淺析檔案管理工作的重要性及策略

王金花

摘 ?要：檔案管理工作具有專業(yè)性和機(jī)密性，檔案中包含了員工的個(gè)人信息，通過對(duì)個(gè)人信息的有效整理，能夠幫助企業(yè)對(duì)員工的信息進(jìn)行快速了解和查找，有利于人力資源的合理利用和分配。檔案管理工作的水平，能夠?qū)挝缓推髽I(yè)的管理水平進(jìn)行衡量，為單位或企業(yè)提供必要的參考資料，幫助企業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展。檔案是各個(gè)組織在以往的各種活動(dòng)中直接形成的具有完整記錄作用的一種固化信息載體，也可以將其解釋為“再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的，由文字、圖表、聲像等方式構(gòu)成各種原始材料?！痹谛聲r(shí)期的檔案管理的過程中，做好檔案工作，使其成為一種具有價(jià)值的資源，是當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;重要性;策略

引言

檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展是非常重要的，能夠影響企業(yè)的健康運(yùn)營(yíng)。檔案管理主要是對(duì)企業(yè)的檔案資料進(jìn)行管理，而檔案資料中記錄了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況，屬于企業(yè)的無形資產(chǎn)。因此，檔案管理人員要注重這項(xiàng)工作的重要意義，將管理工作當(dāng)中遇到的問題進(jìn)行深入分析，積極找出對(duì)策，來提高檔案管理的工作效率。優(yōu)化檔案管理人員的素質(zhì)，加快檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)同時(shí)更新檔案管理設(shè)備，才能保證檔案管理工作的基礎(chǔ)質(zhì)量，優(yōu)化打馕管理工作水平。

一.論述檔案管理工作的重要性

隨著信息化時(shí)代的到來，有越來越多的數(shù)據(jù)信息需要進(jìn)行檔案記錄。在各行各業(yè)當(dāng)中，檔案管理工作水平的高低都會(huì)影響企業(yè)或單位的發(fā)展，由此可見，必須要提高檔案管理的工作水平，才能發(fā)揮出檔案的真正價(jià)值，做好為企業(yè)或單位的服務(wù)工作。檔案管理工作能夠起到一定的社會(huì)價(jià)值，主要表現(xiàn)在檔案當(dāng)中會(huì)對(duì)職工的個(gè)人信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，能夠在招聘環(huán)節(jié)中提供有力的參考，便于企業(yè)招聘。不僅如此，也可以為員工的工資待遇提供有力依據(jù)，有許多單位或企業(yè)不僅僅會(huì)依據(jù)職工的工作業(yè)績(jī)，還會(huì)根據(jù)職工的工作年限和工齡對(duì)其進(jìn)行職位安排。

二.檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.檔案管理人員綜合素質(zhì)過低

從事檔案管理工作的人員存在著綜合素質(zhì)低下的問題。綜合素質(zhì)低主要表現(xiàn)在專業(yè)素質(zhì)低和職業(yè)道德素質(zhì)低這兩方面。其中，專業(yè)素質(zhì)低會(huì)影響管理技術(shù)的提升，主要體現(xiàn)在專業(yè)知識(shí)能力不夠;職業(yè)道德素質(zhì)低會(huì)影響檔案工作的安全性，容易出現(xiàn)失職的問題。

2.檔案管理工作信息化程度不高

在如今的信息時(shí)代下，信息技術(shù)被廣泛的運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，信息技術(shù)的運(yùn)用能夠給人們的生活和工作帶來許多便利。在檔案管理中也是如此，電子檔案的出現(xiàn)和運(yùn)用能夠?yàn)榇斯ぷ鲙碓S多便捷。但當(dāng)前，檔案管理的信息化程度并不高，沒有很好的將信息技術(shù)融入到管理工作當(dāng)中，難以滿足時(shí)代的發(fā)展需求。

3.檔案管理設(shè)備落后

由于許多單位和企業(yè)并沒有給予檔案管理工作足夠的重視，導(dǎo)致企業(yè)或單位對(duì)此的投資力度不夠，對(duì)設(shè)備的引進(jìn)不夠上心，因此，存在著設(shè)備落后，效率難以提高的問題。

4.檔案管理意識(shí)薄弱

眾所周知，檔案資料的信息量是非常大的，并且，檔案信息會(huì)涉及到企業(yè)或單位的各個(gè)工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，檔案信息的管理會(huì)影響企業(yè)或單位的發(fā)展。但在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，有許多相關(guān)工作人員并沒有認(rèn)識(shí)到其工作的重要作用，認(rèn)為管理檔案只是簡(jiǎn)單的把資料信息進(jìn)行整理和保管，認(rèn)為工作簡(jiǎn)單，不需要付出精力。

三.檔案管理工作的策略

1.提高工作人員的綜合素質(zhì)

為了從根本上提升檔案管理工作的質(zhì)量，就需要重視提高工作人員的綜合素質(zhì)。在專業(yè)素質(zhì)方面，企業(yè)或單位要重視招聘工作，提高招聘要求，要求工作人員必須熟悉檔案管理的工作流程，并且，在上崗之前要對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，讓其正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的價(jià)值，以及掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，來提升工作人員的專業(yè)素質(zhì);在職業(yè)道德素質(zhì)方面，企業(yè)和單位在招聘時(shí)，要考慮到檔案工作的保密性，要對(duì)人員的履歷進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)，還需要要求工作人員具備很高的自律性，避免出現(xiàn)安全隱患。

2.提升檔案管理意識(shí)

為了能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量，就必須提高對(duì)檔案管理工作的重視力度。對(duì)此，高層領(lǐng)導(dǎo)者要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用，加強(qiáng)建立管理意識(shí)和管理制度的同時(shí)，也要注重嚴(yán)格對(duì)員工進(jìn)行管理，讓員工也對(duì)讓管理工作的價(jià)值進(jìn)行了解，端正工作態(tài)度。在企業(yè)或單位內(nèi)部，可以通過宣傳的手段，讓領(lǐng)導(dǎo)者和工作人員都對(duì)檔案管理工作有著正確的認(rèn)識(shí)，從而提升領(lǐng)導(dǎo)者與工作人員檔案管理的意識(shí)。

3.健全檔案管理制度

檔案管理工作必須依靠完善的管理制度，才能讓員工在工作中有章可依。由于檔案管理的工作環(huán)節(jié)比較多，包含了對(duì)檔案信息的整理、歸檔和保密保管以及后期的利用工作，這種多步驟的工作必須有規(guī)范的制度進(jìn)行引導(dǎo)。在對(duì)檔管理的相關(guān)制度進(jìn)行建立健全時(shí)，需要根據(jù)每一工作環(huán)節(jié)的需求制定一個(gè)詳細(xì)的制度規(guī)范，從而能夠有效避免錯(cuò)誤的產(chǎn)生。

4.實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

信息化的檔案管理模式是當(dāng)前檔案管理工作中的重點(diǎn)。隨著科技的不斷進(jìn)步和信息化時(shí)代的到來，檔案管理工作最終也會(huì)成為一種高效的信息化管理工作。而為了實(shí)現(xiàn)這一目的，首先要強(qiáng)化檔案管理硬件設(shè)備，將信息設(shè)備引入管理過程之中，并加大資金的投入，使管理工作能夠在完全電子化的情況下順利完成。同時(shí)由于電子設(shè)備的脆弱性，還要引入永久儲(chǔ)存設(shè)備，將易損的重要紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，比如使用電子化檔案貯藏柜，增設(shè)不聯(lián)網(wǎng)的半永久檔案管理存儲(chǔ)硬件柜，同時(shí)強(qiáng)化檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)共享工作，以提升檔案管理的工作效率。

結(jié)束語：

綜上所述，高層領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值，對(duì)當(dāng)前檔案管理工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，結(jié)合自身的實(shí)際情況和發(fā)現(xiàn)需求，進(jìn)行有針對(duì)性的解決，來提升檔案管理工作的質(zhì)量?？偠灾瑱n案管理工作不論對(duì)于任何單位都是一種十分重要的基礎(chǔ)工作，因此在新形勢(shì)之下，做好檔案管理工作十分關(guān)鍵，檔案管理者要明確自身的職責(zé)，更新檔案管理的理念，優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量，同時(shí)促進(jìn)檔案管理質(zhì)量提升。新時(shí)期的檔案管理工作中還要結(jié)合各種新型技術(shù)，以保證檔案管理工作的先進(jìn)性。

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