試論縣級(jí)檔案局現(xiàn)代化檔案管理工作

李煥

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息管理技術(shù)被廣泛應(yīng)用到檔案管理過(guò)程中，大大提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。但是在開(kāi)展檔案管理過(guò)程中還存在著很多問(wèn)題。因此本文在此基礎(chǔ)上就縣級(jí)檔案局現(xiàn)代化檔案管理的相關(guān)問(wèn)題做了一些探索，從而更好促進(jìn)縣級(jí)檔案局開(kāi)展檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：縣級(jí)檔案局;現(xiàn)代化檔案管理

1 檔案管理在縣級(jí)檔案局信息化建設(shè)中的必要性

縣級(jí)檔案局在開(kāi)展檔案管理過(guò)程中大多數(shù)采用的是傳統(tǒng)的管理方式，但是傳統(tǒng)的檔案管理存在著很大的局限性，和現(xiàn)代檔案管理存在著很大的差距。傳統(tǒng)模式下檔案管理都是以紙質(zhì)的方法來(lái)對(duì)相關(guān)信息和重要資料進(jìn)行有效管理，從而提高信息管理的質(zhì)量和效率。但是在信息時(shí)代，可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息管理技術(shù)應(yīng)用到縣級(jí)檔案局的檔案管理過(guò)程中，不僅能夠提高檔案信息的電子化管理，還可以有效防止紙質(zhì)檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞。電子化的信息管理能夠提高管理的效率和質(zhì)量，同時(shí)還能夠提高信息保存的年限。

2 檔案管理在縣級(jí)檔案局信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

隨著信息技術(shù)被應(yīng)用在縣級(jí)檔案局檔案管理中，極大提高了縣級(jí)檔案局檔案管理的工作效率，但是在實(shí)際應(yīng)用中還是存在著很多問(wèn)題，主要的原因有以下幾種：

2.1 缺乏專業(yè)的信息技術(shù)人才

信息化管理和建設(shè)過(guò)程中需要專業(yè)的技術(shù)人才，在縣級(jí)檔案局檔案管理的過(guò)程中都是教師，很少有縣級(jí)檔案局在發(fā)展檔案管理過(guò)程中招收專業(yè)的信息管理人才。大多數(shù)縣級(jí)檔案局在管理模式和管理手段還是按照傳統(tǒng)的方法進(jìn)行開(kāi)展，管理人員也缺乏相應(yīng)的信息管理能力，使得縣級(jí)檔案局檔案管理的效率不高。導(dǎo)致這樣的原因有很多方面：一方面，縣級(jí)檔案局沒(méi)有意識(shí)到信息管理技術(shù)的重要性，對(duì)于縣級(jí)檔案局的信息化和科學(xué)化建設(shè)過(guò)程中沒(méi)有進(jìn)行創(chuàng)新改革，使得檔案管理的效率不高;另一方面，檔案信息技術(shù)管理需要投入很多的硬件設(shè)施，同時(shí)還需要專業(yè)的信息人才進(jìn)行管理。

2.2 信息管理體系不夠完善

傳統(tǒng)的檔案管理體系建設(shè)在信息化建設(shè)過(guò)程仍然不夠完善。很多縣級(jí)檔案局對(duì)于檔案管理信息化管理和建設(shè)沒(méi)有指定明確的指導(dǎo)規(guī)范，使得縣級(jí)檔案局在發(fā)展過(guò)程中沒(méi)有得到科學(xué)的指導(dǎo)，影響了檔案管理的信息化建設(shè)推進(jìn)過(guò)程。同時(shí)大多數(shù)縣級(jí)檔案局的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不夠完善，特別是在信息管理和培訓(xùn)制度的缺乏。這樣導(dǎo)致很多人員沒(méi)有對(duì)于信息管理系統(tǒng)使用不夠精通，使得檔案管理的質(zhì)量和效率不高，使得信息技術(shù)在工程管理過(guò)程中的優(yōu)勢(shì)難以得到發(fā)揮到充分發(fā)揮。

2.3 監(jiān)督體制不完善

縣級(jí)檔案局都意識(shí)到檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的重要性了，但是在建設(shè)過(guò)程中還需要考慮到管理信息的安全性問(wèn)題。很多縣級(jí)檔案局在檔案管理過(guò)程中仍然使用傳統(tǒng)的方法就是認(rèn)為傳統(tǒng)檔案管理更加安全。另外我國(guó)對(duì)于信息安全監(jiān)督還存在著很多問(wèn)題，使得檔案系統(tǒng)存在著很大地安全隱患，一旦發(fā)生檔案信息泄露，就會(huì)給縣級(jí)檔案局造成很大的損失，因此在檔案信息化和科學(xué)化建設(shè)過(guò)程中還需要加強(qiáng)對(duì)于監(jiān)督體制的監(jiān)管，從而更好地保障信息系統(tǒng)。

3 如何更好地發(fā)揮檔案管理在縣級(jí)檔案局信息化建設(shè)過(guò)程中的作用

3.1 注意人才的培養(yǎng)

在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中各個(gè)行政縣級(jí)檔案局要一定要認(rèn)識(shí)到高素質(zhì)人才在促進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用方面發(fā)揮重要的作用，因此要積極制定先關(guān)的福利政策來(lái)吸引具有扎實(shí)信息技術(shù)、掌握工程管理專業(yè)知識(shí)的高素質(zhì)人才。需要注意以下幾點(diǎn)：

1）縣級(jí)檔案局為了可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)地需要，需要積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才。這些檔案管理人員不僅需要有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)業(yè)務(wù)能力，同時(shí)還需要具體很強(qiáng)的信息管理能力，能夠掌握信息管理系統(tǒng)地使用，同時(shí)還能夠?qū)τ谙嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析和處理，從而更好勝任檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)地需要。

2）加強(qiáng)在職管理者信息技術(shù)培訓(xùn)。不同的縣級(jí)檔案局應(yīng)該結(jié)合著自身檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)度和完善程度來(lái)制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案，需要在培訓(xùn)過(guò)程中掌握培訓(xùn)著掌握的實(shí)際情況，根據(jù)存在的共性問(wèn)題提供相應(yīng)的解決方案，從而使得檔案管理人員更好地掌握相關(guān)知識(shí)，更好地提高檔案管理人員應(yīng)用軟件管理的能力。

3）要加大信息技術(shù)的軟硬件投入力度。信息技術(shù)在建筑工程管理中的應(yīng)用需要軟硬件系統(tǒng)的支持。因此，各個(gè)檔案管理的縣級(jí)檔案局應(yīng)加大投入，配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，開(kāi)發(fā)或購(gòu)買工程管理操作軟件，并在項(xiàng)目管理中運(yùn)用信息技術(shù)。良好的應(yīng)用是鋪平道路。

3.2 加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的信息能力的提升

新時(shí)期對(duì)于檔案管理人員使用信息能力提出了新的要求和新的期望，同時(shí)檔案管理工作得以有效開(kāi)展的前提是相關(guān)工作人員具有扎實(shí)的檔案管理的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)具有相關(guān)信息軟件使用的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。要對(duì)于平時(shí)工作中加強(qiáng)檔案管理者信息技術(shù)培訓(xùn)，尤其培訓(xùn)使用信息管理系統(tǒng)的能力。每一個(gè)縣級(jí)檔案局對(duì)于信息技術(shù)的能力要求是不同的，因此各個(gè)縣級(jí)檔案局在建立自己的檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)，要考慮到學(xué)校的宏觀戰(zhàn)略布局，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)工作，使得信息系統(tǒng)更好地服務(wù)于縣級(jí)檔案局的檔案管理工作。

3.3 提高檔案管理人員的組織協(xié)調(diào)能力

檔案工作不同于其他性質(zhì)的工作，其是一個(gè)業(yè)務(wù)工作，又是一個(gè)服務(wù)型和管理性工作。這就要求從事檔案工作的檔案管理人員掌握相關(guān)的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，還需要檔案管理人員具有很強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)、管理意識(shí)以及服務(wù)意識(shí)。具體需要做到以下方面。要具有組織協(xié)調(diào)工作。在縣級(jí)檔案局開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，要積極協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間的工作情況，保證檔案管理工作地正常開(kāi)展。因?yàn)樵陂_(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，檔案管理人員不可避免地要與相關(guān)部門和相關(guān)人員打交道。如何得到各方支持，需要加強(qiáng)溝通和溝通。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所示，信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)于檔案管理發(fā)展起到了積極地推動(dòng)作用。在發(fā)展現(xiàn)代化檔案管理過(guò)程中不僅需要應(yīng)用于先進(jìn)的信息技術(shù)，同時(shí)還需要加強(qiáng)檔案人員的管理，從而有效提高縣級(jí)檔案局檔案管理的質(zhì)量和效率。

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