淺談EXECL管理學(xué)生信息的幾點(diǎn)使用技巧

張生果 陳慧君

摘 要：本文從學(xué)校管理學(xué)生信息工作，介紹Execl（本文介紹的Execl功能是Microsoft office家族成員）在日常管理過(guò)程中的使用技巧，快速、精準(zhǔn)對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、處理，包括如何進(jìn)行序號(hào)列自動(dòng)填充，不同工作簿之間數(shù)據(jù)的查找、調(diào)取與匹配，以及依據(jù)公民身份證號(hào)碼判斷性別等。

關(guān)鍵詞：學(xué)生信息;EXECL

我國(guó)正處在“快速發(fā)展”階段向“高質(zhì)量發(fā)展”階段轉(zhuǎn)型，經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展對(duì)各行各業(yè)的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、效率化、數(shù)字化的新要求，學(xué)校的事業(yè)發(fā)展也要做到與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)生信息管理亦是如此，當(dāng)前，諸多學(xué)校已搭建信息大數(shù)據(jù)中心，雖然方便了校內(nèi)各部門(mén)數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率，同時(shí)存在弊端，部分?jǐn)?shù)據(jù)很難滿足工作崗位實(shí)際需要的數(shù)據(jù)，不得不進(jìn)行第二次處理、加工，專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)處理軟件可以滿足需求，一般管理人員難以熟練掌握軟件的操作，Execl的功能可以幫助我們實(shí)現(xiàn)需求。

一、自動(dòng)填充序號(hào)

在管理學(xué)生信息，為了及時(shí)匯總數(shù)據(jù)，直觀醒目，方便統(tǒng)計(jì)，我們經(jīng)常需要在數(shù)據(jù)前面添加序號(hào)，尤其是大批量的數(shù)據(jù)。通常使用手工每一行的進(jìn)行輸入阿拉伯?dāng)?shù)字1，2，3…，或者使用鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行雙擊填充，隨之帶來(lái)的弊端就是每一行的手工輸入不僅慢而且容易出錯(cuò)，鼠標(biāo)左鍵雙擊填充雖然快，但刪除中間的某一行數(shù)據(jù)且沒(méi)有及時(shí)更新序號(hào)列，會(huì)造成序號(hào)不連續(xù)，導(dǎo)致序號(hào)偏差，最后統(tǒng)計(jì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失，結(jié)果不準(zhǔn)確。Execl功能的row函數(shù)可以解決序號(hào)列的自動(dòng)填充和刪除某一行序號(hào)而不會(huì)造成序號(hào)不連續(xù)，row函數(shù)用來(lái)確定光標(biāo)的當(dāng)前行位置的，且向后具有兼容性的函數(shù)。

圖一表序號(hào)列進(jìn)行自動(dòng)填充，函數(shù)示例中的 “=row（）-1”，“row（）”對(duì)當(dāng)前位置進(jìn)行定位，“-1”表示是從單元格“A2”開(kāi)始進(jìn)行序號(hào)填充，需要注意是從某一單元格開(kāi)始進(jìn)行序號(hào)，則“-”去前面的單元格行的數(shù)量。

二、不同工作簿數(shù)據(jù)匹配

日常工作中，經(jīng)常會(huì)遇需要的學(xué)生信息數(shù)據(jù)不在同一個(gè)表格，而是在很多表格，如何在繁多雜亂的學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)中快速并準(zhǔn)確地查找所需要的信息，進(jìn)行數(shù)據(jù)匹配是Excel中處理數(shù)據(jù)時(shí)使用頻率較多的一種函數(shù)運(yùn)用。Vlookup函數(shù)是Excel中的一個(gè)縱向查找函數(shù)，用來(lái)核對(duì)數(shù)據(jù)，多個(gè)表格之間快速導(dǎo)入數(shù)據(jù)等，最終返回該列所需查詢序列所對(duì)應(yīng)的值，使用Vlookup函數(shù)公式來(lái)取代手工查找，提高工作效率的同時(shí)降低出錯(cuò)頻率。

圖二表1、表2數(shù)據(jù)如圖所示，當(dāng)表2中A列出現(xiàn)重復(fù)姓名并且兩個(gè)表中姓名排序不一時(shí)，如何在表2中F列查找出對(duì)應(yīng)表1的C列，此時(shí)使用Vlookup能快速解決問(wèn)題，具體操作如下：

1.單擊表2中需要插入函數(shù)的F2單元格，單擊菜單欄—公式—插入函數(shù)，選擇Vlookup函數(shù)，此時(shí)出現(xiàn)四個(gè)函數(shù)參數(shù)，依次輸入如下：

lookup_value：點(diǎn)擊表2中“B2”單元格。

第一參數(shù)意為數(shù)據(jù)表中唯一數(shù)據(jù)匹配值，圖例中姓名出現(xiàn)重復(fù)，故不作為唯一數(shù)據(jù)進(jìn)行查找，改用學(xué)號(hào)，學(xué)號(hào)所在列為“B列”所以輸入“B2”。

Table_array：“框選表1！$B$1：$C$7”。

第二參數(shù)意為數(shù)據(jù)庫(kù)中查找的數(shù)據(jù)范圍，以學(xué)號(hào)作為唯一數(shù)據(jù)值進(jìn)行查找時(shí)，表1中列“B”必須作為數(shù)據(jù)范圍中的第一列。

Col_index_num：輸入數(shù)字“2”。

第三參數(shù)意為數(shù)據(jù)庫(kù)中查找內(nèi)容在查找區(qū)域中的列序號(hào)。身份證號(hào)處于“表1！$B$1：$C$7”搜索區(qū)域中的第2列，故輸入數(shù)字“2”。

Range_lookup：輸入數(shù)字“0”。

第四參數(shù)為邏輯值，“0”即表示函數(shù)查找時(shí)精確匹配。

2.四個(gè)參數(shù)輸入后單擊“確定”完成表2中“F2”單元格的身份證號(hào)匹配，使用填充柄完成其他單元格內(nèi)容查找即可。公式使用如下圖三所示：

三、公民身份證號(hào)碼判斷性別

公民身份證號(hào)碼標(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB 11643-1999）給予每位公民按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則進(jìn)行編碼，具有規(guī)律性、唯一性的、不變的法定號(hào)碼。目前大部分身份證號(hào)碼為18位，其中存儲(chǔ)了個(gè)人的相關(guān)信息，從左至右第1-6位為出生地省市縣，第7-14位為出生日期，第15-17位順序碼，第18位為校驗(yàn)碼。

在管理學(xué)生信息時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到需要統(tǒng)計(jì)或者核對(duì)學(xué)生性別比例，如何利用身份證號(hào)高效快速解決問(wèn)題，是日常使用EXCEL函數(shù)公式常用的技巧，以18位身份證號(hào)碼舉例。

根據(jù)身份證號(hào)碼的規(guī)律性和唯一性編碼規(guī)則，18位身份證號(hào)碼的第17位數(shù)字是奇數(shù)，表示為男性，反之，則為女性。使用函數(shù)判斷性別，可以通過(guò)第17位數(shù)字的奇偶性來(lái)準(zhǔn)確判斷性別。圖四所示為使用公式，并作分步講解：

提取身份證號(hào)的第17位：MID函數(shù)意為從文本字符串中指定的起始位置起返回指定長(zhǎng)度的字符，其共有三個(gè)函數(shù)參數(shù)。

參數(shù)1：Text表示準(zhǔn)備從中提取字符串的文本字符串，即為圖例中“C2”單元格，故輸入“C2”。

參數(shù)2：Start_num表示準(zhǔn)備提取的第一個(gè)字符的位置。即為C2單元格中身份證號(hào)的17位數(shù)字，故輸入“17”。

參數(shù)3：Num _chars表示指定要提取的字符長(zhǎng)度，此處只需要提取第17位數(shù)字，所以數(shù)字長(zhǎng)度為1，故輸入“1”。D2單元格公式輸入為=MID（C2，17，1）。

判斷奇偶性：Mod函數(shù)意為返回兩數(shù)相除的余數(shù)，其共有兩個(gè)函數(shù)參數(shù)。

參數(shù)1：Number指被除數(shù)，即為上述公式MID（C2，17，1）所得的值。

參數(shù)2：Divisor指除數(shù)，即提取的第17位數(shù)字為偶數(shù)時(shí)除以2的余數(shù)為0，反之，為基數(shù)時(shí)除以2的余數(shù)為1，故輸入“2”。D2單元格公式輸入為=MOD（MID（C2，17，1），2）。

判斷性別：IF函數(shù)最多可以嵌套七層，其意為判斷是否滿足某個(gè)條件，如果滿足返回一個(gè)值，如果不滿足則返回另一個(gè)值。即上述公式=MOD（MID（C2，17，1），2）計(jì)算的余數(shù)為0時(shí)，可判斷該身份證號(hào)為女性，計(jì)算的余數(shù)為1時(shí)，身份證號(hào)為男性。故D2單元格最后輸入多函數(shù)嵌套公式為=IF（MOD（MID（C2，17，1），2），"男"，"女"）。其他單元格性別計(jì)算使用填充柄完成即可。

注意事項(xiàng)：輸入所有公式符號(hào)時(shí)輸入法必須在英文狀態(tài)下。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，列舉的是筆者在學(xué)生信息管理日常工作中常用功能的一部分，其實(shí)Excel軟件功能非常強(qiáng)大，還有很多實(shí)用功能未列明，以及和Microsoft office家族的word、Access、PowerPoint、OneNote等軟件配合使用，能實(shí)現(xiàn)我們?nèi)粘９芾硭璧拇蟛糠謹(jǐn)?shù)據(jù)和效果，但這需要我們不斷的去發(fā)現(xiàn)、挖掘和探索，代替專(zhuān)業(yè)信息管理軟件對(duì)管理人員的要求，以及部分功能暫時(shí)無(wú)法滿足的使用效果，降低容錯(cuò)率，提高工作效率。

參考文獻(xiàn)

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[3]國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局.公民身份證號(hào)碼GB11643-1999【Z】.1999-01-19

作者簡(jiǎn)介：

張生果（1986.10-），男，漢族，湖南懷化人，本科，廣東酒店管理職業(yè)技術(shù)學(xué)院助理研究員。研究方向?yàn)楣补芾?，教育管理?/p>

陳慧君（1989.9-），女，漢族，廣東東莞人，本科，廣東酒店管理職業(yè)技術(shù)學(xué)院教師。研究方向?yàn)槁殬I(yè)教育，藝術(shù)教育。