縣級(jí)檔案現(xiàn)代化管理工作的難點(diǎn)及對(duì)策探究

曹紅梅

摘 要：縣街道辦事處在檔案現(xiàn)代化管理工作中，由于上級(jí)重視程度不足，資金投入不足，信息技術(shù)設(shè)施配置不全，再加上管理人員信息素養(yǎng)不高，限制了檔案管理的數(shù)字化、信息化建設(shè)進(jìn)程。為改變這一情況，單位應(yīng)提高重視度，認(rèn)識(shí)到檔案現(xiàn)代化管理的意義，建立健全檔案現(xiàn)代化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程，打造高素質(zhì)檔案信息化管理隊(duì)伍，完善信息化技術(shù)設(shè)施配置，全面提升檔案管理工作水平，深化檔案信息利用價(jià)值，更好地為街道居民提供公共服務(wù)，促進(jìn)街道辦事處工作質(zhì)量的提高。

關(guān)鍵詞：縣街道辦事處;檔案現(xiàn)代化管理;難點(diǎn);對(duì)策

檔案是人們在展開社會(huì)活動(dòng)的過程中所形成的各類具有保存價(jià)值的原始記錄資料，其表現(xiàn)方式多種多樣，文字、圖表、音頻、影像等都屬于檔案資料[1]?？h街道辦事處在工作過程中，會(huì)產(chǎn)生大量檔案資料，其中涉及居民最低生活保障、失業(yè)保險(xiǎn)、再就業(yè)、下崗職工基本生活保障等基層民生內(nèi)容，加強(qiáng)檔案管理，能夠優(yōu)化辦事處的服務(wù)水平，同時(shí)，檔案管理也是街道建設(shè)的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，是街道辦事處行使政府管理權(quán)力的一種形式。21世紀(jì)是信息化時(shí)代，信息資產(chǎn)得到高度利用，縣街道辦事處應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，全面提升檔案管理效率及質(zhì)量。

1 縣級(jí)檔案現(xiàn)代化管理工作的難點(diǎn)分析

1.1 重視程度不夠

檔案在縣街道辦事處公共服務(wù)職能發(fā)揮中的推動(dòng)作用是不可估量的，但是，單位領(lǐng)導(dǎo)層沒有正確認(rèn)識(shí)到其價(jià)值，沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的意義，不重視檔案管理的革新，管理觀念落后，阻礙了數(shù)據(jù)信息的利用。在上級(jí)缺乏重視的情況下，街道辦事處工作人員的歸檔意識(shí)也比較差，檔案管理流于形式化，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息不齊全，紙質(zhì)檔案管理與信息化檔案管理機(jī)制并行，資料規(guī)格不同一，內(nèi)容真實(shí)度、全面性、時(shí)效性都得不到保障，這影響了檔案信息價(jià)值的發(fā)揮。

1.2 管理人員素質(zhì)有待提升

時(shí)代在發(fā)展，檔案管理理念也在不斷更新，隨著文件、資料的不斷累積，檔案管理工作量會(huì)越來越大，如果采用傳統(tǒng)的人工管理方式，工作效率低下，且對(duì)于檔案信息的利用率也比較低，所以，應(yīng)該推動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理，創(chuàng)新管理手段，引入數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)高效化、信息化檔案管理。但是，這一過程會(huì)受到管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的限制，縣街道辦事處多為檔案專業(yè)人才，甚至是辦公室工作人員兼職，雖然在檔案管理上較為專業(yè)，但是缺乏信息化檔案管理意識(shí)、知識(shí)和技術(shù)，無法適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需求[2]。

1.3 管理手段落后

在以往，檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件以及一些音像資料，隨著時(shí)間的推移，文件資料受到潮濕、蟲害等因素的影響會(huì)損壞甚至丟失，再加上大量的文書、檔案原件堆積，整理起來比較困難，檢索查證效率極低，整體而言，檔案利用率較低，無法發(fā)揮應(yīng)有的信息指導(dǎo)價(jià)值。而在檔案現(xiàn)代化管理的過程中，基礎(chǔ)設(shè)施配置不足，兩套機(jī)制并行，檔案信息采集缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息化檔案管理中存在諸多問題，急需解決。

2 縣級(jí)檔案現(xiàn)代化管理工作的對(duì)策分析

2.1 建立健全檔案現(xiàn)代化管理制度

計(jì)算機(jī)在縣街道辦事處工作中的普及，為檔案管理數(shù)字化建設(shè)、信息化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)提供了技術(shù)支持。為了保證檔案數(shù)據(jù)采集的完整度與真實(shí)度，單位應(yīng)該加大資金投入，構(gòu)建檔案信息化管理室，完善人力資源配置，完善現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施配置。同時(shí)，建立健全信息化檔案管理制度，以《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》及《電子檔案管理制度》等現(xiàn)行規(guī)章制度為依據(jù)，結(jié)合縣街道辦事處工作狀況，及檔案信息化管理目標(biāo)，制定科學(xué)合理的管理制度，明確檔案管理工作內(nèi)容、流程及標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的信息識(shí)別、資料采集、遞交、歸檔、核對(duì)、儲(chǔ)存、整理、分析及借閱等過程的標(biāo)準(zhǔn)化，督促工作人員提升檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)[3]。

2.2 規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，縣街道辦事處檔案利用價(jià)值被充分挖掘出來，為了提升檔案利用價(jià)值，應(yīng)該規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程，明確各類文件歸檔的要求及標(biāo)準(zhǔn)，提升工作人員的歸檔意識(shí)，各街道應(yīng)該及時(shí)將工作中形成的資料，統(tǒng)一提交到檔案館，確立檔案信息在真實(shí)性、完整性、及時(shí)性上達(dá)標(biāo)，從而確保檔案信息的參考價(jià)值。為了確保檔案數(shù)據(jù)采集工作質(zhì)量，可相關(guān)的評(píng)價(jià)考核機(jī)制，明確檔案管理的信息化要求，督促各街道將工作過程中累積的資料，以信息化形式上報(bào)，確保各街道工作期間所產(chǎn)生的資料被完整納入檔案信息化管理部門，按照日期、模塊分類存檔，推動(dòng)縣街道辦事處檔案現(xiàn)代化管理的全面落實(shí)。

2.3 打造高素質(zhì)檔案信息化管理隊(duì)伍

在檔案現(xiàn)代化管理工作中，縣街道辦事處應(yīng)該根據(jù)檔案管理需求，培養(yǎng)專業(yè)的具備現(xiàn)代信息思維與素養(yǎng)的檔案管理隊(duì)伍，定期組織人員參加業(yè)內(nèi)培訓(xùn)及學(xué)會(huì)交流會(huì)，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，突破檔案信息化建設(shè)中遇到的人才瓶頸。同時(shí)，縣街道辦事處管理層應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案信息在單位發(fā)展中的指導(dǎo)作用，設(shè)立檔案管理專職崗位，根據(jù)工作需求引進(jìn)專業(yè)素養(yǎng)、信息素養(yǎng)達(dá)標(biāo)的檔案管理人才，做好崗前培訓(xùn)考核工作，加強(qiáng)繼續(xù)教育，在新購進(jìn)信息化管理技術(shù)及設(shè)施后，組織管理人員學(xué)習(xí)，迅速掌握相關(guān)硬件、軟件的使用流程及技術(shù)，幫助其樹立網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，以防醫(yī)院機(jī)密或患者隱私泄漏[4]。

2.4 完善信息化技術(shù)設(shè)施配置

應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理內(nèi)容的數(shù)字化，并建立數(shù)據(jù)庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率。在電子化、數(shù)字化檔案庫中，信息利用者只需根據(jù)自身需求，輸入關(guān)鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。因此，縣街道辦事處必須意識(shí)到檔案現(xiàn)代化管理的意義與價(jià)值，提高重視度，加大資金投入，選擇合適的數(shù)據(jù)化模式，引進(jìn)相關(guān)技術(shù)及設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、攝影機(jī)、掃描儀、專用微機(jī)、空調(diào)、消防設(shè)施等，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享，同時(shí)，簡化檔案借用、查閱的手續(xù)，通過登記權(quán)限制度，來提升信息利用安全度，通過完善數(shù)據(jù)平臺(tái)防御機(jī)制，增設(shè)防火墻、殺毒軟件等，確保檔案管理的信息安全[5]。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著社會(huì)環(huán)境的改變，縣街道辦事處基于工作需求和檔案利用需求，展開檔案現(xiàn)代化管理，已是勢在必行。在此過程中，檔案管理人員應(yīng)該積極求變，利用現(xiàn)代化科技，包括大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)等，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)，全面提升檔案管理水平。這是一個(gè)持續(xù)變革的過程，會(huì)受到諸多外界因素的干擾，比如說信息資料格式不統(tǒng)一、缺乏檔案現(xiàn)代化管理人才、信息化設(shè)施配置不足等問題，縣街道辦事處管理人員必須正確認(rèn)識(shí)到檔案現(xiàn)代化管理的意義，加大資金投入，做好宣傳工作，確保相關(guān)思想貫徹落實(shí)下去，逐步實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理目標(biāo)，全面提升檔案信息利用率，借助于檔案為基層群眾提供優(yōu)質(zhì)公共服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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