文化引領(lǐng)精細(xì)管理 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化

郝曉燕

【摘要】對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理是重要的工作內(nèi)容之一，不僅對(duì)企業(yè)的文化建設(shè)有重要意義，而且也是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)效益提升的重要工作。精細(xì)化管理在企業(yè)管理中得到了越來(lái)越高的重視，對(duì)于提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，推動(dòng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化有非常重要的價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】精細(xì)管理;檔案工作;企業(yè)

檔案是一個(gè)企業(yè)在成長(zhǎng)過(guò)程中，獲取、收集或產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、信息、資料的記錄。這既是一個(gè)企業(yè)發(fā)展成長(zhǎng)的記錄，也是企業(yè)最寶貴的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的總結(jié)，對(duì)后續(xù)企業(yè)的發(fā)展有至關(guān)重要的意義。忘記歷史，就意味著背叛。沒(méi)有做好檔案工作，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，就是割裂歷史，拋棄了寶貴的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)財(cái)富。然而，如何做好現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作，對(duì)于很多企業(yè)來(lái)說(shuō)依然是一個(gè)難題。今天，很多企業(yè)在管理過(guò)程中應(yīng)用了精細(xì)化管理，產(chǎn)生了很好的效果。將精細(xì)化管理應(yīng)用于企業(yè)檔案管理中，同樣有顯著效果。本文重點(diǎn)探討如何將精細(xì)化管理應(yīng)用于檔案管理中。

一、檔案精細(xì)化管理的意義

（一）推動(dòng)企業(yè)發(fā)展進(jìn)步。精細(xì)化管理，是現(xiàn)代企業(yè)管理中產(chǎn)生的一種新型管理模式，對(duì)提高企業(yè)管理效率產(chǎn)生了積極影響。將其合理應(yīng)用于檔案管理中，同樣能夠推動(dòng)檔案管理工作效率的提升，進(jìn)而為企業(yè)效益最大化提供應(yīng)有的幫助。企業(yè)檔案，既是企業(yè)發(fā)展運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的各種記錄，也是企業(yè)成長(zhǎng)經(jīng)歷的總結(jié)，還是企業(yè)未來(lái)決策的重要依據(jù)，對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有重要價(jià)值。企業(yè)檔案中包含的信息非常全面，種類繁多，既有各種經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，也有各種參考資料，還有各種文件憑證等等，只有以精細(xì)化管理才能夠從中提取更有價(jià)值的信息，為企業(yè)發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

（二）提高企業(yè)服務(wù)效益最大化。精細(xì)化管理應(yīng)用于企業(yè)檔案管理工作，能夠?qū)ζ髽I(yè)服務(wù)效益產(chǎn)生較大的正面影響，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。精細(xì)化管理是企業(yè)管理的新型思想，所以檔案管理中精細(xì)化管理的應(yīng)用要向企業(yè)管理領(lǐng)域推進(jìn)，這需要企業(yè)文化具有較強(qiáng)的引導(dǎo)能力，從而在企業(yè)內(nèi)部建立統(tǒng)一的價(jià)值觀。這對(duì)于企業(yè)文化的建設(shè)也有積極作用。同時(shí)，還必須要致力于建設(shè)人性化的工作氛圍，使企業(yè)內(nèi)部形成一種積極向上的環(huán)境，讓員工看到自己的價(jià)值，并接受精細(xì)化思想，進(jìn)而將這種思想融入自己的日常工作中，進(jìn)而為企業(yè)發(fā)展提供更強(qiáng)大的支持。

（三）推動(dòng)檔案管理的科學(xué)化。企業(yè)的管理離不開各項(xiàng)規(guī)章制度，檔案管理同樣如此。檔案工作的精細(xì)化管理，有助于檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。在精細(xì)化管理的約束下，檔案管理人員的工作內(nèi)容更加明確，工作流程更加科學(xué)，工作標(biāo)準(zhǔn)更加規(guī)范：一方面，讓檔案管理人員的工作變得更加清晰和簡(jiǎn)潔;另一方面，讓彼此之間的職責(zé)更加明確，以推動(dòng)檔案管理的有效性。所以說(shuō)，精細(xì)化管理的執(zhí)行，能夠讓檔案管理的科學(xué)化程度得到有效提升，對(duì)于員工的積極性和工作熱情也是有效的激發(fā)。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理理念落后。觀念決定行為，管理觀念的落后是很多企業(yè)檔案管理工作的根本性問(wèn)題所在。一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作認(rèn)為僅僅是各種文件、資料的收集、整理和保存，不僅內(nèi)容單一工作簡(jiǎn)單，而且作為一類輔助性工作，對(duì)企業(yè)的發(fā)展和成長(zhǎng)無(wú)法創(chuàng)造價(jià)值。所以，對(duì)其重視程度嚴(yán)重不足。同時(shí)，企業(yè)檔案管理人員對(duì)這項(xiàng)工作也認(rèn)識(shí)不全，認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)不重視，所以提不起工作的興趣;或者自己也認(rèn)為就是資料的管理者。這種落后的管理理念，既嚴(yán)重抑制了工作人員的工作熱情，也導(dǎo)致檔案管理工作的價(jià)值沒(méi)有得到體現(xiàn)，檔案的價(jià)值被埋沒(méi)，所以必須要予以糾正。

（二）管理模式與制度不科學(xué)。管理模式與制度，直接影響了檔案管理的效率和其價(jià)值的發(fā)揮。企業(yè)檔案蘊(yùn)藏著豐富信息，是非常有價(jià)值的信息資源;然而這些資源的價(jià)值只有經(jīng)過(guò)科學(xué)的管理，才能夠得到發(fā)揮。但是，當(dāng)前很多企業(yè)檔案工作管理模式陳舊，管理制度不健全。企業(yè)在不斷發(fā)展壯大，檔案部門卻沒(méi)有同步發(fā)展，功能沒(méi)有擴(kuò)充，技術(shù)沒(méi)有升級(jí)，檔案管理依然沿用傳統(tǒng)模式紙質(zhì)存儲(chǔ)，檔案的借用依然通過(guò)手工記錄，檔案的管理靠工作人員人力勞動(dòng);制度層面的不足導(dǎo)致資料管理不善，一些資料被員工帶走，甚至遺失，完整程度堪憂;一些新的資料沒(méi)有及時(shí)入檔，或者入檔后找不著等等，歸根結(jié)底是由于模式與制度不科學(xué)造成的。

（三）管理人員綜合素質(zhì)不佳。企業(yè)檔案管理工作，需要較高的專業(yè)素質(zhì)。很多企業(yè)的檔案管理人員，或從其他部門借調(diào)，或以兼職方式出現(xiàn)，或被認(rèn)為是閑職隨便安排人負(fù)責(zé)，或干脆是走后門進(jìn)來(lái)的。這樣的管理人員，不論是專業(yè)知識(shí)，還是綜合素質(zhì)，都存在很大的問(wèn)題，更不要說(shuō)情報(bào)學(xué)、圖像學(xué)、信息管理、計(jì)算機(jī)、法律等復(fù)合型人才?？偟膩?lái)說(shuō)，管理人員綜合素質(zhì)不佳，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的正常開展。

三、企業(yè)檔案精細(xì)化管理的策略

（一）建立精細(xì)化工作理念。檔案工作精細(xì)化管理，首先必須要轉(zhuǎn)變工作理念。當(dāng)前我們正處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，信息技術(shù)的高速發(fā)展，使得我們提取信息、分析信息和應(yīng)用信息的能力大大提升。檔案工作，就是對(duì)信息的管理。所以，對(duì)于檔案管理“就是文件和資料的整理和保管”這樣的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，必須堅(jiān)決予以摒棄，建立正確的、現(xiàn)代化的檔案管理理念。充分認(rèn)識(shí)到挖掘、分析和運(yùn)用檔案信息對(duì)企業(yè)發(fā)展的巨大作用。

（二）實(shí)施精細(xì)化服務(wù)方式。在檔案管理工作中，要緊密圍繞科學(xué)化、精細(xì)化管理，對(duì)信息資料實(shí)施有效整合。今天，信息技術(shù)不斷成熟，知識(shí)和信息的價(jià)值不斷提升，所以檔案工作要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理，用好檔案資料，使檔案資源的價(jià)值得到有效發(fā)揮。讓檔案信息成為企業(yè)發(fā)展的重要參考和依據(jù)。在服務(wù)方式上，要依托現(xiàn)代科技，不斷完善。一方面，要做好檔案資源的分類信息化整理，使資料的可分析和可利用度得到提升;另一方面，在資料的收集方面，要多利用現(xiàn)代化手段，包括網(wǎng)絡(luò)、電話等方式，對(duì)檔案資料的準(zhǔn)確性、全面性做好確認(rèn)，保證檔案的有效性;此外，檔案工作要實(shí)現(xiàn)從以前的資料整理向信息管理的邁進(jìn)，通過(guò)對(duì)檔案信息的有效管理，對(duì)其中有價(jià)值的信息進(jìn)行有效的提煉、總結(jié)。檔案工作要轉(zhuǎn)被動(dòng)為主動(dòng)，傳統(tǒng)的檔案管理，都是被動(dòng)接受用戶的存檔、查閱;隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)主動(dòng)從檔案中提煉有價(jià)值的信息，并將相關(guān)的信息發(fā)送給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以供決策參考。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案工作的精細(xì)化管理也需要管理模式的與時(shí)俱進(jìn)。檔案室要從傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)室向企業(yè)信息中心發(fā)展;從傳統(tǒng)的接收、存儲(chǔ)、提供各類實(shí)體檔案資源的管理模式，發(fā)展成為現(xiàn)代化企業(yè)的資料庫(kù)、情報(bào)庫(kù)、智力庫(kù)，以虛實(shí)資料相結(jié)合、以歷史和顯示信息相呼應(yīng)、以主動(dòng)服務(wù)和被動(dòng)管理相融合的新型管理模式。這樣的企業(yè)信息中心，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展將產(chǎn)生不可或缺的重要意義，成為企業(yè)發(fā)展的智囊和重要的決策支持機(jī)構(gòu)。

（四）管理流程的精細(xì)化。對(duì)于精細(xì)化企業(yè)檔案工作來(lái)說(shuō)，精細(xì)化管理流程同樣不可缺?，F(xiàn)代化的企業(yè)信息中心，其檔案管理包括了實(shí)體資料管理和電子文件管理兩大部分。實(shí)體資料的管理，至少應(yīng)當(dāng)包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和移交六大環(huán)節(jié)，在每個(gè)環(huán)節(jié)中，都以精細(xì)化理念執(zhí)行，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和有效性。對(duì)電子文件的管理，則需要信息管理的專業(yè)技術(shù)，從其形成、存儲(chǔ)、安全管理等各方面做好管理。流程的精細(xì)化，是資源價(jià)值永久得以發(fā)揮的基礎(chǔ)。

四、小結(jié)

綜上所述，隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，精細(xì)化管理對(duì)于推動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量提升，推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，有至關(guān)重要的價(jià)值。另外，高素質(zhì)的檔案管理人才，對(duì)于企業(yè)檔案精細(xì)化管理同樣不可或缺，所以必須要重視人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，為檔案工作的開展提供充足的智力支持。

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