淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

富秀晴

摘 要：隨著信息化時代的不斷發(fā)展，檔案管理部門在具體的工作當中也運用到了非常多的信息管理技術，這樣非常的便于日后查詢。在我國的經濟建設以及發(fā)展過程中，檔案管理信息化發(fā)揮了非常大的作用。本篇文章主要對于信息時代檔案管理工作面臨的問題做一下簡單地介紹，并提出相對應的措施，希望可以給大家?guī)ヒ恍﹩l(fā)。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;問題及對策

1 前言

在檔案管理的過程中，會受到非常多因素的影響，包含：管理者的能力因素以環(huán)境因素等，經常會造成檔案失真以及不夠全面的情況出現，這樣以來就非常的難以為后續(xù)的工作提供比較有效的依據，如果不能對于檔案資源進行有效的利用，那么檔案本身就會在很大程度上失去價值。因此，檔案管理人員需要結合自身經驗，對信息技術加強學習，真正的做到檔案管理的信息化。

2 信息時代檔案管理工作面臨的問題

2.1 檔案管理安全風險大

信息時代檔案管理采取的是信息技術，利用計算機將檔案共享給需要的人，提高檔案的應用性，很大程度上提高了檔案的利用效率。但是每一件新產物都是一個雙刃劍，盡管檔案信息化管理提高檔案效率，管理工作更為系統(tǒng)，減少了對檔案管理空間需求，但是也存在著諸多的風險，由于檔案管理信息化借助的是網絡系統(tǒng)，而在這個網絡發(fā)放的自由環(huán)境中，檔案文件的傳輸極容易被人截取篡改，或者植入病毒，導致電子檔案有一定程度損壞以及部分信息丟失，所以說目前檔案信息化管理的風險系數高，安全性和完整性無法保障

2.2 管理軟件的不兼容問題

科技一直在不斷的發(fā)展，檔案管理工作在發(fā)展中也具備了更多地信息化特點，由此出現了非常多的檔案管理軟件。在實際的管理以及應用過程當中，雖然檔案管理軟件可以很大程度上保障檔案內容的信息化，但是依然存在非常多的問題，使得檔案管理工作的具體效率以及質量降低。比如，在實際的應用過程當中，由于各行各業(yè)使用的都是不同類型的計算機，這樣非常容易造成檔案管理軟件具備較大的差異性，相互之間存在不兼容的現象，使檔案資源無法完成共享。

2.3 檔案管理缺乏規(guī)范性

由于歷史原因，我國的檔案信息化管理并不是非常規(guī)范，在傳統(tǒng)紙質檔案管理中，我國的檔案管理本身就缺乏標準化，檔案管理能力差，檔案的整理和歸檔速度慢，管理質量達不到要求。而在這種背景下，我國的檔案管理迎來了信息化的時代，檔案管理朝著信息化發(fā)展，由于缺乏經驗，信息化的檔案管理只好借鑒這傳統(tǒng)的實體檔案管理方法，造成了檔案管理信息化過程中的一些錯誤。實體檔案管理驗收、補充、鑒定、歸檔等環(huán)節(jié)都不完善，自然就會影響到檔案信息化管理。并且，由于我國檔案管理信息化剛被提出不久，檔案信息化管理并沒有建立統(tǒng)一的標準，各地區(qū)檔案管理標準層次不齊，信息化管理系統(tǒng)只在個別檔案館中應用，還未全面推廣。此外很多檔案館中紙質檔案管理仍然是主要業(yè)務，這制約了檔案管理信息化的發(fā)展。總而言之，目前我國檔案管理缺乏規(guī)范性，對檔案管理信息化造成了不小的影響。

2.4 管理理念滯后，缺乏服務意識

信息化時代的來臨時檔案管理的福音，很多企業(yè)對于檔案的管理都進行了變革，檔案管理信息化正如火如荼地進行著，但是目前大多數單位都僅僅是管理方式進行了變革，但是他們的管理理念依舊沿用傳統(tǒng)的管理方式，服務意識缺乏，為新管理方式的接受和普及造成了一定的阻礙。

3 信息時代檔案管理的對策

3.1 提高檔案管理的安全性

檔案管理信息化的重點就是確保檔案管理的安全性，這對于事業(yè)單位的信息發(fā)展起著至關重要的作用，而檔案信息化管理就必須依賴自由網絡這一媒介，很大程度上降低了檔案管理的安全性，因此必須引起檔案管理人員重視。檔案管理安全性主要是通過兩個途徑實現，一方面就是要建立完善管理制度，規(guī)范檔案信息化管理流程，提高管理人員信息化水平和相關技能，樹立風險防控意識，明確自身的職責，嚴格按照規(guī)章制度，對于不同種類和載體的檔案進行統(tǒng)一管理;另外一方面是加強系統(tǒng)安全性，現如今網絡環(huán)境非常危險，因此檔案管理要設置防火墻，傳輸檔案身份驗證，防止傳輸中檔案被篡改或者盜取，安裝查殺病毒和木馬軟件，定期更新軟件，修補系統(tǒng)漏洞。保存電子檔案做好備份，系統(tǒng)遭到沖擊啟用備份檔案。定期對計算機平臺展開檢查，同時備份檔案信息和數據，避免由于計算機故障而造成的檔案信息永久性丟失。此外，檔案管理的日常工作中需要實施監(jiān)督和管理檔案儲存與運行情況，協(xié)調檔案管理體系和網絡平臺兩者間關系。加強對網絡平臺的監(jiān)督，針對重要檔案和機密性文件，要求對網絡訪問進行限制，最大程度上降低網絡病毒入侵。

3.2 注重軟件的兼容性

強化信息化建設屬于檔案管理的重要內容。從專業(yè)化角度出發(fā)，檔案管理信息化的最終目的在于檔案資源共享，進而發(fā)揮檔案資源的價值。所以，為實現資源共享，檔案管理人員需要促進信息管理技術的進步，不斷創(chuàng)新管理的模式，進而實現檔案的自動化處理，從根本上提升檔案檢索效率，運用網絡化平臺加強檔案資料的有效傳輸，進一步實現資源遠距離甚至是無障礙共享，這樣就會增加檔案資源儲量，防止檔案資料管理損毀或者是老化問題的出現。

3.3 保障檔案管理信息化的標準具備統(tǒng)一性

隨著社會的發(fā)展以及進步，檔案管理的相關手段也發(fā)生了非常大的變化。因此，要不斷地使得檔案管理工作體系更加的完善化，保障檔案管理的細則更加的統(tǒng)一化，這樣就可以提高系統(tǒng)軟件的兼容性，從而更好的實現檔案管理的統(tǒng)一標準，此外，在檔案管理的過程中還會涉及非常多的部門，員工也比較多，因此，一定要明確具體的崗位職責，保障各個部門以及類別的相關檔案可以集中起來進行管理，使檔案管理和事業(yè)單位實現同步發(fā)展。

3.4 提高管理人員的專業(yè)度

檔案管理人員是否專業(yè)對于信息時代的具體檔案管理工作將會造成非常嚴重的影響。事業(yè)單位需要對于相關管理人員進行信息技術方面的專業(yè)培訓，最終使得管理人員的專業(yè)性得到提高。而后，對于培訓的具體內容進行相應的考核， 按照考核結果進行獎懲，對于平常工作當中表現比較良好以及考核成績比較優(yōu)異的管理人員進行一定的獎勵，而對于那些考核結果不是非常良好的管理人員進行適當的批評。這樣可以很大程度上使得管理人員的積極性得到提高，與此同時，還可以提高相應的專業(yè)度。

4 結束語

在這個信息化高速發(fā)展的時代，檔案管理信息化是今后檔案管理的必然選擇。但是目前我國檔案管理信息化經驗不足，檔案信息化過程中存在著諸多的問題，相關人員要不斷創(chuàng)新，培養(yǎng)信息化的人才，加強網絡安全化的管理，提高檔案管理信息化的安全性，為檔案管理信息化排除路障，以此提高檔案管理效率。

參考文獻

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