信息時(shí)代檔案數(shù)字化外包質(zhì)量與安全風(fēng)險(xiǎn)控制

陳梁

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體和自然人產(chǎn)生了大量的檔案，檔案管理外包服務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。然而，目前我國(guó)企業(yè)檔案管理外包過程中仍然存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，制定有效的防控策略已刻不容緩。在此基礎(chǔ)上，本文分析了企業(yè)檔案管理外包面臨的風(fēng)險(xiǎn)，并提出了幾種有效的防控策略，希望能為我國(guó)企業(yè)防范檔案管理外包風(fēng)險(xiǎn)提供一些有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案數(shù)字化;外包質(zhì)量;安全風(fēng)險(xiǎn)控制

引言

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中逐步形成的具有保存價(jià)值的各種文件和資料，體現(xiàn)了企業(yè)社會(huì)活動(dòng)的全過程，對(duì)促進(jìn)企業(yè)的生存和發(fā)展具有重要的參考價(jià)值。檔案管理外包是企業(yè)檔案管理發(fā)展的新趨勢(shì)，對(duì)解決企業(yè)檔案管理手段落后、管理模式不規(guī)范等問題發(fā)揮了重要作用，但檔案管理外包過程中也存在一些風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)給予足夠的重視。

1 信息時(shí)代檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)

1.1檔案質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

如果檔案機(jī)構(gòu)不能進(jìn)行過程控制和后期評(píng)估，數(shù)字檔案在數(shù)字處理過程中的質(zhì)量基本上由外包公司自己控制。檔案部門在驗(yàn)收階段進(jìn)行質(zhì)量檢查時(shí)，由于數(shù)量大和技術(shù)限制，不能逐一核對(duì)，但抽樣檢查很難對(duì)質(zhì)量實(shí)現(xiàn)綜合控制，即使技術(shù)足夠強(qiáng)大，技能和信息之間的不對(duì)稱也會(huì)導(dǎo)致其質(zhì)量下降。

1.2檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)字外包范圍的定義標(biāo)準(zhǔn)不同，一些秘密文件進(jìn)入外包范圍，泄漏的風(fēng)險(xiǎn)很高;在數(shù)字處理過程中，有許多環(huán)節(jié)，如整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)鏈接、校對(duì)、還原和存儲(chǔ)等，可能有外包公司未能及時(shí)處理復(fù)制的文件，導(dǎo)致泄漏的情況。

2 檔案管理外包安全與質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)控制

2.1合理評(píng)估外包可行性

企業(yè)在實(shí)施檔案管理外包前，應(yīng)組織有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門和第三方組成評(píng)估小組，研究分析企業(yè)檔案管理外包可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)特征、來源、條件和對(duì)策。同時(shí)，進(jìn)行了以下三個(gè)方面的工作：第一，編寫詳細(xì)的財(cái)務(wù)分析書，包括外包的隱性成本、外包后的顯性成本和回報(bào)。利用財(cái)務(wù)分析手冊(cè)推斷是否存在外包需求，利潤(rùn)是否高于成本，是否適合外包等。第二，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，制定有效的檔案外包計(jì)劃。通過外包計(jì)劃分析哪些檔案需要由企業(yè)個(gè)人管理，哪些檔案管理工作適合外包。一般來說，紙質(zhì)檔案的維護(hù)、數(shù)字檔案的建設(shè)以及一些人事檔案的管理工作都適合外包。在確定外包內(nèi)容后，還應(yīng)分析可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。對(duì)于一些企業(yè)經(jīng)常查閱并與其日常業(yè)務(wù)活動(dòng)密切相關(guān)的檔案，以及與其核心競(jìng)爭(zhēng)力和核心利益有關(guān)的檔案，不應(yīng)選擇外包，以盡量減少檔案管理外包的風(fēng)險(xiǎn)。第三，有必要考察外包機(jī)構(gòu)是否具有合格的資格證書，是否具有優(yōu)秀的人員素質(zhì)，是否具有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，是否能夠提供符合要求的技術(shù)服務(wù)等。此外，還應(yīng)該確認(rèn)外包機(jī)構(gòu)是否采取了必要的保障措施來評(píng)估企業(yè)檔案管理外包項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。尤其是一些企業(yè)要特別注意核心商業(yè)秘密的檔案外包，堅(jiān)決防止商業(yè)秘密的泄露。事實(shí)上，外包組織與企業(yè)的關(guān)系是一種代理和委托關(guān)系，這大大增加了企業(yè)責(zé)任外移的機(jī)會(huì)，進(jìn)而增加了企業(yè)檔案管理和質(zhì)量控制的難度。因此，在檔案管理外包過程中，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制建設(shè)，建立健全配套的管理體制和部門，明確溝通渠道，更好地解決檔案管理外包工作中的矛盾和問題。

2.2提升外包程序透明性

首先，在財(cái)務(wù)管理會(huì)議上集體討論財(cái)務(wù)分析文件草案，并對(duì)分析文件中不合理的部分提出修改意見，以確保企業(yè)檔案管理外包的質(zhì)量不受影響，最大限度地降低企業(yè)的成本。第二，邀請(qǐng)專業(yè)的第三方組織審查建議的外包實(shí)施計(jì)劃，并結(jié)合第三方組織繼續(xù)修改和完善。第三按計(jì)劃實(shí)施檔案管理外包工作。一是進(jìn)行檔案管理外包的招標(biāo)。在招投標(biāo)時(shí)，要進(jìn)行實(shí)地考察，了解招投標(biāo)機(jī)構(gòu)的各個(gè)方面，不能只以好的招標(biāo)書和低價(jià)作為選擇的依據(jù)。其次是完善各項(xiàng)管理機(jī)制?？梢栽O(shè)立一個(gè)專門的投標(biāo)部門，負(fù)責(zé)監(jiān)督外包過程。可以安排企業(yè)檔案管理部門的專業(yè)人員參加招標(biāo)工作。這些人員應(yīng)具有豐富的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，能夠有效地監(jiān)督外包工作。也可選擇專門的招標(biāo)投標(biāo)機(jī)構(gòu)，對(duì)招標(biāo)投標(biāo)工作進(jìn)行全面的管理監(jiān)督，但需要企業(yè)增加部分費(fèi)用支出，這將在一定程度上提高企業(yè)的外包成本。最后，及時(shí)披露信息。企業(yè)應(yīng)及時(shí)將不涉及企業(yè)核心秘密的外包信息公之于眾，使員工及時(shí)了解企業(yè)的最新動(dòng)態(tài)，有助于增強(qiáng)企業(yè)凝聚力，提高員工的工作效率。

2.3加強(qiáng)對(duì)外包的監(jiān)督管理

（1）規(guī)范企業(yè)檔案管理外包合同。企業(yè)在談判、起草和簽訂外包合同時(shí)，必須與外包機(jī)構(gòu)進(jìn)行反復(fù)磋商和溝通，確保合作順利有序。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)選擇高素質(zhì)的專業(yè)人才與外包機(jī)構(gòu)簽訂合同，加強(qiáng)外包合同的規(guī)范化，為外包工作奠定良好的基礎(chǔ)。（2）改善監(jiān)察機(jī)制。企業(yè)在執(zhí)行外包合同前，應(yīng)當(dāng)與外包機(jī)構(gòu)的服務(wù)人員進(jìn)行深入、具體的交流，明確合同的規(guī)定和要求，并將任務(wù)分解給個(gè)人，確保參與合同執(zhí)行的每個(gè)人都知道自己的責(zé)任。在合同執(zhí)行過程中，應(yīng)建立健全監(jiān)督機(jī)制，做好監(jiān)督管理工作，加強(qiáng)對(duì)外包機(jī)構(gòu)的監(jiān)督。一方面，應(yīng)監(jiān)察外包機(jī)構(gòu)的運(yùn)作和財(cái)務(wù)狀況，例如：不時(shí)抽查外包機(jī)構(gòu)的審計(jì)報(bào)告，以評(píng)估其應(yīng)急措施和運(yùn)作能力等。另一方面，外包機(jī)構(gòu)監(jiān)控服務(wù)質(zhì)量。根據(jù)外包機(jī)構(gòu)履行合同義務(wù)的情況定期進(jìn)行檢查，總結(jié)問題，及時(shí)跟進(jìn)，及時(shí)解決，防止給企業(yè)造成不必要的損失。

2.4優(yōu)化檔案外包管理制度

第一，政府要加大對(duì)檔案管理外包行業(yè)的支持力度，成立專門機(jī)構(gòu)研究外包管理，增加企業(yè)信息宣傳的深度和廣度，使廣大企業(yè)更清楚地認(rèn)識(shí)檔案管理外包的優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)對(duì)外包機(jī)構(gòu)的信任和了解，促進(jìn)企業(yè)檔案管理外包的快速發(fā)展。第二，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案外包的立法，盡快制定和頒布相關(guān)法律法規(guī)，有效規(guī)范檔案管理外包市場(chǎng)，提供必要的制度保障，以有效制約外包機(jī)構(gòu)的運(yùn)作，降低企業(yè)檔案外包的風(fēng)險(xiǎn)。第三，積極鼓勵(lì)企業(yè)成立檔案管理外包協(xié)會(huì)，加強(qiáng)外包機(jī)構(gòu)與企業(yè)之間的合作與交流，深化雙方的溝通與了解。行業(yè)協(xié)會(huì)應(yīng)發(fā)揮積極作用，多參與國(guó)際交流活動(dòng)，學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)我國(guó)檔案管理外包的健康、可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)束語

總之，在企業(yè)檔案管理外包的過程中，不可避免地存在著一些風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)可以采取合理的措施評(píng)估外包的可行性，提高外包程序的透明度，加強(qiáng)對(duì)外包的監(jiān)督管理，優(yōu)化檔案外包管理體制等，從而有效地防范和控制企業(yè)檔案管理外包的風(fēng)險(xiǎn)，節(jié)約企業(yè)成本，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。

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