有效完成培訓(xùn)需求分析工作的策略分析

肖祥國(guó)

（蘇州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 蘇州215009）

現(xiàn)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，這迫使很多企業(yè)不得不通過培訓(xùn)和構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織等方法提升員工的能力和素質(zhì)，提高崗位的勝任力，以更好地完成工作，提高工作效率和工作質(zhì)量，提升產(chǎn)品和服務(wù)的水平，以此贏得市場(chǎng)。目前很多企業(yè)意識(shí)到培訓(xùn)的重要性，也開展了不少培訓(xùn)活動(dòng)，但是企業(yè)的培訓(xùn)效果不盡人意。造成這樣結(jié)果的原因有很多，但是至關(guān)重要的一點(diǎn)是很多企業(yè)忽視了企業(yè)培訓(xùn)需求工作真正落實(shí)，很多企業(yè)也做培訓(xùn)需求分析，可是流于形式，或者是思路和方法不對(duì)。很多企業(yè)是年底從各個(gè)部門收集培訓(xùn)需求信息，由人力資源部進(jìn)行匯總，然后根據(jù)培訓(xùn)的內(nèi)容初步制定培訓(xùn)預(yù)算和培訓(xùn)計(jì)劃。表面上看這個(gè)流程問題不大，但其實(shí)這樣的做法存在很大的問題。培訓(xùn)需求分析其實(shí)是一個(gè)系統(tǒng)的工程，有一個(gè)系統(tǒng)的流程，有不少環(huán)節(jié)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都會(huì)影響到培訓(xùn)的效果，都會(huì)使培訓(xùn)效果大打折扣。

企業(yè)培訓(xùn)需求分析是指在企業(yè)規(guī)劃與設(shè)計(jì)培訓(xùn)活動(dòng)之前，根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展和組織績(jī)效的需要，由培訓(xùn)部門、直線經(jīng)理采用各種方法和技術(shù)，對(duì)員工的現(xiàn)有狀況與應(yīng)有狀況的差距進(jìn)行鑒別和分析，以確定是否需要培訓(xùn)，從而確定培訓(xùn)內(nèi)容和方式的活動(dòng)過程。培訓(xùn)需求分析不是多余的工作，如果有了科學(xué)的培訓(xùn)需求分析，并且找到了存在的問題，然后針對(duì)企業(yè)和員工現(xiàn)狀的不足進(jìn)行分析，從而對(duì)癥下藥，這樣才能達(dá)到良好的培訓(xùn)效果。

那么培訓(xùn)需求分析該如何做比較好呢？

其一，要統(tǒng)一思想，達(dá)成共識(shí)。孫子兵法上講“上下同欲者勝”。這個(gè)環(huán)節(jié)往往為很多企業(yè)忽視。開展培訓(xùn)需求分析工作，會(huì)占用企業(yè)員工一部分時(shí)間，如果企業(yè)員工，特別是部門的中層領(lǐng)導(dǎo)干部，沒有很好的理解培訓(xùn)需求分析對(duì)企業(yè)的意義的話，他們就會(huì)不太配合,甚至是抗拒，人力資源部需要其他部門提交培訓(xùn)需求計(jì)劃，有些部門領(lǐng)導(dǎo)不理解企業(yè)的培訓(xùn)目的和意義，就會(huì)很隨意問問部門人員需要什么培訓(xùn)，甚至是隨便拉幾個(gè)人，隨便填幾個(gè)培訓(xùn)科目就算完事。這樣培訓(xùn)的效果可想而知。不僅浪費(fèi)了公司員工的時(shí)間和精力，也浪費(fèi)了公司的資金。培訓(xùn)需求分析是培訓(xùn)的首要環(huán)節(jié)，這個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，后面的培訓(xùn)收效甚微，甚至是沒有效果，只是浪費(fèi)人力物力罷了。那么要怎么辦？首先公司高層領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在人力資源部發(fā)出填寫培訓(xùn)需求分析調(diào)查表之前，高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要人力資源部組織一次會(huì)議，召集企業(yè)部門的一把手召開一次統(tǒng)一思想會(huì)議，有企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)，最好是企業(yè)的一把手負(fù)責(zé)講話，明確培訓(xùn)需求分析的目的、意義和價(jià)值，同時(shí)要明確要求，使得各部門的領(lǐng)導(dǎo)能夠重視培訓(xùn)需求分析，積極去調(diào)查信息、分析信息，篩選出真正有價(jià)值的培訓(xùn)科目。

其二，要明確公司的戰(zhàn)略目標(biāo)。公司高層要對(duì)公司的戰(zhàn)略有清晰的認(rèn)識(shí)，并能把公司的戰(zhàn)略傳達(dá)給各個(gè)部門負(fù)責(zé)人。在統(tǒng)一思想的會(huì)議上，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)一把手，應(yīng)該把培訓(xùn)需求分析同企業(yè)的戰(zhàn)略結(jié)合起來，明確告知各部門參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)，培訓(xùn)需求分析就是為了實(shí)施企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)而展開的活動(dòng)。不僅各部門的負(fù)責(zé)人要明確了解公司的戰(zhàn)略及戰(zhàn)略目標(biāo)。人力資源部負(fù)責(zé)人更應(yīng)該明了公司的戰(zhàn)略及戰(zhàn)略目標(biāo)。因?yàn)楣九嘤?xùn)需求分析項(xiàng)目的篩選的重要依據(jù)就是各部門提交的培訓(xùn)需求科目適合可行，是否合適，就要看各部門提交的培訓(xùn)需求項(xiàng)目是否有助于公司的戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

其三，要強(qiáng)化公司的管理基礎(chǔ)。如果公司的管理基礎(chǔ)太薄弱太亂，就會(huì)使得公司部門領(lǐng)導(dǎo)在收集培訓(xùn)需求信息時(shí)工作比較凌亂，想到什么就了解什么，沒有系統(tǒng)比較主觀。比如公司以前沒有工作分析，不了解公司各部門崗位的工作職責(zé)和工作要求，沒有具體的明確的任職資格。部門的領(lǐng)導(dǎo)在判斷下級(jí)員工需要哪些培訓(xùn)科目的時(shí)候，就會(huì)按照自己的想法隨意進(jìn)行設(shè)定。如果有了職務(wù)說明書，有了任職資格體系，有相應(yīng)的評(píng)價(jià)體系，那么部門領(lǐng)導(dǎo)就比較容易，而且比較準(zhǔn)確的判斷出下級(jí)員工的短板在哪里，需要培訓(xùn)的內(nèi)容和科目就比較容易提出，而且比較有依據(jù)，比較準(zhǔn)確。不是想到什么就了解什么，這樣不系統(tǒng)且比較主觀。那么如何做好企業(yè)基礎(chǔ)管理呢？就培訓(xùn)需求分析的基礎(chǔ)工作而言，公司至少需要撰寫出各個(gè)崗位的職務(wù)說明書，如果有條件能夠制定出任職資格體系那更好。如何撰寫好職務(wù)說明書？有很多公司都有職務(wù)說明書，但是作用不大。是什么原因造成的呢？因?yàn)楹芏喙臼侨肆Y源部從網(wǎng)上收集了一個(gè)模板然后就交給各個(gè)部門進(jìn)行填寫，然后上交匯總。這樣做其實(shí)是有很大問題的。有些部門比較忙，對(duì)此項(xiàng)工作不重視，應(yīng)付了事。有些部門雖然想把這項(xiàng)工作做好，但是根據(jù)自己的了解進(jìn)行填寫很容易出現(xiàn)偏差。所以人力資源部應(yīng)該同各部門的負(fù)責(zé)人要進(jìn)行充分的溝通，講清楚職務(wù)說明書撰寫的意義和重要性。同時(shí)有些部門領(lǐng)導(dǎo)人確實(shí)比較忙，人力資源部要根據(jù)部門的實(shí)際情況進(jìn)行指導(dǎo)，不僅要指導(dǎo)職務(wù)說明書規(guī)范操作，而且要根據(jù)部門的實(shí)際困難，進(jìn)行相應(yīng)的策略支持指導(dǎo)。如果人力資源部負(fù)責(zé)職務(wù)說明書撰寫培訓(xùn)的人，對(duì)職務(wù)說明書的撰寫不夠精通的話，最好外派進(jìn)行培訓(xùn)。如果公司規(guī)模大、人員多、職能部門多，公司的職務(wù)說明書的撰寫工作難度比較大，可以請(qǐng)外面的咨詢公司進(jìn)行幫助。當(dāng)然要識(shí)別比較規(guī)范的咨詢公司，找到有能力有責(zé)任的咨詢公司輔助公司完成說明書的撰寫。

其四，要對(duì)培訓(xùn)需求分析信息收集方法進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)需求分析信息收集方法包括觀察法、面談法、問卷調(diào)查法、關(guān)鍵事件法等。這些方法的運(yùn)用需要按照一定的操作流程進(jìn)行，不是隨心所欲亂用。這就需要掌握這些培訓(xùn)方法優(yōu)缺點(diǎn)，在什么情況下使用，使用的一般流程是怎樣的，有哪些工具可以使用，哪些工具是如何用的等，這些知識(shí)和技能負(fù)責(zé)培訓(xùn)需求信息收集的人都必須掌握。比如培訓(xùn)需求分析的觀察法研究者根據(jù)一定的研究目的、研究提綱或觀察表，用自己的感官和輔助工具去直接觀察被研究對(duì)象，從而獲得資料的一種方法。它的優(yōu)點(diǎn)是：能夠直接獲取資料，觀察的資料比較真實(shí)；能及時(shí)捕捉到正在發(fā)生的現(xiàn)象；在自然的狀態(tài)下，能活動(dòng)生動(dòng)的資料，并且能收集到一些無法言表的材料。那它的缺點(diǎn)是：觀察者需要具備熟練的觀察技巧；只能在觀察到的環(huán)境中搜集資料；被觀察員工的行為方式有可能因?yàn)楸挥^察而受到影響。所以它適用于一些容易觀察的崗位，比如生產(chǎn)操作類崗位和服務(wù)類崗位等。要使用好觀察法，首先要選擇觀察對(duì)象；其次要了解觀察對(duì)象的工作概況，包括工作職責(zé)、任務(wù)以及工作流程等。同時(shí)要設(shè)計(jì)好觀察方案和工具，包括設(shè)計(jì)任務(wù)觀察清單和觀察表。還要實(shí)施觀察方案并做好記錄，觀察記錄要客觀，不要帶有個(gè)人的情緒和意愿等感情色彩。然后進(jìn)行面談，找一個(gè)比較有經(jīng)驗(yàn)的主管或員工進(jìn)行面談了解工作情況，找到培訓(xùn)需求點(diǎn)；最后是整理和分析數(shù)據(jù)，并形成報(bào)告。

觀察法一般實(shí)施流程

對(duì)這些培訓(xùn)需求分析信息收集方法，人力資源部負(fù)責(zé)這一工作的人要懂得這些方法是如何使用的，在哪些情況可以使用。除此之外，人力資源部相關(guān)人員還需要對(duì)企業(yè)其他部門負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的人進(jìn)行培訓(xùn)，使其懂得這些方法是如何使用的，這樣操作是為了保證培訓(xùn)需求分析工作高質(zhì)量的完成，而不是流于表面形式。

其五，整理分析信息，形成培訓(xùn)需求結(jié)果。通過訪談、問卷調(diào)查等方法收集各部門的員工的培訓(xùn)需求，了解目前員工的知識(shí)、技能和工作態(tài)度后，同員工應(yīng)有的知識(shí)、技能和態(tài)度等資料進(jìn)行比較。根據(jù)企業(yè)工作的緊急程度和企業(yè)預(yù)算等情況，分清輕重緩急，列出培訓(xùn)需求項(xiàng)目清單，并提出建議。

最后，把培訓(xùn)需求分析的過程記錄整理出來，形成一份培訓(xùn)需求分析報(bào)告。隨后請(qǐng)各個(gè)部門負(fù)責(zé)人對(duì)培訓(xùn)需求予以確認(rèn)，確保培訓(xùn)需求沒有出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏問題。培訓(xùn)需求分析經(jīng)過各部門的負(fù)責(zé)人確認(rèn)無誤后，提交總經(jīng)理予以確認(rèn)和簽字。培訓(xùn)需求分析報(bào)告總經(jīng)理簽字后，可以作為企業(yè)培訓(xùn)方案設(shè)計(jì)的依據(jù)。根據(jù)培訓(xùn)需求分析可以設(shè)計(jì)培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)形式以及培訓(xùn)方法等，從而增強(qiáng)企業(yè)培訓(xùn)的針對(duì)性，提高企業(yè)培訓(xùn)效果。