注重合同管理維護醫(yī)院財務權益

吳利明

根據(jù)2008年5月財政部等五部委發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范—基本規(guī)范》、2010年4月份發(fā)布《企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第1號—組織架構》等18項應用指引、2012年《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行)》等規(guī)定，結合近幾年來在合同管理上的工作實踐，從醫(yī)院合同的訂立、履行環(huán)節(jié)著手，談談如何加強醫(yī)院的合同管理。

一、醫(yī)院合同管理中的主要風險

1.以醫(yī)院名義對外發(fā)生的經(jīng)濟活動、合作項目時，應簽訂合同而未訂立合同的；未經(jīng)授權對外訂立合同、合同對方主體資格未達要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，就有可能導致醫(yī)院合法權益受到侵害。非法人簽訂的合同存在無授權委托書現(xiàn)象，一旦發(fā)生合同糾紛，容易造成醫(yī)院工作被動。近兩年醫(yī)院簽訂各類合同230余份，其中某職能科室簽訂的供貨合同，合同標的315萬元，等合同履行完畢支付款項時，才發(fā)現(xiàn)合同簽訂人為該科室負責人，經(jīng)查又無法人授權委托書，嚴重違反醫(yī)院相關合同簽訂規(guī)定。

而按醫(yī)院相關文件規(guī)定：合同標的小于5000元的，由分管領導簽訂；標的大于5000元，經(jīng)分管領導審核簽字后報院長簽訂，或由院長書面授權委托他人簽訂。重大合同需提前上報，經(jīng)院長辦公會議集體討論決定后再予簽訂。

2.合同未全面履行或監(jiān)控不當，可能導致醫(yī)院的經(jīng)濟利益受損；合同簽訂后，要求簽約部門做好監(jiān)督跟蹤，及時了解合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時告知有關部門，加強協(xié)作，及時處理，使合同管理處于有效的控制狀態(tài)。如房屋出租合同簽訂后，合同對方應履行的義務，合同的簽約部門在執(zhí)行過程中不聞不問，未按約如期收取租金，等財務部門發(fā)現(xiàn)后多次催討，才上繳醫(yī)院。

3.合同糾紛處理不當，可能損害醫(yī)院利益。如某進口電梯設備買賣合同中，簽訂后需要提供不可撤銷的銀行付款保函，外方才予以生產(chǎn)電梯（而保函僅限于四大國有銀行各地分行或其上級銀行開出的銀行付款保函)，而醫(yī)院開戶銀行為區(qū)級支行，財務部門發(fā)現(xiàn)后，向相關簽約部門提出，銀行保函可能不符合合同要求，要求簽約部門就合同條款先與對方聯(lián)系，而簽約部門未予重視。等到醫(yī)院工期較緊，急需進口電梯安裝時，才與外方協(xié)商要求先提供設備，而外方未予同意，等醫(yī)院按外方要求辦妥銀行保函后，已經(jīng)影響醫(yī)院工程工期進度。

二、合同訂立環(huán)節(jié)的關鍵控制點及控制措施

1.醫(yī)院對外發(fā)生經(jīng)濟行為，除即時結清方式外，應當訂立書面合同。合同訂立前，應當充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關內(nèi)容，并組織法律、技術、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關工作。談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，應當予以記錄并妥善保存。

如醫(yī)院某合同簽約部門在未咨詢財務部門的情況下，根據(jù)合同方的要求，合同條款中付款方式約定“所有款項均以現(xiàn)金支付”，而合同價格為19290元，遠超現(xiàn)金支付限額規(guī)定。

醫(yī)院應當選擇品質(zhì)好、素質(zhì)高、責任心強、經(jīng)驗豐富的優(yōu)秀人才具體負責合同的日常管理。要注重合同簽訂人員及合同管理人員的學習培訓，從而全面提高合同管理人員的業(yè)務水平，能對顯失公平的條款據(jù)理力爭，而不是處于被動狀態(tài)。

2.根據(jù)協(xié)商、談判等結果，擬訂合同文本，按照自愿、公平原則，明確雙方的權利義務和違約責任，做到條款內(nèi)容完整，表述嚴謹準確，相關手續(xù)齊備，避免出現(xiàn)重大疏漏。

3.醫(yī)院相關職能部門應當對合同文本進行嚴格審核，重點關注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合醫(yī)院的經(jīng)濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權利和義務、違約責任和爭議解決條款是否明確等。對影響重大或法律關系復雜的合同文本，應當組織內(nèi)部相關部門進行審核。相關部門提出不同意見的，應當認真分析研究，慎重對待，并準確無誤地加以記錄；必要時，應對合同條款作出修改，醫(yī)院從2009年開始要求所有的合同均需醫(yī)院法律顧問審核把關。

4.按照規(guī)定的權限和程序與對方當事人簽署合同。正式對外訂立的合同，應當由醫(yī)院法定代表人或由其授權的代理人簽名或加蓋有關印章。授權簽署合同的，應當簽署授權委托書。

5.醫(yī)院應當建立合同專用章的保管制度。合同經(jīng)編號、審批及醫(yī)院法定代表人或由其授權的代理人簽署后，方可加蓋合同專用章。無授權的行為不得為其合同加蓋公章，且指明為個人行為，如對醫(yī)院造成經(jīng)濟損失的，由個人承擔一切責任。

三、合同履行環(huán)節(jié)的關鍵控制點及控制措施

1.醫(yī)院應當遵循誠實信用原則嚴格履行合同，對合同履行實施有效監(jiān)控，強化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收，確保合同全面有效履行。

重視對合同的交底工作。合同交底是醫(yī)院合同簽訂人員向合同履行部門及人員陳述合同意圖、合同要點、合同執(zhí)行計劃的過程。重點交底內(nèi)容：合同價款、雙方權利義務、合同價款的支付、合同價款調(diào)整、違約責任、保修范圍及內(nèi)容；陳述各職能部門的執(zhí)行要點，合同風險的防范、工作程序和法律后果，擺正自己在合同中的地位，有效防止由于權利義務不清的內(nèi)部職責爭議和外部合同責任爭議的發(fā)生，提高合同管理的效率。

2.在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)有顯失公平、條款有誤或對方有欺詐行為等情形，或因政策調(diào)整、市場變化等客觀因素，已經(jīng)或可能導致醫(yī)院利益受損，應當按規(guī)定程序及時報告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權限和程序辦理合同變更或解除事宜。

3.加強合同糾紛管理，在履行合同過程中發(fā)生糾紛的，應當依據(jù)國家相關法律法規(guī)，在規(guī)定時效內(nèi)與對方當事人協(xié)商并按規(guī)定權限和程序及時報告。合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的，雙方應當簽訂書面協(xié)議。合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，應當根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。

4.財務部門在合同管理過程中，具有十分重要的作用。醫(yī)院財務部門應當根據(jù)合同條款審核后辦理結算業(yè)務，按合同編號設立合同臺帳，每一合同設一臺帳，分別按業(yè)務進展情況和收付款情況一事一記。

未按合同條款履約的，或應簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門有權拒絕付款，并及時向醫(yī)院有關負責人報告。

5.合同管理部門應當加強合同登記管理，充分利用信息化手段，定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更等情況，實行合同的全過程封閉管理。醫(yī)院于2017年在院內(nèi)OA上實行網(wǎng)上會簽，從這幾年的實踐來看，提高工作效率，受到了各科室的歡迎，網(wǎng)上合同審查會簽單評見下表。

6.醫(yī)院應當建立合同履行情況評估制度，合同執(zhí)行部門對合同執(zhí)行情況進行動態(tài)分析，每月將合同履行情況、履行進度形成統(tǒng)計報表，報送分管領導，并同時抄送財務部門進行結算。

要將合同管理工作表現(xiàn)納入醫(yī)院的科主任考核內(nèi)容，定期檢查，定期考核，將考核結果與所在部門及人員績效考核掛鉤。

XX醫(yī)院合同審查會簽單