計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用研究

摘 要：隨著信息科技一日千里地發(fā)展，當(dāng)前我們已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營規(guī)模日益擴(kuò)大，在具體的運(yùn)營過程中產(chǎn)生了海量的檔案數(shù)據(jù)信息，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理方式無法滿足海量且復(fù)雜的檔案信息管理工作。基于此，構(gòu)建一個(gè)完善全面的檔案信息化系統(tǒng)是企業(yè)亟待解決的重要問題。鑒于此，文章結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗(yàn)，對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用研究提出了一些建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù);企業(yè)檔案管理;應(yīng)用研究

檔案是企業(yè)經(jīng)營管理過程中保留下來的極具意義的資料，企業(yè)檔案管理工作的成效決定了信息資源的完整性，是企業(yè)持續(xù)性發(fā)展的保障。信息時(shí)代的到來，使得數(shù)字化技術(shù)在各領(lǐng)域的企業(yè)管理中得以運(yùn)用和普及。本文對數(shù)字時(shí)代下我國企業(yè)檔案管理的理念問題進(jìn)行分析，探究其成因和風(fēng)險(xiǎn)，并提出解決管理問題的方法。

1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的重要性

隨著全球化和信息化時(shí)代的來臨，企業(yè)檔案數(shù)量急劇增長，形式和載體也更加多樣化，分類也愈發(fā)復(fù)雜。而面對數(shù)量龐大的檔案信息，其管理工作也越來越艱巨。尤其當(dāng)檔案管理對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益沒有明顯、直接的貢獻(xiàn)時(shí)，檔案管理工作往往會成為企業(yè)的一種負(fù)擔(dān)。因此，在應(yīng)對日益增多的檔案信息時(shí)，如何實(shí)現(xiàn)檔案管理收集、整理、利用的現(xiàn)代化，以降低檔案館管理成本、提高檔案管理效率，直至充分利用檔案資源增加經(jīng)濟(jì)效益成為我國企業(yè)亟待解決的問題。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是現(xiàn)代信息傳輸?shù)幕A(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)也代表了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的方向。其在各行各業(yè)中的應(yīng)用推動社會發(fā)展進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代、信息時(shí)代。在此背景下，社會發(fā)展將更加依賴信息，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被一種新的模式所取代，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理檔案也將成為我國企業(yè)的一項(xiàng)重要工作。

2 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案理念存在的問題

2.1 檔案管理及歸檔意識薄弱，管理難度大

在很多時(shí)候，檔案管理在企業(yè)中的地位都是較低的，甚至到了可有可無的地步，常常被領(lǐng)導(dǎo)忽視。究其原因主要是檔案管理對企業(yè)的影響是間接的，企業(yè)的經(jīng)營情況與檔案管理工作的好壞關(guān)系不大。且檔案管理是基層崗位，有的企業(yè)還未建立專門的部門去管理檔案，只是在每個(gè)部門或科室存有部分記錄和備份，歷史文件七零八落，文件備份是否存在無法判斷，這對后期進(jìn)行歷史檔案管理是一個(gè)很大的

挑戰(zhàn)。

2.2 制度建設(shè)有待加強(qiáng)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，工程企業(yè)要推動檔案信息化建設(shè)，必須要重視工作制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)工作的規(guī)范化。遺憾的是，不少工程企業(yè)并沒有認(rèn)識到制度建設(shè)的重要性，現(xiàn)有的工作制度往往不夠完善，特別是缺乏與新技術(shù)應(yīng)用相關(guān)的內(nèi)容，指導(dǎo)性不強(qiáng)，企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平普遍不高。此外制度執(zhí)行力度也不強(qiáng)，如有的企業(yè)沒有把項(xiàng)目文件的形成、收集和管理納入建設(shè)項(xiàng)目之中，檔案完整性得不到保障。

2.3 檔案信息安全性比較低

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)檔案信息包含了各種企業(yè)重要信息、機(jī)密信息。對于企業(yè)而言，一旦這類信息泄露出去，必定會企業(yè)帶來不可預(yù)估的財(cái)產(chǎn)損失和安全隱患。立足于當(dāng)前絕大多數(shù)企業(yè)檔案管理者而言，普遍缺乏安全觀念，無法真正落實(shí)企業(yè)檔案信息安全防護(hù)工作，因此，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)非常容易受到黑客或是一些不法分子的篡改，惡意竊取，最終導(dǎo)致企業(yè)機(jī)密信息的泄露，嚴(yán)重影響了企業(yè)的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展。

3 推動企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有益舉措

3.1 加大管理資金投入，積極開展檔案數(shù)字化建設(shè)

在檔案管理方面，一直以來缺乏相關(guān)的崗位設(shè)置和管理成本的投入。在以后的數(shù)字化檔案管理活動中，企業(yè)應(yīng)合理分配管理資金，加大建設(shè)成本的投入，保障技術(shù)手段和硬件設(shè)施的更新。在技術(shù)手段上，不應(yīng)拘泥于單一的公共資源庫建設(shè)，還可以投資建設(shè)公司內(nèi)部的資源管理平臺，讓每一位員工成為檔案管理的參與者，使得檔案管理工作更具成效。

3.2 加強(qiáng)管理制度建設(shè)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展工程企業(yè)檔案信息化建設(shè)，需要工程企業(yè)切實(shí)加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，從檔案形成、收集到檔案提供利用，都需要有明確的制度進(jìn)行規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。在制度的制定過程中，需要參考相關(guān)的技術(shù)規(guī)范，如要根據(jù)國內(nèi)外的信息安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)建立適合本企業(yè)的檔案共享制度，明確檔案調(diào)用部門等級，確保企業(yè)檔案的保密性。另外要切實(shí)將信息安全落實(shí)到位，建立嚴(yán)格的檔案信息保密制度，并將責(zé)任落實(shí)到人。

3.3 加強(qiáng)信息安全建設(shè)

在信息化時(shí)代，其數(shù)據(jù)安全也受到了一定威脅。相對于紙質(zhì)檔案，其線上存儲的方式更容易被惡意利用。人事檔案具有私密性及法律效應(yīng)，如被盜取，對于個(gè)人及社會都有一定的危害。就目前發(fā)展現(xiàn)狀而言，其應(yīng)對信息安全問題主要包括防火墻及外網(wǎng)隔離方式。在利用信息化管理人事檔案時(shí)，其電腦用網(wǎng)應(yīng)當(dāng)與公司網(wǎng)絡(luò)分離，將其作為一個(gè)獨(dú)立模塊預(yù)防網(wǎng)絡(luò)截?cái)?。除此之外，?yīng)當(dāng)做好文件云端備份，避免計(jì)算機(jī)系統(tǒng)崩潰造成文件的丟失或損壞。

3.4 培養(yǎng)高層次的檔案管理人員

大數(shù)據(jù)時(shí)代，工程企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變理念，認(rèn)識到自己應(yīng)當(dāng)由傳統(tǒng)的檔案分類、儲存人員的角色，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字資源整合、數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)分析人員。這就要求檔案人員具有過硬的檔案業(yè)務(wù)素養(yǎng)，并具備數(shù)據(jù)分析能力。從工程企業(yè)的角度來說，工程企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期開展數(shù)據(jù)分析培訓(xùn)講座，為檔案人員提升自身技能提供平臺;從檔案人員的角度來說，應(yīng)當(dāng)勤于學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)，不斷更新完善自身的知識結(jié)構(gòu)。只有這樣，檔案人員才能通過數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘，發(fā)掘各種有益信息，并對信息進(jìn)行深度分析，為工程企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

3.5 完善檔案信息化的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

1）構(gòu)建統(tǒng)一的電子文件儲存平臺、傳輸途徑以及格式等，如果企業(yè)各個(gè)部門將電子文件發(fā)送到檔案管理部門，倘若文件存在傳輸途徑或是存儲格式不統(tǒng)一等問題，則會嚴(yán)重影響檔案接收人員所收文件格式、重收或是漏收文件等問題。進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化管理工作工作效率和質(zhì)量不盡人意。2）構(gòu)建統(tǒng)一的電子文件編號制度，同時(shí)企業(yè)還要根據(jù)實(shí)際情況，制定文件資料收發(fā)記錄表，做好企業(yè)各個(gè)部門之間來往電子文件的登記，便于檔案管理人員在使用和查找相關(guān)文件時(shí)，可以及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行定位，找到檔案資料。另外企業(yè)還要重視電子檔案的開發(fā)和經(jīng)管，嚴(yán)格管控好檔案信息的搜集和整理準(zhǔn)則，抓好遴選工作，對企業(yè)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。除此以外，還應(yīng)當(dāng)大力推動企業(yè)檔案信息化技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用，制定詳細(xì)明晰的軟、硬件設(shè)備應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)，增加有關(guān)資源的使用率，強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化建設(shè)的整體水平。

4 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，檔案工作也進(jìn)入了新階段，面對云計(jì)算、云存儲及電子政務(wù)、網(wǎng)絡(luò)信息化等的崛起，檔案管理工作的創(chuàng)新已迫在眉睫。創(chuàng)新檔案管理工作，不僅提高了國有企業(yè)檔案工作的工作效率和質(zhì)量，也對國有企業(yè)的未來發(fā)展具有較強(qiáng)的指導(dǎo)作用。

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作者簡介

徐菲（1984-），女，河北唐山，大學(xué)本科，館員，研究方向：企業(yè)檔案。