遠(yuǎn)程辦公時代范式轉(zhuǎn)換后的三大核心變革

郜若璇　徐思彥

2020，線上開工

2020年新冠疫情的背景下，全國抗擊疫情，多地延遲開工。此次疫情不僅是對醫(yī)療應(yīng)急的一次挑戰(zhàn)，也是對企業(yè)現(xiàn)有運(yùn)營模式能否很好應(yīng)對突發(fā)事件的一次考驗(yàn)。春節(jié)假期后開工第一天，各大企業(yè)選擇線上遠(yuǎn)程開工。在這種情況下，選擇遠(yuǎn)程辦公既能起到避免接觸的作用以控制疫情，又能實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作，似乎成為化解矛盾的明路。

遠(yuǎn)程辦公帶來的好處不言而喻：從運(yùn)營成本來看，遠(yuǎn)程辦公大大節(jié)約了辦公場地的花費(fèi)，并且由于員工會省下一大筆在大城市的居住成本，這意味著公司可以以較低的薪資水平請到更優(yōu)秀的人才;從員工角度來看，遠(yuǎn)程辦公省去了通勤，釋放出更多的時間，讓生活與工作可以得到更好的平衡。然而，在家辦公能否保證效率，遠(yuǎn)程溝通是否存在交流不暢等問題，對于管理者和員工而言都是難度不小的考驗(yàn)。遠(yuǎn)程辦公到底是企業(yè)一時情急下的權(quán)宜之計，還是長期發(fā)展的必然趨勢？

從國外來看，遠(yuǎn)程辦公發(fā)展較為成熟，特別是在科技公司中，遠(yuǎn)程辦公已經(jīng)成為常規(guī)的工作方式之一。數(shù)據(jù)顯示，2017年，全世界已有24%的公司尤其是科技公司采用遠(yuǎn)程辦公方式;到2020年，大約50%的科技公司將會有約29%的員工實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公。在硅谷，遠(yuǎn)程辦公早已成為程序員的常態(tài)，Google、Facebook、Oracle等公司里，員工想要在家辦工只需進(jìn)行簡單的申請，甚者更有公司實(shí)現(xiàn)了零辦公場地。微軟是較早實(shí)行遠(yuǎn)程辦公的企業(yè)之一，作為跨國公司，微軟的員工不僅上下班不打卡，而且還需要與全球各地的同事進(jìn)行協(xié)同，遠(yuǎn)程辦公極大促進(jìn)了辦公靈活度。2019年8月，微軟日本公司面向2300名正式員工試行“上四天休三天”的新工作制度，新制度施行后，勞動生產(chǎn)率與之前相比提高了39.9%。德國企業(yè)應(yīng)用軟件巨頭SAP的數(shù)據(jù)顯示，其員工在家中工作的時間占總工作時間的26%，而有79%的員工認(rèn)為遠(yuǎn)程工作可以改善他們的生活質(zhì)量和工作質(zhì)量。咨詢行業(yè)也專門為遠(yuǎn)程辦公制定了計劃，全球頂級咨詢公司BCG制定了FlexLeave和FlexTime兩個有關(guān)分析師工作時間的計劃，這些計劃鼓勵分析師遠(yuǎn)程工作，充分給予他們在時間上的彈性，大大提升了優(yōu)秀人才的留用率。

長期來看，遠(yuǎn)程辦公符合公司運(yùn)營輕量化的趨勢和員工對于自由度的追求，能夠應(yīng)對更多商業(yè)場景和突發(fā)事件，對于現(xiàn)有辦公體系形成良好互補(bǔ)。突如其來的疫情重創(chuàng)了國民經(jīng)濟(jì)，但也客觀上把遠(yuǎn)程辦公推向一個戰(zhàn)略機(jī)遇期。

但是，在疫情之前，從總體上看，遠(yuǎn)程辦公在中國市場普及率較低，遠(yuǎn)不及歐美。Global Workplace Analytics的數(shù)據(jù)顯示，2005年中國有180萬人遠(yuǎn)程辦公，到了2014年也僅有360萬，按照復(fù)合增長率為8%進(jìn)行推斷，2019年遠(yuǎn)程辦公人數(shù)也大約只有530萬人。然而，在2月3日，也就是部分企業(yè)開工的第一天，全國近兩億人開啟了“云辦公”。530萬和2億，這兩個量級相差甚遠(yuǎn)的數(shù)字，表現(xiàn)出的不僅是服務(wù)方對猛增巨大流量的措手不及，也是企業(yè)對遠(yuǎn)程辦公的陌生與顧慮。

之所以遠(yuǎn)程辦公還遲遲未能爆發(fā)，原因可能源于以下：

一是認(rèn)知上的偏差。我們習(xí)慣于現(xiàn)有的辦公方式，即使像是企業(yè)微信一類的平臺中已經(jīng)有專門的視頻會議、協(xié)作文檔、微盤等更為實(shí)用的功能，大家還是在用微信拉群開會，更不用提其他高階的任務(wù)管理工具。在這方面，遠(yuǎn)程辦公在培養(yǎng)用戶意識方面是相對缺乏的。

二是工作環(huán)境數(shù)字化程度的不足。目前來看，遠(yuǎn)程辦公大多針對天然數(shù)字化屬性高的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，但就算是互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，也有部分企業(yè)有很多工作內(nèi)容難以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，這一定程度上降低了遠(yuǎn)程辦公的效率。更何況是實(shí)體企業(yè)，其服務(wù)和產(chǎn)品的數(shù)字化都依賴未來物聯(lián)網(wǎng)的完善，現(xiàn)階段實(shí)現(xiàn)全線上化的難度較大。

三是管理制度的問題。在家辦公總是面臨相當(dāng)多的誘惑，如家人打擾、休息時間難以控制等等，想要員工在這種環(huán)境下拿出和公司一樣的產(chǎn)出，企業(yè)需要針對這種截然不同的工作方式拿出更加有效的管理機(jī)制。

總之，除去工作數(shù)字化程度這一先天缺陷，要想克服其他障礙，讓遠(yuǎn)程辦公達(dá)到和線下辦公一樣甚至更高的效率和成果，相關(guān)實(shí)施條件至關(guān)重要。不僅需要相關(guān)配套設(shè)施及應(yīng)用跟上節(jié)奏，更需要企業(yè)從上層出發(fā)為遠(yuǎn)程辦公量身打造對應(yīng)的管理機(jī)制。

從“固定”到“移動”，從“工具”到“平臺”

首先是配套設(shè)施的變化。我們頭腦里的辦公室，是由工位、電腦、打印機(jī)、會議室等具體存在的集合，而如今，用戶不需要限制在特定地點(diǎn)，可借助手機(jī)、筆記本電腦等移動終端進(jìn)行工作與交流，讓遠(yuǎn)程辦公成為可能。而遠(yuǎn)程辦公相比于線下辦公的問題之一，源自于信息流的不同步。而相關(guān)協(xié)作工具產(chǎn)生的目的，就是讓天各一方的團(tuán)隊及時知道要干什么、彼此在干什么以及完成得如何，從功能拆解下來就包括即時通訊、文檔協(xié)作、會務(wù)系統(tǒng)、任務(wù)管理等部分。

Gartner把這個正經(jīng)歷著巨變的市場定義為企業(yè)級社交軟件及協(xié)作（Social Software & Collaboration），包含了通信、會議、文件共享、工作流管理等細(xì)分領(lǐng)域。2018年該領(lǐng)域全球市場達(dá)到28億美元，預(yù)計到2023年將達(dá)到48億美元，五年的年復(fù)合增長率約為15%。在這個市場中，老牌玩家微軟憑借自己的龐大用戶體量和技術(shù)積累，快速推出Teams，利用捆綁銷售、價格戰(zhàn)等方式，期望在新戰(zhàn)場鞏固自己的不敗地位;而如Zoom、Slack為首的新興玩家用耳目一新的戰(zhàn)略選擇，以求建立一種全新的工作方式，從而贏得更大的機(jī)會和空間。

從中國市場來看，企業(yè)級綜合協(xié)作工具主要以各大互聯(lián)網(wǎng)巨頭開發(fā)的以即時通訊為中心的移動辦公軟件為主，企業(yè)微信、釘釘、飛書為主;文檔協(xié)作的市場出現(xiàn)了騰訊文檔、金山文檔、石墨文檔等產(chǎn)品;音視頻會議是遠(yuǎn)程辦公的主要需求，除了企業(yè)微信、釘釘自帶的視頻會議功能，Zoom的用戶認(rèn)可度較高，華為云WeLink、小魚易連等玩家也紛紛入場這一領(lǐng)域;而任務(wù)管理方面的玩家有Trello、Tower、Teambition等。從App Store免費(fèi)應(yīng)用排行榜上，釘釘、企業(yè)微信力壓快手、抖音等各類視頻APP，牢牢占據(jù)免費(fèi)榜第一、第二的位置。由于應(yīng)用層面需求不斷提升，給云服務(wù)廠商擴(kuò)容壓力不斷增加，進(jìn)一步帶動了IDC、服務(wù)器等底層資源需求上升。

幾億人在家辦公的需求是不容忽視的，在強(qiáng)烈需求的影響下，各家公司紛紛免費(fèi)開放自己的遠(yuǎn)程辦公產(chǎn)品。以騰訊為例，針對不同規(guī)模的公司推出相對應(yīng)的不同協(xié)同辦公方案，從技術(shù)上為遠(yuǎn)程辦公打下堅實(shí)基礎(chǔ)。

值得一提的是，企業(yè)在選取協(xié)作工具時要盡量做到統(tǒng)一固定，而不是隨意更換。根據(jù)研究表明，當(dāng)學(xué)術(shù)審核員被要求使用固定IT工具時，他們實(shí)現(xiàn)了額外3%的生產(chǎn)率增長。

由于企業(yè)線上化的程度越來越深，其所需的功能是日益增多的，一個軟件很難滿足全部需求。根據(jù)美國企業(yè)云應(yīng)用監(jiān)控分析公司Netskope在2019年9月發(fā)布的一份研究報告顯示，平均一家企業(yè)正使用1295種云服務(wù)和約100個不同的應(yīng)用，2018年云服務(wù)的數(shù)字為1022個，而2017年僅900個左右。

這種對于綜合能力的需求，促使如企業(yè)微信這樣的綜合辦公協(xié)作軟件發(fā)展成為一個平臺，以一種開放的模式，擁抱大量第三方應(yīng)用出現(xiàn)，滿足長尾需求，甚至鼓勵企業(yè)開發(fā)自己的套件。類似于小程序在微信里的成功，協(xié)同工具不再僅限于工具二字，而是成為未來的商業(yè)操作系統(tǒng)。在這個操作系統(tǒng)中，企業(yè)的知識沉淀下來、企業(yè)的客戶資源、員工信息、組織培訓(xùn)等等，都可以沉淀到協(xié)同辦公這樣的平臺上。如果說IT時代企業(yè)使用的是ERP企業(yè)級資源管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)業(yè)上下游的聯(lián)通，那么互聯(lián)網(wǎng)時代就是IRP，即互聯(lián)網(wǎng)級的資源系統(tǒng)平臺，更多的融入外部資源，實(shí)現(xiàn)生態(tài)的互聯(lián)?？梢哉f，現(xiàn)在的協(xié)同辦公工具即將成為企業(yè)走向數(shù)字化、移動化的入口，未來會向著開放化、平臺化的方向發(fā)展。

核心動力從“監(jiān)管壓力”轉(zhuǎn)為“自我驅(qū)動”，遠(yuǎn)程辦公得以持續(xù)發(fā)展

有了技術(shù)支撐，遠(yuǎn)程辦公在形式上可以做到和線下辦公場所相差無幾。然而，線下的辦公場所除了是一個讓人們聚集在一起工作的場所之外，也同時承擔(dān)了很多附加的功能，便于管理就是其中之一。老板本能地認(rèn)為員工會偷懶，實(shí)地辦公的作用就在于老板可以實(shí)時監(jiān)督員工的行為。遠(yuǎn)程辦公時，管理者們會因?yàn)椴荒軙r時看到自己員工而感到焦慮。因此，想要遠(yuǎn)程辦公真正良好運(yùn)轉(zhuǎn)起來，所采用的管理方式是與面對面辦公有所區(qū)別的。

在遠(yuǎn)程辦公中，由于距離的限制，過程控制變得很難，員工的自我管理變得更為重要。從管理哲學(xué)上來講，是傾向于傳統(tǒng)的監(jiān)管思維向傾向于讓員工自我驅(qū)動的管理思維的轉(zhuǎn)變。

不在一起工作，最有效的驅(qū)動方式是基于目標(biāo)使整個團(tuán)隊保持同頻。Google在其控制遠(yuǎn)程工作質(zhì)量的措施中，至關(guān)重要的一點(diǎn)就是采取了OKR（目標(biāo)與關(guān)鍵成果管理法），其中目標(biāo)管理重點(diǎn)是控制目標(biāo)數(shù)量，將精力聚焦在最重要、最緊急的目標(biāo)上;關(guān)鍵結(jié)果是強(qiáng)調(diào)有產(chǎn)出、并且產(chǎn)出結(jié)果在相對時限內(nèi)可衡量。OKR是一種很好的動機(jī)激勵工具，它能讓團(tuán)隊明白什么是真正重要的，哪些地方需要優(yōu)化，在日常工作中應(yīng)當(dāng)如何去進(jìn)行利弊權(quán)衡。相比于傳統(tǒng)績效考核KPI的自上而下、薪資掛鉤、任務(wù)封閉等特性，OKR更強(qiáng)調(diào)自主驅(qū)動、全員拆解目標(biāo)、鼓勵挑戰(zhàn)，更適合需要遠(yuǎn)程協(xié)作辦公的團(tuán)隊集體作戰(zhàn)的要求。

從騰訊在目標(biāo)管理的具體實(shí)踐經(jīng)歷來看，首先公司應(yīng)從戰(zhàn)略角度制定公司年度的目標(biāo)，再從部門、團(tuán)隊逐級分化出具體的、可衡量的O和KR，將任務(wù)落實(shí)到團(tuán)隊里的每一個人。每人領(lǐng)取到任務(wù)后，根據(jù)OKR法則，進(jìn)一步拆分任務(wù)和目標(biāo)，并且與團(tuán)隊成員通過協(xié)作文檔共同填寫一份“團(tuán)隊遠(yuǎn)程辦公日志”，細(xì)化每一項(xiàng)的優(yōu)先級和每天的進(jìn)度，從而實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊工作進(jìn)度同步。

一天的工作時間結(jié)束后，leader或PM可以利用協(xié)同文檔高效總結(jié)工作完成情況，在工作群中同步整個團(tuán)隊當(dāng)天的工作進(jìn)展以及第二天的計劃。

有了清晰可拆解的目標(biāo)，接下來就是如何實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

在遠(yuǎn)程辦公的管理過程中，流程管理是十分重要的環(huán)節(jié)。流程化的價值是讓團(tuán)隊中的每個人都能按照統(tǒng)一的規(guī)則做事，良好的規(guī)則和流程能大大減少團(tuán)隊成員間的沖突，極大地提升對接效率，并且流程化使整個工作周期變得清晰可控。因此，在遠(yuǎn)程辦公中，盡量流程化一切可流程化的內(nèi)容，讓工作更為規(guī)范透明。

同時，在對流程的把握中，盡可能地使用SaaS數(shù)字化工具來協(xié)助工作，自動化一切可以自動化的部分，替代需要頻繁交流的環(huán)節(jié)，比如人力管理、財務(wù)報銷、敏捷管理等，讓遠(yuǎn)程工作者精力集中于自己的任務(wù)。

為了保證成員的努力緊貼團(tuán)隊方向，在流程的實(shí)施過程中，遠(yuǎn)程工作團(tuán)隊所具備的溝通能力顯得至關(guān)重要的。設(shè)定每天定期溝通的制度，提升溝通效率，強(qiáng)調(diào)定期反饋，是確保各項(xiàng)工作向著制定目標(biāo)正確發(fā)展的必要措施。

溝通、協(xié)作、效率，是遠(yuǎn)程辦公中無論如何都不會變的內(nèi)核，稱心如意的協(xié)同工具會大大提升遠(yuǎn)程工作的流暢度和舒適度。這是一份騰訊文檔為當(dāng)下疫情設(shè)計的在線協(xié)作模版，希望為你的遠(yuǎn)程辦公提供一點(diǎn)參考。

可見，遠(yuǎn)程辦公無疑是對管理能力的一次試煉。為了更精準(zhǔn)地觸達(dá)消費(fèi)者、更快響應(yīng)消費(fèi)者的需求，企業(yè)必須更靈活地安排研發(fā)、生產(chǎn)和交付。未來所有企業(yè)將變得越來越敏捷，不僅在銷售側(cè)、生產(chǎn)側(cè)，更重要的是組織架構(gòu)，而這與企業(yè)的規(guī)模大小無關(guān)。而遠(yuǎn)程辦公對團(tuán)隊協(xié)作能力提出的要求，是檢驗(yàn)一個團(tuán)隊敏捷性的試金石。

遠(yuǎn)程辦公的開始，實(shí)質(zhì)上是生產(chǎn)關(guān)系從“雇傭”轉(zhuǎn)向“合作”

遠(yuǎn)程辦公的背后，更是現(xiàn)有生產(chǎn)關(guān)系的突破。雇傭制，是從工業(yè)革命以來沿襲至今的生產(chǎn)關(guān)系，雖隨著時間的推移，員工得到的待遇與地位有所增加，但其受雇于人、聽令行事的內(nèi)涵從未動搖。然而，互聯(lián)網(wǎng)平臺的進(jìn)化、遠(yuǎn)程辦公理念與技術(shù)的普及，將導(dǎo)致傳統(tǒng)雇傭制這種牢不可破的生產(chǎn)關(guān)系開始松動。

在符合一定條件的行業(yè)與領(lǐng)域，傳統(tǒng)雇傭關(guān)系將逐漸轉(zhuǎn)向“公司+自由人”的模式。老板和員工之間，不再是傳統(tǒng)的雇傭關(guān)系，而是彼此的“合作關(guān)系”。以往員工在公司工作多長時間，老板就給多少工資，這種情況下，員工渾水摸魚在所難免;現(xiàn)在你能為公司創(chuàng)造多少價值，老板就給你多少回報。它以信任為前提，只對交付與效果負(fù)責(zé)，而非最大化占有壓榨員工時間。上班的時間段不再是“假裝很忙”可以搞定老板了，而是“忙出結(jié)果”才會有人給你買賬。這樣一來，一方面能改善了雇傭關(guān)系里的員工的摸魚狀態(tài)與工作上的低效，大幅降低企業(yè)自身的管理稅和官僚帶來的隱性成本，一方面也讓員工有了更多的自由空間，激發(fā)他們的工作熱情，雙方都可以專注于中長期收益的最大化。

分布式協(xié)作工作模式就是對這一方向的實(shí)踐，生產(chǎn)關(guān)系進(jìn)一步扁平化，組織架構(gòu)實(shí)現(xiàn)完全開放透明，最終達(dá)到去中心化，即沒有明確上下級?，F(xiàn)在這種模式已被一些處于前沿領(lǐng)域的公司所采用。

在未來，這種最大程度上能增強(qiáng)企業(yè)敏捷度的“公司+自由人”的模式會得到越來越多應(yīng)用，而遠(yuǎn)程工作的完善和普及是實(shí)現(xiàn)這種模式的基本要求。

順勢而為，成為一名遠(yuǎn)程工作者

對于個人來說，遠(yuǎn)程辦公不只是簡單換個地方工作，更要求工作者擁有符合這種工作方式的綜合能力。

首先，自我管理和自驅(qū)能力是根本。對自己要做的事情有明確的認(rèn)識和清晰的步驟，并且能夠在無人監(jiān)督的情景下完成，這在一定程度上要求遠(yuǎn)程工作者擁有良好的自控能力。要想提高工作效率，即使在家中，也不能少了工作的儀式感，一片清凈的工作區(qū)域、整潔的儀容、區(qū)分開工作和休息的時間，都幫助自己快速進(jìn)入工作狀態(tài)。

再者，溝通能力是遠(yuǎn)程工作的潤滑劑。由于遠(yuǎn)程工作中的溝通往往容易產(chǎn)生信息失真的情況，如何將模糊的事情說清楚、將想法簡明扼要地表達(dá)出來，將是考驗(yàn)遠(yuǎn)程工作者的一關(guān)。同時，在純文字的溝通中往往不太容易將情緒表達(dá)出來，這時候需要對文字細(xì)節(jié)多加注意，站在對方的角度上想話應(yīng)該怎么說。

在遠(yuǎn)程地點(diǎn)的選擇上，盡量選擇同城遠(yuǎn)程辦公。相比異地辦公，遠(yuǎn)程辦公更適合在工作地開展，可以靈活安排在家和在公司的時間，有面對面需求的時候也可以及時響應(yīng)，一定程度上彌補(bǔ)了遠(yuǎn)程辦公可能存在的不足。

危機(jī)從來是個辯證的詞，不管對個人還是企業(yè)，疫情是搖搖欲墜的“?！?，由此帶來的遠(yuǎn)程辦公卻是實(shí)實(shí)在在的“機(jī)”。在當(dāng)前形勢下，遠(yuǎn)程辦公還會持續(xù)一段時間，對于團(tuán)隊來說，要想把握住遠(yuǎn)程辦公的大勢，現(xiàn)在就是用先進(jìn)的生產(chǎn)工具和生產(chǎn)理念打磨內(nèi)部協(xié)作能力的最佳契機(jī)。