企業(yè)檔案管理問題與思考

布學芝

摘要：檔案管理對于企業(yè)發(fā)展具有重要的意義，企業(yè)想要實現可持續(xù)發(fā)展，就應當重視對檔案工作的管理，兩者之間屬于相互促進、相互依賴的關系。但長期以來，許多企業(yè)對于檔案管理缺缺乏應有的重視，在檔案管理中暴露出許多問題，對企業(yè)長期健康發(fā)展造成了負面影響。本文結合作者所在的地勘企業(yè)，探討當前企業(yè)檔案管理工作存在的問題，思考如何解決好這些問題。

關鍵詞：檔案管理;問題;思考

一、企業(yè)檔案管理工作的意義

企業(yè)檔案是指企業(yè)在其整個生命周期中，在研發(fā)、生產、經營和管理活動中形成的全部檔案的總和。企業(yè)檔案包括計劃、統(tǒng)計、決議、記錄、報告、市場信息、經營、產品銷售、固定資產、原材料采購、物資供應、工程設計、財務管理、勞動工資、衛(wèi)生、人事等各方面的材料，真實反映企業(yè)的整個發(fā)展歷程。企業(yè)檔案為企業(yè)的生產管理、經營管理、人力資源管理、產品研發(fā)、財務管理提供詳細的數據、資料。企業(yè)領導層可以根據企業(yè)檔案，了解本企業(yè)每名員工的素質、能力、品行，了解本企業(yè)的技術實力，從而做出正確、有效的決策，提高企業(yè)的管理水平，提高企業(yè)經濟效益。一流的企業(yè)靠文化，二流的企業(yè)靠管理，三流的企業(yè)靠業(yè)務，四流的企業(yè)靠投機。在企業(yè)文化建設中，企業(yè)檔案發(fā)揮著無可替代的作用。

二、現階段企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

2.1企業(yè)領導對于檔案管理缺乏應有的重視

當前，許多企業(yè)對于檔案管理缺乏足夠的重視，企業(yè)領導層并沒有意識到檔案標準化管理是企業(yè)發(fā)展的內在要求，也沒有認識到企業(yè)檔案所蘊藏的價值。他們錯誤地認為檔案管理不過就是收集、整理過期的文件材料，檔案管理不能為企業(yè)帶來看得見、摸得著的真金白銀，更何況企業(yè)財力、人力有限，把大量的經費、技術、辦公資源投入檔案管理實在得不償失;一些領導口頭上重視檔案管理工作，但在實際工作中卻忽視檔案管理;一些企業(yè)的檔案室面積只有幾平方米，一些企業(yè)甚至沒有檔案室，檔案材料胡亂堆放在辦公室里;對各科室業(yè)務中形成的資料沒有整理檔案的責任人，有些企業(yè)雖然有，但落實不到位，不學習檔案管理業(yè)務、不整理歸檔、不進行定期移交檔案室管理。

2.2檔案管理缺乏制度化、規(guī)范化

當下，一些企業(yè)沒有建立嚴格、規(guī)范的檔案管理制度，甚至沒有為本企業(yè)各部門明確規(guī)定文件的歸檔內容、存檔時間。一些國有企業(yè)為應對上級部門的檢查，進行裝樣子的檔案管理工作;一些企業(yè)的檔案管理制度印在紙上，掛在墻上，卻不執(zhí)行，淪為一紙空文;一些企業(yè)的檔案資料長年累月沉睡在各自辦公室里，堆滿了灰塵，而到需要利用時才想起去亂翻亂找，對工作中形成的有價值材料不整理、不歸集;企業(yè)領導層也不知道依靠檔案為企業(yè)開展各項工作提供依據，企業(yè)內部的各個部門普遍不配合檔案管理工作，將大量文件資料隨意堆放在自己的辦公室里，任其閑置;給檔案管理員收集、整理、分類帶來很大的困難。

2.3檔案管理信息化水平落后

截止2019年7月，我國網民人數已經超過8億，其規(guī)模高居世界第一。我國手機用戶數量甚至超過了全國人口數量。在這個信息化時代，企業(yè)應當加強檔案信息化建設，采用電子檔案、數字檔案取代紙質檔案。但令人遺憾的是，當下企業(yè)檔案管理的信息化水平很低，許多企業(yè)仍舊沿用紙質檔案，由檔案員手工進行檔案收集、整理、查閱。傳統(tǒng)的檔案歸檔和記錄大多以紙質和人工的方式進行?；谶@些因素的影響，檔案室的管理工作不能條理清晰地進行，檔案的存檔和檔案目錄工作完成質量不理想，而且紙質檔案普遍存在著文件缺失、遺漏、字跡潦草等現象;不少檔案的全宗號、類別號混淆，甚至出現編號錯誤。一些企業(yè)雖然采用計算機管理檔案，但檔案管理模式仍然停留在封閉式管理模式上，無法有效提高檔案管理工作的效率。

三、加強企業(yè)檔案管理的對策思考

3.1在企業(yè)檔案管理體制上創(chuàng)新

現階段，在開展企業(yè)管理的時候，最為顯著的特征就是有明確的權利責任，有清晰的產權結構。隨著社會的進步，企業(yè)的檔案管理工作也要滿足市場的需要，不斷改進創(chuàng)新檔案管理制度。想要使機構更加完善，就需要對傳統(tǒng)的管理方式進行改進，使其得到優(yōu)化，形成一體化的檔案情報信息中心，集成信息、情報、檔案為一體。隨著信息化的深入，情報可以作為檔案進行保存，也可以來源于檔案，想要實現電子檔案，最為核心的就是信息技術。目前，在開展工作的時候，要將計算機網絡技術充分利用起來，實現信息資源共享，這樣就能夠更加便捷的查閱信息資料，使工作效率大大提高。

3.2在企業(yè)檔案管理技術和手段上創(chuàng)新

在當今信息化時代，在各大城市基本普及了數字化檔案。數字化檔案信息能夠徹底打破時間和空間的制約，只需要電腦有網絡就可以隨時隨地的查找自己想要的檔案信息。隨著檔案網絡化的深入，大大提高了檔案管理效率，也使檔案工作更加順利的開展。充分利用網絡資源，打造良好的工作環(huán)境，實現良性循環(huán)。

隨著我國對外開放的加深，更多的外資企業(yè)將進入中國，而外資企業(yè)高質量、高效率的檔案管理也會對國內企業(yè)檔案管理構成沖擊。相較于發(fā)達國家的企業(yè)，國內企業(yè)檔案管理的確存在著不足，但這也為企業(yè)加強檔案管理，提升檔案管理工作質量打開了提升空間;國外企業(yè)在檔案管理方面已經積累了豐富的經驗與成熟的技術，只要國內企業(yè)善于借鑒、消化、吸收，強化管理技術和手段創(chuàng)新，就可以將之轉換為后發(fā)優(yōu)勢。

3.3對檔案管理工作給予應有的重視

企業(yè)領導必須認識到：在信息化時代，信息是企業(yè)發(fā)展的重要資源，而企業(yè)檔案對于企業(yè)來說則是非常寶貴的信息資源。企業(yè)領導層必須帶頭重視檔案管理，尊重檔案管理人員，與檔案管理人員共同研究檔案規(guī)范化建設。企業(yè)各部門、各環(huán)節(jié)的每一名職工也應當主動參與到檔案管理中來，嚴格執(zhí)行檔案管理制度，定時歸檔、存檔。企業(yè)檔案室要逐年增添必要的設備，在條件允許的情況下逐年擴大檔案室面積。

3.4檔案管理必須規(guī)范化、制度化

企業(yè)應當根據自身的具體情況，制定嚴格、完整的檔案管理制度。檔案管理人員要根據檔案管理制度，仔細收集各種文件、材料，確保檔案的完整性與有序性;若發(fā)現文件中存在著字跡潦草、錯別字等錯誤，需責成有關人員進行糾正，從源頭上提高檔案質量。檔案管理人員從企業(yè)內部各部門、各科室收集到檔案后，要將它們根據文書檔案、人事檔案、實物檔案、業(yè)務檔案、聲像檔案進行分類存放。檔案管理人員要仔細審核、鑒定企業(yè)檔案，認真分析每一份管理類文件的內容、來源、時間、名稱、稿本、外形特征、完整性、時效性;認真研究每一份科技文件材料的技術因素、時間因素、典型因素、作者因素、名稱因素;判斷每一份檔案是否具有保存價值，確定每一份檔案的保存年限;對于喪失保存價值、超出保存年限的檔案要定期剔出、銷毀。一般來說，反映企業(yè)一般日常事務性活動、或內容重復的管理類文件保存價值較小，不必永久性保存，而會計類檔案則必須永久保存，科技類、人事類檔案應長期保存，保證檔案庫藏量控制在一個合理的水平。

3.5加快檔案管理信息化建設

企業(yè)應當加快檔案管理信息化建設，主動應用網絡技術與信息化技術進行檔案管理，盡快用數字檔案、電子檔案全面淘汰紙質檔案。企業(yè)還須運用大數據技術，人工智能技術、云計算技術開展檔案研究，根據企業(yè)發(fā)展的需要，充分發(fā)掘出檔案中有價值的信息，通過研究自身檔案來認識、掌握企業(yè)發(fā)展規(guī)律。

3.6加強勘察設計工程技術資料的檔案管理

近年來，設計單位紛紛進行事改企，導致一些檔案管理人員下崗，留下的檔案管理人員需要長時間進行繁瑣、復雜的檔案管理工作，承受更大的工作強度，又感到自己在單位中無足輕重，難免喪失工作熱情。鑒于此，勘察設計企業(yè)要主動加強工程資料檔案管理，讓檔案管理人員學習檔案管理知識，提高他們的業(yè)務技能。公司對檔案管理人員實施嚴格的績效管理，調動檔案管理人員的工作積極性。本公司建立了規(guī)范的檔案管理制度，對紙質檔案、磁介質載體檔案、電子文檔實施了分類管理，不僅豐富了檔案管理的內容，而且提升了檔案管理的質量;公司還對科技檔案、鉆探科研成果等方面的科技檔案資料實施精細化管理，使檔案更好地為公司發(fā)展服務。

面對快速變遷的現代企業(yè)形勢，勘察設計企業(yè)檔案管理體制也需要進一步深化改革，想要確保企業(yè)的檔案工作順利開展，就需要不斷進行創(chuàng)新優(yōu)化。在企業(yè)內部管理中，檔案管理屬于重要環(huán)節(jié)，通過不斷的創(chuàng)新實踐，最終必然能夠促進檔案工作的快速發(fā)展，提高企業(yè)工作效率，促進企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展。提升企業(yè)的管理水平，建設企業(yè)文化，企業(yè)應當重視檔案管理，建立完善的檔案管理模式，做好檔案管理工作。

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