論國(guó)有企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

劉奇

摘 要：信息技術(shù)既是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是促進(jìn)市場(chǎng)體制不斷完善的重要手段。對(duì)于國(guó)企來(lái)說(shuō)，借助各項(xiàng)信息化手段來(lái)強(qiáng)化檔案管理是實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的決定性因素，也是貫徹落實(shí)檔案法規(guī)的必然要求。國(guó)企檔案是國(guó)有資產(chǎn)的組成部分，創(chuàng)新檔案管理工作是企業(yè)應(yīng)盡的責(zé)任。本文就如何在新時(shí)期背景下開(kāi)展檔案信息化管理工作展開(kāi)論述，創(chuàng)新管理機(jī)制，以期提高效率。

關(guān)鍵詞：信息化;國(guó)有企業(yè);檔案管理;信息化建設(shè)

當(dāng)前我國(guó)已進(jìn)入經(jīng)濟(jì)新常態(tài)的關(guān)鍵時(shí)期，檔案管理對(duì)于維護(hù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益、科研成果、樹(shù)立形象來(lái)說(shuō)發(fā)揮著不可替代的作用，加強(qiáng)檔案信息化管理有利于全面提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)管理工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。因此，檔案管理人員要樹(shù)立信息化建設(shè)的基礎(chǔ)意識(shí)，站在新的高度重視檔案信息化管理工作。

1 新時(shí)期國(guó)企開(kāi)展信息化檔案管理的重要性

從廣義的角度來(lái)講，信息技術(shù)的應(yīng)用極大地解放了國(guó)企現(xiàn)有勞動(dòng)力，為創(chuàng)新檔案管理工作帶來(lái)了不小的機(jī)遇。推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，減輕管理者的工作任務(wù)和壓力，還可以實(shí)現(xiàn)資源的迅速調(diào)取和共享，拓寬信息獲取渠道，加強(qiáng)各部門(mén)的聯(lián)系，有效服務(wù)于國(guó)企的產(chǎn)業(yè)升級(jí)和改革。國(guó)企在創(chuàng)新檔案管理工作中，要積極引入信息化工具，使其作用于電子檔案的完善中。

現(xiàn)階段，我國(guó)已在大范圍推廣云計(jì)算和大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，為國(guó)企檔案信息化建設(shè)奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。檔案管理在國(guó)企統(tǒng)籌協(xié)調(diào)管理工作中扮演著重要的角色，特別是對(duì)追蹤企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、監(jiān)管工作給予了完整的資源數(shù)據(jù)支持。因此，國(guó)企要強(qiáng)化信息化建設(shè)力度，以便適應(yīng)新形勢(shì)下國(guó)際市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)需求。國(guó)企加強(qiáng)信息化檔案管理是互聯(lián)網(wǎng)普及的主要方向，受這一趨勢(shì)的影響，國(guó)企市場(chǎng)也正朝著互通、開(kāi)放、包容的方向發(fā)展，作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，理應(yīng)起好帶頭作用，在檔案管理領(lǐng)域中落實(shí)信息化建設(shè)，為企業(yè)發(fā)展贏來(lái)更為寬廣的融資渠道。其次，在檔案管理中落實(shí)信息化建設(shè)，是企業(yè)繼往開(kāi)來(lái)，進(jìn)軍國(guó)際、品牌打造的后備力量。只有堅(jiān)持創(chuàng)新檔案管理工作，全方位融入信息化電子技術(shù)，才能為國(guó)企的各類檔案建構(gòu)起科學(xué)、安全、高效的運(yùn)行和查閱框架。

2 檔案信息化管理現(xiàn)狀

1）企業(yè)檔案信息化建設(shè)開(kāi)展情況進(jìn)展不一。企業(yè)普遍對(duì)檔案信息化重視程度不夠、認(rèn)識(shí)膚淺;對(duì)檔案信息資源數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化了解和研究不透徹;對(duì)企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)深度不夠。同時(shí)，企業(yè)只重視安全生產(chǎn)，產(chǎn)量銷量上去了，企業(yè)才能可持續(xù)發(fā)展下去。企業(yè)單位給予檔案工作的支持、關(guān)注相對(duì)較少，信息化建設(shè)也就無(wú)從談起，即使開(kāi)展了信息化建設(shè)的企業(yè)也是進(jìn)展緩慢。

2）檔案信息化的資金支持力度不夠，檔案硬件設(shè)施較差。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)耗費(fèi)人力、物力、財(cái)力的系統(tǒng)性工程。當(dāng)前，很多企業(yè)檔案部門(mén)對(duì)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)所需的硬件配備不足，缺乏應(yīng)有的技術(shù)和設(shè)備支撐。檔案信息化建設(shè)周期長(zhǎng)，需要不斷的資金支持，才能保證信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

3）缺乏信息化專業(yè)人才。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，首先要有精通網(wǎng)絡(luò)信息化管理技能的人才，檔案管理人員要同時(shí)具備較高的文化水平和先進(jìn)專業(yè)技術(shù)水平，不僅限滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，大多檔案部門(mén)普遍缺乏那種既懂檔案管理又精通計(jì)算機(jī)軟件管理的綜合型人才。檔案部門(mén)待遇普遍不高，加之檔案工作枯燥乏味，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致檔案工作不受領(lǐng)導(dǎo)重視，晉升機(jī)會(huì)少，優(yōu)秀人才都不愿意來(lái)，進(jìn)來(lái)后又難以留住。

4）大多數(shù)檔案部門(mén)的工作方式基本上是立卷編目、歸檔移交、排列上架、調(diào)卷利用等，檔案庫(kù)房類似于資料保管倉(cāng)庫(kù)。目前，絕大多數(shù)企業(yè)檔案仍以紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)為主，對(duì)光盤(pán)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用的十分有限，信息化建設(shè)步伐與當(dāng)今社會(huì)的總要求相差較遠(yuǎn)。電子文件接收和歸檔管理仍未規(guī)范起來(lái)，檔案信息資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，檔案資源的服務(wù)開(kāi)發(fā)利用遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)快速發(fā)展的需要[1]。

3 創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

在國(guó)有企業(yè)的資產(chǎn)變動(dòng)中，需要將信息化檔案管理工作納入議事日程，同步進(jìn)行并制定切實(shí)可行的處置方案，安排專門(mén)的人員進(jìn)行管理，明確檔案的歸屬與流動(dòng)問(wèn)題。

1）完善信息化管理制度。國(guó)企檔案管理部門(mén)的工作人員應(yīng)當(dāng)具備與時(shí)俱進(jìn)的理念，準(zhǔn)確把握企業(yè)的發(fā)展規(guī)模和產(chǎn)業(yè)性質(zhì)，針對(duì)已儲(chǔ)備的信息資源開(kāi)展科學(xué)的制度調(diào)整，以適應(yīng)信息技術(shù)管理的更新。加強(qiáng)對(duì)檔案工作建設(shè)的資金、人力、技術(shù)等多項(xiàng)投入，用以促進(jìn)檔案工作信息化的建設(shè)。目前已有大部分國(guó)企管理人員重視起檔案資源的統(tǒng)一、整理、保護(hù)和運(yùn)用，并在此基礎(chǔ)上完善體制建設(shè)，全面提高職工的工作效率，運(yùn)用高效、嚴(yán)密的技術(shù)措施推動(dòng)內(nèi)部檔案的存儲(chǔ)、讀取和共享。除此之外，制度完善后還要定位信息化檔案建設(shè)的最終目標(biāo)，要合理配置檔案部門(mén)的人員崗位，根據(jù)檔案內(nèi)容、數(shù)量和重要程度安排相應(yīng)的人員，對(duì)不同層次的人員還要進(jìn)行精細(xì)化管理和約束，以嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的態(tài)度規(guī)范檔案管理工作，減少檔案資源無(wú)端消失或被篡取的事件。

2）突破傳統(tǒng)管理模式。加快檔案信息化建設(shè)步伐，能為企業(yè)迎來(lái)更為安全的系統(tǒng)保障。現(xiàn)代信息化檔案管理要逐步突破以往各自為政、檔案分散的模式，不能讓各部門(mén)出現(xiàn)等、靠、要的現(xiàn)象，檔案存放庫(kù)房也要摒棄訂、糊、秥的集中方式。擺脫“紅頭”文件的理念，要將產(chǎn)生于生產(chǎn)、營(yíng)銷和管理過(guò)程中的各類文件，包括崗位分配、文化建設(shè)、政治教育等資源都以核心文件存儲(chǔ)在電子系統(tǒng)中。打破管理人員長(zhǎng)期游離于松散、不重視的僵局，努力將信息化技術(shù)管理作為企業(yè)改革的主線，統(tǒng)籌所有檔案文件[2]。

3）堅(jiān)持資源整合。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的根本任務(wù)是促使文件、信息資源能自動(dòng)生成、系統(tǒng)運(yùn)作，便于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)能順利開(kāi)展。對(duì)此，要以信息技術(shù)為必要手段，根據(jù)已具備的OA、MIS等電子系統(tǒng)將工作文件、會(huì)議報(bào)告、信息資源等整合在一起，促進(jìn)電子文件的自動(dòng)收集、分析、鑒定、歸檔、加密等運(yùn)行機(jī)制。要將安全管理和責(zé)任追究制度納入信息完善的各個(gè)環(huán)節(jié)中，堅(jiān)持“管理即服務(wù)”的信息化建設(shè)理念，專注于為部門(mén)工作著想，為優(yōu)化工作效率、業(yè)務(wù)流程發(fā)揮作用。

4）構(gòu)建完善嚴(yán)格的檔案大數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系。為了更好地確保檔案信息系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)安全性，就必須要構(gòu)建一個(gè)完善的、嚴(yán)格的檔案信息大數(shù)據(jù)安全防護(hù)系統(tǒng)，特別是要采取大數(shù)據(jù)中的算法加密技術(shù)，更好地對(duì)這些檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)。同時(shí)，必須要強(qiáng)化檔案信息數(shù)據(jù)使用權(quán)限，通過(guò)大數(shù)據(jù)安全權(quán)限技術(shù)的應(yīng)用，建立檔案信息查閱和使用的識(shí)別和退出機(jī)制。最后，要通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，建立完善的檔案信息大數(shù)據(jù)共享機(jī)制[3]。

5）檔案管理一體化。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化，就要做到資源整合一體化，建立網(wǎng)格化的工作流程。一般而言，國(guó)企可設(shè)置專門(mén)的檔案管理部門(mén)，以提高檔案的安全性。檔案管理部門(mén)還可細(xì)分科室，如文件管理科、檔案管理科、信息管理科等，為檔案管理劃分良好的組織結(jié)構(gòu)，以網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為支撐，完善微機(jī)等硬設(shè)，為檔案中心系統(tǒng)的建設(shè)提供技術(shù)支持。檔案科室是企業(yè)文件管理的中心，關(guān)系著企業(yè)所有重要文檔的運(yùn)作和利用，每一份有效文件都要進(jìn)入到信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行控制、流轉(zhuǎn)和使用。要將傳統(tǒng)實(shí)體化管理模數(shù)轉(zhuǎn)為在線自動(dòng)歸檔管理，不僅讓管理人員從幕后走向了臺(tái)前，還徹底改變了責(zé)任追究不到位的難題。

4 結(jié)束語(yǔ)

國(guó)企檔案的信息化建設(shè)和有效管理是體現(xiàn)綜合管理水平的主要指標(biāo)。檔案部的工作人員要及時(shí)認(rèn)識(shí)到當(dāng)前工作中存在的不足，從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，不斷創(chuàng)新管理機(jī)制和措施，結(jié)合現(xiàn)有的硬設(shè)和軟設(shè)條件科學(xué)規(guī)劃信息化建設(shè)程序，加強(qiáng)電子文件的歸檔和數(shù)據(jù)庫(kù)更新力度，逐步實(shí)現(xiàn)存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化、共享檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理布局。

參考文獻(xiàn)

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