計算機(jī)在檔案管理方面的應(yīng)用

趙俊成

摘 要：當(dāng)前，隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，我國企業(yè)也開始在檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)，以提高檔案管理工作效率?；诖?，本文以計算機(jī)在檔案管理方面的應(yīng)用為研究對象，首先介紹了計算機(jī)在檔案管理中應(yīng)用的必要性，然后分析了計算機(jī)在檔案管理中應(yīng)用存在的主要問題，最后提出了計算機(jī)在檔案管理中的具體應(yīng)用，希望可以為有需要的人提供參考意見。

關(guān)鍵詞：計算機(jī);檔案管理;應(yīng)用

在網(wǎng)絡(luò)時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的需求，也很難提高企業(yè)的檔案管理水平。因此，作為檔案管理人員，必須要在實際工作中合理普遍應(yīng)用計算機(jī)，這樣可以提高工作效率，而且可以避免檔案管理存在數(shù)據(jù)丟失或者數(shù)據(jù)重復(fù)的問題。

1 計算機(jī)在檔案管理中應(yīng)用的必要性

在網(wǎng)絡(luò)時代，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)在社會的各個領(lǐng)域，這樣就必定影響檔案管理工作的正常開展。就檔案管理來講，也需要不斷創(chuàng)新和改變傳統(tǒng)的管理模式，而應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，才可以確保檔案管理工作順利進(jìn)行。計算機(jī)可以在平時的檔案管理工作中應(yīng)用。最關(guān)鍵的是能夠在檔案檢索工作中應(yīng)用計算機(jī)，通過此應(yīng)用可以真正滿足檔案檢索較大容量以及運(yùn)算快速便捷的實際需求。計算機(jī)應(yīng)用于檔案檢索中可以極大的縮短檔案檢索時間，提高檔案檢索質(zhì)量。并且使用計算機(jī)能夠在計算機(jī)系統(tǒng)中錄進(jìn)固態(tài)檔案，設(shè)置數(shù)字檔案館，利用計算機(jī)建設(shè)的數(shù)字檔案館可以擴(kuò)大檔案管理工作的空間。不只是這樣，也能夠利用計算機(jī)建立多樣化的計算機(jī)檔案管理網(wǎng)站，借助檔案管理網(wǎng)站可以真正滿足用戶的各種需求?，F(xiàn)階段，通過利用計算機(jī)能夠?qū)⒁酝男畔鞑マk公方法轉(zhuǎn)變，人們能夠利用計算機(jī)，從根本上實現(xiàn)檔案存儲、檔案查閱檢索以及檔案填寫等等。使用計算機(jī)構(gòu)建電子檔案，對收集以及管控各種信息是非常有利的，體現(xiàn)出檔案管理的個性化特征，以顯著提高檔案管理工作水平?？傊?，在檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)是與時代發(fā)展需求相符的，也是必然的趨勢。

2 計算機(jī)在檔案管理中應(yīng)用存在的主要問題

1）網(wǎng)絡(luò)安全問題。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，檔案資料的網(wǎng)絡(luò)管理的可靠性以及安全性面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)有了越來越多的不安全因素，也不利于網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。通常，如果網(wǎng)絡(luò)用戶數(shù)量快速增加，網(wǎng)絡(luò)的危險系數(shù)上升速度也相當(dāng)快。現(xiàn)如今，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化安全面臨的挑戰(zhàn)具體表現(xiàn)在以下幾點：違法黑客采用多樣化的入侵手段、很多各種類型系統(tǒng)的計算機(jī)病毒的侵入等等，很多黑客不需要花費過多的時間就可以將當(dāng)前的防火墻迅速突破，進(jìn)而導(dǎo)致大量的檔案信息被泄露或者盜竊，所以對于一些具有保密性質(zhì)的檔案信息，應(yīng)當(dāng)使用內(nèi)網(wǎng)。

2）電子文件的原始性以及很有可能被破壞問題。盡管電子文件檔案便于管理，然而電子檔案的原始性很有可能受到破壞，這是全球各個國家都面臨的重要難題，主要原因在于電子文件被修改的概率較大，而且采用現(xiàn)有的技術(shù)難以正確識別真假的電子文件信息[1]。隨著信息網(wǎng)絡(luò)時代的出現(xiàn)，電子文件安全問題越來越普遍，現(xiàn)在全球范圍內(nèi)幾乎都可以聯(lián)網(wǎng)，對于如此龐大的網(wǎng)絡(luò)接入，網(wǎng)絡(luò)黑客并不一定就是本國，也很有可能是其他的國家，所以當(dāng)前電子文件的安全性也必須要敢于面對各種挑戰(zhàn)。

3）檔案管理人員知識有限。人在現(xiàn)代化檔案管理中是關(guān)鍵的因素，要想實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理以及數(shù)字化管理，必須要充分發(fā)揮人的重要作用，不管是技術(shù)還是硬軟件，都必須要由檔案管理人員有效完成。隨著檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，對檔案管理人員的工作也提出越來越高的要求，除了要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，還要及時了解最新的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。但是現(xiàn)如今我國檔案管理團(tuán)隊缺乏高素質(zhì)的工作人員，尤其是缺乏復(fù)合型的檔案管理人才，遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法適應(yīng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的實際需求。

3 計算機(jī)在檔案管理中的具體應(yīng)用

計算機(jī)屬于信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對海量數(shù)據(jù)信息的有效處理。然而基礎(chǔ)是確保計算機(jī)內(nèi)所有原始數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性和合理性。因此，企業(yè)在檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)時，必須要確保檔案數(shù)據(jù)信息的收集以及輸入等等工作的有效性。現(xiàn)階段，計算機(jī)在檔案管理中的具體應(yīng)用主要包括以下幾點：

1）在庫房管理中應(yīng)用。就檔案管理來講，庫房是其重要場所，在檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)的基礎(chǔ)上，也能夠科學(xué)管理庫房[2]。比如：企業(yè)在檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)，可以利用計算機(jī)技術(shù)對檔案存放庫房進(jìn)行有效管理，可以自動調(diào)節(jié)以及監(jiān)測檔案庫房的溫度。并且計算機(jī)能夠合理設(shè)置防火系統(tǒng)與防盜系統(tǒng)，提高檔案庫房的安全性。通過這樣的管理，可以確保檔案庫房安全，防止檔案不小心損壞，保證檔案的安全性，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理。

2）在檔案存儲于保管中應(yīng)用。企業(yè)在發(fā)展中，工作人員并不是固定不變的，存在一定的流動性，有待處理的事件處于動態(tài)中，建立的檔案數(shù)量也不斷增加。這樣就導(dǎo)致企業(yè)有很大的檔案管理工作量，需要企業(yè)積極提升檔案管理水平。正是因為企業(yè)的檔案信息量越來越多，企業(yè)應(yīng)該將檔案存儲以及檔案保管工作落實到位[3]。以往的紙質(zhì)檔案管理，一旦損毀，就很難將其復(fù)原，而且在保管過程中很有可能受到各種因素的影響，比如：人為因素以及環(huán)境因素等等，無法確保安全，對檔案管理是非常不利的。然而在檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)，將檔案信息錄進(jìn)后，能夠復(fù)制，在很大程度可以為確保檔案安全奠定堅實的基礎(chǔ)。此外，通過利用計算機(jī)可以為信息存儲和保管提供便利，對調(diào)閱以及查閱檔案都是相當(dāng)有利的。

3）在檔案統(tǒng)計中應(yīng)用計算機(jī)。近年來，在企業(yè)高速發(fā)展的背景下，各種項目檔案的數(shù)量越來越多，同時對于企業(yè)檔案統(tǒng)計也是全新的調(diào)整。在以往的紙質(zhì)檔案管理中，信息統(tǒng)計有很大的難度，在統(tǒng)計中容易出現(xiàn)丟失以及損毀的情況，進(jìn)而不能確保檔案統(tǒng)計工作正常進(jìn)行[4]。然而在檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)，能夠顯著的提升檔案管理工作水平，充分利用檔案信息資源，能夠?qū)ξ臋n的檔案信息進(jìn)行自動統(tǒng)計，計算結(jié)果的誤差很小，防止浪費很多時間以及人力，提高檔案統(tǒng)計工作的精準(zhǔn)性，這是常見的檔案管理手段之一。

4）在檔案查找和檢索中應(yīng)用。對于企業(yè)來說，檔案管理既是存儲以及整理檔案資料，又要將檔案資料的作用全面發(fā)揮出來，科學(xué)運(yùn)用企業(yè)的檔案資料。人們對企業(yè)的檔案資料進(jìn)行利用時，必須要查找檔案。由于企業(yè)在日益發(fā)展，每天都會建立很多新的檔案，造成企業(yè)檔案數(shù)量越來越多，檔案內(nèi)容更加復(fù)雜[5]。每個檔案的建立時間和信息內(nèi)容都是存在差異的，所以采用以往的檔案查找方式，往往會花費很多時間和人力，工作效率不高。然而當(dāng)在檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)，能夠在較短時間內(nèi)從文檔中查閱所需的檔案，可以自動減縮，將以往檔案查閱中存在的問題有效解決，大大提升檔案查找的工作水平，便于檢索。

4 結(jié)語

總而言之，在知識經(jīng)濟(jì)時代，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展是十分關(guān)鍵的。對于檔案管理人員來說，必須要應(yīng)用計算機(jī)不斷提高檔案管理工作，要可以進(jìn)一步提高自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)自身的計算機(jī)應(yīng)用能力，只有這樣才可以使檔案管理服務(wù)水平大幅度的提升，確保可以實現(xiàn)既定的檔案管理目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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