新時(shí)期農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作存在的問(wèn)題及優(yōu)化措施

蔡云婷

【摘? 要】科技檔案包含著有關(guān)農(nóng)業(yè)科技活動(dòng)的記錄，也積累著農(nóng)業(yè)科技的發(fā)展成果。農(nóng)業(yè)有關(guān)部門(mén)科研工作中最重要的一部分就是農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作，農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作也在時(shí)刻影響著農(nóng)業(yè)的科研工作，在科研工作中是至關(guān)重要的步驟之一，同時(shí)也是有關(guān)農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目的延伸。農(nóng)業(yè)科技檔案管理具有創(chuàng)造性和保密性等特征，同時(shí)這些特征也時(shí)刻發(fā)揮著重要作用。

【Abstract】Science and technology archives contain the records of agricultural science and technology activities， and also accumulate the development achievements of agricultural science and technology. The most important part of the scientific research work of relevant agricultural departments is the archives management work of agricultural science and technology. The archives management work of agricultural science and technology also affects the agricultural research work at all times. It is one of the most important steps in scientific research and an extension of the agricultural research program. Agricultural science and technology archives management has the characteristics of creativity and confidentiality， and these characteristics also play an important role.

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作;問(wèn)題;優(yōu)化措施

【Keywords】new period; archives management work of agricultural science and technology; problems; optimization measures

【中圖分類(lèi)號(hào)】F323;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）02-0059-03

1 引言

農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作在農(nóng)業(yè)的科研工作中起著十分重要的作用，同時(shí)也是科研工作中的重要步驟之一。農(nóng)業(yè)科技檔案指的是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的、具有保存利用價(jià)值的、按歸檔制度集中統(tǒng)一管理起來(lái)的科技文件材料的總稱(chēng)，其中包括文字材料、計(jì)算材料、圖表、照片、影片、錄像帶、錄音帶、計(jì)算機(jī)軟件、實(shí)物、標(biāo)本等。因此，農(nóng)業(yè)科技檔案具有很大的歷史價(jià)值。充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案中的相關(guān)信息數(shù)據(jù)，可以提升我國(guó)農(nóng)業(yè)科技的水平，從而促進(jìn)我國(guó)的農(nóng)業(yè)科研工作快速發(fā)展。

2 新時(shí)期優(yōu)化農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的重要性

2.1 農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作決定著農(nóng)業(yè)科研工作

農(nóng)業(yè)科技檔案在各個(gè)方面都記錄了農(nóng)業(yè)科研工作的有關(guān)情況，是農(nóng)業(yè)科研的有關(guān)部門(mén)通過(guò)使用文字材料、圖表、影片等形式，留存的有關(guān)農(nóng)業(yè)科研工作的記錄，記錄著科研部門(mén)的研究記錄以及一些農(nóng)業(yè)科研工作人員的科研情況，農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作對(duì)科研工作人員來(lái)說(shuō)是非常權(quán)威的。如果農(nóng)業(yè)科技檔案足夠規(guī)范，那么對(duì)農(nóng)業(yè)科技的決策人來(lái)說(shuō)，在有關(guān)農(nóng)業(yè)科研工作的決策工作中，農(nóng)業(yè)科技檔案可以供決策人參考，決策人可以依據(jù)農(nóng)業(yè)科技檔案中記錄有關(guān)農(nóng)業(yè)科技研究工作的情況等資料，對(duì)有關(guān)工作進(jìn)行決策，總結(jié)農(nóng)業(yè)科技的有關(guān)工作和制定相關(guān)的工作計(jì)劃，從而找到正確的研究方向和正確的未來(lái)發(fā)展方向，進(jìn)一步確定整體的發(fā)展計(jì)劃和發(fā)展目標(biāo)。

2.2 農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作可以給農(nóng)業(yè)科技研究工作提供發(fā)展的依據(jù)

在農(nóng)業(yè)科研工作中，任意一名科研工作人員在工作時(shí)，都養(yǎng)成了記錄工作的進(jìn)展和有關(guān)研究數(shù)據(jù)的習(xí)慣，這些有關(guān)記錄將為農(nóng)業(yè)科研工作中提供比較可靠的參考材料，這些有關(guān)材料進(jìn)行整理合并成為農(nóng)業(yè)科技檔案，可以被其他科研工作人員在進(jìn)行科研工作時(shí)進(jìn)行參考。農(nóng)業(yè)科技檔案可以保證農(nóng)業(yè)研究工作中相關(guān)工作的連貫，避免發(fā)生重復(fù)工作和浪費(fèi)資源的問(wèn)題，從而使研究人員之間可以相互借鑒研究情況、相互學(xué)習(xí)，保證研究成果的數(shù)量，最終促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研工作未來(lái)的發(fā)展。

2.3 農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作可以保證農(nóng)業(yè)科研工作的私密性

在任何一個(gè)行業(yè)中，有關(guān)材料都涉及保密的問(wèn)題，而農(nóng)業(yè)科技檔案的保密工作直接影響著我國(guó)的安全問(wèn)題。農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科研工作有關(guān)工作人員多年的研究成果和全部工作人員的智慧結(jié)晶，農(nóng)業(yè)科技檔案是直接影響我國(guó)農(nóng)業(yè)科技的發(fā)展情況和研究的進(jìn)展情況的重要材料，直接反饋出我國(guó)的農(nóng)業(yè)科學(xué)研究水平和研究程度，所以，在農(nóng)業(yè)科技檔案管理的過(guò)程中，要高度重視其安全性[1]。在實(shí)際農(nóng)業(yè)科研工作中，要充分利用農(nóng)業(yè)科技檔案的資料，根據(jù)農(nóng)業(yè)科技檔案的保密等級(jí)和開(kāi)放的時(shí)間來(lái)采取對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案的不同保護(hù)措施。

3 新時(shí)期農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段，農(nóng)業(yè)科技研究單位缺乏對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的重視，導(dǎo)致很多科研工作人員喪失對(duì)單位的信心，把自己很多科研的有關(guān)資料留在自己手中，從而使農(nóng)業(yè)科研數(shù)據(jù)不夠全面。與此同時(shí)，農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的信息化程度比較低，很多時(shí)候都采用紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致在查找資料時(shí)十分的困難。目前農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作中還存在著很多問(wèn)題。

3.1 農(nóng)業(yè)檔案管理工作有關(guān)制度不完善

建立有關(guān)制度是為了規(guī)范工作中的行為，提高工作的效率，完成工作的目標(biāo)。建立完善的農(nóng)業(yè)檔案管理制度保證規(guī)范地完成檔案管理的有關(guān)工作，提高檔案中資料的利用率和開(kāi)發(fā)率[2]。目前，大部分的農(nóng)業(yè)科研單位在建立檔案的管理制度上不統(tǒng)一，檔案管理中的每個(gè)環(huán)節(jié)沒(méi)有準(zhǔn)確落實(shí)到相應(yīng)部門(mén)，同時(shí)沒(méi)有統(tǒng)一管理農(nóng)業(yè)科技的檔案資料。

3.2 有關(guān)研究人員對(duì)檔案管理的意識(shí)差

因?yàn)槿鄙贆n案管理工作上的宣傳，使一些資料形成人員，主要是一些年輕的檔案管理工作人員缺乏對(duì)檔案管理的意識(shí)，導(dǎo)致加大檔案的遺漏風(fēng)險(xiǎn)。另外，一些檔案管理工作的工作人員監(jiān)督意識(shí)差，沒(méi)有及時(shí)監(jiān)督檔案管理工作。與此同時(shí)，因?yàn)椴恢匾暀n案管理設(shè)備的更新，甚至是缺乏資金的支持，導(dǎo)致出現(xiàn)一些檔案管理的設(shè)備老舊、檔案整理室空間小等現(xiàn)象，嚴(yán)重地影響了檔案管理工作的開(kāi)展。

3.3 檔案管理工作人員素質(zhì)較低

檔案管理工作人員的素質(zhì)直接決定檔案管理工作的質(zhì)量。伴隨著我國(guó)科技水平的快速發(fā)展和不斷提升，對(duì)檔案管理工作的要求也越來(lái)越高，既要求檔案管理人員具備先進(jìn)的檔案管理思想，還要求檔案管理人員具備專(zhuān)業(yè)科技能力，可以熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理工作和查找有關(guān)信息等[3]。但目前，我國(guó)的檔案管理人員素質(zhì)水平不一致，有關(guān)管理部門(mén)的人員沒(méi)有真正意識(shí)到自己在檔案管理工作中擔(dān)負(fù)的責(zé)任，同時(shí)這些人員的管理思想也比較落后。另外，很多農(nóng)業(yè)科技研究單位都出現(xiàn)了缺少檔案管理專(zhuān)業(yè)人員的問(wèn)題，因?yàn)槿鄙龠@類(lèi)人才，導(dǎo)致很多先進(jìn)設(shè)備的功能沒(méi)有完全開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，一部分單位還采用落后的人工進(jìn)行操作設(shè)備。

4 新時(shí)期農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作優(yōu)化的措施

4.1 加強(qiáng)檔案管理工作人員意識(shí)，完善檔案管理制度

目前，很多農(nóng)業(yè)科研單位如果想改正檔案管理工作中存在的問(wèn)題，第一步需要轉(zhuǎn)變自身的工作觀念，加強(qiáng)檔案管理的意識(shí)。只有具備正確先進(jìn)的觀念，才可以保證檔案管理工作的發(fā)展，有關(guān)部門(mén)不斷向檔案管理人員傳授有關(guān)檔案管理工作的真正含義，從而讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性[4]。例如，一些農(nóng)業(yè)科技研究單位可以定期舉辦一些培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)科技工作人員的工作指導(dǎo)，在思想上拋出一些不正確的想法，保證科技工作人員具備正確的工作思想，促進(jìn)落實(shí)檔案管理工作。第二步，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該完善相關(guān)的檔案管理制度，確立各個(gè)部門(mén)在檔案管理工作中的工作職能，保證每個(gè)部門(mén)都可以發(fā)揮出自身的職能。例如，有關(guān)部門(mén)可以建立研究負(fù)責(zé)人歸檔責(zé)任制規(guī)定，每一項(xiàng)研究完成后，由研究的負(fù)責(zé)人把研究過(guò)程中建立的有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理合并，然后歸檔。歸檔后，由檔案管理人員按照有關(guān)要求將有關(guān)研究資料進(jìn)行整理[5]。

4.2 提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作過(guò)程中，首先要提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)每一名管理人員具備專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)能力。在新時(shí)期，不僅僅要求檔案管理人員在工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，還需要精通各類(lèi)檔案業(yè)務(wù)。例如，可以定期舉辦一些專(zhuān)業(yè)職業(yè)技能的培訓(xùn)，保證每名管理人員熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)還要保證每名管理人員掌握本單位管理工作流程，熟練運(yùn)用有關(guān)的管理技能，從而提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平和文化水平，保證每名人員可以跟上農(nóng)業(yè)發(fā)展趨勢(shì)。

4.3 建立一些檔案管理工作獎(jiǎng)懲制度

建立一些合理的檔案管理工作獎(jiǎng)懲制度，使檔案管理工作人員在工作時(shí)更加積極。建立獎(jiǎng)懲制度也可以保證高效率和高質(zhì)量地完成工作，但執(zhí)行獎(jiǎng)懲制度時(shí)需要注意對(duì)所有工作人員都要公正，保證付出多的人員可以得到相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)懲制度不僅可以保證檔案管理人員的權(quán)利，還可以提高管理人員的榮譽(yù)感，從而促進(jìn)檔案管理人員之間相互交流和學(xué)習(xí)[6]。

5 結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作還面臨著很多問(wèn)題，需要根據(jù)相應(yīng)問(wèn)題找到解決措施，有關(guān)部門(mén)也需要不斷地提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，積極宣傳正確的檔案管理工作思想，不斷完善相應(yīng)的規(guī)章制度，保證農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作可以發(fā)揮出自身的重要作用，從而促進(jìn)我國(guó)的農(nóng)業(yè)快速發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

【1】樊清風(fēng).農(nóng)業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展建議[J].農(nóng)技服務(wù)，2017，34（06）：178+177.

【2】朱斌，馮惠英，黃建.談檔案管理與科研管理的相互促進(jìn)關(guān)系[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技，2009（24）：369-370.

【3】張莉.農(nóng)業(yè)科技檔案管理的探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（23）：23.

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