重視，普遍存在檔案信息保密意識薄弱及安全信念不強烈等問題，促使檔案管理及歸檔等工作涌現(xiàn)出大量問題。檔案管理人員無法及時發(fā)現(xiàn)自身工作漏洞，其日常操作規(guī)范性遠遠不足，甚至發(fā)現(xiàn)問題后無法及時解決，尤其是計算機病毒傳播范圍日趨廣泛的背景下，電子存儲設(shè)備及技術(shù)普遍存在相應(yīng)的技術(shù)缺陷，嚴重威脅人事檔案電子信息的安全性及保密性。

4.基礎(chǔ)設(shè)施落后

由于各個級別企業(yè)單位機關(guān)對于人事檔案管理信息化建設(shè)進程的要求不同，決定企業(yè)單位機關(guān)級別不同其人事檔案信息化管理軟件的開發(fā)標準存在著明顯的差異性，級別越高的企業(yè)單位機關(guān)其軟件的使用功能越復(fù)雜。人事檔案管理相關(guān)軟硬件開發(fā)互不干涉且互為通用，而規(guī)范化的管理軟件開發(fā)流程及開發(fā)理念相對滯后。與軟件相比，人事檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)硬件普遍存在齊全性及先進性缺陷的問題，例如：計算機設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備及掃描打印設(shè)備等。大多數(shù)企業(yè)單位機關(guān)仍沿用手動模式進行輔助計算機管理，其軟硬件基礎(chǔ)牢固性不佳，阻礙人事檔案管理信息化建設(shè)進程。

5.數(shù)據(jù)共享緩慢

人事檔案信息數(shù)據(jù)庫所涵蓋的內(nèi)容相對復(fù)雜，包括傳遞、歸檔、整理及收集等方面功能，一旦忽略數(shù)據(jù)庫建設(shè)或相關(guān)數(shù)據(jù)信息更新補充不及時則可能產(chǎn)生大量的錯誤數(shù)據(jù)，大大增加管理難度。人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平滯后，造成信息數(shù)據(jù)無法全面共享，嚴重削弱信息化管理水平。人事檔案管理信息化建設(shè)期間深受主觀因素及不可抗力因素的影響，直接或間接影響其信息數(shù)據(jù)的安全性，例如：黑客、計算機病毒及信息保存年限等。人事檔案信息及互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)形式缺乏統(tǒng)一規(guī)范的標準，阻礙信息化建設(shè)進程。

三、新時期人事檔案管理信息化建設(shè)的要點分析

1.健全管理制度

由于人事檔案管理信息化建設(shè)無法脫離具體管理制度的支持，客觀上要求各個單位持續(xù)健全相應(yīng)的管理機制，以保證人事檔案管理工作有序開展為前提條件，規(guī)范其工作流程，消除影響其科學性及合理性的風險因素。不得擅自更改信息數(shù)據(jù)，突出信息數(shù)據(jù)的真實性，規(guī)避檔案管理及使用期間所產(chǎn)生的各種問題，大大提高檔案利用效率。企事業(yè)機關(guān)必須立足于具體的人事檔案管理現(xiàn)狀，詳細劃分其管理制度的實施細則及工作職責，幫助各個管理人員從根源上認識到開展信息化建設(shè)的必要性。

2.打造管理隊伍

檔案管理人員個體能力與人事檔案管理水平間存在著密切聯(lián)系，人事檔案管理人員必須掌握全面的計算機操作技術(shù)及通信技術(shù)手段方可妥善管理各種人事檔案資料，有助于長遠發(fā)展。各級單位必須做好檔案管理人員培訓教育的工作，著重強調(diào)打造出專業(yè)的檔案管理隊伍，引進更多的復(fù)合型人才，以達到充實隊伍的效果，并且主動與高等院校間開展合作，通過招聘綜合能力較強學生等方法壯大管理隊伍，有助于開發(fā)檔案管理的工作思維，真正意義上做到革新檔案管理工作模式。定期或不定期組織相應(yīng)的崗位培訓活動，重點提升其職業(yè)道德素養(yǎng)及技能水平。

3.樹立安全意識

目前我國大多數(shù)企業(yè)機關(guān)單位普遍存在檔案信息化建設(shè)安全意識不足的問題，極易造成檔案信息出現(xiàn)泄密及丟失等問題，產(chǎn)生不可預(yù)估性損失。因此必須深入研究人事檔案管理相關(guān)政策及法規(guī)，嚴格界定各種信息數(shù)據(jù)的保密等級，充分發(fā)揮計算機加密功能的作用，以權(quán)限系統(tǒng)分類加密為基礎(chǔ)妥善處理通用數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)信息，平衡檔案資料中保密與利用間關(guān)系，始終摒棄不思進取或求穩(wěn)的保守思想。

4.建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施

電子計算機具有運算速度快、精確度高、信息存貯量大、邏輯判斷能力強及自動運算等鮮明特點，適用于文件管理領(lǐng)域，能充分發(fā)揮計算機技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，妥善歸還、查找、借閱及接收相關(guān)文件信息，快速辨認需要銷毀的文件內(nèi)容，大大提高工作效率。除整理、編制及收集人事檔案外，人事檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)能編制基礎(chǔ)內(nèi)容介紹、內(nèi)目錄及檢索工具，甚至可應(yīng)用于庫房管理領(lǐng)域，用于特殊檔案管理項目，例如：編制大型索引，服務(wù)于檔案編制及檔案統(tǒng)計等方面工作。配備計算機硬件能大幅度提高各類檔案館及檔案室的計算機應(yīng)用水平。

5.推行信息共享

人事檔案信息化管理工作流程相對復(fù)雜，一旦人事檔案管理信息化系統(tǒng)的科學性、先進性及高效性遠遠不足則直接影響其管理效果。因此持續(xù)強化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度，將基礎(chǔ)設(shè)施視為搭建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的前提條件，積極引進先進的設(shè)備設(shè)施，大大提高檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸速度，便于更快更好的錄入圖片及文字等信息。搭建極具特色的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，設(shè)置統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫搭建標準，納入姓名、性別、年齡、民族、出生日期、畢業(yè)院校、工作時間、單位代碼及入職時間等信息，有助于提高檔案信息的利用率。

四、結(jié)語

通過本文探究，認識到做好新時期下人事檔案管理工作完全符合檔案管理工作改革的需求，有助于企事業(yè)單位及公共機關(guān)長遠發(fā)展。因此，相關(guān)人力資源管理部門秉持具體問題具體分析的工作原則，從根源上認識到信息化建設(shè)的必要性，遵循客觀規(guī)律，充分發(fā)揮計算機技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的作用，深入挖掘、開發(fā)及利用人事檔案信息資源，進一步擴大檔案信息化管理力度，保證人才培養(yǎng)、職稱晉升及人才聘用的公正性、合理性及準確性，為促進我國人事檔案管理水平進步提供強有力的支持。

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[3]杜秀霞，彭麗娟.新時期醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)途徑探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

（作者單位：錦州新聞媒體集團）