淺談信息技術在學校檔案管理中的應用

張素霞

摘 要：信息技術如今在很多領域已經(jīng)開始適用，甚至成為不可或缺的工作方式與技術，將信息技術應用到學校檔案管理中，會提高檔案管理的效率和安全性能，對于學校檔案管理有極為深遠的意義和影響。

關鍵詞：信息技術;檔案管理;安全;效率;資源

信息技術（information? technology），是指管理和處理信息所采用的各種技術的總稱，隨著科技的發(fā)展，信息技術越來越廣泛的被應用到全社會的各行各業(yè)，并且在人們的生產(chǎn)生活中逐漸占據(jù)了很大一部分。學校檔案是一個學校發(fā)展史的真實記錄，對于一個學校的發(fā)展起著承上啟下的作用，對于學校的學生和教師也至關重要，可以讓教師認識到自身工作的成績和不足，提出學習和改正，也可以為學校日后的發(fā)展提供研究和參考。學校檔案管理指的是學校指派工作人員管理教師教學檔案、業(yè)務檔案，學生信息檔案、學習檔案，會議記錄等。信息技術在學校檔案管理中的應用就是利用信息技術更好的來完成檔案管理工作。

檔案工作是用科學的原則和方法管理檔案，在管理過程中應該以完備性、實用性、快捷性、安全性為指導原則，實現(xiàn)對于學校檔案完備、安全、高效的保管，但是學校檔案在歷來管理過程中卻有很

多弊端。

1 紙質(zhì)檔案管理中存在的問題

1.1 缺乏安全性

由于檔案是紙質(zhì)的原因，紙張在日積月累之下，年歲一久，就會發(fā)生變黃、變脆、易損壞的情況，記錄檔案用的墨水也會在時間侵蝕之下褪色，或者是在浸泡、高溫等條件下發(fā)生損壞，甚至會遇到鼠嚙、蟲咬，都會損壞紙質(zhì)檔案的完整性。另外，在檔案被查閱或者借調(diào)的過程中，會發(fā)生保管不力導致丟失、遺失、泄密等不良后果。

1.2 缺乏效率性

紙質(zhì)檔案在書寫的時候會存在書寫錯誤的情況，并且不易被發(fā)現(xiàn)，會影響檔案的真實性和客觀性;紙質(zhì)檔案在保管上會花費大量的人力、物力，增加檔案管理成本;紙質(zhì)檔案在查閱的時候會花費很長的時間，存在不夠便捷的情況，缺乏效率性。

1.3 管理單一化

紙質(zhì)檔案從表現(xiàn)形式上來看是單一的文字和圖片，沒有辦法利用視頻等其他表現(xiàn)手法，比較單一化，不夠多元。

2 利用信息技術管理學校檔案的優(yōu)勢

將信息技術應用到學校檔案管理中去，是學校檔案管理在社會不斷發(fā)展中，保證自身不被淘汰的重要途徑。隨著信息技術的日新月異，科技遍地開花，辦公自動化已經(jīng)成為企事業(yè)單位辦公的必然要求，因此，在學校檔案管理方面也要順應時代潮流。此舉有以下幾點優(yōu)勢：

2.1 提高學校檔案的保密性

學校檔案查閱人數(shù)多、查閱量高，隨之而來的保密性差的問題不容忽視，利用信息技術可以很好的解決這個問題。信息技術通過構建多極、完善的系統(tǒng)，在查閱的時候利用電子操作，高效的完成由低到高的報批和由高到低的審批，可以提升檔案的安全性，很好的保護學校、教師、學生的隱私安全。

2.2 提升檔案的完整性

學校的很多檔案并不是只有單獨的一冊，而是同一事件有很多冊檔案，利用信息技術的備份功能可以更完整的保存和管理檔案，使得檔案管理更加高效，也不容易發(fā)生丟失、損壞等嚴重后果。紙質(zhì)檔案和電子檔案相結合，相對照，可以提升檔案的管理效率，也可以保證檔案的完整性和客觀性。另外，電腦、檔案管理系統(tǒng)或者U盤的容量很大，可以最大限度的達到檔案的優(yōu)質(zhì)保管效果。

2.3 提升檔案內(nèi)容的廣泛性

電子信息可以利用當下多媒體的各種優(yōu)勢，從各個方面全面的記錄學校發(fā)展、教師成績、學生信息等檔案資料。如今多媒體發(fā)達，可以利用視頻、PPT、電子文檔、電子表格等方式多元化的記錄檔案，令檔案的記錄更加的全面，多方面、全方位、具體化的展現(xiàn)學校、教師、學生的風貌，令檔案管理最大化的展現(xiàn)其優(yōu)勢。

2.4 提高資源利用率

之前的紙質(zhì)檔案除了存在保存不便、易丟失的弊端之外，還存在浪費自然資源的問題，利用信息化的檔案保管，可以節(jié)約紙張，保護環(huán)境。紙質(zhì)檔案在保管過程中需要更多的空間和技術，對保管環(huán)境中光照強度、干濕度有很嚴格的條件，因此信息化的檔案管理也會在一定程度上實現(xiàn)人力和物力的節(jié)約，也會避免紙質(zhì)檔案在查閱的時候所存在的難題。我們目前所使用的紙質(zhì)檔案的保管方式，在查閱的時候極為不便，但是信息化的檔案管理，系統(tǒng)是聯(lián)動的，只要查閱人提供完備的資料，具有查閱的權限，便可以查閱任何一級屬于自己的檔案，不用再東奔西走，也不會存在手續(xù)復雜多變的情況，更加的

便民。

3 信息技術在學校檔案管理中的注意事項

即使檔案管理的信息化已經(jīng)是大勢所趨，亦是不得不做的一件事情，但是在其合理、全面、廣泛的應用方面依舊要小心翼翼，不能大而化之，主要有以下幾個方面的注意事項：

3.1 加強軟件安裝的簡易性

檔案的電子化管理是為了提高檔案管理效率，可是如果檔案管理系統(tǒng)安裝起來并不方便的話，就會事與愿違。很多學校里的檔案管理員并不是專業(yè)的信息技術人員，不能用專業(yè)的思維、業(yè)務來要求他們，因此，檔案管理系統(tǒng)在設計的時候應該考慮到安裝的簡易性，要為使用者提供方便。

3.2 加強軟件升級維護的便捷性

電子信息技術如今發(fā)展很快，更新?lián)Q代也是令人目不暇接，在檔案管理方面，也要根據(jù)時代要求和自身情況來不斷完成系統(tǒng)的更新升級，這就要求系統(tǒng)的更新方式要便捷，不能復雜，達到普通人靠自身理解或者簡單學習就能獨立完成的要求。

3.3 保證系統(tǒng)的安全性

雖然信息技術可以提升檔案保管的安全性，但是信息系統(tǒng)本身就存在安全隱患，因此要最低限度的避免這種隱患的發(fā)生概率，這就要求我們的工作人員要有極高的專業(yè)素養(yǎng)和極扎實的專業(yè)功底，而且，系統(tǒng)在投放使用之前也要反復的測試，以保證最高限度的安全性能。

4 結語

信息技術的使用在生活、工作中已經(jīng)極為常見，日后還會有更加廣泛的利用，使用信息技術保管學校檔案，為檔案保管工作打下堅實的基礎與有力的保障，希望通過信息技術人才與檔案保管員的協(xié)作，學校的檔案保管工作會更加有效、安全的進行。

參考文獻

[1]倪小明.信息技術與檔案管理機制的融合分析[A].信息記錄材料，2019年03期.

[2]侯詠紅.談學校檔案管理工作的重要性[J].錫林郭勒職業(yè)學院學報，2008年01期.