信息化檔案管理在林業(yè)規(guī)劃中的作用

吳江水 童亞康

（江西省弋陽縣林業(yè)局，江西弋陽 334400）

林業(yè)規(guī)劃不僅能夠緩解我國生態(tài)環(huán)境的問題、增強(qiáng)人們的環(huán)保意識(shí)，還能促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，帶動(dòng)我國的GDP 增長。林業(yè)規(guī)劃中的檔案管理工作會(huì)直接影響林業(yè)規(guī)劃的開展?fàn)顩r，做好林業(yè)規(guī)劃中的檔案管理工作至關(guān)重要[1-5]。但是，目前的管理手段很難滿足當(dāng)代對(duì)于林業(yè)規(guī)劃的要求。本文將針對(duì)信息化檔案管理技術(shù)在林業(yè)規(guī)劃中的作用進(jìn)行重點(diǎn)分析和研究，并提出幾點(diǎn)建議，以供相關(guān)人員借鑒。

1 林業(yè)規(guī)劃中檔案管理的必要性

1.1 檔案管理對(duì)林業(yè)規(guī)劃具有重要意義在傳統(tǒng)林業(yè)規(guī)劃管理過程中，需要對(duì)每一項(xiàng)工作進(jìn)行記錄，而這種記錄的方式會(huì)形成大量的檔案資料。這對(duì)于檔案管理工作來說，無疑是增加了日常的工作量。因此，為了更好地緩解林業(yè)管理局檔案管理部門的工作壓力，提高檔案管理工作的工作效率，能夠更好地促進(jìn)林場(chǎng)工作順利開展。但就目前的檔案管理工作來說，檔案文件的利用率較低，而且儲(chǔ)存、記錄和查閱都極為不方便，不僅會(huì)影響檔案管理的管理效率，還不利于提升林場(chǎng)經(jīng)濟(jì)效益，因此加強(qiáng)林場(chǎng)檔案管理的信息化十分必要。信息化檔案管理模式的應(yīng)用，采用檔案資料信息技術(shù)采集、整理、儲(chǔ)存的方式，取代傳統(tǒng)手工勞作，能夠顯著提升林業(yè)規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)信息的采集效率、整理速度以及儲(chǔ)存安全性，尤其是人機(jī)交互系統(tǒng)，能夠快速、便捷、實(shí)時(shí)地完成檔案各種操作，顯著提升林業(yè)規(guī)劃檔案管理的實(shí)效。

1.2 信息化時(shí)代的推動(dòng)隨著社會(huì)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸融入人們的生活中，人們的生活生產(chǎn)也因互聯(lián)網(wǎng)的融入產(chǎn)生了巨大的變化。各行各業(yè)在經(jīng)營管理的過程中更加趨向于信息化的工作模式，信息化管理也逐漸成為企業(yè)管理的主流趨勢(shì)。在這樣的背景下，林業(yè)管理與信息化管理相結(jié)合是大勢(shì)所趨，也是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的結(jié)果。目前，我國的絕大多數(shù)林場(chǎng)占地面積較大，種植種類較為復(fù)雜，在管理的過程中需要建立完善的檔案資料來輔助日常的管理工作。但是隨著科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案逐年累積對(duì)檔案管理工作造成了極大的管理壓力，在查找和使用的過程中實(shí)為不便。而通過信息化檔案管理技術(shù)不僅能夠?qū)鹘y(tǒng)的檔案進(jìn)行合理保存，而且對(duì)于數(shù)據(jù)的分類和擴(kuò)展來說，起到了很好的促進(jìn)作用。因此，有必要在林場(chǎng)規(guī)劃中運(yùn)用信息化檔案管理技術(shù)。

1.3 林場(chǎng)規(guī)劃的信息量復(fù)雜、系統(tǒng)龐大目前，很多大型國有林場(chǎng)管理的內(nèi)容較為龐大，除了要管理國有林場(chǎng)之外，還需要對(duì)規(guī)劃設(shè)計(jì)院、物業(yè)公司材料、管理局等部門進(jìn)行有效管理。在管理的過程中，不僅需要對(duì)管理措施進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，而且林場(chǎng)的運(yùn)行情況、林場(chǎng)的工作人員的管理模式都應(yīng)以檔案的方式進(jìn)行妥善記錄。不僅如此，對(duì)于林場(chǎng)的檔案，動(dòng)植物、人員管理方法都應(yīng)進(jìn)行全方位把控和規(guī)劃。但由于檔案數(shù)量龐大，在查詢的過程中費(fèi)時(shí)費(fèi)事，因此很難滿足當(dāng)前的工作需求，而通過信息化檔案管理技術(shù)，能夠?qū)φ麄€(gè)國有林場(chǎng)管理局的檔案資料進(jìn)行有效整理。借助現(xiàn)代化設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行有效處理，能夠有效提升檔案管理工作的效率。因此，在林業(yè)規(guī)劃中，運(yùn)用信息化檔案管理技術(shù)十分重要。

2 加強(qiáng)信息化檔案管理的措施

2.1 完善林業(yè)檔案的管理制度完善檔案管理的管理制度，有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)林業(yè)檔案的規(guī)范化管理。隨著時(shí)代的發(fā)展，各行各業(yè)開始不斷推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。而隨著檔案信息環(huán)建設(shè)的不斷推進(jìn)，現(xiàn)代的檔案形式多以電子檔案為主，但由于不同企業(yè)之間對(duì)于檔案管理的模式也不盡相同。因此，檔子檔案存在的形式也存在差異，林業(yè)管理部門要想對(duì)其充分利用，就必須統(tǒng)一林業(yè)檔案的存儲(chǔ)模式，從而對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。不僅如此，隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。在開展檔案管理工作時(shí)，通過合理運(yùn)用新興科技，對(duì)檔案的儲(chǔ)存模式進(jìn)行有效升級(jí)，能夠縮短原始檔案的儲(chǔ)存時(shí)間，增強(qiáng)對(duì)原始文件的保護(hù)。通過這種簡(jiǎn)化管理、深化搜索的方式能夠使管理工作更加便捷，為用戶查找提供了便捷條件。

2.2 培養(yǎng)林業(yè)檔案管理人才為了更好地實(shí)現(xiàn)林業(yè)檔案的信息化管理，應(yīng)當(dāng)提高相關(guān)管理人員對(duì)于林業(yè)檔案的重視。只有在思想上提高管理人員的重視程度，才能結(jié)合林業(yè)管理局的實(shí)際情況制訂符合林業(yè)檔案發(fā)展的管理措施。就個(gè)別地區(qū)的檔案管理工作來說，由于管理人員在思想上缺乏對(duì)于檔案事業(yè)的重視，在制定管理措施時(shí)，無法全面地考慮檔案管理問題或者未能從根本上提出相關(guān)的管理措施，使很多措施流于形式，不能對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展起到實(shí)質(zhì)性的作用。因此，在開展檔案工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)吸收西方的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，通過結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)與檔案管理的實(shí)際情況，制定出一套符合時(shí)代標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理措施，從而于促進(jìn)林業(yè)檔案信息化的發(fā)展。

不僅如此，還應(yīng)增強(qiáng)工作人員的檔案管理意識(shí)。首先，提高工作人員對(duì)于信息管理工作的重視程度。由于檔案管理工作需要處理的數(shù)據(jù)信息較多，而這些信息較為零散。因此，在整理的過程中，相對(duì)比較煩瑣。為了確保信息處理更加準(zhǔn)確清晰，應(yīng)當(dāng)提高工作人員對(duì)于信息管理工作的重視程度，通過增強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)，從而使林業(yè)管理部門的檔案信息管理工作能夠順利開展。其次，提高檔案使用率。在整理檔案的過程中，應(yīng)當(dāng)采取規(guī)范的整理方法，按照檔案的屬性進(jìn)行分門別類，提升工作人員查找檔案的效率。最后，合理利用檔案，避免發(fā)生檔案資源浪費(fèi)的現(xiàn)象，以充分發(fā)揮檔案資源的歷史價(jià)值。

2.3 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)為了更好地提高檔案管理工作的使用率，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。第一，根據(jù)《檔案法》《人事檔案管理制度》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，建立符合林業(yè)規(guī)劃檔案管理需要的數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)檔案信息化的利用、檔案的轉(zhuǎn)接以及檔案的保密工作。隨著時(shí)代的進(jìn)步和科技的迅猛發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)當(dāng)中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速崛起，也帶動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展。通過借助微信、微博、網(wǎng)站等互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，為林業(yè)檔案的信息化管理提供了更好的途徑。不僅如此，還應(yīng)針對(duì)檔案管理部門涉及的檔案建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用使檔案管理工作能夠順利開展。

3 結(jié)語

近年來，我國的環(huán)境問題日益凸顯，人們的環(huán)保意識(shí)逐漸增強(qiáng)，林業(yè)建設(shè)成為改善我國環(huán)境質(zhì)量的重要舉措。檔案管理水平會(huì)直接影響林業(yè)規(guī)劃的發(fā)展，現(xiàn)階段信息化技術(shù)逐漸滲透到各個(gè)領(lǐng)域，在檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，可以有效提高檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。在此背景下，林業(yè)部門應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作，通過完善林業(yè)檔案的管理制度，培養(yǎng)林業(yè)檔案的管理人才，借助檔案信息化促進(jìn)林業(yè)產(chǎn)業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。