醫(yī)院檔案管理在促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用探析

惠洪海

[摘 要] 醫(yī)院文獻(xiàn)檔案的內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，包括病例個(gè)案、財(cái)務(wù)信息及人事信息等方面，檔案工作肩負(fù)著記錄醫(yī)院演變發(fā)展全程的責(zé)任，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的有重要作用。檔案管理作為醫(yī)院日常工作的主要組成部分之一，其工作效率與檔案信息利用率密切相關(guān)，一旦忽略其管理環(huán)節(jié)則無(wú)法發(fā)揮作用。本文以醫(yī)院檔案管理為切入點(diǎn)，分析其促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的作用，進(jìn)一步提出具體的管理措施，旨在為相關(guān)從業(yè)人員積累更多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案 管理 醫(yī)院 持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院檔案指醫(yī)療機(jī)構(gòu)日常工作中所形成具有保留價(jià)值的歷史記錄，其保存形式包括文字、圖表及聲像等。從本質(zhì)上看，醫(yī)院檔案全面客觀記錄醫(yī)院于不同時(shí)間段及不同社會(huì)背景條件下所發(fā)生的事件、所參與的活動(dòng)及所獲得的成績(jī)，往往被視為醫(yī)院發(fā)展歷史的見(jiàn)證[1]。同時(shí)，做好醫(yī)院檔案管理工作不僅能大幅度提升醫(yī)院各項(xiàng)日常工作的效率，增強(qiáng)總體醫(yī)療技術(shù)水平，更能保證醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層決策的合理性及科學(xué)性，為醫(yī)院管理機(jī)制改革提供強(qiáng)有力的參考依據(jù)。由此可見(jiàn)，充分利用醫(yī)院檔案信息資源能為醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研及管理等工作作出貢獻(xiàn)，有助于實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展的目標(biāo)。本文針對(duì)“醫(yī)院檔案管理在促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中作用”進(jìn)行分析研究具有重要的價(jià)值意義。

一、醫(yī)院檔案管理促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的作用分析

（一）推動(dòng)醫(yī)院進(jìn)步

信息時(shí)代之中科學(xué)技術(shù)水平趨向成熟，而醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展無(wú)法脫離創(chuàng)新科學(xué)技術(shù)的支持。由此可見(jiàn)，將臨床實(shí)踐與科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，能突出臨床實(shí)踐的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)造出全新的技術(shù)成果，而上述技術(shù)應(yīng)用過(guò)程屬于良性循環(huán)，能全面記錄于檔案信息之中[2]。從科技檔案內(nèi)容角度來(lái)看，所包含的信息技術(shù)及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可能成為新興技術(shù)被大范圍推廣的參考依據(jù)，為醫(yī)院科學(xué)技術(shù)水平得到深層次提升提供強(qiáng)有力的支持及保障。

（二）提升服務(wù)質(zhì)量

病歷檔案作為醫(yī)院檔案的主要組成部分，具有內(nèi)容復(fù)雜及管理難度大等鮮明特點(diǎn)，并且病歷檔案與廣大人民群眾切身利益間存在著密切聯(lián)系，一旦管理水平不佳則直接影響疾病防控及群眾日常保健的效果[3]。由此可見(jiàn)，做好病歷檔案整理歸檔工作在醫(yī)院檔案管理工作有著極其重要的地位及作用，往往需要管理人員第一時(shí)間收集與群眾密切相關(guān)的健康信息，予以歸類分析，提取有效的醫(yī)療信息，有助于大幅度提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)水平，保證醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

（三）深化技術(shù)改革

設(shè)備檔案占據(jù)著醫(yī)院檔案管理極其重要的地位及作用。從本質(zhì)角度來(lái)看，設(shè)備檔案往往被視為醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要參考依據(jù)，而查閱設(shè)備檔案能幫助醫(yī)療機(jī)構(gòu)全方位掌握大中型醫(yī)療設(shè)備的使用狀況。例如，使用頻率、運(yùn)轉(zhuǎn)現(xiàn)狀及使用年限等，為醫(yī)療設(shè)備再次購(gòu)置提供相應(yīng)的參考依據(jù)[4]。同時(shí)，做好設(shè)備檔案管理工作不僅避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)，更能為全新醫(yī)療設(shè)備引進(jìn)提供參考依據(jù)，做到真正意義上的深化醫(yī)院技術(shù)改革，提升服務(wù)條件。

（四）保證合理決策

與其他部門相比，醫(yī)院檔案管理部門肩負(fù)著妥善保存所有醫(yī)院檔案信息的職責(zé)，為促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展提供相應(yīng)的參考依據(jù)。以分配房屋為例，貫徹落實(shí)以人為本的工作原則，利用提供住房來(lái)吸引更多的專業(yè)人才，此時(shí)檔案查詢的作用充分發(fā)揮，能從中綜合考量醫(yī)務(wù)人員工齡、職稱及學(xué)歷，最大限度保證房屋分配的合理性。同時(shí)，利用檔案查詢手段能了解醫(yī)務(wù)人員論文發(fā)表及執(zhí)業(yè)證書(shū)的基本情況，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)層決策。

（五）營(yíng)造建設(shè)氛圍

醫(yī)德檔案不同于其他類型檔案，其演變形成無(wú)法脫離醫(yī)院正常運(yùn)行的支持，往往被視為約束醫(yī)務(wù)人員日常行為的檔案。醫(yī)德檔案內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，不止包括醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)在管理制度，更囊括了相應(yīng)的獎(jiǎng)懲考核機(jī)制，甚至包括患者醫(yī)療滿意度等評(píng)價(jià)指標(biāo)。由此可見(jiàn)，醫(yī)德檔案的綜合性相對(duì)較強(qiáng)，而妥善使用及合理管理醫(yī)德檔案能明顯改善原本緊張的醫(yī)患關(guān)系，有助于營(yíng)造良好的醫(yī)療氛圍。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題分析

（一）管理人員問(wèn)題

從目前我國(guó)醫(yī)院檔案管理水平來(lái)看，普遍存在忽略檔案管理環(huán)節(jié)的問(wèn)題，尚未從根源上認(rèn)識(shí)到檔案管理的必要性及重要性，甚至極個(gè)別醫(yī)療機(jī)構(gòu)可能出現(xiàn)交由非專業(yè)人員開(kāi)展檔案管理的情況，由于這些人員對(duì)于檔案管理業(yè)務(wù)的了解程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，無(wú)法調(diào)動(dòng)其工作熱情及積極性，不具備崗位敬業(yè)精神[5]。同時(shí)，醫(yī)院大多數(shù)檔案管理人員往往身兼數(shù)職，流動(dòng)性較強(qiáng)，一旦遭遇緊急醫(yī)療任務(wù)則極易抽調(diào)管理力量，造成檔案管理工作空崗空待的現(xiàn)狀。此外，極個(gè)別管理人員深受自身管理水平局限的影響，錯(cuò)誤認(rèn)為檔案管理等同病歷整理，難以充分調(diào)動(dòng)其工作熱情及積極性，導(dǎo)致檔案信息保管不全，直至喪失檔案憑證。

（二）管理制度問(wèn)題

醫(yī)院科室多，有大量檔案信息需要?dú)w檔整理，而且檔案信息類型多樣，例如：音像類、檔案類及原始病歷類等，而醫(yī)院僅僅將檔案交付于某個(gè)科室，尚未制定科學(xué)合理的規(guī)范化管理系統(tǒng)，無(wú)法取得令人滿意的管理效果。同時(shí)，受缺乏統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)的影響，其匯總信息量少且不存在監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)，造成目標(biāo)考核環(huán)節(jié)喪失原本的作用，最終形成雜亂無(wú)章的管理現(xiàn)狀，造成極其被動(dòng)的管理局面。此外，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理仍沿用傳統(tǒng)手工模式，完成信息檢索及信息收集的任務(wù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平相對(duì)滯后，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理目標(biāo)。

三、醫(yī)院檔案管理的實(shí)踐措施分析

（一）搭建管理組織

在實(shí)際管理的過(guò)程中，相關(guān)醫(yī)院以充分調(diào)動(dòng)管理人員工作熱情及主觀能動(dòng)性為前提條件，轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)，提高崗位責(zé)任感，讓員工從根源上認(rèn)識(shí)到開(kāi)展檔案管理工作的必要性及重要性，持續(xù)豐富檔案管理手段，搭建專業(yè)化的檔案管理組織，并且加大對(duì)于日常檔案信息收集環(huán)節(jié)的重視程度，綜合考慮檔案信息類型日趨多樣化的特點(diǎn)，不斷健全檔案管理模式。同時(shí)，盡量?jī)?yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)及管理流程，側(cè)重于關(guān)注動(dòng)態(tài)化檔案信息的變化情況，方可滿足醫(yī)院各個(gè)部門、患者及社會(huì)層面的使用需求，最大限度提高醫(yī)院檔案的利用率，為促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。

（二）規(guī)范管理流程

在實(shí)際管理的過(guò)程中，相關(guān)醫(yī)院必須持續(xù)健全各種管理機(jī)制，圍繞檔案管理相關(guān)法律法規(guī)搭建完善健全的管理系統(tǒng)，不得脫離醫(yī)療機(jī)構(gòu)具體情況，突出其管理機(jī)制的科學(xué)性及合理性，并且側(cè)重于貫徹落實(shí)管理機(jī)制，充分發(fā)揮管理機(jī)制的作用，真正做到約束檔案管理工作的錯(cuò)誤行為。同時(shí)，遵循相應(yīng)的考評(píng)準(zhǔn)則及獎(jiǎng)懲機(jī)制，調(diào)動(dòng)管理人員工作熱情及積極性。例如，針對(duì)管理行為準(zhǔn)確且工作態(tài)度負(fù)責(zé)的工作人員予以適當(dāng)?shù)木癃?jiǎng)勵(lì)及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，針對(duì)管理行為錯(cuò)誤且工作態(tài)度疏忽的工作人員予以適當(dāng)?shù)膽土P，確保檔案管理工作有序開(kāi)展，大大提高其檔案管理的規(guī)范性及科學(xué)性。

（三）融合信息技術(shù)

隨著科學(xué)技術(shù)蓬勃發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)貫徹落實(shí)與時(shí)俱進(jìn)的原則，大力推行科學(xué)化發(fā)展道路，方可實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理目標(biāo)。因此，在實(shí)際管理的過(guò)程中，相關(guān)醫(yī)院必須適當(dāng)加大投入比重，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，將檔案管理與醫(yī)療服務(wù)放置于同樣位置，納入財(cái)政預(yù)算體系，并且主動(dòng)融合信息技術(shù)手段，做好高科技檔案管理設(shè)備的采購(gòu)工作。例如，采購(gòu)掃描儀及微機(jī)等設(shè)備服務(wù)于檔案管理工作。而融合信息技術(shù)手段無(wú)法脫離操作簡(jiǎn)單且可行性強(qiáng)管理方法的支持，盡量細(xì)化其管理流程且具體至個(gè)人，以達(dá)到激發(fā)管理人員主觀能動(dòng)性的目標(biāo)，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

本文通過(guò)探究，認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜系統(tǒng)的工作，肩負(fù)著記錄醫(yī)院演變發(fā)展全程的工作職責(zé)，對(duì)于醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的影響深遠(yuǎn)。因此，相關(guān)管理人員必須秉持實(shí)事求是的工作原則，以持續(xù)提升自身管理水平及業(yè)務(wù)知識(shí)為前提條件，樹(shù)立廣大職工崗位責(zé)任感及使命感，從根源上認(rèn)識(shí)到檔案管理的必要性及重要性，爭(zhēng)取更多的資金支持。同時(shí)，醫(yī)院加大對(duì)于管理人員崗位培訓(xùn)的重視程度，方可大幅度提升醫(yī)院檔案管理工作水平，為實(shí)現(xiàn)推動(dòng)醫(yī)院深層次發(fā)展目標(biāo)提供強(qiáng)有力的支持。

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