關于新形勢下人才服務中心人事檔案管理工作的探討

付夢

摘要：我國經濟建設快速發(fā)展，推動各行業(yè)發(fā)展迅速，同時對于人才的需求也是與日俱增。隨著經濟社會的快速發(fā)展，對人才的需求越來越大，因此，為人才提供更好的服務便成為各級人才服務中心的重點工作，其中最重要的一項就是涉及人才切身利益的人事檔案。雖然各級人才服務中心對人事檔案的管理力度不斷加大，但是仍存在很多不足之處。

關鍵詞：人才服務中心;人事檔案管理

引言

時代的進步，科技的發(fā)展使我國快速進入現代化發(fā)展階段，各行業(yè)有了新的發(fā)展機遇和空間。大數據時代來臨，對傳統人事檔案管理提出了新的要求，傳統的檔案管理服務方式必須和先進的計算機信息技術相結合，建立完善的網絡化的人事檔案管理系統，使全國人才服務中心和具有人事檔案管理權的企事業(yè)單位的人事檔案實現資源共享。

一、當前人事檔案管理工作現狀分析

1.1人才檔案材料內容質量較低

首先，人才檔案材料無法將人才的個性有效地突顯出來，很難反映一個人的真實情況，缺乏利用價值。在人才檔案材料中，很多內容都較為空洞，僅僅是滿足形式上的需求，在一些實質性以及詳細方面嚴重不足，更多的是反應人才的學歷、政治面貌、工資情況，而無法將一個人的能力以及品質有效地反應出來。其次，人才檔案材料在進行鑒定時沒有嚴格把關，進而導致檔案的內容失去真實性，最終將對工齡、退休時間以及勞保發(fā)放等問題帶來很大的困擾。另外，在進行人事檔案的整理時，整理工作需要較強的專業(yè)性以及技術性，但是現有的材料管理較為混雜及散亂，進而增加了檔案管理的難度。最后，受管理觀念的影響，更多的重視政治上的要求，對于業(yè)務能力不是十分看重，進而無法將個人的工作能力、思想品質有效地反應出來。

1.2對檔案管理工作重要性認識不足

當前階段，社會各方面都對檔案工作提出了新要求，但是還存在部分基層人才服務中心對檔案工作不夠重視的現象，仍片面的認為人才服務中心只是短暫的保管人事檔案，做好接收和整理工作即可，而疏于其他方面的管理，比如，人員配備少、人手不足、軟硬件設施配備不齊全、硬件設備老化、制度建設不完善等，尤其是在檔案管理人員中普遍存在缺乏系統學習培訓，不具備較強的業(yè)務知識和技能等現象。由于部門領導對檔案管理重要性認識不足，直接導致檔案管理條件的落后，進而制約了檔案管理工作的進一步發(fā)展。

1.3檔案管理方式相對滯后

在網絡信息時代的背景下，檔案信息化管理已成為一種必然趨勢，應用信息技術開展檔案管理工作，不僅有利于檔案的查找利用，還極大的方便檔案的管理工作。但是大多數的人才服務中心尚未實現信息化管理，部分單位是由于經費緊張無法開展信息化建設，還有部分單位是缺乏信息化方面的人才，對于信息化管理缺乏信心，因此檔案管理的方式較為滯后，沒能緊跟時代步伐實現信息化管理，在開展檔案管理工作時仍大多采用人工方式，尤其是在檔案的檢索和查詢工作中，嚴重影響了工作效率，與現階段的實際需求極其不符。

二、解決人事檔案管理問題的措施探究

2.1人事檔案管理實現現代化

與傳統的檔案管理工作不同，現今的人事檔案管理工作在相關電腦軟件的幫助下，極大地提高了工作效率。比如國家人事部開發(fā)的GPMS人事管理系統，提高了整個管理工作的效率，讓信息查詢以及統計分析等工作變得更加便捷和高效，對現有各類資源進行了充分地利用，使得整體管理水平獲得了極大地提升。同時，該系統具有非常健全的安全機制，通過該軟件來進行相關操作，可以有效避免以往因為人才的頻繁流動而導致整個管理工作變得更加繁瑣的問題。通過先進的互聯網技術，人事檔案有了更加廣闊的使用范圍，在提高檔案利用率的同時，極大的滿足了現代化發(fā)展需求。

2.2提高對檔案管理重要性的認識

各基層人才服務中心作為人力資源社會保障部門所屬的人才服務機構，要提高對檔案管理重要性的認識。首先，要得到單位領導的重視，只有單位領導重視才會在人員編制、管理設施設備、人員培訓等方面加大投入;其次，要提高檔案管理人員自身的認識，只有他們提高認識才能更好的履行自身崗位職責，不斷提高自身的檔案管理能力和水平，做好人事檔案的管理，更好的為人才提供服務。

2.3提高管理水平，整合資源

管理系統開發(fā)建成后，應將與流動人員相關的信息全部打包錄入系統，這既包括檔案原始信息，也包括當前職業(yè)信息，據此整合機構各業(yè)務領域信息，實現信息整合、資源共享。人才招聘可組織招聘企業(yè)在檔案管理系統數據庫中搜尋匹配人才，降低招聘成本，縮短招聘周期;人才培訓可通過分析入庫流動人員的信息，針對性地開展培訓業(yè)務，推出相關培訓信息。檔案管理服務部門也可以利用人才招聘、培訓的相關資源，向企業(yè)推薦人事管理中的優(yōu)秀人才，向流動人員推薦相關企業(yè)，促進人才就業(yè)，實現互利多贏。

2.4以社會化環(huán)境為依托加快社會化進程

以點代面，完善社會化服務功能。對于檔案管理而言，不能脫離企業(yè)實際。在確保基礎工作扎實的同時，不斷提高檔案的便利性、高效性。還要創(chuàng)新服務內容，通過企業(yè)和人才的雙向需求，開展智能匹配，讓企業(yè)和人才交流中心獲得更好的溝通交流。例如，可以設立業(yè)績檔案、技術檔案等專業(yè)化檔案，這樣能夠更好地滿足企業(yè)需求。以政策為導向，落實社會化管理和服務。在經濟轉型的大潮下，企事業(yè)單位的用人機制更是發(fā)生了翻天覆地的變化，多元化、復合型人才得到了更多企業(yè)的鐘愛。在此基礎上，人才交流服務中心應在國家人才政策的驅動下，不斷改革傳統工作機制，更加有針對性地管理檔案，讓人才的特征凸顯。

結語

當前，隨著社會的不斷發(fā)展，對人事檔案的管理也提出了更高的要求，人才服務中心作為服務人才和用人單位服務的機構，必須充分發(fā)揮自身職能，直面在人事檔案管理中存在的短板和不足，有針對性的加以解決和完善，要緊隨時代發(fā)展步伐，充分利用信息化成果，實現對人事檔案的高效、安全管理，為人才和用人單位提供更為有效的服務，推動人才服務中心檔案管理工作的不斷發(fā)展。

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