淺析大數(shù)據(jù)時代檔案管理中信息技術(shù)的運(yùn)用

朱文慧

摘? 要：大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作發(fā)生了很多新的變化，需要檔案管理人員不斷適應(yīng)、掌握。傳統(tǒng)的檔案管理非常注重保存紙質(zhì)的文件，對于電子化檔案信息的的運(yùn)用和收集相對而言重視程度不夠。不斷適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代要求，強(qiáng)化信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，僅有利于提高檔案管理效率。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;人事評定

傳統(tǒng)檔案管理一般而言都是對紙質(zhì)信息資料進(jìn)行收集、裝訂、保存，除耗費(fèi)較多人力物力和儲藏資源外，也越來越與現(xiàn)代化信息化社會有所脫節(jié)。

一、傳統(tǒng)檔案管理中的主要問題

目前大部分檔案管理側(cè)重于對紙質(zhì)文件的搜集和儲藏，在有利于長期儲藏、方便復(fù)印使用、有利于真?zhèn)舞b別等傳統(tǒng)優(yōu)勢外，也有一系列不容忽視的問題。

一是保存成本較高。比如在紙質(zhì)文件搜集和儲存過程中，需要耗費(fèi)大量的人力與物力資源，面臨檔案日常管理、打印紙張、檔案場地、恒溫保管、防火防盜等一系列較高成本。

二是查閱使用不方便。紙質(zhì)檔案存?zhèn)}空間較大，在進(jìn)行歸檔與編排后，在使用時必須先逐一對照目錄編號進(jìn)行查找，調(diào)取查詢費(fèi)時費(fèi)力。使用時檔案裝訂較厚，復(fù)印使用較為困難。

三是管理期限受限較大。紙質(zhì)的文件受自然環(huán)境和保存條件的影響較大，規(guī)模較大或經(jīng)費(fèi)充足的單位檔案室建設(shè)較好，一般單位紙質(zhì)檔案保管相對不太規(guī)范，檔案容易產(chǎn)生氧化與損毀。

此外，很多單位紙質(zhì)檔案未標(biāo)注保存年限，文件多年不用，但對是否需要繼續(xù)保存判斷不準(zhǔn)，存在檔案保管延續(xù)性保障不強(qiáng)等問題。還有的單位檔案管理人員，缺乏專業(yè)知識的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。對工作缺乏責(zé)任心，不熟練掌握檔案管理專業(yè)技能，檔案文件發(fā)生丟失的現(xiàn)象也時有發(fā)生。

二、信息化檔案管理的優(yōu)勢

在信息化高度發(fā)展的今天，智慧信息技術(shù)走進(jìn)了各行各業(yè)，對檔案管理而言也是如此。利用信息化技術(shù)，使得檔案管理發(fā)生翻天覆地的變化。大大提升工作效率：利用計(jì)算機(jī)大容量儲存功能，將個人電子信息規(guī)范有序地進(jìn)行存儲，也顯著節(jié)約了人力物力資源，降低了管理成本。

1.高效的信息管理功能。

使用信息技術(shù)對檔案實(shí)行電子化管理，可以促進(jìn)檔案信息的查詢使用變得更為方便快捷。例如，在單位的人事檔案管理重，進(jìn)行年度和日常的職稱評定時需要對參加評定和選拔的人員信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì);在干部選拔任用時，需要認(rèn)真規(guī)范對干部的歷年工作評價、近年來獎懲情況進(jìn)行梳理，供領(lǐng)導(dǎo)考慮條件符合與否。這些信息，原先都是需要對照裝訂儲藏文件目錄逐一核對的。有了信息化技術(shù)，可以便捷進(jìn)行查詢，很短時間內(nèi)就能調(diào)出相關(guān)文件的具體信息，提高日常工作效率。

2.安全的信息保密功能。

在檔案資料保存過程中，管理人員最擔(dān)心也最容易出現(xiàn)問題就是資料的損毀和丟失。不同于紙質(zhì)檔案，電子化檔案的保存多了一層防護(hù)屏障：就是可以備份保存。一些重要的信息，除了以紙質(zhì)文件形式進(jìn)行存儲外，還可以電子圖片、文檔信息等形式存儲在計(jì)算機(jī)當(dāng)中。隨著計(jì)算機(jī)存儲空間的不斷增大，一臺計(jì)算機(jī)可以存儲海量的檔案信息。相較而言，檔案信息通過信息技術(shù)處理得到了二次保存“雙保險”。一些特別重要的檔案信息還可以通過移動硬盤等設(shè)備進(jìn)行多次備份，以防丟失。這樣，就大大提升了檔案資料信息的安全性和保密性。

3.便捷的信息共享功能。

以往各部門的紙質(zhì)檔案都出于保密安全考慮，往往不對外使用。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，可以利用統(tǒng)一的信息化平臺為檔案管理服務(wù)。例如同一個單位，可以打造信息化平臺為多個部門合作。例如單位的人事部門、財務(wù)部門等，可以通過單位搭建的統(tǒng)一信息平臺設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，調(diào)取相關(guān)人員信息，實(shí)現(xiàn)相互協(xié)調(diào)配合工作。在提升工作效率同時，也提高了檔案使用效率。此外，政府多個部門之間也可以進(jìn)行合作，探索信息“一窗共享、一廳通辦”，高效率為人民群眾服務(wù)，實(shí)現(xiàn)少跑馬路、多跑網(wǎng)路。當(dāng)然，如何實(shí)現(xiàn)信息化平臺的檔案的高效合作和安全保密的統(tǒng)籌，還需要進(jìn)行探索。

4.信息化技術(shù)在檔案管理其他方面的應(yīng)用。

為了進(jìn)一步提高電子文檔的管理工作，目前數(shù)據(jù)庫逐漸被應(yīng)用在檔案管理中。海量的數(shù)據(jù)技術(shù)可以輕松實(shí)現(xiàn)信息檢索、存儲以及信息共享工作，起到節(jié)約資源、方便查詢等多個方面的作用。我們也看到，當(dāng)前的檔案信息化管理，只是在初步發(fā)展階段。對于信息的查詢，因?yàn)樯婕暗桨踩芾硪?，只能提供一些基礎(chǔ)查詢服務(wù)。如何在保證安全性的基礎(chǔ)上，讓信息更好更便捷為單位發(fā)展助力，為工作、生活服務(wù)，是檔案電子化發(fā)展中需要進(jìn)一步關(guān)注的問題。

檔案管理電子化、信息化是未來一個顯著的發(fā)展趨勢，需要檔案管理人員不斷探索，單位也應(yīng)給予大力支持。當(dāng)然，這其中還有一個很重要的因素就是檔案管理人員要牢牢把握這種發(fā)展趨勢，不斷創(chuàng)新工作意識、提高工作創(chuàng)新能力，營造管理科學(xué)、智慧便捷、高效和諧的檔案管理工作氛圍。

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