文檔編輯中提升Word字處理軟件使用水平的策略

馮康

摘要：為提升使用者Word字處理軟件的使用水平，提出了一套行之有效的策略。這些策略包括了解和尊重文檔編輯規(guī)范，杜絕各種不規(guī)范的編輯操作，以長文檔編輯的規(guī)范編輯任何文檔，以表格編輯的規(guī)范編輯任何表格。經(jīng)過幾屆本科高校大學(xué)生的實踐，這些策略可以有效地提升使用者Word字處理軟件的使用水平。

關(guān)鍵詞：樣式;長文檔;表格;頁面設(shè)置;題注

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）10-0090-02

Word字處理軟件是文檔編輯中使用最廣泛的一種軟件，以其簡單方便的操作深得用戶的喜愛，幾乎可以說人人都可以使用Word字處理軟件來完成簡單的文檔編輯。但我們發(fā)現(xiàn)，大部分用戶在使用Word字處理軟件編輯文檔時，只求編輯完成的文檔在外觀上滿足初始的設(shè)想，不關(guān)心編輯的方法是否高效，常常進行低效和手動的操作去實現(xiàn)本可以通過高效操作實現(xiàn)的功能。我們常常說Word字處理軟件有著強大的編輯功能，如果不去鉆研Word字處理軟件強大的編輯功能，也只去完成記事本也能完成的功能，那就是對Word字處理軟件資源的浪費。但Word字處理軟件強大的功能十分龐雜，百分百掌握Word字處理軟件的所有功能只有極少數(shù)的專業(yè)人員能夠達到。但那些常用的強大功能，約占Word字處理軟件功能的60%，只要我們注重策略，都是可以掌握這些功能的，這樣就可以極大地提高Word字處理軟件使用水平，達到專業(yè)編輯的程度。

1了解和尊重文檔編輯規(guī)范

要想提升Word字處理軟件使用水平，就必須了解和尊重文檔編輯規(guī)范。實際上文檔編輯的歷史很悠久了，即使在沒有計算機和Word字處理軟件的時代，文檔編輯產(chǎn)業(yè)也照常運行，并形成了自己的一套規(guī)范，在進入計算機時代后，這套規(guī)范在繼承傳統(tǒng)文檔編輯規(guī)范的基礎(chǔ)上增加了一些迎合字處理軟件的規(guī)范，因此，需要使用者了解并尊重文檔編輯的規(guī)范。這套規(guī)范的一些基礎(chǔ)知識是一致的，比如可獨立編輯單位，最大的可獨立編輯單位是整篇文檔，可以對整篇文檔進行某種編輯操作;其次是節(jié)，一節(jié)可能包含多個頁，可以對一節(jié)進行某種編輯操作;再其次是頁，然后是段落，句子，行，表格，圖片，對象，最小的可獨立編輯單位是一個字符，注意，空格也是一個字符，所以我們在文檔編輯過程中不能隨意地鍵入空格。其次是頁面設(shè)置中的紙張規(guī)范，很多使用者首先被眾多的紙張尺寸弄得眼花繚亂，實際上眾多的紙張尺寸是由使用場合和歷史沿革造成的;紙張尺寸規(guī)格國際上分A、B、C三種系列，我國歷史沿革分“小開”和“大開”，小開更常用，簡稱開;而我們文檔編輯常用的紙張規(guī)格是國際標準和中國歷史沿革的混合物，即開、大開、A、B、C五種系列，五種系列的初始紙張規(guī)格分別為1開、大1開、AO、BO、CO，其幅面尺寸分別是787mm×1092mm、850mm×1168mm、841mm×1189mm、1000mm×1414mm、917mm×1297mm，初始紙張沿長度方向?qū)φ坶_成兩等分，分別得到2開、大2開、A1、B1、c1規(guī)格，再沿長度方向?qū)φ坶_成兩等分，分別得到4開、大4開、A2、B2、C2規(guī)格，以此類推，最小的規(guī)格依次為32開、大32開、A8、B8、c8規(guī)格;文檔編輯中我們最常用的紙張規(guī)格是16開、A3、A4、B3、B4。紙張確定后，使用者還需知道標準公文的規(guī)范，這是行業(yè)普遍常用的一種頁面設(shè)置尺寸規(guī)范，也是Word字處理軟件默認的頁面尺寸，其設(shè)置的紙張規(guī)格A4，上邊距（又稱天頭）37mm，左邊距（又稱訂口）28mm，版心尺寸156mm×225mm，不用設(shè)置右邊距和下邊距，右邊距和下邊距是自動填入。最后是錄人內(nèi)容的規(guī)范，長期大量多次重復(fù)錄入的內(nèi)容要定義為自動圖文集，避免錄入錯誤要使用自動更正方式錄入，錄入西文要注意全角和半角的區(qū)別，錄人日期和時間要使用插入日期和時間，便于自動更新，插入數(shù)字要注意不同類型數(shù)字的上限，錄入一般的公式盡量使用域而不是公式編輯器，錄入漢語拼音要使用拼音指南而不是特殊符號或軟鍵盤等，不一一列出。

2杜絕不規(guī)范編輯操作

不規(guī)范的編輯操作很多，有的不規(guī)范操作影響很小，如本該換行卻以回車實現(xiàn)、鍵人空格實現(xiàn)段落的縮進、手動調(diào)節(jié)表格的行高或列寬，有的卻影響整個文檔，如手工編號多級編號、使用段落格式設(shè)置來設(shè)定每頁的固定行數(shù)、使用格式刷來設(shè)置長文檔的格式。很多使用者混淆換行和分段的概念，在文檔編輯中，換行是通過鍵人手動換行符實現(xiàn)的，而分段是通過鍵入回車鍵來實現(xiàn)的，換行實現(xiàn)了插人一個新行，但新行和原來的行仍然處于同一段落中，而分段則是插人一個新段落，同一段的行和行之間可以設(shè)置行距，但它們屬于同一段不能設(shè)置段間距，這在編輯中國古詩詞中非常重要。濫用空格和回車是另一種很多使用者不規(guī)范的操作，在對齊時使用空格來實現(xiàn)對左對齊、居中對齊，在設(shè)置行距和段間距時使用回車來實現(xiàn)，這樣會增加文檔中不需要的字符和段落，為后續(xù)的整體編輯留下后患。手動錄入圖注、表注、公式題注、參考文獻標識符、目錄等引用內(nèi)容也是常見的不規(guī)范操作，在大量插入引用內(nèi)容時這種手動輸入引用內(nèi)容的弊端尤其明顯，會出現(xiàn)牽一發(fā)而動全身的尷尬。手動編號也是使用者常見的不規(guī)范操作，Word字處理軟件提供了多種多級編號的功能，有阿拉伯?dāng)?shù)字的，也有中文的，放棄Word字處理軟件提供的功能轉(zhuǎn)去手工輸入是極其低效的，不但會引起錄入錯誤，還造成修改麻煩。對表格了解的膚淺使得很多使用者手工去調(diào)節(jié)行高和列寬去適應(yīng)輸入的文本，嚴重影響表格的美觀和規(guī)范。使用者應(yīng)盡量避開上述的不規(guī)范操作，尋求更加規(guī)范更加高效的文檔編輯方式。

3以長文檔編輯的規(guī)范編輯任何文檔

長文檔的編輯有一套約定的規(guī)范，包括多個樣式、多級編號、節(jié)、引用、頁眉頁腳、紙張方向、頁面設(shè)置的規(guī)范，這套規(guī)范一開始設(shè)置時極其麻煩，但一旦設(shè)置好后，后續(xù)的內(nèi)容錄入就是按類型填充，非常方便高效，而且對后續(xù)的提取主目錄、表目錄、圖目錄、插入不同頁眉頁腳、插人不同的頁碼、橫豎不同的紙張方向、甚至一起修改某類文本的格式極其高效方便。很多使用者一是缺乏長文檔規(guī)范編輯的知識和技能，二是覺得麻煩，不愿短文檔也照長文檔的編輯規(guī)范去編輯，這樣必然養(yǎng)成短文檔編輯的習(xí)慣。短文檔的編輯是可以湊合成的，即通過不規(guī)范、低效的操作來實現(xiàn)。久而久之養(yǎng)成了任何文檔編輯都是湊合成的，從事編輯的時間再長，仍然不能提升自己的Word字處理軟件使用水平。長文檔的編輯規(guī)范一定是從多級編號開始，然后設(shè)置樣式，然后插入節(jié)分頁符，然后任何的題注都是從引用中插人，長文檔編輯是可以修改的，編輯完成后不滿意，只有修改樣式就可修改套用這一樣式的文本。

4以表格編輯的規(guī)范編輯任何表格

表格編輯有其固有的規(guī)范，主要是盡量使用插人表格而不是繪制表格，設(shè)置表格屬性來定位表格在文檔中的位置而不是拖動表格，使用表格屬性來設(shè)置表格的大小而不是用鼠標調(diào)整表格的尺寸，使用表格屬性來設(shè)置表格的行高和列寬而不是使用鼠標來調(diào)整行高和列寬。實際使用表格時每一行的行高都可能不同，在表格屬性的行選項卡里，我們可以輸入第一行的行高，然后單擊下一行按鈕，又可以輸入第2行的行高值了，依次類推，可以方便地設(shè)置不同的行高;在表格屬性的列選項卡里，我們可以輸入第一列的列寬，然后單擊下一列按鈕，又可以類似地設(shè)置不同的列寬。表格在使用時每個單元格都有一個默認左右邊距，均為0.19厘米，這在表格單元格寬度相對于容納的文本較大時比較美觀，但如果文本內(nèi)容較多，需要單元格緊密容納這些文本時，由于0.19厘米邊距的原因造成單元格自動換行容納，失去了原有的部署，很多使用者不知道去設(shè)置選項按鈕，而是去調(diào)整行高或列寬去適應(yīng)，正確的操作是單擊表格屬性對話框中的表格選項卡，單擊選項按鈕，在表格選項框中，有單元格內(nèi)部的上下左右4個邊距的設(shè)置，均設(shè)置為0厘米，然后勾選“自動重凋尺寸以適應(yīng)內(nèi)容”復(fù)選框，確定后即可，確定后整個表格的每個單元格的邊距都為0，可以很緊密地容納各自的文本內(nèi)容，而且這種設(shè)置在拆分單元格是必須的，因為如果不將單元格的邊距設(shè)為0，則拆分此單元格時拆分后的單元格會溢出邊界。在高行數(shù)表格中，表格的行數(shù)高達幾十上百行，跨多頁，這樣造成從第2頁開始，沒有標題行，不知道各列的對應(yīng)關(guān)系，錯誤的操作往往是在沒有標題行的頁中輸人一個標題行，使得每頁都有標題行，但這樣憑空多出了幾個實際的標題行，并不是表格本身需要的，一旦中間增刪行，則所有添加的標題行都不再是標題行，正確的操作是選中表格第一頁的標題行，標題行不一定是一行，可以是復(fù)雜的標題行，包括斜線表頭，選中標題行后單擊表格標題行重復(fù)命令即可實現(xiàn)。

5結(jié)束語

上述策略是作者多年從事文檔編輯的感受，而且作者也意識到很多本科高校的大學(xué)生Word字處理軟件的使用水平普遍不高，因此，從2016開始，作者在其教授的《大學(xué)計算機基礎(chǔ)》課程中的字處理軟件內(nèi)容中，有意識地引入這些策略去授課，通過幾年的實踐，這幾屆大學(xué)生字處理軟件的使用水平明顯提高，可以高效地編輯課程設(shè)計文檔和畢業(yè)論文文檔等復(fù)雜的長文檔。