通過二次驗(yàn)收促進(jìn)新購置設(shè)備使用質(zhì)量控制

南京中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院（江蘇省中醫(yī)院）設(shè)備處，江蘇 南京 210029

引言

醫(yī)療設(shè)備是現(xiàn)代化醫(yī)院固定資產(chǎn)投資最主要的方面之一，醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)極大地促進(jìn)了醫(yī)療業(yè)務(wù)的開展，提升了醫(yī)療技術(shù)水平，同時(shí)通過設(shè)備的運(yùn)行，為醫(yī)院創(chuàng)造出巨大的經(jīng)濟(jì)效益[1]。醫(yī)療設(shè)備，尤其是大型醫(yī)療設(shè)備，在為醫(yī)院帶來可觀的經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，如果在使用管理環(huán)節(jié)疏漏，就容易導(dǎo)致設(shè)備未能充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，設(shè)備使用率低下等一系列問題[2]。建立二次驗(yàn)收制度是量化考核新購置設(shè)備在醫(yī)院第一年使用中的各項(xiàng)重要指標(biāo)，為設(shè)備尾款的支付提供充分的依據(jù)支持。因此，如何科學(xué)合理設(shè)置二次驗(yàn)收考核指標(biāo)，論證和審批工作，建立健全尾款支付制度和流程，是設(shè)備管理中的又一個(gè)重要的課題。全面科學(xué)的對(duì)設(shè)備進(jìn)行二次驗(yàn)收制度，可以全面反映設(shè)備的使用狀態(tài)，使得醫(yī)療設(shè)備資源得到合理配置和有效使用，也是反映新形勢(shì)下醫(yī)院設(shè)備管理水平的重要標(biāo)志之一[3]。

1 新購置設(shè)備二次驗(yàn)收的概念及影響因素

二次驗(yàn)收是相對(duì)于首次驗(yàn)收來講的，購置新的醫(yī)療設(shè)備在預(yù)算制定之初相關(guān)科室負(fù)責(zé)人會(huì)對(duì)該設(shè)備的運(yùn)行效率效益給出相應(yīng)的預(yù)估（圖1），能在一定的期限內(nèi)收回成本達(dá)到相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的設(shè)備，院設(shè)備管理委員會(huì)才會(huì)批準(zhǔn)購置，新購置設(shè)備到貨后，由設(shè)備處的分管工程師、采購員、使用科室設(shè)備負(fù)責(zé)人或指定的相關(guān)人員和廠（商）家代表共同驗(yàn)收后，方可使用，這時(shí)的驗(yàn)收屬于首次驗(yàn)收。

圖1 我院醫(yī)療儀器設(shè)備申購效益預(yù)測(cè)報(bào)告

二次驗(yàn)收是指新購置設(shè)備到貨并驗(yàn)收使用后一年，設(shè)備處組織相關(guān)人員會(huì)同設(shè)備供應(yīng)商對(duì)該設(shè)備的使用狀態(tài)、運(yùn)行效率、成本效益等進(jìn)行全面評(píng)估，最終確認(rèn)該設(shè)備有沒有達(dá)到購置的預(yù)期以及是否支付或延期支付合同約定的尾款（設(shè)備購置合同中在付款方式中一般約定：自買方驗(yàn)收合格之日起12個(gè)月設(shè)備使用，維修正常，無質(zhì)量問題的，支付全款的10%，也就是尾款。這一條款目前普遍應(yīng)用于醫(yī)療設(shè)備的支付模式）。二次驗(yàn)收的目的是為了杜絕臨床科室盲目擴(kuò)大診療規(guī)模所進(jìn)行的不合理購置行為，以及本著契約精神履行購置合同規(guī)定的付款行為，旨在與各供應(yīng)商建立良好的合作基礎(chǔ)。目前制約二次驗(yàn)收正常運(yùn)行的因素主要有以下幾個(gè)方面。

1.1 尾款支付的意識(shí)淡薄，隨意性強(qiáng)

醫(yī)療設(shè)備購置合同中留有10%的尾款是為了保證供應(yīng)商在新設(shè)備購入后一年使用期內(nèi)積極提供售后維保服務(wù)，加強(qiáng)與醫(yī)院臨床科室使用人員的溝通協(xié)作，保證該設(shè)備的正常高效的運(yùn)行。尾款支付是二次驗(yàn)收中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，然而在實(shí)際操作中，設(shè)備驗(yàn)收合格一年后，臨床科室主任確認(rèn)設(shè)備使用狀態(tài)正常，財(cái)務(wù)就放款。一些人對(duì)于留存設(shè)備尾款的作用認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為支付設(shè)備尾款只是正常履行合同的一個(gè)環(huán)節(jié)，是財(cái)務(wù)行為，因此缺乏主觀能動(dòng)性去跟蹤設(shè)備一年中的運(yùn)行狀況和供應(yīng)商售后服務(wù)情況，支付尾款一般都是等到供應(yīng)商上門催繳，才會(huì)去進(jìn)行相應(yīng)的運(yùn)作，失去了尾款支付行為的主動(dòng)性；另外由于種種原因還有的人員會(huì)拖欠供應(yīng)商尾款，這極大地影響了供應(yīng)商提供優(yōu)質(zhì)售后維保服務(wù)的積極性，對(duì)于醫(yī)院設(shè)備的運(yùn)行也埋下了巨大的隱患。

1.2 尾款支付的支持依據(jù)不充分

尾款支付應(yīng)有充分的客觀依據(jù)予以支撐。如果未按合同條款逐一論證，查驗(yàn)在操作培訓(xùn)，指導(dǎo)使用，維修培訓(xùn)，維護(hù)保養(yǎng)，問題響應(yīng)時(shí)間，軟件升級(jí)等各個(gè)方面是否按照約定，在一年中切實(shí)履行到位，就不能客觀反映設(shè)備當(dāng)前使用狀況，如果不能保障相關(guān)問題在尾款支付前得到妥善的解決，醫(yī)院和科室的利益就會(huì)因此受到損失。

1.3 尾款支付的制度和流程不完善

尾款支付流程和制度不規(guī)范，就會(huì)導(dǎo)致支付過程中的風(fēng)險(xiǎn)，審核和審批不健全，就會(huì)導(dǎo)致驗(yàn)收環(huán)節(jié)流于形式，不能全面地反映設(shè)備的使用狀態(tài)，可能會(huì)導(dǎo)致尾款支付的盲目性和不合理性[4]。

1.4 設(shè)備在期初使用一年中的運(yùn)行情況缺乏有效監(jiān)督和評(píng)價(jià)考核機(jī)制

二次驗(yàn)收需要對(duì)設(shè)備在使用、管理方面的一些考核指標(biāo)進(jìn)行評(píng)估，可以通過信息反饋以及分析評(píng)價(jià)，對(duì)科室設(shè)備在一年使用的效益進(jìn)行量化考核，可以考驗(yàn)科室對(duì)預(yù)算執(zhí)行的效果，通過與各科室的目標(biāo)，責(zé)任掛鉤，形成閉環(huán)式的預(yù)算執(zhí)行責(zé)任體系，不僅能促進(jìn)科室對(duì)設(shè)備日常使用的管控，還能強(qiáng)化科室預(yù)算執(zhí)行的意識(shí)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)設(shè)備管理部門對(duì)設(shè)備使用的監(jiān)管，有的放矢的配合科室制定策略，保障和提升設(shè)備的使用率，調(diào)動(dòng)和激發(fā)臨床設(shè)備使用的積極性[5]，而目前對(duì)于新購置設(shè)備一年內(nèi)的運(yùn)行情況沒有做到有效的監(jiān)督和評(píng)價(jià)。

2 我院在新購置設(shè)備二次驗(yàn)收制度方面的探索

我院在總結(jié)近年來在新購置設(shè)備管理過程中存在的問題的基礎(chǔ)上，結(jié)合兄弟醫(yī)院的經(jīng)驗(yàn)，建立二次驗(yàn)收制度并強(qiáng)化落實(shí)，在驗(yàn)收的同時(shí)著重設(shè)備使用的量化考核分析，探索通過標(biāo)準(zhǔn)化的二次驗(yàn)收制度和流程，促進(jìn)科室提高設(shè)備的高效使用意識(shí)，加強(qiáng)分管工程師對(duì)設(shè)備使用過程的監(jiān)督和管理，推進(jìn)設(shè)備精細(xì)化管理目標(biāo)。主要有以下幾個(gè)方面的探索。

2.1 組織人員，明確分工，制定二次驗(yàn)收各項(xiàng)指標(biāo)體系

我院設(shè)計(jì)的設(shè)備二次驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的表單（圖2）中，明確設(shè)立了參與驗(yàn)收人員以及各人員具體驗(yàn)收指標(biāo)[6]。參與二次驗(yàn)收人員包括使用科室人員與設(shè)備處工程人員。將該報(bào)表做成魚骨圖，如圖3所示。

圖2 我院醫(yī)療設(shè)備二次驗(yàn)收?qǐng)?bào)告表單

圖3 我院二次驗(yàn)收?qǐng)?bào)告表單魚骨圖

使用科室的二次驗(yàn)收部分，主要考核使用環(huán)節(jié)的各項(xiàng)指標(biāo)是否達(dá)標(biāo)，明確設(shè)備的使用培訓(xùn)是否達(dá)到合同約定要求（需提供培訓(xùn)的證明材料，包括培訓(xùn)相關(guān)事項(xiàng)的明細(xì)記錄，參加培訓(xùn)人員的簽名，培訓(xùn)考核結(jié)果等）；設(shè)備的關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)是否達(dá)到購置時(shí)的需求，有無偏離；提供科室目前可以熟練掌握設(shè)備使用的人員明細(xì)；設(shè)備在使用過程中出現(xiàn)過何種使用問題，是否解決，解決的時(shí)間和過程記錄，目前設(shè)備在使用過程中還是否存在問題，分別是什么問題等。

設(shè)備處的二次驗(yàn)收部分，主要明確設(shè)備維護(hù)和保養(yǎng)方面各項(xiàng)指標(biāo)是否達(dá)標(biāo)，明確設(shè)備在一年使用過程中保養(yǎng)頻率和保養(yǎng)內(nèi)容以及其他服務(wù)是否達(dá)到合同約定要求；設(shè)備在發(fā)生故障時(shí)候的響應(yīng)速度是否符合合同約定要求；設(shè)備在一年中故障發(fā)生的次數(shù)，原因，解決問題的過程和周期等。

將各條目與合同中對(duì)應(yīng)條款中的約定內(nèi)容進(jìn)行比較核對(duì)，相關(guān)內(nèi)容需要用數(shù)據(jù)支持。以上設(shè)備在一年運(yùn)行中出現(xiàn)過的問題，相關(guān)服務(wù)不滿意的地方以及未達(dá)標(biāo)的項(xiàng)目，均需提供供應(yīng)商以及院方雙方簽字確認(rèn)的證據(jù)支持，一方面以明確各方的責(zé)任，另一方面，用于針對(duì)性的探討和提出解決問題的方案，限期進(jìn)行整改[7]。

2.2 完善二次驗(yàn)收的制度和流程

新購置設(shè)備到貨至首次驗(yàn)收合格使用一年后，由財(cái)務(wù)處依據(jù)系統(tǒng)的提示，生成二次驗(yàn)收?qǐng)?bào)告表單，列明具體設(shè)備名稱，使用科室以及設(shè)備期初到貨安裝驗(yàn)收時(shí)間，請(qǐng)示設(shè)備處辦理二次驗(yàn)收。

設(shè)備處按照責(zé)任區(qū)的劃分，把二次驗(yàn)收單分派給相關(guān)分管工程師，工程師聯(lián)系并提請(qǐng)相關(guān)科室主任做設(shè)備使用方面的二次驗(yàn)收。科室主任和設(shè)備處分管工程師對(duì)應(yīng)設(shè)備二次驗(yàn)收表單中的各項(xiàng)指標(biāo)做勾選在，需要說明之處也要給出相應(yīng)的佐證材料。

只有使用科室與設(shè)備處的考核結(jié)果均顯示設(shè)備在一年使用過程中各項(xiàng)指標(biāo)正常，供應(yīng)商在各方面均按照合同的約定完成規(guī)定的義務(wù)，驗(yàn)收意見均合格，經(jīng)過設(shè)備處領(lǐng)導(dǎo)和分管院長(zhǎng)審批同意后，財(cái)務(wù)處方予以支付尾款[8]。

二次驗(yàn)收未通過，如果是產(chǎn)品質(zhì)量方面問題，經(jīng)過第三方鑒定，技術(shù)指標(biāo)達(dá)不到招標(biāo)要求，參照合同條款做退貨或者換貨處理；如果是供應(yīng)商其他服務(wù)條款未到達(dá)合同要求方面問題，則使用科室與設(shè)備處共同研究方案，明確具體需求，提請(qǐng)供應(yīng)商限期整改解決，供應(yīng)商提出具體方案，并由三方共同簽字確認(rèn)整改時(shí)間和內(nèi)容要求，整改期結(jié)束，問題妥善解決則再次辦理二次驗(yàn)收手續(xù)，若整改達(dá)不到要求，則三方共同協(xié)商解決方案，可以采取不支付尾款，部分支付尾款，或采取其他方式解決問題等提案，提請(qǐng)?jiān)涸O(shè)備管理委員會(huì)審批[9]。具體流程圖，見圖4。

2.3 量化考核新購置設(shè)備運(yùn)行狀況指標(biāo)

為加強(qiáng)科室設(shè)備充分高效合理使用的意識(shí)，加強(qiáng)和督促科室提高設(shè)備使用率，以期達(dá)到相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，二次驗(yàn)收環(huán)節(jié)中設(shè)置了設(shè)備效益考核指標(biāo)[10]（圖5）。

設(shè)備在申購論證階段，使用科室填寫了設(shè)備效益預(yù)測(cè)分析表，參考物價(jià)，材料成本，月檢查人次，檢查指標(biāo)比重等指標(biāo)，設(shè)備處與計(jì)財(cái)處核實(shí)后，依據(jù)統(tǒng)計(jì)算法計(jì)算出設(shè)備的盈虧人次，投資回收期和每月經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等[11]。

圖4 我院二次驗(yàn)收流程圖

圖5 我院新購置醫(yī)療設(shè)備效益追蹤報(bào)告

通過調(diào)取設(shè)備一年使用過程中的收費(fèi)收據(jù)，可以實(shí)現(xiàn)設(shè)備實(shí)際使用效益的追蹤考核。通過統(tǒng)計(jì)包括使用人次數(shù)，一年內(nèi)設(shè)備實(shí)際產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)收益，與期初填報(bào)設(shè)備申購申請(qǐng)時(shí)的對(duì)比，分析評(píng)價(jià)科室對(duì)新設(shè)備的使用效率是否達(dá)到預(yù)期值[12]。

將圖5的結(jié)果與圖1進(jìn)行對(duì)比可以直觀顯示預(yù)測(cè)值與實(shí)際值之間的差異，從而考核設(shè)備在一年中使用效率和經(jīng)濟(jì)效益是否已經(jīng)達(dá)到了預(yù)期。若設(shè)備實(shí)際效益低于預(yù)期值的15%，科室須做具體原因的分析和闡述，是預(yù)算估計(jì)過于樂觀還是實(shí)際情況發(fā)生變化導(dǎo)致目標(biāo)值產(chǎn)生差異，并提出具體的舉措，必要時(shí)由設(shè)備處與科室一起，找到解決問題的對(duì)策和方法。繼續(xù)使用半年后，由設(shè)備處和計(jì)財(cái)處繼續(xù)進(jìn)行設(shè)備效益考核，如果無特殊原因，情況依然得不到改善，則由設(shè)備管理部門權(quán)衡是否通過調(diào)撥或者設(shè)備共享的方式提高以保障和提高設(shè)備使用率并報(bào)院設(shè)備管理委員會(huì)通過。在來年的設(shè)備預(yù)算申報(bào)工作中做通報(bào)，該科室申購設(shè)備在立項(xiàng)評(píng)分表中對(duì)相應(yīng)分值進(jìn)行扣除。比如說圖1中本院某科室提出需購置一臺(tái)三維超聲成像系統(tǒng)，在做效益預(yù)測(cè)時(shí)，科主任估計(jì)該設(shè)備能在55個(gè)月內(nèi)收回成本，設(shè)備購入后，一年后我們進(jìn)行二次驗(yàn)收時(shí)，發(fā)現(xiàn)該設(shè)備由于科室人員配備不到位（圖5），導(dǎo)致該設(shè)備使用率低，全年僅使用22次，收入7458元，使用率極低，完全沒有達(dá)到效益預(yù)期。最終該設(shè)備調(diào)撥給超聲醫(yī)學(xué)科供全院使用，該科室在來年的立項(xiàng)評(píng)分表中相應(yīng)的分值被完全扣除。

如果設(shè)備實(shí)際效益高于預(yù)期值的15%，科室采取積極有效的方式推動(dòng)設(shè)備使用率，且方法有借鑒性，普遍性，則通過宣傳和引導(dǎo)其他科室促進(jìn)共同進(jìn)步，在來年的設(shè)備預(yù)算申報(bào)工作中，該科室申購設(shè)備在立項(xiàng)評(píng)分表中對(duì)相應(yīng)分值進(jìn)行加分。

按照這一指標(biāo)目前已在50萬元以上設(shè)備的二次驗(yàn)收環(huán)節(jié)中得以實(shí)現(xiàn)（圖6），將圖6可視化后即為圖7圖中的效益百分比是與設(shè)備申購時(shí)的預(yù)期效益比較，并考慮逐步調(diào)整至20萬元以上設(shè)備。

圖6 我院新購置50萬元以上設(shè)備二次驗(yàn)收后效益追蹤表

圖7 我院新購置50萬元以上設(shè)備二次驗(yàn)收后效益追蹤圖

從上面的圖表中可以看出，二次驗(yàn)收后，一些效益較好的設(shè)備依舊保持很好的效益，一些效益較差的設(shè)備得到了較好的提升，不過有些設(shè)備的效益依舊與申購時(shí)的效益預(yù)期相距甚遠(yuǎn)，達(dá)不到預(yù)期的目標(biāo)，這些設(shè)備我們就要考慮在全院范圍內(nèi)調(diào)劑或者報(bào)院設(shè)備管理委員會(huì)處置。

通過在二次驗(yàn)收強(qiáng)化對(duì)設(shè)備的效益追蹤考核，以考核結(jié)果為依據(jù)影響科室新設(shè)備的引進(jìn)工作，形成一個(gè)閉環(huán)體系，既提高了科室科學(xué)制定設(shè)備采購預(yù)算的意識(shí)，同時(shí)促進(jìn)科室在實(shí)踐過程中不斷提高管理水平，采取積極有效的辦法保障和提高設(shè)備使用率[13]。

3 討論

在對(duì)設(shè)備進(jìn)行的二次驗(yàn)收工作中，我們著重對(duì)制度進(jìn)行梳理，在量化指標(biāo)的基礎(chǔ)上進(jìn)行了補(bǔ)充和完善，對(duì)使用科室的申購行為和使用率進(jìn)行規(guī)范，對(duì)設(shè)備供應(yīng)商的設(shè)備質(zhì)量和售后服務(wù)都進(jìn)行了再次驗(yàn)證，保證了新購置設(shè)備的高效運(yùn)行[14]，也和供應(yīng)商建立起良好的合作基礎(chǔ)。從臨床科室與醫(yī)院管理層的反饋來看，這些舉措積極有效的保障了設(shè)備尾款支付的科學(xué)性，合理性，規(guī)范性，提高了臨設(shè)備使用管理的能力和水平，同時(shí)以二次驗(yàn)收結(jié)果為導(dǎo)向，提升了臨床科室對(duì)科學(xué)合理的編制設(shè)備預(yù)算重要性的認(rèn)識(shí)[15]，總的來說，對(duì)于醫(yī)療設(shè)備管理部門有如下幾點(diǎn)借鑒意義：① 通過規(guī)范二次驗(yàn)收流程，提高了設(shè)備處對(duì)臨床科室設(shè)備購置和運(yùn)行的監(jiān)管，保證了醫(yī)院資產(chǎn)運(yùn)行的效率；② 二次驗(yàn)收對(duì)供應(yīng)商全面履行合同義務(wù)進(jìn)行評(píng)估，對(duì)于供貨質(zhì)量合格，售后服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)異的供應(yīng)商，及時(shí)支付尾款，與供應(yīng)商建立起誠信互利的合作基礎(chǔ)，對(duì)于后續(xù)設(shè)備的購置也有借鑒意義；③ 我院制定的二次驗(yàn)收流程增加了設(shè)備處人員對(duì)設(shè)備運(yùn)行相關(guān)指標(biāo)的考核內(nèi)容，調(diào)動(dòng)了工程師主觀能動(dòng)性，提高其管理參與設(shè)備使用和管理的意識(shí)，發(fā)揮設(shè)備處在設(shè)備監(jiān)管方面的職責(zé)，強(qiáng)化使用和管理互聯(lián)互通，共同推動(dòng)和促進(jìn)設(shè)備科學(xué)有效的使用。

總之，二次驗(yàn)收的制度用數(shù)據(jù)來說話，真實(shí)全面地反映了新購置設(shè)備在一年的使用過程中的使用，維護(hù)，效益等情況，對(duì)于支付設(shè)備尾款提供了規(guī)范，公平和科學(xué)的依據(jù)，同時(shí)也提升了設(shè)備處對(duì)設(shè)備精細(xì)化管理的水平，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備管理有據(jù)，過程有序，措施有力，有效把控了設(shè)備全生命周期管理的開局[16]。