日本職場中日語信息移動與傳遞研究

摘要：在企業(yè)中，信息在移動的過程中，由于信息傳達(dá)雙方的理解能力和思考方式的不同，信息很難在信息發(fā)送者與接收者之間實現(xiàn)100%的傳遞。如果在信息的傳遞過程中出現(xiàn)了失誤，很可能引起部門之間摩擦與誤解，破壞企業(yè)部門間建立起來的良好人際關(guān)系。本文擬針對這一問題，對日本職場中日語信息的移動傳遞問題進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：日語信息;移動與傳遞;人際關(guān)系模式

一、“縱”與“橫”的溝通

人際交流的形式直接影響到人際關(guān)系。在日本企業(yè)中，人際關(guān)系可以大致分為“縱向關(guān)系”與“橫向關(guān)系”兩種?！翱v向關(guān)系”是指在組織中因管理而形成的上下關(guān)系;“橫向關(guān)系”是指因工作內(nèi)容在各部門之間的分配而形成的合作關(guān)系。在縱向關(guān)系的人際交流中，指示、命令、信息傳達(dá)等是由上而下完成的，從部長到課長、從課長到組長、最后再到一般職員。這種縱向的人際關(guān)系交流方式分別在每個部門中獨立進(jìn)行，平時互不干擾。當(dāng)各個部門需要相互協(xié)作時，信息會在橫向關(guān)系的各個部門之間進(jìn)行交流，

（一）縱向溝通

職員與上司之間的溝通屬于企業(yè)中的縱向溝通，在工作者，職員服從上司的指揮命令的同時，向上司匯報自己的工作，是上司的“眼耳手足”。要與上司進(jìn)行良好的溝通，首先，要了解自己的上司。熟悉上司的人品、性格、經(jīng)歷、學(xué)歷、在企業(yè)中的位置、公務(wù)與私人的人際關(guān)系、家庭情況、興趣、人生觀、以及健康狀況等。

在了解上司的同時，也讓上司了解自己，包括自己的人品、性格、優(yōu)點和缺點、辦事能力、以及自己的人際交往能力。上司與秘書之間，只有在相互了解的前提之下，才能彼此信任，建立起不僅僅限于工作關(guān)系之上的非正式人際關(guān)系。日本式“以心傳心”的人際交流方式，就通過長期的合作，在彼此了解、彼此信任的基礎(chǔ)之上建立起來的。

（二）橫向溝通

職員與企業(yè)內(nèi)部其他職員、企業(yè)外部相關(guān)人員之間的溝通屬于橫向溝通。除了上司，職員在日常工作中還會接觸到各種各樣的人，與這些進(jìn)行人際交流的時候，職員要根據(jù)工作的需要，適當(dāng)?shù)乇３忠欢ǖ挠H疏關(guān)系，保證在工作中能夠順利地進(jìn)行人際交流的同時，建立彼此理解和相互信任的關(guān)系。

由于職員在企業(yè)中所處的特殊位置，在與他人進(jìn)行橫向交流時，需要注意以下幾點：

第一，嚴(yán)守企業(yè)機(jī)密，這是秘書的第一要務(wù);

第二，嚴(yán)守企業(yè)機(jī)密并不意味著要與其他人保持距離，或是不與他人來往。作為上司的“眼耳手足”，秘書必須為上司進(jìn)行信息收集工作，只有與周圍的人保持良好的正式與非正式關(guān)系，才能為上司進(jìn)行必要的信息收集工作，這也是秘書要進(jìn)行的重要工作之一。

第三，由于在上司的身邊工作，秘書職位是一個被企業(yè)中其他職員羨慕的崗位，身處秘書職位也容易被其他職員嫉妒。因此，秘書必須時刻謹(jǐn)記：權(quán)力的所有者是自己的上司，秘書自身只是上司的輔助者，在企業(yè)的經(jīng)營管理活動中進(jìn)行重要決定的是上司，而不是秘書。只有時刻謹(jǐn)記自己的身份和在企業(yè)中的位置，才能與其他人保持平等的、良好的人際關(guān)系。

二、職員與良好的人際交流

在企業(yè)中，人際交流根據(jù)信息的傳達(dá)方向，可以分為上下關(guān)系的“縱向交流”和平行關(guān)系的“橫向交流”。不管是哪種形式的人際交流，在信息傳遞時，由于信息傳達(dá)雙方的理解能力和思考方式的不同，信息很難在信息發(fā)送者與接收者之間實現(xiàn)100%的傳遞。特別是在不同部門之間進(jìn)行信息傳遞時，如果在信息的傳遞過程中出現(xiàn)了失誤，很可能引起部門之間摩擦與誤解，破壞企業(yè)部門間建立起來的良好人際關(guān)系，由此引起上司的不滿。

為了能減少信息在傳遞時出現(xiàn)的這種失誤，作為上司，在發(fā)出指令前，必須確保信息的正確性。在發(fā)出指令時，要確保秘書充分理解了自己指令的內(nèi)容。上司必須時刻銘記：自己是工作的負(fù)責(zé)人，必須為工作中出現(xiàn)任何失誤負(fù)責(zé)。作為上司的輔助者，秘書必須保證自己完全理解上司所發(fā)出的指令，并且保證自己能夠?qū)⑸纤镜闹噶顭o誤地傳達(dá)給需要傳達(dá)的對象。

此外，與關(guān)系不親密的人相比，人們更容易對于自己相熟的人抱有好感。秘書要努力與企業(yè)中其他職員建立親密的人際關(guān)系，這種親密關(guān)系并不是短時間之間能夠建立起來的。需要秘書在日常的工作中，經(jīng)過長期的努力才能完成。

最后，不同部門之間，由于工作內(nèi)容不盡相同，一個部門的職員很難理解另一個部門工作。例如：營業(yè)部的職員很難理解技術(shù)部門的工作內(nèi)容。這些工作內(nèi)容上的差異，會直接影響在不同部門之間信息傳遞的速度和質(zhì)量。秘書在日常工作中，經(jīng)常會在不同的部門之間傳達(dá)上司的指令和信息。為了確保這些指令和信息能夠正確地進(jìn)行傳遞，秘書除了了解自己的專業(yè)知識之外，還有對企業(yè)中其他部門的工作內(nèi)容有所了解。在理解其他部門的工作內(nèi)容和工作方式的基礎(chǔ)之上，共同理解需要解決的工作上的問題。最后達(dá)到信息共有化的目的。

日本人特別重視意見統(tǒng)一，但是，在工作中很難達(dá)到意見上的完全統(tǒng)一。因此，在實際的工作中，企業(yè)組織成員要在承認(rèn)彼此意見不一致的前提下，相互理解、相互協(xié)作。明確自己的工作目標(biāo)，讓自己了解：自己在企業(yè)中工作，并不是為了交朋友或者是將工作場所變?yōu)樽屪约荷硇挠鋹偟牡胤?，自己工作的最大目?biāo)是為了完成企業(yè)的營業(yè)目標(biāo)。其他建立良好的人際關(guān)系等工作，都必須服從于這一大目標(biāo)。

三.良好的人際交流能夠讓職場中的人際關(guān)系更加圓滑，從而減少工作中的失誤。通過交流，可以讓個人所有的信息、知識和經(jīng)驗被更多的人所共有。在交流的過程中，可以從新整合自己已有的知識，從中產(chǎn)生新的觀念，改變自己以往的意見和思考方法。與擁有不同知識的人進(jìn)行人際交流，可以彼此之間相互刺激，從對方的刺激中得到啟發(fā)。

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作者簡介：

馬雪峰（1979—）女，滿族，黑龍江雞西人，黑龍江工業(yè)學(xué)院人文與師范學(xué)院，講師，碩士，涉外秘書學(xué)。

項目來源：

2018年黑龍江省經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展重點研究課題（外語學(xué)科專項），《日語視點理論與授受句、被動句、移動句式研究》（課題編號：WY2018076—C）。