提升檔案管理工作效率的策略討論

王立國

摘?要：檔案是關(guān)于一個人經(jīng)歷的記錄，檔案對個人的影響十分重大。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才和企業(yè)實現(xiàn)了雙向選擇，企業(yè)在招聘人才的時候除了面試還會去查閱個人的檔案。但是當(dāng)前的檔案管理工作效率較低，有一部分檔案管理工作人員的素質(zhì)不夠，給檔案使用者的生活和工作帶來了一定的不便利，需要對檔案管理的工作效率進(jìn)行提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理;工作效率;管理素質(zhì)

從當(dāng)前來檔案管理工作存在兩方面的缺陷，其一是上面所說的管理人員的素質(zhì)和技能問題，檔案管理工作人員對此工作的認(rèn)識不到位，不去主動積極的學(xué)習(xí)檔案管理策略;其次是文書工作和檔案銜接不到位，一般來說文書和檔案是有關(guān)聯(lián)的，但是現(xiàn)在是分屬兩個部門管理，兩個部門溝通不到位，影響了檔案管理和文書的銜接。基于這種現(xiàn)實需要對檔案管理工作效率進(jìn)行提升。

一、提升檔案管理人員的素質(zhì)和技能

檔案管理人員一定要深刻的認(rèn)識到自身工作的重要性，要深刻認(rèn)識到檔案對人們生活和工作的影響，抱著為人民服務(wù)的心態(tài)去進(jìn)行檔案管理工作。當(dāng)前部分檔案管理人員思想覺悟不高，對工作的性質(zhì)認(rèn)識不到位，要么認(rèn)為檔案管理工作十分清閑，畢竟不是每個人時時刻刻都需要查閱檔案;要么就是認(rèn)為檔案管理工作處理的都是瑣碎小事，不用學(xué)什么技能，就是分分撿撿，進(jìn)行保管就行。這兩種態(tài)度都是不正確，這就造成了檔案管理工作人員的工作積極性不高。因此，檔案管理負(fù)責(zé)人要在業(yè)余時間對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培養(yǎng)，聘請具有豐富經(jīng)驗的行業(yè)專家來集中進(jìn)行授課，逐步提升檔案管理人員的信息化操作水平和檔案管理專業(yè)技能，逐步形成一支作風(fēng)優(yōu)良、專業(yè)素質(zhì)較強(qiáng)、工作效率較高的文書檔案管理專業(yè)隊伍來提升機(jī)關(guān)內(nèi)部的文書檔案管理效率。檔案管理的負(fù)責(zé)人也可以在平時進(jìn)行監(jiān)督和抽查，發(fā)現(xiàn)工作人員出現(xiàn)了錯誤及時進(jìn)行糾正，防止出現(xiàn)更大錯誤。當(dāng)然改變檔案管理工作人員的思想是最為重要的，必須要讓檔案管理人員在思想上認(rèn)識到這項工作的重要性，從而激發(fā)主動學(xué)習(xí)意識。

二、加強(qiáng)文書工作和檔案管理的銜接

檔案和文書之間既有聯(lián)系也區(qū)別，在行政機(jī)關(guān)很多文書都涉及到了行政機(jī)關(guān)的決策，這就和行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人有很大的聯(lián)系，如果是重大決策產(chǎn)生較為深遠(yuǎn)影響的就可以載入檔案。從目前來看很多地方都是將文書和檔案分屬兩個們來管理，有的文書是由秘書等起草的，因此有一部分文書由秘書或者起草文書的人保管。部門不同就造成了文書和檔案管理之間的隔閡，兩個部門基本上是相互獨立的，二者很少進(jìn)行溝通。這就要求在當(dāng)前機(jī)關(guān)內(nèi)部文書檔案管理工作開展過程中要注重文書信息的有效搜集，要以加強(qiáng)文件管理效率，提高文書管理質(zhì)量作為檔案信息處理的核心環(huán)節(jié)。要逐步完善工作管理流程，通過強(qiáng)化二者的聯(lián)系來提升二者的銜接程度，逐步完善管理機(jī)制建設(shè)，按照規(guī)章制度對文件科學(xué)進(jìn)行分類，注重文件信息的管理細(xì)節(jié)，從根本上保障文件的完整。在實際工作當(dāng)中也會出現(xiàn)重要文書內(nèi)容沒有及時收入檔案的情況，造成之后文書丟失或者損失等各種問題，影響了檔案管理，為了避免這種現(xiàn)象的發(fā)生就更要加強(qiáng)兩個部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)文書和檔案管理的銜接。

三、加強(qiáng)信息化的檔案管理工作

隨著科技的發(fā)展，電子文檔逐漸開始代替紙質(zhì)文檔，在地區(qū)進(jìn)行大規(guī)模流傳。電子文檔具有很大的優(yōu)勢，首先是容量巨大可以節(jié)省紙張，其次保管方便，紙質(zhì)文檔需要存放在柜子當(dāng)中，占據(jù)的空間較大，而電子文檔可以存儲在U盤，網(wǎng)盤當(dāng)中，不占用大空間，并且不用考慮紙質(zhì)檔案的防潮和蟲咬的情況，想要尋找檔案也十分快捷，只要找準(zhǔn)文件夾就可以快速找到。從長期來看成本也是比較低，值得推廣。但是目前各個地區(qū)的檔案信息化管理還不是很完善，首先是基礎(chǔ)設(shè)施的不完善，不能實現(xiàn)全面的網(wǎng)絡(luò)傳播，也不能保證電子檔案管理的絕對安全。因此在未來的建設(shè)當(dāng)中應(yīng)該加強(qiáng)對電子檔案的投入，包括資金和技術(shù)的投入，從各個方面提高檔案的管理效率。另外也應(yīng)該積極的培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化電子檔案開發(fā)和維護(hù)人員，人才投入是第一投入，目前電子檔案存在的最大困難就是人才缺失，無法建立全國統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)，只能實現(xiàn)地區(qū)的小規(guī)模傳播。檔案管理的負(fù)責(zé)人也要積極的學(xué)習(xí)電子檔案的知識，積極與其他地區(qū)的檔案管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通和學(xué)習(xí)，提高自身的管理技巧，從而提升管理效率。

綜上所述：檔案管理是一項重要的工作，與人們的工作和生活息息相關(guān)，當(dāng)前的檔案管理工作效率較低，存在管理工作人員素質(zhì)技能不能滿足需求和檔案文書管理脫節(jié)的問題。針對這種問題要強(qiáng)化檔案管理工作人員的思想覺悟，提升管理技能;同時還要加強(qiáng)檔案和文書的銜接工作，加強(qiáng)兩個部門的溝通，及時收入重要文書，提高檔案的完整性;最后要積極研究電子檔案的管理模式，提高檔案管理的效率，努力培養(yǎng)電子檔案管理人才，加強(qiáng)人才投入。

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