電子政務(wù)背景下的公文管理探索

曲麗峰

摘要：云計算、大數(shù)據(jù)以及物聯(lián)網(wǎng)等新興信息技術(shù)的出現(xiàn)，顯著加快我國信息化發(fā)展的步伐，不僅實現(xiàn)了電子政務(wù)的應(yīng)用，還將電子政務(wù)逐步推廣到各個基層，將以往手工的公文管理轉(zhuǎn)變成電子處理，有效提高政務(wù)工作的處理效率，并優(yōu)化整個公文管理系統(tǒng)。公文管理系統(tǒng)主要是進行發(fā)文管理和收文章管理、文檔查詢等，按照政務(wù)部門的實際工作需求展開公文的相應(yīng)處理，從而增強電子政務(wù)管理的實效性。為滿足電子政務(wù)管理的要求，公文管理系統(tǒng)要以需求為依托，定制個性化的公文管理功能，通過簡化工作流程和科學技術(shù)的應(yīng)用，優(yōu)化電子政務(wù)公文處理效果，實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+公文”的發(fā)展，促進政府職能轉(zhuǎn)變和效能提升。本文依據(jù)電子政務(wù)的發(fā)展，探討如何實現(xiàn)公文管理，加快我國社會工作的信息化發(fā)展，從而提升為人民群眾的辦事效率和推動政府工作改革創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù);公文管理

引言

企業(yè)常用公文主要是用于辦公管理工作，服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營等各環(huán)節(jié)，保障生產(chǎn)經(jīng)營秩序暢通、提高辦公效率和企業(yè)執(zhí)行力。常見的種類有請示、報告、決定、批復、通知、通報、函、會議紀要等。主要適用于向上級機關(guān)請求指示、批準;適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問;適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項;適用于答復下級機關(guān)的請示事項;適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員;適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況;適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項;適用于記載、傳達會議情況和議定事項等。

1明確時限，確保公文處理及時高效

常規(guī)類文件原則上應(yīng)在3天以內(nèi)處理完畢，最長處理時間不能超過7天;緊急公文應(yīng)即收即辦;涉及工作安排、會議通知等時效性較強的事項，應(yīng)當在24小時內(nèi)處理并提交意見。辦文人員應(yīng)根據(jù)以上時限要求，加快公文處理進度。辦文人員如因出差在外，可借助移動辦公工具或委托授權(quán)他人處理或在出差地辦理，不得以人為原因耽誤公文處理進度。如個別公文因特殊情況需要延遲辦理，必須簽署意見后由行政辦文書轉(zhuǎn)主要領(lǐng)導簽批。經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)批轉(zhuǎn)基層各單位執(zhí)行的文件，各相關(guān)單位原則上應(yīng)在當天處理。各相關(guān)單位文書應(yīng)切實負起責任，每天下班以前務(wù)必確保當天本單位執(zhí)行的文件得到及時處理[1]。

2公文管理中OA系統(tǒng)設(shè)計

其一，設(shè)計要求。公文管理中對OA的系統(tǒng)設(shè)計過程中，要注重按照安全的原則，里哦用合理安全對策保障OA系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。OA系統(tǒng)設(shè)計中按照先進原則落實也是比較重要的，要注重業(yè)界認同和熟悉的先進技術(shù)，保障OA系統(tǒng)的模式和技術(shù)的先進化，通過結(jié)合不同用戶要求保障系統(tǒng)可用以及可維護。其二，設(shè)計系統(tǒng)架構(gòu)。對于OA系統(tǒng)的實際設(shè)計當中，就要充分從系統(tǒng)架構(gòu)的設(shè)計環(huán)節(jié)加強重視，采用MVC分層加工模式設(shè)置，形成三層架構(gòu)的模式類型，這樣就能將各個層的功能作用發(fā)揮出來。如數(shù)據(jù)層，主要是把數(shù)據(jù)請求優(yōu)先發(fā)送，將其請求和數(shù)據(jù)庫層交互，在表示層把數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)表現(xiàn)出。而在表示層方面，這是用戶展現(xiàn)正確數(shù)據(jù)，給用戶錄入數(shù)據(jù)的界面，方便數(shù)據(jù)查詢以及修改等各方面的操作。另外的數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)邏輯層，是起到承上啟下作用的，數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)邏輯層提供數(shù)據(jù)操作服務(wù)，用戶有需求的基礎(chǔ)上通過數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)層進行調(diào)用，把數(shù)據(jù)操作有效完成。其三，管理權(quán)限設(shè)計。OA系統(tǒng)系統(tǒng)的實際設(shè)計過程中，在系統(tǒng)的管理權(quán)限設(shè)計方面是比較重要的內(nèi)容，能有效控制不同操作范圍。其中在審核權(quán)限設(shè)計環(huán)節(jié)，主要是保障用戶權(quán)限的合法性凸顯，系統(tǒng)用戶對系統(tǒng)使用前，要細致對角色分配，角色不同所擁有的使用權(quán)限也存在不同之處，OA系統(tǒng)的系統(tǒng)管理權(quán)限的設(shè)計就能有助于提升管理工作的高效開展。具體設(shè)計當中，就要結(jié)合系統(tǒng)用戶角色，通過角色清單整合構(gòu)成，僅有順利登陸系統(tǒng)中用戶才能形成用戶角色，登錄系統(tǒng)后管理員有全部權(quán)限，不是管理員的只有角色的權(quán)限，這樣能提高管理便捷程度。另外，在讀取權(quán)限方面，從用戶的角度李碩，讀取權(quán)限就成為安全認證的重要環(huán)節(jié)，登陸環(huán)節(jié)成功了就需要獲取角色權(quán)限[2]。

3依靠自身優(yōu)勢，抵御外部威脅，制定ST組合策略

建立有特色的公文管理安全體系。電子公文系統(tǒng)的安全管理應(yīng)主要側(cè)重于管理和控制。首先，國家層面應(yīng)積極出臺信息安全相關(guān)法律法規(guī)，從法律層面規(guī)范電子信息的應(yīng)用，特別是做好機關(guān)單位的電子信息安全工作。其次，各單位應(yīng)完善內(nèi)部的信息安全管理制度，如做好數(shù)據(jù)備份工作、建立重要崗位變更登記的信息安全保障制度，加強信息安全管理培訓，增強員工信息安全意識。在具體應(yīng)用當中，應(yīng)積極利用日益成熟的信息技術(shù)，為電子公文系統(tǒng)保駕護航，比如安裝殺毒軟件、建立防火墻等，防止黑客入侵，防止重要文件泄密。以信息化要求為基礎(chǔ)，重視人才的引進和培養(yǎng)。在引進新時代復合型人才的同時，對現(xiàn)有人員結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化。首先應(yīng)加強宣貫，使現(xiàn)有人員認識到公文的重要性。其次，定期舉辦信息技術(shù)培訓班、講座等活動，讓相關(guān)人員熟練掌握計算機和網(wǎng)絡(luò)知識，掌握電子公文系統(tǒng)的必要功能。最后，對電子公文處理辦法、公文格式、業(yè)務(wù)流程等作出科學完整的規(guī)定，形成監(jiān)督和考核機制，建設(shè)一支高素質(zhì)的信息化隊伍[3]。

4要將電子公文管理納入到電子政務(wù)范疇中

打破以往的既定公共環(huán)境，從電子政府和今天的電子公文關(guān)系入手，注重對電子公文管理系統(tǒng)的建設(shè)，構(gòu)建起電子政務(wù)的綜合性戰(zhàn)略框架，修改和完善現(xiàn)有的法律和行政管理規(guī)劃，協(xié)調(diào)電子公文管理和電子政務(wù)需求步調(diào)，各個機構(gòu)電子政務(wù)建設(shè)負責人負責協(xié)調(diào)和解決國家電子政務(wù)的信息管理問題，從安全、隱私和公文信息采集、整理和發(fā)布等構(gòu)建一體化網(wǎng)絡(luò)機制。為解決安全問題，我國在電子政務(wù)的公文管理系統(tǒng)建設(shè)中，應(yīng)該借鑒美國的立法體系，共同為管理系統(tǒng)建設(shè)建立完善的法律機制，按照美國《文書削減法》（PaperworkReduc-tionAct），結(jié)合我國實際情況詳細地規(guī)劃我國的電子公文管理系統(tǒng)的框架、模型和工具、最佳方案等，并依據(jù)電子公文的采集、整理和儲存管理方案，用法律保護電子公文管理[4]。

結(jié)束語

公文管理對規(guī)范企業(yè)管理、提高辦公效率、提高企業(yè)執(zhí)行力、節(jié)約辦公成本意義重大。企業(yè)必須提高認識，不斷完善公文管理制度、加大辦公人員培訓力度，提高認識，運用好電子信息化OA辦公系統(tǒng)，使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有章可循、有據(jù)可查，提高辦公效率和企業(yè)的執(zhí)行力。

參考文獻：

[1]?吳昀霖.電子政務(wù)背景下的公文管理探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2019，18（23）：223-224.

[2]?王文博.公文管理工作中的常見問題及解決對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：4+10.

[3]?賀亞妮.辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（20）：102.

[4]?王卓勃.企業(yè)公文管理常見問題分析及對策[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2019（10）：40-41.

（作者單位：國網(wǎng)陽泉供電公司）