智慧校園視角下管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的思考

蘇家有

摘? 要：近年來，在智慧校園管理的思維引領(lǐng)下，一所高校管理水平的高低直接影響到其辦學(xué)水平的優(yōu)劣以及其人才培養(yǎng)質(zhì)量的高低。教育管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是順應(yīng)教育發(fā)展的必然趨勢，是教育改革與管理創(chuàng)新的內(nèi)在需求。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化必須與時俱進(jìn)，實(shí)時更新，這是教育發(fā)展的客觀需求，是提高管理績效質(zhì)量的必然途徑。

關(guān)鍵詞：智慧校園? 管理業(yè)務(wù)? 流程優(yōu)化

智慧校園管理的運(yùn)用能夠全面、高效、便捷反映出學(xué)校教育教學(xué)過程的實(shí)質(zhì)發(fā)展情況，對發(fā)展中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行針對性的統(tǒng)計分析，能夠有效的解決信息的延遲性、不準(zhǔn)確性。這就意味著在教育領(lǐng)域中，決策和管理將日益?zhèn)戎財?shù)據(jù)統(tǒng)計分析，以滿足學(xué)校的發(fā)展需要，從而提升高職院校的教育教學(xué)和業(yè)務(wù)管理的水平。

1? 推進(jìn)智慧校園視角下管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的重要性

通過信息資源的有效整合，完成各部門協(xié)同一站式服務(wù)的轉(zhuǎn)型，進(jìn)而有力支撐學(xué)校在教學(xué)、行政、科研和社會服務(wù)，全面提升行政管理業(yè)務(wù)流程的“扁平化”，突破復(fù)雜的管理流程模式，力求滿足學(xué)校在業(yè)務(wù)流程效率上的提升，隨著智慧校園管理的普及以及重視，以信息化推動管理業(yè)務(wù)流程結(jié)構(gòu)發(fā)生革命性的變化。同時，管理模式面臨多元化的信息力量沖擊，優(yōu)化傳統(tǒng)的教育教學(xué)管理模式，以改革創(chuàng)新為動力，強(qiáng)化目標(biāo)質(zhì)量管理，優(yōu)化建設(shè)實(shí)效，強(qiáng)化動態(tài)管理，推進(jìn)建設(shè)現(xiàn)代學(xué)校質(zhì)量管理流程，優(yōu)化內(nèi)部管理流程是必要的也是切實(shí)可行的。

2? 深入推進(jìn)智慧校園視角下管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化中存在的問題

2.1 存在大量非增值活動

隨著現(xiàn)代化辦學(xué)環(huán)境建設(shè)的不斷深入，看似具有一定科學(xué)性和統(tǒng)籌性的業(yè)務(wù)流程，在出現(xiàn)管理流程調(diào)整時，勢必會造成業(yè)務(wù)的疊加效應(yīng)，最終導(dǎo)致有量無質(zhì)，手續(xù)越來越繁瑣，最終出現(xiàn)管理流程活動中非增值步驟，不僅增加了工作強(qiáng)度，而且工作效率大打折扣，重視管理流程質(zhì)量上的重新改造設(shè)計，使業(yè)務(wù)流程中的各項(xiàng)內(nèi)容增值擴(kuò)大化，而其他內(nèi)容縮小化，最終獲得管理績效上的改善。

2.2 管理業(yè)務(wù)流程職責(zé)難集合

從眾多高職院校的管理業(yè)務(wù)流程來看，其現(xiàn)行的業(yè)務(wù)管理流程完全按照各部門的職能進(jìn)行劃分，例如組織個人檔案、人事的教職員工個人信息等，每項(xiàng)管理流程都會衍生并繼續(xù)細(xì)分，這種業(yè)務(wù)分工在各部門都會做到相對細(xì)致，部門內(nèi)部以及部門之間呈現(xiàn)出多點(diǎn)式接觸以及交叉式業(yè)務(wù)管理，針對不同管理業(yè)務(wù)相應(yīng)的具體經(jīng)辦人員不斷的應(yīng)付一個又一個的“似曾相識”又難以區(qū)分的業(yè)務(wù)流程，最終造責(zé)任區(qū)分不明的現(xiàn)象發(fā)生。

2.3 缺乏總體管理流程規(guī)劃

目前的高職院校教育教學(xué)的管理沒有準(zhǔn)確的掌握和服務(wù)學(xué)校未來發(fā)展需要，沒有業(yè)務(wù)流程制度的考核指標(biāo)，學(xué)校不能完全擯棄傳統(tǒng)的管理模式，對智慧校園的理解不夠，技術(shù)的運(yùn)用與實(shí)際工作不能夠無縫對接達(dá)到深度融合，體制機(jī)制創(chuàng)新不夠，并且各部門之間的職責(zé)過于“明確”，對社會服務(wù)、教育教學(xué)、科研、財務(wù)資產(chǎn)等工作缺乏統(tǒng)一的籌劃與改進(jìn)，阻礙了校內(nèi)外資源協(xié)調(diào)發(fā)展，造成橫向與縱向管理流程的資源浪費(fèi)，也導(dǎo)致了較多的無效業(yè)務(wù)流程和重復(fù)業(yè)務(wù)流程的產(chǎn)生，并不能夠充分發(fā)揮智慧校園業(yè)務(wù)流程在教育教學(xué)中的真正作用，無法形成合力，從而支撐學(xué)校內(nèi)在建設(shè)與外部發(fā)展的總體目標(biāo)。

2.4 缺少責(zé)任管理部門

高職院校的行政管理部門業(yè)務(wù)流程，在智慧化信息建設(shè)的帶動下，正在逐步的向更可靠、更便捷的管理理念上靠攏，但不可否認(rèn)的是，傳統(tǒng)意義上的業(yè)務(wù)管理流程并沒有實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與管理上共同改革，究其原因是在建設(shè)中，高職院校并沒有設(shè)立相關(guān)的責(zé)任部門來梳理、掌握、調(diào)整學(xué)校全局的管理業(yè)務(wù)流程，管理部門的不明確，致使各自為政的管理方式不能徹底解決，無法做到全校一盤棋，從大局出發(fā)，也不能促進(jìn)各部門之間進(jìn)行“精兵簡政”式的管理方式方法，缺少責(zé)任管理部門無法做到對全校的管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面的協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，無法將臃腫的管理模式以及冗余的管理信息進(jìn)行資源整合，更談不上“已建促改”的目的，對學(xué)校的整體智慧校園建設(shè)產(chǎn)生不利影響。

3? 深入推進(jìn)智慧校園視角下管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的舉措

職業(yè)教育信息化的大力發(fā)展，已經(jīng)深刻的影響到校園中的每一個領(lǐng)域，這有力的推動了教學(xué)質(zhì)量管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，便于學(xué)校的上情下達(dá)，縱橫聯(lián)系更加便捷通暢，打造出新的業(yè)務(wù)流程環(huán)境，在此過程中涉及到的人力、物力、財力、信息等要素的關(guān)系也處在一種變化過程中，之前強(qiáng)調(diào)管理規(guī)范化基礎(chǔ)上的行政管理要求，已經(jīng)不能滿足新時期高職院校迅速發(fā)展的管理需要，當(dāng)教育教學(xué)管理模式出現(xiàn)嚴(yán)重制約工作進(jìn)步的時候，勢必要提高創(chuàng)新能力。由此可見，如果對管理模式停滯不前，會成為推進(jìn)深化教學(xué)改革的重大阻礙。因此，必須堅持管理業(yè)務(wù)流程革新，建立與教育發(fā)展同步的、更加科學(xué)的管理流程，以提高我校的核心競爭力。

統(tǒng)一思想，逐步完善。注重管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的思想理念，構(gòu)筑統(tǒng)一的行政管理機(jī)制和規(guī)章制度，注重協(xié)調(diào)、規(guī)劃、統(tǒng)籌齊步走，抓核心管理業(yè)務(wù)流程，構(gòu)建成管理業(yè)務(wù)剛需為基礎(chǔ)，，化繁為簡，縱橫不亂為統(tǒng)一目標(biāo)的流程體系。

統(tǒng)一規(guī)劃，明確責(zé)任。堅持智慧校園管理業(yè)務(wù)流程的共建和共享，在國家方針和學(xué)校頂層設(shè)計的全局規(guī)劃指導(dǎo)下，按照各部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)搭建智慧校園管理業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺，做到業(yè)務(wù)辦理與信息資源的整合，對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程重新做好“加法”和“減法”，鞏固已有業(yè)務(wù)流程路徑的利用效率，在建設(shè)中明確責(zé)任，避免出現(xiàn)主次不分，揚(yáng)短避長的現(xiàn)象出現(xiàn)。

業(yè)務(wù)驅(qū)動、重點(diǎn)實(shí)施。緊緊圍繞高職教育改革發(fā)展實(shí)際以及現(xiàn)實(shí)的管理需要，以用促建，以用促改，積極推動管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化理念在教育教學(xué)改革中不斷創(chuàng)新、推動更科學(xué)、更實(shí)用的管理方式在全校各個領(lǐng)域得到廣泛深入應(yīng)用。不斷的探索如何與智慧校園的有機(jī)結(jié)合，逐步破解教育教學(xué)管理發(fā)展中出現(xiàn)的難題，在教務(wù)、科研管理、后勤、教學(xué)研究等方面樹立實(shí)驗(yàn)典型，實(shí)現(xiàn)突破，通過多點(diǎn)聯(lián)系，連點(diǎn)成面的方式，推動智慧化校園應(yīng)用與教育改革改革創(chuàng)新相互影響促進(jìn)。

統(tǒng)一管理，注重成效。響應(yīng)國家政策，緊貼學(xué)校管理實(shí)際，順應(yīng)新技術(shù)發(fā)展趨勢，探索和創(chuàng)新管理業(yè)務(wù)流程新模式，加強(qiáng)跨部門的智能服務(wù)，促進(jìn)信息服務(wù)提供機(jī)構(gòu)和行政管理隊伍建設(shè)，建立統(tǒng)一的學(xué)校信息化服務(wù)體系，全面提升服務(wù)能力，重建設(shè)、重管理、重實(shí)際，切實(shí)體現(xiàn)智慧校園視角下管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化帶來的累累碩果。

4? 結(jié)語

展望未來，高職院校正處在“轉(zhuǎn)型”和實(shí)現(xiàn)“深化改革”的關(guān)鍵發(fā)展時期，研究創(chuàng)新在于理論付諸實(shí)際，以智慧校園為載體，促進(jìn)思想觀念上求變，政策制度上求新，措施上求實(shí)。將智慧校園視角下管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化理論應(yīng)用到高職院校管理業(yè)務(wù)流程上來，擴(kuò)大管理理念的深度與寬度，使高職院校的管理形式與水平更為科學(xué)化，定位更加準(zhǔn)確，構(gòu)建以業(yè)務(wù)流程的新體系核心，統(tǒng)一部署，高度融合，打破傳統(tǒng)，務(wù)實(shí)創(chuàng)新，人人重視。一切從實(shí)際出發(fā)，深入的開展和推進(jìn)管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化工作，希望能夠在本職工作中能夠繼續(xù)完善其中心理論以及在工作中實(shí)際運(yùn)用，為高職教育管理水平持續(xù)提高做出一點(diǎn)努力。

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